Meilleurs outils pour assigner et suivre les tâches d’équipe efficacement

Pour un manager d’équipe ou un entrepreneur, la planification des projets et la gestion efficace des ressources, qu’elles soient humaines ou matérielles, sont la clé du succès. Les contraintes, rendez-vous et échéances nombreux demandent de l’anticipation et de l’organisation.

Les logiciels de planning et de gestion des ressources sont des outils précieux qui peuvent agir comme une extension de votre cerveau pour gérer une liste de tâches, en assurer le suivi et mobiliser les ressources nécessaires

Sélection de logiciels de planning et gestion des ressources

Un logiciel de planning est une solution informatisée vous permettant d’organiser et d’optimiser vos ressources dans l’optique d’une gestion de projet. Le but ultime est de vous faire gagner en productivité. Un tel logiciel permet de compiler sur une même interface les calendriers, les types de missions, les compétences des équipes, ainsi que les ressources matérielles utiles à votre projet.

Voici une sélection d’outils notables dans ce domaine, basée sur les sources :

1. Teambook

Idéal pour : les organisations agiles de 10 à 200 personnes, les managers et chefs de projets. Teambook est souvent  considéré comme le « meilleur choix » notamment au vu de son interface intuitive et visuelle ainsi que son module de gestion de la capacité, qui est unique dans l’industrie, tout comme sa tarification par projet, utilisateurs illimités. 

Note attribuée : 9,8/10 et 4,7/5 basé sur les avis utilisateurs.

Fonctionnalités clés :

• Solution visuelle intuitive basée sur le cloud
• Planification des équipes projets (visualisation « qui fait quoi et quand », disponibilité)
• Allocation des ressources par glisser-déposer
• Synchronisation des informations avec les calendriers des collaborateurs
• Gestion des capacités avec simulation d’utilisation prévue sur les 6-24 prochains mois
• Partage de la planification avec les clients par lien URL
• Suivi des temps réels avec feuilles de temps pré-remplies et saisie « en un clic »
• Système d’approbation des feuilles de temps
• Système de balise intelligent pour cartographier les talents des équipes 
• Dashboard clair et facile à comprendre
• Reporting flexible et efficace

Avantages : Optimisation du taux d’utilisation des ressources,  pas d’installation logicielle (via navigateur), simple d’utilisation et intuitif, même pour la planification des congés, design agréable, intégration facile aux outils de communication préférés, notification des tâches, évolutions régulières, support client réactif, prix imbattable, gain de temps précieux dans l’organisation des projets, vision claire de la capacité de production de l’équipe, filtres utiles (projets, ressources, clients), drag&drop, reminders, visualisation simplifiée par couleurs, transparence, planification plus efficace que les feuilles Excel, vue claire des activités, évaluation des heures facturables, synchronisation calendrier, rapide à déployer, construit par des experts, gestion de la capacité à moyen terme unique. Enfin, c’est l’un des très rares outils à être disponible dans de nombreuses langues en plus de l’anglais (français, allemand, espagnol, italien…). En bref, un très bon outil !

Inconvénients : Aucun inconvénient majeur n’est remonté par les utilisateurs. Certains pourraient reprocher la focalisation étroite axée sur la gestion des ressources (et non pas une solution PSA complète), mais cela est un choix assumé pour ce leader de l’approche « Best of Breed ».

Tarifs : Facturation par projet actif (équipes, utilisateurs, clients illimités).

Version payante dès 3,00 €/mois (jusqu’à 10 projets actifs) pour les fonctionnalités de planification.

Essai gratuit de 30 jours 

Avis utilisateurs : Majoritairement très positifs, soulignant la simplicité, l’efficacité et le support. Considéré comme meilleur que Float et Resource Guru en termes d’efficacité ou de prix/fonctionnalités.

2. Wrike

Idéal pour : les équipes de plus de 20 personnes jusqu’à des grandes entreprises. Travail à distance.

Note attribuée : 4,2/5 basé sur les avis clients.

