Die 7 besten Anwendungen zur Aufgabenverwaltung für Teams: Funktionen und Meinungen

Die entscheidende Bedeutung der Planung für den Erfolg eines Teams!

In der Geschäftswelt, sei es im Team oder im eigenen Unternehmen, ist die Planung von Projekten der Schlüssel zum Erfolg. Für einen Teammanager oder einen Unternehmer, der nach Effizienz strebt, erfordert das Projektmanagement Antizipation und Organisation, um zwischen den Zwängen, Terminen und zahlreichen Fristen zu navigieren. Die Fähigkeiten des Projektmanagers sind hierbei von entscheidender Bedeutung.

Hier kommt die Planungs- und Ressourcenmanagement-Software ins Spiel. Diese wertvollen Werkzeuge, die wie ein Anhängsel des Gehirns oder wie Post-it-Zettel funktionieren, ermöglichen es, eine Liste von Aufgaben zu verwalten, diese zu verfolgen und die erforderlichen Ressourcen zu mobilisieren. Diese Softwarelösungen, die oft als „Planungssoftware“ oder „Ressourcenmanagement-Software“ bezeichnet werden, enthalten grundlegende Funktionen für die Verwaltung von Aufgaben in Teams.

Um Ihnen zu helfen, Zeit zu sparen und Ihre Bemühungen produktiv zu gestalten, enthält dieser Artikel eine Auswahl der 7 besten Anwendungen für Ihre Ressourcen und Projekte, mit Einzelheiten zu ihren Hauptmerkmalen, Vor- und Nachteilen und den Kommentaren der Benutzer.

Was ist eine Planungs- und Ressourcenverwaltungssoftware?

Planungssoftware ist eine IT-Lösung, die entwickelt wurde, um Ihre Projektmanagementressourcen zu organisieren und zu optimieren. Das ultimative Ziel dieser Art von Tool ist es, Ihre Produktivität zu steigern. Es ermöglicht Ihnen, auf einer einzigen Schnittstelle die Planung, die Auftragsarten, die Kompetenzen der Teams und die rein materiellen Ressourcen, die für Ihr Projekt nützlich sind, zusammenzustellen.

Diese Art von Werkzeug ist eine wertvolle logistische Lösung, unabhängig von der Organisation und dem Sektor, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Sie hilft Ihnen bei der Planung Ihrer Projekte, indem sie die täglichen Aufgaben verwaltet, und langfristig, indem sie Projektionen und Prognosen erstellt, die für die Vorausplanung nützlich sind. Für Teams ist die Ressourcenmanagement-Software entscheidend für eine effektive Personalplanung. Sie hilft den Ressourcenmanagern, Aufgaben und Urlaub in Echtzeit zu verwalten. Durch die Integration von Zeitmanagement- und Projektmanagement-Tools können die Nutzer die Ressourcen effizient verwalten und die Produktivität des Teams steigern. Diese Werkzeuge sind in der Cloud verfügbar und bieten einen klaren Überblick über die verschiedenen Ressourcenzuweisungen innerhalb des Unternehmens. Sie erleichtern die Entscheidungsfindung bei der Priorisierung der verschiedenen Projekte, indem sie einen Gesamtüberblick bieten und es den Managern ermöglichen, die Arbeitslast zu visualisieren und effizienter zu verteilen.

Auswahlkriterien

Bei der Auswahl der 7 besten Anwendungen haben wir uns auf mehrere wesentliche Kriterien gestützt:

• Ihre Relevanz für das Teammanagement und die Planung von Aufgaben/Projekten
• Schlüsselfunktionen wie Zeitverfolgung, Kapazitätsmanagement, Integrationsverfügbarkeit und Analyseberichte
• Benutzerfreundlichkeit und Klarheit der visuellen Schnittstelle
• Meinungen und Bewertungen von Nutzern, die in den Quellen enthalten sind
• ihr Preismodell, einschließlich der Existenz von kostenlosen Versionen oder Testversionen

Die 7 besten Anwendungen für die Planung und Verwaltung von Ressourcen

Hier ist unsere Auswahl der 7 besten Anwendungen, die Ihnen helfen, Aufgaben effektiv zu planen und die Ressourcen Ihres Teams zu verwalten.

1. Teambook

Ideal für : Teambook wird als die beste Wahl für agile Unternehmen mit 10 bis 200 Mitarbeitern angepriesen. Teambook wird besonders für das mittelfristige Kapazitätsmanagement sowie für die operative Planung und Zeiterfassung geschätzt.

Bewertung: Bewertet mit 9.8/10 basierend auf den Benutzerbewertungen von Software Advice.

