Modelos de capacidad: una guía completa

¿Quieres saber cómo puede ayudar a tu empresa un modelo de planificación de la capacidad?

Aquí tienes todo lo que necesitas saber para iniciarte en la modelización de capacidades.

Un modelo de planificación de la capacidad da a tu empresa la posibilidad de anticiparse con precisión y responder a las cambiantes demandas de los clientes sin tener que recurrir a costosos cambios de última hora.

Se trata de minimizar el riesgo proporcionando información en profundidad, ayudándote a identificar posibles cuellos de botella y dándote la información que necesitas para tomar decisiones proactivas que mantengan los proyectos en el buen camino.

Dicho esto, la creación de un modelo de capacidad adecuado requiere una cantidad significativa de datos y análisis al principio, así como un mantenimiento y una gobernanza continuos mientras se utiliza.

En esta guía veremos el concepto de modelo de capacidad, el valor que aporta y los pasos que puedes dar para aprovecharlo al máximo.

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¿Qué es un modelo de planificación de la capacidad?

Un modelo de planificación de la capacidad es un método de representar la carga de trabajo en relación con la capacidad, tanto si se trata de un equipo, de una función individual o incluso de una habilidad de tu reserva de recursos.

Hay tres estrategias diferentes que puedes adoptar al crear tu modelo de planificación de la capacidad:

1. Estrategia de compensación

Como su nombre indica, se trata de un modelo reactivo en el que aumentas la capacidad sólo después de detectar un aumento de la demanda y confirmar que tus recursos existentes no son suficientes.

2. Estrategia de liderazgo

A diferencia de la estrategia anterior, ésta es proactiva. Implica aumentar la capacidad en previsión de un aumento de la demanda (siempre que haya datos fiables que lo sugieran).

3. Estrategia de partido

Por último, pero no por ello menos importante, esta estrategia requerirá que supervises constantemente la carga de trabajo frente a la capacidad, para que puedas detectar cualquier discrepancia y corregirla en tiempo real.

¿Por qué crear un modelo de planificación de la capacidad?

En resumen, un modelo de capacidad te da una visión realista de tu capacidad, carga de trabajo y demanda futura.

Aclarando estos puntos, podrás comprender mejor si tu reserva actual de recursos puede satisfacer la demanda sin sobrecargarse ni infrautilizarse, y cómo.

La visibilidad de la capacidad disponible también es útil para todo, desde la contratación a la integración, y desde la planificación de proyectos a la priorización:

Optimizar el uso de los recursos

Asegúrate de que los equipos y los presupuestos se asignan de forma eficiente para evitar la infrautilización o la sobreutilización. Con Teambook, puedes ver la tasa de utilización de cada consultor en tiempo real mediante cuadros de mando intuitivos.

Anticipar las fluctuaciones de la demanda

Anticipa las variaciones en la carga de trabajo y ajusta la capacidad para satisfacer las necesidades futuras de la empresa. En función de tus necesidades, toma decisiones informadas sobre la contratación basada en competencias o la integración de subcontratistas a tiempo parcial.

Reduce tus costes de explotación

Alinea la oferta de mano de obra con la demanda real para optimizar tus costes operativos. Evitarás el exceso de personal, minimizarás las horas extraordinarias y reducirás el tiempo de inactividad, todo ello gracias a una asignación juiciosa del personal.

Mejorar la calidad de los resultados y la experiencia del cliente

Mejora tu rendimiento optimizando tus recursos y orientándolos hacia proyectos que se ajusten a sus capacidades. Al garantizar que los recursos adecuados están disponibles en el momento adecuado para emprender los proyectos, mejoras los resultados y, en última instancia, la experiencia del cliente.

Apoyar el crecimiento estratégico

Con un conocimiento profundo de la disponibilidad de las personas adecuadas, puedes tomar decisiones informadas, incluida la contratación y la planificación de la plantilla, para hacer crecer tu empresa. También te ayuda a tomar decisiones de contratación con conocimiento de causa, evitando costes de contratación excesivos y escasez de talento.

¿Qué contiene un modelo de capacidad?

En pocas palabras, la planificación de la capacidad te permite ver y planificar con antelación las próximas cargas de trabajo, definir tareas/proyectos a medida que llegan y evitar errores de planificación desde el principio para mantener los proyectos en marcha.

