La gestión de los recursos representa un reto importante para los jefes de proyecto que pretenden optimizar el rendimiento de sus equipos. Sin el software de gestión adecuado, resulta difícil adecuar la oferta y la demanda al cumplimiento de los plazos.
Históricamente, los gestores de proyectos han recurrido a hojas de cálculo para tener una visión general de sus recursos. Sin embargo, estas soluciones se convierten rápidamente en una pesadilla de mantener y en una fuente de errores. Quedan sin respuesta preguntas esenciales: ¿cuál es la carga de trabajo actual de cada uno? ¿Quién está disponible? ¿Cuándo hay que contratar a gente nueva?
Si estás buscando estas respuestas y quieres empezar con la gestión de recursos de la forma correcta, has venido al lugar adecuado. Hemos elaborado una lista de las mejores herramientas de gestión de recursos, cada una con sus características especiales, para ayudarte a mantener la calma incluso cuando gestiones un gran conjunto de recursos.
¿Por qué es esencial el software de gestión de recursos?
¿Sabías que la gestión de recursos sigue siendo el principal reto para los directores de proyecto desde hace varios años? Es más, la mala gestión de los recursos ha experimentado el mayor aumento desde 2018 y ahora es el 2º mayor reto. Al descuidar la importancia de equilibrar los recursos, las empresas tienen una idea confusa de los activos disponibles y acaban en un círculo vicioso de rigidez de recursos.
Una mala gestión de los recursos suele dar lugar a proyectos con escasez o exceso de personal, lo que socava el resultado final e incluso puede hacer fracasar los acuerdos. Es el resultado de la incapacidad para asignar, planificar y nivelar correctamente los recursos, a menudo provocada por la falta de herramientas adecuadas.
Las ventajas de utilizar una solución de gestión de recursos son numerosas:
- Crea un calendario realista para gestionar los proyectos con eficacia
- Previsión de la capacidad y anticipación de las necesidades
- Garantizar el mejor uso de los recursos disponibles
- Distribuir equitativamente las cargas de trabajo
- Optimizar el uso de los recursos existentes
- Resolver conflictos de recursos
- Evitar que los recursos permanezcan inactivos
- Saber cuándo contratar a nuevos empleados
Nada mejora más los procesos y el rendimiento empresarial que una estrategia de gestión de recursos bien pensada, acompañada del software que ayuda a los equipos a ponerla en práctica.
Los 10 mejores programas de gestión de recursos
Las siguientes herramientas son excepcionales desde el punto de vista de la gestión de recursos y cargas de trabajo, y pueden mejorar considerablemente la eficacia de las operaciones de los proyectos en curso. Averigüemos más.
1. Teambook – Una solución moderna para la gestión colaborativa de recursos
Teambook destaca como un software de gestión de recursos especialmente adecuado para los equipos ágiles. Esta solución de gestión ofrece un enfoque intuitivo para planificar y supervisar la asignación de recursos entre equipos.
La herramienta ayuda a los equipos a captar y visualizar la capacidad disponible y optimizar la asignación de tareas. Con sus avanzadas herramientas de planificación, Teambook facilita la coordinación entre distintos departamentos y mejora la eficiencia de los recursos.
Las características principales incluyen :
- Planificación visual de recursos mediante arrastrar y soltar
- Cuadros de mando personalizables para controlar el rendimiento
- Integración con las principales herramientas de gestión de proyectos
- Gestión de la capacidad a medio plazo con indicadores visuales
- Introducción de hojas de horas con un solo clic (copiando los datos de planificación).
Esta solución es especialmente adecuada para las medianas empresas que buscan mejorar sus capacidades de gestión sin una complejidad excesiva.
De forma única, Teambook ofrece precios por paquete de proyectos, ¡para un número ilimitado de usuarios! ¡El precio imbatible es de alrededor de un euro por proyecto!
2. Previsión – Una solución completa de gestión de proyectos y recursos
Previsión es una plataforma todo en uno que te lleva del presupuesto a la factura con un espectro completo de funciones de gestión de recursos para planificar, asignar, programar y supervisar los recursos. La combinación de la funcionalidad de gestión de proyectos con la gestión de la carga de trabajo, el seguimiento del tiempo y la ficha de presupuesto la convierten en el sustituto perfecto de las herramientas fragmentadas.