Hauptmerkmale :

• Visuelle und hyper-intuitive operative Planungstafel
• Ressourcenzuweisung per Mausklick
• Übersichtliche und einfach zu verwendende Dashboards und Berichte
• Mittelfristiges Kapazitätsmanagement (6-24 Monate), eine einzigartige Funktion, die in die operative Planung integriert werden kann.
• Verfolgung der tatsächlich für Projekte aufgewendeten Zeit mit einem Klick(Zeiterfassung), einschließlich der Erfassung, Genehmigung und Abrechnung von Stunden.
• Intelligentes Markierungssystem zur Filterung nach Projekt, Fachgebiet, Vertreter
• Möglichkeit, einen Link zur Projektplanung mit den Kunden zu teilen

Vorteile :

• Einfach und intuitiv zu bedienen
• Optimierung der Ressourcennutzung
• Kalendersynchronisation und/oder E-Mail-Benachrichtigungen
• Nahtlose Integration mit Slack und Zapier
• Keine Installation erforderlich (browserbasierter Betrieb)
• Sehr reaktiver Kundensupport
• Ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis
• in mehreren Sprachen verfügbar (Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Spanisch usw.).

Nachteile :

• Keine wesentlichen Nachteile, die von den Nutzern gemeldet wurden
• Kein Gantt-Diagramm
• Konzentriert sich auf die Verwaltung von Ressourcen (keine vollständige PSA-Lösung)

Preise :

• Kostenlose 30-Tage-Testversion
• Kostenpflichtige Pläne ab 3,00 €/Monat für bis zu 10 aktive Projekte.

2. Elapseit

Ideal für: Teamleiter. Es ist sehr praktisch, um Ihre Dienstleistungen direkt Ihren Kunden in Rechnung zu stellen und bietet eine kostenlose Version für kleine Unternehmen.

Bewertung : 9,5/10

Hauptmerkmale :

• Unterstützung vom Projektstart bis zur Rechnungsstellung
• Automatische Generierung von Stundenzetteln
• Hyper-intuitive grafische Anzeigetafel
• Kanban- oder Gantt-Modus
• Mobile Anwendungen verfügbar
• Vollständige Verwaltung der Humanressourcen

Vorteile :

• Sehr praktisch für die direkte Rechnungsstellung
• Klare Sicht und intuitives Panel
• Mobile Anwendung verfügbar

Nachteile :

• Kostenlose Version nur auf Anfrage
• Preis

Preise :

• Ab 19,00 €/Monat

3. Resource Guru

Ideal für: große Strukturen und internationale Unternehmen. Software zur Verwaltung und Zuweisung von Personalressourcen .

Bewertung: 9,3/10 und 4,7/5 basierend auf Kundenbewertungen.

Hauptmerkmale :

• gute Integration mit bestehenden Prozessen (CRM, SSO)
• Unbegrenzte Anzahl von Projekten und Kunden, die in den Gebühren enthalten sind
• Ultra-personalisierbare Dashboards
• Erweiterte Filter für Aufgaben und Ressourcen
• API mit Webhooks und Synchronisation mit bestehenden Tools

Vorteile :

• Perfekt für große Strukturen
• Preisgekrönte Lösung
• Möglichkeit, nicht-personelle Ressourcen zu planen (Konferenzräume, Fahrzeuge usw.).
• Unbegrenzte Projekte und Kunden

Nachteile :

• Schnittstelle nur in Englisch
• Kann leicht veraltet erscheinen

Preise :

• Basierend auf der Anzahl der Nutzer
• Ab 5,00 €/Monat

4. Monday.com

Ideal für: große Unternehmensteams, die nach einem multifunktionalen Werkzeug suchen, das über die Verwaltung von Ressourcen hinausgeht.

Bewertung: 4,6/5 basierend auf Kundenbewertungen.

Hauptmerkmale :

• Spalte „Personen“ für Humanressourcen
• Verwaltung von Tabellen mit Status-, Datums- und Zeitspalten
• Übersicht über Mitarbeiter und Aufgaben
• Automatisierungsfunktion mit Benachrichtigungen
• Synchronisierung der Zeitpläne

Vorteile :

• Intuitive und anpassbare Schnittstelle
• Leistungsstarke Lösung zur Reduzierung von zeitraubenden Aufgaben
• Erleichtert die Zusammenarbeit
• Vereinfacht die Planung, Verwaltung und Prioritätensetzung
• Ein unbestreitbar umfassendes Werkzeug

Nachteile :

• Schnittstelle nur in Englisch
• Schnell komplex und kostspielig aufgrund der vielen Module.

Preis: wird mit der Verkaufsabteilung vereinbart und hängt von den gewählten Modulen ab.

5. Wrike

Ideal für: Teams von mehr als 20 Personen, große Unternehmen.

Bewertung: 4 ,4/5 basierend auf Kundenbewertungen.

Hauptmerkmale :

• Cloud-basierte Plattform für das Projektmanagement im weitesten Sinne.
• Mehr als 400 Integrationen verfügbar
• Flexible Planung per Drag & Drop
• 360°-Ansicht der Arbeitslast
• Segmentierung der Arbeit in einfache Aufgaben

Vorteile :

• Flexibel und modular
• Zahlreiche gebrauchsfertige Modelle
• Einheitliche Plattform durch Integrationen
• Optimierung der Zusammenarbeit und der Produktivität

Nachteile :

• Schnittstelle nur in Englisch
• Schnell komplex und kostspielig aufgrund der vielen Module.