Hay que reconocer que los modelos de planificación de la capacidad pueden ser complejos de diseñar y aún más difíciles de mantener. Hay muchos elementos para mantener una capacidad ágil y dinámica que responda a las fluctuaciones de la demanda.

Para crear un modelo de capacidad eficaz, asegúrate de incluir todos los elementos siguientes en tu modelo:

Proyectos y calendarios: el tipo de entregables que tendrán tus equipos y cuándo vencen. Teambook te permite crear proyectos con fases diferenciadas y plazos claros, proporcionando una visión cronológica de todos tus entregables.

Personas, aptitudes, funciones: recursos disponibles y la experiencia o aptitudes que aportan. Incluye las horas de trabajo, los turnos y las políticas de permisos de las personas. Teambook integra automáticamente los horarios personales y las vacaciones, garantizando una planificación precisa.

Horas dedicadas a cada proyecto: el número medio de horas necesarias para cada proyecto y el número de horas ya previstas para el personal. Esto también te ayudará a evaluar la capacidad global de tu empresa. Las hojas de horas integradas de Teambook facilitan el seguimiento del tiempo dedicado y el análisis de la rentabilidad.

Previsiones de demanda de mano de obra: una estimación de tus futuras necesidades de personal basada en tendencias históricas, variaciones estacionales, tendencias del mercado, objetivos empresariales futuros y proyecciones de carga de trabajo.

Índice de productividad: una medida del tiempo medio que tardan los empleados en completar tareas específicas, que te permite determinar su capacidad ideal. Utiliza los datos de seguimiento del tiempo para determinar tus índices de productividad.

Carencias de competencias: identifica las competencias que faltan en tu plantilla y cualquier reto de contratación o formación. La base de datos de competencias de Teambook te permite mapear fácilmente el talento disponible e identificar las carencias.

Cuando estés preparado para evolucionar tu modelo de planificación de la capacidad, puedes incluir también tus objetivos empresariales y tus planes de escalabilidad. Los primeros te ayudan a alinear la planificación de la plantilla con los objetivos empresariales, mientras que los segundos te ayudan a prepararte para futuras ampliaciones, garantizando que tu plantilla pueda adaptarse a los cambios de la demanda.

Fortalecimiento de los modelos de capacidad: una lista de control de las mejores prácticas que deben seguirse

Construir un modelo de planificación de la capacidad y, más en general, crear informes de capacidad nunca es fácil.

Aquí tienes cinco prácticas de eficacia probada que te ayudarán a mantenerte organizado y eficiente:

1. Establece tu capacidad efectiva básica ✅

Antes de planificar nada, tienes que establecer tu capacidad básica. Es lo que se conoce como «capacidad efectiva». Esta cifra se obtiene tomando el total de horas de trabajo contractuales de tu equipo, menos las vacaciones y los días festivos. Por tanto, representa la capacidad básica máxima de tu equipo.

2. Analizar la solicitud ✅

¿Cuál es la demanda actual de tu empresa? ¿Prevés un aumento, una disminución o una estabilidad en el número de proyectos que realices en los próximos meses?

3. Previsión de las necesidades de capacidad ✅

Planifica las posibles necesidades de ajuste de la capacidad basándote en los datos recogidos en los dos primeros pasos. Si la demanda aumenta pero la capacidad disminuye, es hora de contratar más o de priorizar recursos y proyectos. Si observas la tendencia contraria, abstente de contratar nuevo personal, ya que probablemente se quedará en espera.

4. Identificar la necesidad de priorizar los recursos ✅

Si algunos proyectos son más urgentes o importantes que otros, desarrolla una estrategia para priorizar los recursos, sobre todo si tienes límites en este ámbito.

5. Identificar los cuellos de botella ✅

¿Qué podría salir mal, en su caso? ¿Qué limitaciones podrían obstaculizar el progreso futuro? ¿Hay un recurso muy solicitado pero ya está completo? ¿Quizá tienes varios proyectos que entregar simultáneamente y dudas de la capacidad de tu equipo para completarlos?

