7 méthodes simples pour encourager votre équipe à mettre à jour ses tâches et son temps

Dans le monde dynamique des projets et des services professionnels, une gestion efficace repose sur des informations précises et à jour.

Savoir qui travaille sur quoi, quand, et combien de temps y est consacré est crucial pour une planification judicieuse, l’optimisation des capacités, la facturation et, au final, la rentabilité de l’organisation. Pourtant, encourager chaque membre de l’équipe à mettre régulièrement à jour ses tâches et son temps peut s’avérer un défi.

La bonne nouvelle ? Avec les bons outils et les bonnes pratiques, ce processus peut devenir bien moins fastidieux, voire même « sans douleur ».

Nous allons explorer ensemble 7 méthodes simples pour y parvenir, en illustrant comment un outil de gestion des ressources comme Teambook peut transformer cette nécessité en une partie intégrée et bénéfique du travail quotidien.

7 méthodes simples (illustrées par Teambook)

1. Facilitez l’accès à l’outil !

La friction liée à l’accès à l’outil est un frein majeur. Un outil simple d’accès encourage son utilisation.

Teambook se distingue par le fait qu’il ne nécessite aucune installation ; un simple navigateur web suffit. On peut commencer à l’utiliser en quelques secondes.

De plus, Teambook a une politique de prix basée sur les projets et non sur les utilisateurs. Il ne facture pas par utilisateur, ce qui signifie que tout le monde dans l’entreprise peut avoir accès à la plateforme sans coût supplémentaire. Cette absence de barrière à l’entrée encourage une adoption généralisée par l’ensemble de l’équipe.

Last but not least, l’interface de Teambook est conçue pour être simple, intuitive et visuelle, ce qui la rend facile à apprendre et à utiliser. Moins de complexité signifie moins de résistance à l’utilisation!

2. Offrez la flexibilité de l’accès mobile

Vos équipes ne sont pas toujours derrière leur bureau. Que ce soit en déplacement, en télétravail ou même sur site, la possibilité de mettre à jour ses informations en temps réel est un facteur clé.

Teambook propose des applications mobiles disponibles sur iOS et Google Play. Cela permet aux membres de l’équipe d’accéder à leur planning et de saisir leur temps où qu’ils soient, à tout moment, intégrant ainsi la mise à jour dans leur routine quotidienne sans contrainte géographique.

3. Intégrez-vous à leur flux de travail quotidien

Pour que la mise à jour devienne un réflexe, l’outil doit s’intégrer naturellement dans les habitudes existantes. Teambook offre la possibilité de synchroniser les plannings avec les calendriers favoris comme Google ou Outlook. Voir leur planning Teambook apparaître directement dans leur calendrier personnel aide les membres de l’équipe à visualiser leurs engagements et à se souvenir de mettre à jour leur progression ou leur temps.

De plus, la possibilité d’intégrations avec d’autres outils via API ou Zapier permet de connecter Teambook aux systèmes déjà utilisés par l’équipe, réduisant ainsi la nécessité de jongler entre différentes plateformes.

4. Automatisez les rappels

Les oublis sont l’un des principaux obstacles aux mises à jour régulières. L’automatisation des rappels peut éliminer ce problème. Teambook peut envoyer des notifications par e-mail pour annoncer des changements de planning ou encore rappeler aux membres de l’équipe de soumettre leurs feuilles de temps.

Cette fonctionnalité automatique décharge la gestion de cette tâche répétitive et assure que les rappels sont envoyés de manière cohérente, aidant ainsi à maintenir la discipline des mises à jour.

5. Augmentez la visibilité et montrez la planification de l’équipe

Lorsque les membres de l’équipe comprennent l’importance de leurs données pour l’ensemble du groupe, ils sont plus enclins à les fournir. Le tableau de planification visuel de Teambook offre une vue claire et globale de l’organisation : qui travaille sur quoi et quand, et qui est disponible.

Cette visibilité permet à chaque personne de voir où elle se situe dans le planning global et de comprendre que ses propres mises à jour sont essentielles pour la précision collective et l’optimisation de la charge de travail. Une meilleure visibilité aide également à éviter que des collègues ne soient surchargés ou que des projets manquent de personnel, un bénéfice direct ressenti par l’équipe.

6. Montrez l’impact concret des données (pour l’équipe et l’organisation)

Les équipes sont plus motivées à fournir des données lorsqu’elles en comprennent l’utilité. Expliquez comment les informations de temps et de tâches mises à jour sont utilisées pour l’optimisation du taux d’utilisation et la rentabilité de l’organisation. Montrez que ces données sont cruciales pour la gestion des capacités à moyen terme et la planification future, contribuant ainsi à la stabilité de l’entreprise et à une meilleure visibilité sur leur propre charge de travail future. Précisez que les informations précises permettent d’analyser les charges de travail pour une répartition équitable, ce qui augmente la satisfaction des collègues en assurant que personne n’est constamment débordé ou sous-utilisé.

Pour les entreprises de services, soulignez que la mise à jour des temps est indispensable pour s’assurer que le temps passé est correctement facturé, garantissant la pérennité de l’activité.

7. Simplifiez la saisie du temps au maximum

La saisie des feuilles de temps est souvent perçue comme une corvée administrative. Pour encourager votre équipe, il est essentiel de rendre ce processus aussi simple et rapide que possible.

Teambook facilite grandement cette tâche en permettant de copier les temps planifiés en un seul clic pour créer rapidement les feuilles de temps;  l’utilisateur n’ayant plus qu’à modifier les valeurs effectives qui différent de ce qui avait été planifié! 

Conclusion

Encourager une équipe à mettre à jour ses tâches et son temps n’a pas besoin d’être une bataille constante. En adoptant des méthodes qui simplifient le processus, offrent de la flexibilité, s’intègrent dans le quotidien et montrent la valeur concrète des données, vous pouvez transformer cette tâche administrative en un élément fluide et bénéfique du travail d’équipe.

L’utilisation d’un outil de gestion des ressources complet mais simple comme Teambook, doté de fonctionnalités telles que la copie de planning pour les temps réels, les applications mobiles, la synchronisation calendrier, les rappels automatisés, la visibilité planning et un accès facile sans installation ni coût par utilisateur, peut grandement contribuer à atteindre cet objectif. Les avantages sont clairs, tant pour l’équipe (plus de visibilité, répartition équitable, simplicité) que pour l’organisation (efficacité accrue, meilleure rentabilité, planification fiable).

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