Preis: wird mit der Verkaufsabteilung vereinbart und hängt von den gewählten Modulen ab.

6. Float.com

Ideal für : Float ist oft die Wahl von Digitalagenturen.

Bewertungsnote: 7,8/10 und 4,5/5 basierend auf Kundenbewertungen.

Hauptmerkmale :

• Vollständiger Kalender (Buchungen, Ferien, Feiertage)
• Integration mit Google Calendar und Slack
• Messung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit
• Mobile Anwendung verfügbar
• KPI- und Budgetberichte in Echtzeit
• 24-Stunden-Betreuung

Vorteile :

• Unbegrenzte Anzahl von Projekten und Mitgliedern (gemäß den Plänen)
• Intuitive Schnittstelle
• Große Auswahl an Integrationen
• Nützliche mobile Anwendung
• Einfache Kommunikation durch teilbare Links

Nachteile :

• Ungefähre Verhältnisse
• Kann für manche komplex erscheinen
• Nur in Englisch verfügbar

Preise: Kostenlose 30-tägige Testversion mit allen Funktionen. Die Preise beginnen bei 10 USD pro Nutzer und Monat.

7. Runn.io

Ideal für : Runn ist die Software der Wahl für Produktteams. Sie ist schnell und agil und ideal für Projektmanager und Führungskräfte, die Transparenz suchen.

Zugewiesene Note : 8/10

Hauptmerkmale :

• REST API für Integrationen (Clockify, WorkflowMax)
• Grafiken zur Nutzung von Teams
• Live-Überwachung und Buchhaltung
• Finanzberichte mit zahlreichen Filtern
• Prognosen zu Einkommen, Gewinn und Kosten
• Planung von zeitlich begrenzten Projekten

Vorteile :

• Schnelle Planung
• Übersicht über Aufgaben und Teams
• Hilfe bei der Einhaltung von Fristen
• Prognosekapazität
• Ermäßigte Tarife für gemeinnützige Organisationen

Nachteile :

• Nur in Englisch verfügbar
• Umfassender Ansatz statt täglicher Details

Preis: ab 10 USD pro Nutzer und Monat.

Worauf sollten Sie bei einer Planungsanwendung für Ihr Team achten?

Um Ihnen bei der Auswahl des richtigen Werkzeugs zu helfen, finden Sie hier eine Zusammenfassung der wichtigsten Merkmale, auf die Sie achten sollten:

• Ressourcenplanung und -verwaltung in Echtzeit
• Kapazitätsmanagement zur Optimierung der Ressourcennutzung
• Verwaltung von Urlaub und Nichtverfügbarkeit
• Verfolgung der für die Aufgaben aufgewendeten Zeit (Zeiterfassung)
• Übersichtliches und visuelles Dashboard ;Reporting- und Analysetools zur Überwachung der Leistung
• Integrationen mit Ihren bestehenden Tools
• Mobile Zugänglichkeit

Tipps für eine erfolgreiche Teamplanung

Abgesehen vom Werkzeug selbst sind bestimmte Praktiken für eine effektive Planung von grundlegender Bedeutung:

1. Klare Definition von Zielen und Prioritäten: Dieser Schritt ist wichtig, um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied versteht, was von ihm erwartet wird.

2. Identifizieren Sie die verfügbaren Kompetenzen und Ressourcen: Dies ermöglicht es Ihnen, die richtigen Aufgaben den richtigen Personen zuzuweisen und die Durchführbarkeit von Projekten zu bewerten.

3. Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Fähigkeiten und Verfügbarkeit: Sicherstellung einer ausgewogenen Verteilung der Arbeitslast

4. Regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Fortschritts: Die Planung ist nicht starr, sondern muss überwacht und an unvorhergesehene Umstände angepasst werden.

5. Kommunikation und Zusammenarbeit fördern: Eine gute Kommunikation ist innerhalb des Teams von wesentlicher Bedeutung.

6. Antizipation und Umgang mit dem Unerwarteten: Wenn das Unerwartete eintritt, ist es wichtig zu wissen, wie man damit umgeht.

Schlussfolgerung

Software für die Planung und Verwaltung von Ressourcen ist für Teams, die ihre Effizienz und Produktivität verbessern wollen, unverzichtbar geworden. Durch die Zentralisierung von Informationen und die Automatisierung von Aufgaben setzen diese Tools wertvolle Zeit frei und sorgen für eine bessere Nutzung Ihrer personellen und materiellen Ressourcen. Die Wahl der richtigen Anwendung hängt von Ihren spezifischen Bedürfnissen, der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Branche ab.

Glücklicherweise bieten die meisten Lösungen kostenlose Versionen oder Probezeiträume an, so dass Sie die Funktionen testen können, bevor Sie sich verpflichten.

Zögern Sie nicht, die vorgestellten Optionen zu erkunden und zu sehen, wie sie die Art und Weise, wie Ihr Team seine täglichen Aufgaben und Projekte verwaltet, verändern könnten!