Previsión se ha diseñado para satisfacer las necesidades de planificación de recursos tanto a largo como a corto plazo. Puedes asignar recursos a tareas o proyectos y obtener una visión general de todas las métricas de recursos de cada miembro del equipo, ahora y con meses de antelación: sus asignaciones, cargas de trabajo, índices de utilización calculados automáticamente y vacaciones.
La funcionalidad de acercar y alejar te da la flexibilidad de ver los recursos desde una perspectiva mensual, semanal o diaria. El nivel de conectividad es impresionante, ya que puedes desglosar desde el mapa de calor hasta las tareas individuales para ver su progreso.
Los jefes de proyecto pueden identificar rápidamente quién está sobrecargado, disponible o de vacaciones para planificar futuros proyectos, mientras que los ejecutivos se beneficiarán de los índices de utilización de toda la empresa y de la previsión de necesidades de recursos.
Lee nuestro artículo sobre Previsión vs Teambook.
3. Runn – Software de planificación y previsión de recursos
Runn es una moderna aplicación de gestión de recursos que proporciona información detallada sobre todo tu personal y te permite planificar los recursos de forma inteligente. A pesar de ser relativamente nueva en el mercado, Runn tiene un diseño elegante y excelentes oportunidades para mejorar tu estrategia de gestión de recursos.
Puedes analizar en detalle los ingresos, la capacidad y la tasa de utilización de cada miembro del equipo y ver el porcentaje de tiempo asignado y cuánto es facturable o no facturable en una vista diaria, semanal o mensual.
Con Runn, puedes encontrar rápidamente los recursos adecuados filtrando el planificador para ver sólo a las personas en un rol específico, equipo o con una etiqueta determinada. Lo que hace que la planificación de recursos sea mucho más fácil es la posibilidad de ver cuántas horas tiene disponibles cada persona en un día determinado.
Los precios empiezan en 10 euros al mes por usuario, con un plan gratuito ilimitado para hasta 5 usuarios.
4. Paymo – Software de planificación de recursos para equipos
Paymo es una herramienta de gestión de proyectos que, además de la gestión de tareas, el seguimiento nativo del tiempo y la facturación, también incluye sólidos módulos de planificación y programación de recursos. La herramienta reúne la capacidad del equipo, la carga de trabajo y la disponibilidad en una línea de tiempo visual para ayudarte a asignar los recursos en consecuencia.
Cabe destacar la función de programación inteligente. Las reservas provisionales se definen automáticamente basándose en los intervalos de fechas de trabajos anteriores. Sólo queda especificar el número de horas de trabajo para convertirlo en una reserva real.
La columna de horas restantes también te dará la visibilidad necesaria de la capacidad de tu equipo, incluso a nivel de proyecto, para que sepas cuántas horas reservables quedan aún disponibles.
Los precios empiezan en 9,95 € por usuario y mes. 14 días de prueba gratuita.
5. 10.000 pies – Planificación del personal con Smartsheet
En el corazón de 10.000 pies está el horario del personal. Aquí puedes ver quién está sobrecargado, quién está disponible o quién está de vacaciones. Recientemente adquirida por Smartsheet, 10.000 pies cuenta con un ajuste inteligente de recursos, funciones de arrastrar y soltar y la posibilidad de crear informes completos a partir del seguimiento del tiempo.
Si de repente la vista de personas resulta demasiado detallada, hay un mapa de calor de asignación de recursos para ver toda la empresa. Es fácilmente uno de los mejores programas para la gestión de recursos cuando tienes un presupuesto bastante ajustado.
Los precios empiezan en 10 € por usuario y mes.
6. Scoro – Software de gestión empresarial
Scoro es una solución de gestión de recursos con un planificador de recursos con vista de calendario. Te ayuda a planificar tu tiempo diario y tu carga de trabajo, indicando la capacidad de cada persona. Siempre que planees asignar tareas, puedes arrastrar y soltar la tarea en tu calendario según su impacto en tus horas de trabajo.
Scoro también ofrece la posibilidad de filtrar por proyecto, tipo de actividad, plazo y prioridad. Además de las funciones comunes, la herramienta intenta simplificar el proceso de priorización. Siempre que haya una tarea de alta prioridad, puedes activar el modo Dominó, que dará prioridad al trabajo y aplazará todo lo demás en el calendario.
Los precios empiezan en 26 euros al mes.
