La gestion du temps est un élément crucial pour toute entreprise. Avec l’évolution technologique, de nombreux outils ont vu le jour pour faciliter cette tâche. Teambook, une plateforme de planification de ressources projets , offre une interface visuelle et intuitive pour une meilleure organisation. Dans cet article, nous explorerons la fonctionnalité de synchronisation des calendriers, ses avantages et comment la mettre en place.
Qu’est-ce que Teambook ?
Teambook est une plateforme dédiée à la gestion de la planification. Elle permet aux entreprises et aux professionnels de planifier, suivre et gérer leurs réservations en toute simplicité. L’une des fonctionnalités de Teambook est la possibilité de synchroniser les calendriers de chacune de vos ressources, avec les réservations planifiées .
Pourquoi synchroniser son calendrier avec Teambook ?
- Efficacité : Avoir toutes les réservations planifiées dans son propre agenda facilite la gestion et évite les oublis ou les doubles réservations.
- Mises à jour en temps réel : Toute modification dans Teambook est automatiquement reflétée dans votre calendrier, vous assurant ainsi de toujours avoir les informations les plus récentes.
- Compatibilité avec plusieurs calendriers : Que vous utilisiez Google Calendar, Outlook, Calendrier Mac OSX ou même le calendrier iOS, Teambook est compatible.
Comment synchroniser son calendrier avec Teambook ?
La synchronisation de votre calendrier avec Teambook est une étape essentielle pour une gestion efficace de votre temps. Voici un guide détaillé pour synchroniser Teambook avec différents types de calendriers :
1. Google Agenda :
- Accédez à votre agenda Google.
- Allez à « Autres calendriers » situé en bas à gauche.
- Dans la liste déroulante, cliquez sur « Ajouter par URL ».
- Collez l’URL d’abonnement que vous avez copiée depuis Teambook.
- Cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
Note : Google actualise les calendriers des abonnés, mais la fréquence de ces actualisations n’est ni configurable ni prévisible. Il est normalement synchronisé une fois toutes les 2 heures.
2. Calendrier Mac OSX/iCal :
- Ouvrez votre calendrier Mac.
- Dans la barre de menu, cliquez sur « Fichier ».
- Sélectionnez « Nouvel abonnement au calendrier ».
- Collez l’URL d’abonnement que vous avez copiée depuis Teambook.
- Cliquez sur « S’abonner ».
Note : Le Calendrier Mac propose une option permettant de définir la fréquence de rafraîchissement des données.
3. Microsoft Outlook (versions récentes) :
- Ouvrez votre calendrier Outlook.
- Cliquez sur « Fichier » puis « Paramètres du compte ».
- Dans l’onglet « Calendriers Internet », cliquez sur « Nouveau ».
- Collez l’URL d’abonnement que vous avez copiée depuis Teambook.
- Dans la zone « Nom du dossier », saisissez le nom du calendrier tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans Outlook.
- Cliquez sur « OK ».
4. Calendrier Microsoft Outlook Office (Office 365, en ligne) :
- Accédez à votre calendrier Outlook en ligne.
- Au bas du volet de navigation, cliquez sur l’icône « Calendrier ».
- Dans la barre d’outils, cliquez sur « Ajouter un calendrier ».
- Cliquez sur « Depuis Internet », et dans la zone « Lien vers le calendrier », tapez ou copiez-collez l’adresse web du calendrier (URL).
- Dans la zone « Nom du calendrier », saisissez un nom pour le calendrier lié.
- Cliquez sur « Enregistrer ».
5. Calendrier iOS (iPhone/iPad) :
Pour synchroniser Teambook avec votre appareil iOS, suivez les instructions spécifiques fournies par Teambook pour les appareils mobiles.
À NOTER :
Le calendrier fonctionne en mode « visualisation uniquement ». Toute modification effectuée sur un autre calendrier ne sera pas reportée ni conservée dans Teambook.
En revanche, si vous apportez des changements à une date dans Teambook, cela se répercutera sur votre autre calendrier, bien que la régularité de cette mise à jour varie selon le type de calendrier utilisé, comme mentionné ci-dessus.
L’heure à laquelle débutent les réservations est déterminée par les heures de travail de votre entreprise (par défaut) ou, le cas échéant, par les heures définies pour l’utilisateur. Les périodes telles que les « pauses déjeuner » sont également intégrées lors de la synchronisation, en fonction de votre zone horaire. Si une réservation est effectuée avec une heure de commencement spécifiée, celle-ci sera visible dans votre calendrier. Pour activer la synchronisation avec votre calendrier, commencez par copier l’URL d’abonnement.
Vous trouverez cette URL dans votre profil, sous votre avatar, en cliquant sur votre nom situé en haut à droite de l’écran.
Ensuite, vous devrez entrer cette URL (copiée dans le presse-papiers) dans votre application de calendrier.
En bref…
La synchronisation de votre calendrier avec Teambook est une étape essentielle pour une gestion efficace de votre temps. Elle offre une vue centralisée de vos réservations, garantissant que vous êtes toujours à jour. Si vous n’avez pas encore exploré cette fonctionnalité, c’est le moment idéal pour le faire. Découvrez les solutions alternatives ici
Non, le flux est en « lecture seule ». Toute modification doit être effectuée depuis Teambook.
Cela dépend du calendrier. Par exemple, Google Agenda se synchronise généralement une fois toutes les 24 heures.
Oui, tant que le calendrier prend en charge les flux iCalendar, vous pouvez le synchroniser avec Teambook.
Non, la synchronisation du calendrier est une fonctionnalité incluse avec Teambook.
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