Fonctionnalités Clés :

• Plateforme cloud de gestion de projet au sens large
• Permet d’exploiter efficacement les ressources
• Planifier, affecter et suivre les tâches
• Identifier les bonnes personnes pour chaque projet
• Segmente le travail en tâches plus simples
• Plus de 400 intégrations disponibles
• Définir les tâches selon ordre de priorité et disponibilités
• Fonctionnalités de planification flexibles (déplacer, modifier, ajouter tâches par glisser-déposer)
• Vue 360° sur la charge de travail pour affecter les bonnes personnes

Avantages : Flexible et modulable, avec de nombreux modèles prêts à l’emploi. Plateforme unifiée grâce aux intégrations. Permet aux collaborateurs de travailler plus vite et efficacement. Simple, efficace et rapide pour optimiser un planning robuste. Travail transparent (accès pour internes et externes). Gros acteur utilisé par plus de 20 000 entreprises.

Inconvénients : Le système devient vite complexe et onéreux en fonction des modules choisis. La taille de l’éditeur le rend moins réactif que par le passé.  

Tarifs : dès 10 USD par utilisateurs, pour le premier module.

Avis utilisateurs : Note globale élevée basée sur un grand nombre d’avis. Mentionné comme une alternative à Teambook pour des grosses sociétés.

3. Float

Idéal pour : Les agences digitales.

Note attribuée : 7,8/10 et 4,5/5 basé sur les avis tiers.

Fonctionnalités clés :

• Calendrier très complet (réservations, disponibilités, vacances, jours fériés)
• Intégration à Google Agenda et Slack
• Mesure du temps facturable et non facturable
• Vue par projet et par ressource
• Exportation de feuilles de temps
• Application mobile
• Rapports (projet, budget, ressources)
• Possibilité de définir heures de travail et personnaliser paramètres collaborateurs
• Suivi budget en temps réel
• Feuilles de temps pré-remplies
• Comparaison heures estimées vs réelles
• Communication facilitée avec service financier
• Rappels automatisés (Slack, mobile, email)
• Gestion de capacité projet
• Ajout illimité de nouveaux projets
• Suivi des temps au capacity management
• Gestion multi-projets
• Outils de rapport de performance et prévisions
• Vue sur qui travaille sur quoi et quand pour optimiser la productivité
• Visualisation rapide des plannings, répartition équitable des tâches, optimisation utilisation ressources
• Enregistrement des heures de déplacement via app mobile

Avantages : Outil performant grâce à son interface intuitive. Permet de visualiser et optimiser les charges ainsi que faciliter la communication au sein des équipes. Intégrations faciles et nombreuses. Application mobile utile. Support (anglais seulement) 24h/24. Niveau de sécurité et stabilité élevé.

Inconvénients : Certains utilisateurs mentionnent des approximations dans les rapports (pas toujours en temps réel). Sa simplicité apparente est contrebalancée par un ajout constant de fonctionnalités basé sur les retours clients, ce qui complexifie sa prise en main.

Tarifs : Essai de 30 jours.  Tarification par utilisateur, dès 10 $ par mois, projets et clients illimités. 

Avis utilisateurs : Note globale élevée. Mentionné comme une alternative à Teambook et Resource Guru. Bonne prise en compte des retours clients pour améliorations.

4. Runn

Idéal pour : équipes « produit ». La rapidité et l’agilité, faire rimer « grands projets » avec « respect des délais et des budgets ». Les responsables de projets et dirigeants en quête de transparence.

Note attribuée : 8/10.