Una planificación eficaz de la capacidad te proporciona las herramientas que necesitas para prever y calcular tus próximos pasos antes de que tengas que darlos realmente.

Principales errores que debes evitar en tu modelo de capacidad

Evita utilizar Excel para crear modelos de planificación de la capacidad, sobre todo si tienes un equipo grande o en crecimiento.

Crear tu modelo de planificación de la capacidad en Excel es una empresa arriesgada, ya que puedes perderte fácilmente entre todos los datos o verte sorprendido por ciertas cifras que pueden escapársete.

Cuanto más introduzcas en tus hojas de cálculo, mayor será el riesgo de errores o extrapolaciones basadas en información incorrecta. Por no mencionar que, al calcular la capacidad, un solo error puede dar lugar a falsas expectativas.

En un estudio sobre el uso de Excel, un representante de la Universidad de Hawai descubrió que el 88% de las hojas de cálculo contenían errores. Algunos eran mecánicos, lógicos o debidos a omisiones.

Además de ser potencialmente propensas a errores, las hojas de cálculo no proporcionan información precisa sobre las habilidades y capacidades disponibles. También es imposible seguir y contabilizar las bajas de los empleados.

Además, las funciones de colaboración en equipo son limitadas, ya que sólo una persona puede hacer cambios a la vez.

¿La solución? Utilizar un software de planificación de recursos de alto rendimiento como Teambook.

Un ejemplo: ¿Cómo está transformando Teambook la planificación de la capacidad?

A diferencia de las hojas de cálculo estáticas, Teambook ofrece una planificación dinámica y colaborativa que se adapta a las necesidades de tu organización:

✅ Planificación visual intuitiva: ve al instante quién está trabajando en qué y cuándo gracias a nuestra interfaz de arrastrar y soltar. No pierdas más tiempo descifrando complejas tablas de Excel.

✅ Sincronización automática de los calendarios: las vacaciones y la disponibilidad de tus asesores se sincronizan automáticamente, eliminando los errores de planificación relacionados con ausencias que no se tienen en cuenta.

✅ Colaboración en tiempo real: varios usuarios pueden modificar la programación simultáneamente, y cada cambio es visible al instante para todo el equipo.

✅ Integración de competencias: el uso de etiquetas personalizadas para ilustrar las competencias permite filtrar automáticamente a las personas adecuadas y asignarlas a los proyectos adecuados, teniendo en cuenta su experiencia y disponibilidad.

✅ Notificaciones inteligentes: Tus recursos reciben notificaciones automáticas de sus horarios, y los códigos de color permiten a los planificadores visualizar los casos de sobrecarga, conflictos de horarios o recursos infrautilizados.

✅ Informes automatizados: genera informes de capacidad con sólo pulsar un botón, con KPI precisos sobre el uso de los recursos y la rentabilidad del proyecto.

Como dice uno de nuestros usuarios: «Teambook ha transformado nuestro enfoque de la planificación. Lo que antes nos llevaba horas en Excel ahora se hace en minutos, y por fin tenemos una visión clara de nuestra capacidad real.»

En resumen

Crear un modelo de capacidad ayuda a la empresa a anticipar y responder mejor a las fluctuaciones naturales de la demanda que ninguna empresa puede evitar.

No existe una única forma de crear un modelo de capacidad: hay innumerables modelos de negocio diferentes e innumerables formas distintas de que cada empresa sobreviva a lo largo del año.

Un modelo de capacidad es simplemente una herramienta que puede personalizarse para cada situación, siempre que pueda evaluar con precisión la situación actual de una empresa y estimar sus necesidades futuras basándose en la información facilitada.

Para la mayoría de las empresas, en lugar de embarcarse en la creación de complejos modelos de Excel por su cuenta, tiene sentido obtener apoyo para la planificación de la capacidad de una herramienta especializada como Teambook, que optimiza el proceso al tiempo que garantiza la precisión y la colaboración.

Teambook puede apoyarte en este proceso con :

• Una interfaz intuitiva que no requiere formación técnica
• Funciones avanzadas de planificación adaptadas a las necesidades de las empresas modernas
• Atención al cliente multilingüe para ayudarte en tu transformación digital
• Precios justos por proyecto (no por usuario) que se adaptan a tu crecimiento

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