7. Mavenlink – Herramienta de gestión de recursos empresariales
Al igual que Previsión, Mavenlink proporciona un conjunto completo de herramientas de gestión de recursos y proyectos empresariales, que abarca todas las funciones de planificación de recursos bajo un mismo techo. La Planificación Maestra de Mavenlink se ha diseñado específicamente para gestores de proyectos que desean agilizar la gestión de recursos.
La planificación maestra te permite gestionar las asignaciones de todos los recursos de tu organización. Puedes ver las cargas de trabajo y la disponibilidad en varios proyectos de un vistazo.
Los precios empiezan en 19 euros al mes.
8. Accelo – Una solución ServOps para gestionar proyectos, recursos y correo electrónico
Desarrollado inicialmente como herramienta interna, Accelo permite a los usuarios gestionar todas las actividades relacionadas con los clientes. La herramienta es muy adecuada para equipos pequeños y organizaciones poco maduras en la gestión de recursos.
Accelo tiene un mapa de calor de recursos con una vista diaria, para que puedas saber quién está sobreasignado o infraasignado cada día de la semana. Para averiguar qué está causando esos cuellos de botella de recursos, siempre puedes ir al proyecto y buscar las tareas que están causando fricción.
Los precios empiezan en 39 euros al mes.
9. Tempo Planner – Un complemento de gestión de recursos para Jira
Tempo Planner es un complemento de planificación de recursos e informes de capacidad que se integra con Jira. Es la herramienta preferida para la planificación porque vincula los recursos a las incidencias o tareas en Jira.
Como su nombre indica, el complemento es un planificador real, por lo que no es capaz de comunicar el progreso de los proyectos y tareas en tiempo real como otras herramientas.
10. BigTime – Software de tiempo y facturación para gestionar la capacidad del personal
BigTime es una solución basada en la nube creada originalmente como software de facturación de tiempo y finanzas para empresas de servicios profesionales. A medida que ha ido evolucionando hasta convertirse en una solución más completa, se ha añadido la gestión de recursos y proyectos a la pila de funcionalidades financieras.
Como BigTime está tan orientado a las finanzas, si asignas una persona a una tarea, siempre tendrás que añadir el coste interno y el baremo de honorarios.
¿Cómo elegir el mejor software de gestión para tu empresa?
Para seleccionar la solución de gestión de recursos más adecuada, hay que evaluar una serie de criterios:
Tamaño y necesidades del equipo: los equipos pequeños pueden arreglárselas con herramientas más sencillas, mientras que las grandes organizaciones necesitan soluciones más robustas con capacidades de gestión avanzadas.
Presupuesto disponible: El precio de los programas de gestión varía considerablemente. Algunos ofrecen versiones gratuitas limitadas, mientras que otros requieren una inversión mensual por usuario.
Integraciones necesarias: comprueba que la solución se integra con tus herramientas actuales para evitar silos de datos entre equipos.
Funcionalidades específicas: Según tu sector, puedes necesitar funcionalidades específicas, como la gestión de competencias o la planificación a largo plazo.
Tendencias futuras del software de gestión de recursos
La inteligencia artificial está transformando gradualmente los mejores programas informáticos de gestión. Estas herramientas están evolucionando para ofrecer sugerencias automáticas de asignación y predicciones más precisas de las necesidades futuras de recursos.
Dado que la colaboración a distancia es cada vez más importante, las soluciones modernas incorporan funciones específicamente diseñadas para equipos distribuidos, que permiten gestionar los recursos de forma eficaz, independientemente de la ubicación geográfica.
Optimiza tus proyectos con la solución de gestión adecuada
Un excelente software de gestión de recursos te da una visión general de quién está haciendo qué. El mejor software de gestión garantiza que todo el mundo trabaje al máximo de su capacidad sin traspasar los límites de un horario de trabajo normal, proporcionando pistas e indicaciones cuando se traspasan ciertas líneas.
Implantar una solución adecuada de gestión de recursos ayuda a los equipos a mejorar significativamente su rendimiento, cumplir los plazos y optimizar el uso de sus recursos humanos.
¿Quieres transformar tu enfoque de la gestión de recursos? Empieza por evaluar tus necesidades actuales y probar varias de estas herramientas utilizando sus versiones de prueba. La clave del éxito está en elegir una solución que se adapte perfectamente a tu contexto organizativo y apoye el crecimiento de tus proyectos.
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