Fonctionnalités clés :

• L’API REST permet d’intégrer Runn à d’autres supports (Clockify, WorkflowMax)
• Graphiques temps d’utilisation des membres d’équipe
• Suivi et comptabilité en direct pour ajuster ressources au budget
• Rapports financiers avec filtres
• Maîtrise du pipeline (prévisions revenus, bénéfices, coûts)
• Personnaliser disponibilité par jour/heure pour optimiser temps de travail
• Regrouper personnes par projet, spécialité, et attribuer rôles
• Tous les projets réunis en une seule vue
• Planifier projets provisoires (visualiser impact potentiel)
• Gérer équipes, projets, performances
• Prévisions sur la capacité, types de projet, budgets

Avantages : Rationaliser les livraisons, équilibrer les projets, gérer les tâches facturables/non. Planification des ressources rapide (secondes pour affectations, moins de 10 minutes pour planifier un projet). Vue d’ensemble tâches/équipes disponibles. Aide à respecter les échéances. Possibilité d’effectuer des prévisions. Volonté d’impact social/écologique (tarifs réduits non-profit). Simplicité apparente. Approche globale.

Inconvénients : Uniquement disponible en anglais. Offre une approche globale plutôt que détaillée quotidiennement.

Tarifs : Essai gratuit de 14 jours, puis tarif dès 10 USD par utilisateur (14 USD pour les plans Pro)

Avis utilisateurs : Utilisé par plus de 5 000 utilisateurs dans le monde anglophone, centrés autour de sa base géographique (Nouvelle Zélande); les avis sont plutôt positifs.

Découvrez Teambook VS Runn.io.

Autres outils notables

Teamdeck

Idéal pour : des petites entités recherchant des fonctionnalités simples.

Fonctionnalités clés : Permet de visualiser les disponibilités des employés, les affecter aux projets, et suivre leur temps de travail. Offre un calendrier incluant disponibilités et vacances. Permet la planification et l’affectation des tâches en quelques clics. Propose la gestion des feuilles de temps.

Avantages :  Bon rapport qualité/prix. Quelques intégrations disponibles.

Inconvénients : Certains utilisateurs mentionnent des approximations dans les rapports, pas forcément mis à jour en temps réel.

Tarifs : Essai gratuit de 14 jours. Plan Team Member à partir de 6 USD par mois.

Avis utilisateurs : Note de 4.5/5. Affirme que ses clients ont remplacé Mavenlink ou Resource Guru par Teamdeck.

Napta anciennement PickYourSkills

Idéal pour : des sociétés françaises à la recherche d’un  logiciel de staffing.

Fonctionnalités clés : Permet de suivre les compétences de l’équipe et d’assigner des tâches en fonction des compétences disponibles. Aide à planifier les projets en conséquence.

Avantages : Simplicité de mise en œuvre. Personnalisation à 100%. Automatisation des processus.

Asana

Idéal pour :  la gestion de projet au sens large.

Fonctionnalités clés : Efficace pour la gestion de la mobilisation des ressources pour assurer que chaque projet ait ce qui est nécessaire. Vise à équilibrer la charge de travail pour que personne ne soit inoccupé ou submergé. Peut être programmé pour affecter les ressources à des demandes similaires. Utilise une fonction IA pour déterminer quand le flux de travail n’est pas équilibré.

Skello

Idéal pour : équipes de terrain (solution de pilotage RH intelligente).

Fonctionnalités clés : Permet de créer des plannings en un clic grâce à sa technologie Smart Planner. Gère et digitalise les demandes d’absence, de remplacement et d’indisponibilité, ce qui impacte directement la planification des tâches. Automatise les tâches liées à la création de planning et à la gestion administrative.

Agendrix

Idéal pour : Non spécifié, mais c’est un logiciel de planning horaire gratuit.

Note Attribuée : 4.6/5.

Fonctionnalités clés : Permet la planification rapide du temps de travail par glisser-déposer ou copier-coller. Offre une vue 360° des informations sur les salariés, postes et congés. Aide à combler les besoins en fonction des disponibilités. Dispose d’une application mobile.

Avantages : Planification rapide et visuelle. Vue complète. Application mobile.

Factorial

Idéal pour : les sociétés recherchant un logiciel RH tout-en-un.

Fonctionnalités clés : Permet d’automatiser les tâches liées à la gestion de personnel, y compris la gestion des plannings. Facilite le suivi des heures de travail des équipes. Envoie des notifications lors de publications ou modifications de plannings. Avertit en cas de problèmes de planning comme les chevauchements ou les heures déjà assignées.