En quoi consiste la planification prévisionnelle d’un projet ? Et comment cela peut-il aider votre société de projet à mettre en place le futur pipeline de travail le plus rentable ?
Il peut sembler que la planification préliminaire d’un projet prenne beaucoup de temps. Il s’agit davantage d’un avantage que d’un élément opérationnel nécessaire. Cependant, les entreprises de services qui étudient attentivement les projets préliminaires et confirmés en récolteront les fruits.
Voici tout ce qu’il faut savoir sur les raisons et la manière d’entamer un processus de planification d’un avant-projet, ainsi que les outils qui vous aideront à le faire rapidement et avec précision.
Qu’est-ce que la planification provisoire d’un projet ?
En termes simples, la planification provisoire d’un projet est le processus de planification d’un projet dont vous n’êtes pas encore certain qu’il sera mené à bien.
Pourquoi planifier un projet qui risque de ne pas se concrétiser ? Les chefs de projet peuvent avoir l’impression que la planification préliminaire leur fait perdre un temps précieux. Pourtant, la planification préliminaire présente de nombreux avantages, tant sur le plan personnel que sur le plan organisationnel.
Les avantages d’une planification provisoire des projets
Reconnaître les effets des projets proposés sur les ressources et les capacités disponibles
Dans une société de services professionnels, chaque projet est susceptible d’avoir une incidence sur d’autres projets. Par conséquent, même si un projet n’est pas certain, vous devez savoir comment il affectera la charge de travail globale de votre équipe.
Quelles sont les ressources encore disponibles sur le lieu de travail ? De quelle capacité disposez-vous encore ? Les autres projets ont-ils encore une chance de se dérouler comme prévu ? Devez-vous engager des ressources supplémentaires ?
En planifiant le projet à l’avance, vous pouvez trouver les réponses à ces questions et prendre des décisions plus éclairées qui mèneront à de meilleurs résultats.
Considérer les hypothèses du projet pour affiner votre plan à l’aide d’informations en temps réel
Certains projets provisoires n’aboutiront pas, mais d’autres si. Et lorsque cela se produit, vous voulez que votre budget et votre calendrier soient exacts. Sans plan de projet provisoire, vous risquez de baser l’ensemble de votre plan de projet sur des hypothèses de projet inutiles.
Il est possible que vous n’ayez pas su que votre ingénieur junior préféré n’était pas disponible au moment où vous en aviez besoin. Cela signifie que vous devez faire appel à une ressource plus coûteuse ou déplacer les tâches jusqu’à ce qu’elle soit disponible. Si cela finit par faire exploser votre budget ou retarder le projet, c’est quelque chose qui aurait pu être évité.
Examinez plusieurs combinaisons de projets afin de déterminer celle qui produira le meilleur résultat pour votre entreprise.
La question de la planification des scénarios est alors soulevée. C’est à ce stade qu’il convient d’utiliser un planning provisoire pour tester plusieurs combinaisons de projets afin de choisir celle qui correspond le mieux aux objectifs de votre entreprise.
Par exemple, les projets A et B peuvent rapporter beaucoup d’argent. Cependant, vous devriez empêcher le projet C d’aller plus loin, car il nécessiterait les mêmes ressources qualifiées. Si le projet C est un projet de moindre valeur qui provient d’un client régulier de grande valeur, vous pourriez choisir une combinaison qui rendrait le projet C plus fructueux. Grâce à une planification provisoire du projet, vous pourriez découvrir que le projet C + A est plus judicieux en tant que combinaison. Toutefois, vous ne le saurez pas car vous n’aurez pas modélisé tous les scénarios.
Qu’entend-on par projet provisoire ?
Un projet non confirmé est appelé projet provisoire. Voici quelques exemples de projets provisoires :
- un projet client qui a été proposé mais qui n’a pas encore fait l’objet d’un accord (peut-être jusqu’à ce que vous puissiez fournir un plan et un calendrier réalistes)
- un projet soudain qui émerge ; vous devez déterminer s’il est réalisable dès maintenant. un projet que votre entreprise a proposé mais qui n’a pas encore abouti.
Le problème de la planification de projet qui n’est pas définitive
Une planification rigoureuse des projets présente l’inconvénient de prendre beaucoup de temps. La planification tactique d’un projet peut vous faire perdre beaucoup de temps si vous planifiez vos tâches manuellement à l’aide d’outils tels que des feuilles de calcul excel!
En outre, les chefs de projet ont une vie trépidante. Au lieu de bricoler des plans de projets inachevés, ils préféreraient gérer ceux qu’ils ont déjà.
Comment utiliser Teambook pour améliorer la planification de vos projets ?
Avec le logiciel Teambook, l’outil de planification des projets potentiels est aussi simple et directe que la planification des projets vérifiés. Il vous suffit d’indiquer « provisoire » comme état du projet. Pour votre bénéfice et celui des autres, vous pouvez choisir un suffixe et une couleur spécifiques aux projets provisoires, différents de celle des projets vérifiés, indiquant ainsi visuellement qu’ils ne sont pas encore finalisés.
Découvrez les étapes de la construction d’un projet dans Teambook dans ce tutoriel et attribuez leur les couleurs spécifiques pour différencier les projets provisoires et des projets en cours.
En conclusion
Vos chefs de projet peuvent estimer que l’établissement d’un calendrier provisoire est une dépense inutile en termes de temps. Nous espérons avoir démontré les avantages pour votre société de projet en termes de capacité organisationnelle, de planification de scénarios, de planification de projets et de résultats.
Avec les bons outils, la planification préliminaire des projets sera beaucoup plus simple à intégrer dans les emplois du temps déjà bien remplis de vos chefs de projet, ce qui augmentera l’efficacité et la précision du travail qu’ils accomplissent.
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