Wie Sie das Arbeitsaufkommen für die nächsten 3 Monate prognostizieren

TL;DR

Eine 3-monatige Auslastungsprognose hilft den Teams, Nachfrage- und Kapazitätslücken zu erkennen, bevor sie die Lieferung beeinträchtigen.
Die Prognose kombiniert geplante Arbeiten, grobe Aufwandsschätzungen und die bekannte Verfügbarkeit des Teams.
Es sollte auf hohem Niveau bleiben, auf Szenarien basieren und regelmäßig aktualisiert werden, wenn sich die Pläne ändern.
Das Ziel ist eine frühzeitige Sichtbarkeit, keine exakte Vorhersage.

Was eine 3-monatige Auslastungsprognose ist

Eine 3-Monats-Prognose des Arbeitsaufkommens ist eine vorausschauende Schätzung des Arbeitsaufkommens, das ein Team im nächsten Quartal voraussichtlich bewältigen wird, und der Frage, ob die derzeitige Kapazität dies unterstützen kann.

Es hilft, Fragen wie diese zu beantworten:

Werden wir das Team in den nächsten Monaten wahrscheinlich überlasten?
Müssen wir den Zeitplan verschieben oder den Umfang anpassen?
Werden die anstehenden Arbeiten zusätzliche Kapazitäten erfordern?

Bei diesem Horizont konzentriert sich die Prognose eher auf Trends und Risiken als auf eine genaue Zeitplanung.

Welche Eingaben Sie für eine 3-Monats-Prognose benötigen

Eine zuverlässige Vorhersage erfordert eine kleine Anzahl konsistenter Eingaben.

1. Geplante und wahrscheinliche Arbeiten

Einschließen:

Bestätigte Projekte und Initiativen
Hohe Zuversicht bei der Arbeit
Wiederkehrende operative Verpflichtungen

Einige Teams beziehen auch die wahrscheinliche Arbeit an der Pipeline als separates Szenario mit ein.

2. Grobe Aufwandsschätzungen

Der Aufwand sollte geschätzt werden:

Auf Projekt- oder Rollenebene
In Spannen und nicht in genauen Stunden
Mit einheitlichen Annahmen für alle Projekte

Präzision ist weniger wichtig als Vergleichbarkeit.

3. Verfügbarkeit des Teams

Konto für:

Wöchentliche Arbeitszeiten
Teilzeitfahrpläne
Geplante Urlaube und Ferien
Nicht projektbezogene Verpflichtungen

Dies definiert die realistische Kapazität im Laufe der Zeit.

4. Zeit-Eimer

Die meisten Teams prognostizieren mit:

Monatliche Eimer für einen 3-Monats-Horizont
Manchmal ein wöchentliches Detail für den ersten Monat

Dies schafft ein Gleichgewicht zwischen Klarheit und Aufwand.

Schritt-für-Schritt-Prognose des Arbeitsaufkommens

Ein praktischer Prozess sieht folgendermaßen aus:

Schritt 1: Liste der erwarteten Arbeiten

Erfassen Sie alle bekannten und wahrscheinlichen Arbeiten für die nächsten drei Monate.

Schritt 2: Schätzung der Nachfrage pro Periode

Verteilen Sie den Aufwand über die Monate auf der Grundlage des Liefertermins und nicht auf der Grundlage exakter Aufgabenpläne.

Schritt 3: Berechnung der verfügbaren Kapazität

Summe der verfügbaren Kapazität pro Rolle oder Team nach Freizeit und Nicht-Projektarbeit.

Schritt 4: Vergleichen Sie Bedarf und Kapazität

Suchen Sie nach:

Anhaltende Überlastung in bestimmten Monaten
Unausgelastete Kapazität
Abhängigkeit von einer kleinen Anzahl von Personen

Schritt 5: Szenarien erstellen

Testen Sie Annahmen wie z.B.:

Verzögerung von Arbeiten mit niedrigerer Priorität
Hinzufügen oder Entfernen von Projekten
Vorübergehende Kapazitätserweiterungen

Szenarien helfen Teams, sich vorzubereiten, anstatt zu reagieren.

Wie detailliert eine 3-Monats-Prognose sein sollte

In drei Monaten sollten die Prognosen:

Bleiben Sie auf Projekt- oder Rollenebene
Vermeiden Sie eine aufgabenbezogene Planung
Fokus auf Richtung und Risiko
Leicht zu aktualisieren sein

Zu viele Details erhöhen den Aufwand, ohne die Genauigkeit zu verbessern.

Häufige Fehler bei der Prognose der Arbeitsbelastung

Teams kämpfen, wenn sie:

Prognosen als feste Verpflichtungen behandeln
Nicht projektbezogene Arbeit ignorieren
Gehen Sie davon aus, dass alle Arbeiten an der Pipeline abgeschlossen werden
Prognosen zu lange statisch halten
Versuchen Sie, zu früh präzise zu sein

Die Prognosen sollten sich mit der Verbesserung der Informationen weiterentwickeln.

Wann eine 3-Monats-Prognose am nützlichsten ist

Diese Art von Prognose ist besonders wertvoll, wenn:

Mehrere Projekte überschneiden sich
Einstellungsentscheidungen hängen von der kurzfristigen Nachfrage ab
Teams erleben häufige Planänderungen
Führungskräfte brauchen Sichtbarkeit über die nächsten paar Wochen hinaus

Es schafft eine Brücke zwischen kurzfristiger Ausführung und längerfristigen Personalentscheidungen.

Häufig gestellte Fragen

Wie genau sollte eine 3-monatige Prognose der Arbeitsbelastung sein?

Sie sollte richtungsgenau sein. Das Ziel ist es, Trends und Risiken zu erkennen, nicht die genauen Stunden vorherzusagen.

Sollen die Teams die geplante Arbeit oder die vorläufige Arbeit einbeziehen?

Ja, aber als separate Szenarien. Auf diese Weise vermeiden Sie übermäßige Verpflichtungen und planen dennoch für wahrscheinliche Ergebnisse.

Wie oft sollte eine 3-Monats-Prognose aktualisiert werden?

Die meisten Teams aktualisieren es monatlich oder immer dann, wenn sich wichtige Prioritäten oder Zeitpläne ändern.

Quellen

PMI-Bibliothek: Konzepte für Prognosen und Ressourcenplanung
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Atlassian: Prognose der Arbeitslast und Kapazitätsplanung
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/workload-management

IBM: Kapazitäts- und Auslastungsplanung
https://www.ibm.com/topics/capacity-planning

Planta-Glossar: Workload-Prognose erklärt
https://plantapp.io/glossary/workload-management/