Las 7 mejores aplicaciones de gestión de tareas para equipos: características y reseñas

¡La importancia crucial de la planificación para el éxito de un equipo!

En el mundo empresarial, ya sea en equipo o en tu propia empresa, la planificación de proyectos es la clave del éxito. Para un jefe de equipo o un empresario en busca de eficacia, la gestión de proyectos requiere anticipación y organización para navegar entre limitaciones, citas y numerosos plazos. Las habilidades del gestor de proyectos son esenciales en este sentido.

Aquí es donde entra en juego el software de planificación y gestión de recursos. Funcionando un poco como un apéndice del cerebro o las notas post-it, estas herramientas inestimables te permiten gestionar una lista de tareas, hacer un seguimiento de ellas y movilizar los recursos necesarios. A menudo denominadas “software de planificación” o “software de gestión de recursos”, estas soluciones informáticas incorporan funciones fundamentales para gestionar las tareas dentro de los equipos.

Para ayudarte a ahorrar tiempo y centrar tus esfuerzos de forma productiva, este artículo presenta una selección de las 7 mejores aplicaciones para tus recursos y proyectos, detallando sus principales características, ventajas, inconvenientes y comentarios de los usuarios.

¿Qué es un software de planificación y gestión de recursos?

El software de planificación es una solución informática diseñada para organizar y optimizar tus recursos de gestión de proyectos. El objetivo último de este tipo de herramienta es hacerte más productivo. Te permite recopilar en una única interfaz los calendarios, los tipos de misión, las competencias de los equipos y los recursos puramente materiales necesarios para tu proyecto.

Este tipo de herramienta es una valiosa solución logística, sea cual sea la organización o el sector de actividad de tu empresa. Te ayuda a planificar tus proyectos, gestionando las tareas cotidianas, y a largo plazo, con proyecciones y previsiones útiles para la anticipación. Para los equipos, el software de gestión de recursos es esencial para una planificación eficaz de los recursos humanos. Ayuda a los gestores de recursos a gestionar las tareas y las bajas en tiempo real. Al integrar herramientas de gestión del tiempo y de gestión de proyectos, los usuarios pueden gestionar eficazmente los recursos y aumentar la productividad del equipo. Disponibles en la nube, estas herramientas proporcionan una visión clara de las distintas asignaciones de recursos dentro de la empresa. Facilitan la toma de decisiones a la hora de priorizar los distintos proyectos, al proporcionar una visión global, y permiten a los gestores visualizar la carga de trabajo y distribuirla con mayor eficacia.

Criterios de selección

Hemos basado nuestra selección de las 7 mejores aplicaciones en una serie de criterios clave:

• Su relevancia para la gestión de equipos y la planificación de tareas/proyectos
• Funcionalidades clave como el seguimiento del tiempo, la gestión de la capacidad, la disponibilidad de la integración y los informes de análisis
• Facilidad de uso y claridad de la interfaz visual
• opiniones y valoraciones de los usuarios contenidas en las fuentes
• Su modelo de precios, incluida la existencia de versiones gratuitas o de prueba

Las 7 mejores aplicaciones de planificación y gestión de recursos

He aquí nuestra selección de las 7 mejores aplicaciones para ayudarte a planificar las tareas con eficacia y gestionar los recursos de tu equipo.

1. Teambook

Ideal para : Teambook se promociona como la mejor opción para empresas ágiles con entre 10 y 200 personas. Teambook es especialmente popular para la gestión de la capacidad a medio plazo, así como para la planificación operativa y el seguimiento del tiempo.

Valoración: Valorado con 9,8/10 en base a las opiniones de los usuarios de Software Advice.

Características principales:

• Gráfico de planificación operativa visual e hiperintuitivo
• Asignación de recursos con sólo pulsar un botón
• Cuadro de mandos e informes claros y fáciles de usar
• Gestión de la capacidad a medio plazo (6-24 meses), una función única que puede integrarse en la planificación operativa.
• Seguimiento con un solo clic del tiempo real dedicado a los proyectos(hojas de horas), incluido el registro de horas, la aprobación y la facturación.
• Sistema de etiquetado inteligente para filtrar por proyecto, especialidad o agente
• Posibilidad de compartir con los clientes un enlace dedicado a la planificación de su proyecto

Ventajas :

• Fácil de usar e intuitivo
• Optimizar el uso de los recursos
• Sincronización del calendario y/o notificaciones por correo electrónico
• Integración perfecta con Slack y Zapier
• No requiere instalación (funcionamiento basado en navegador)
• Atención al cliente con gran capacidad de respuesta
• Excelente relación calidad-precio
• disponible en varios idiomas (inglés, francés, alemán, italiano, español, etc.)

Desventajas:

• Los usuarios no han informado de ningún inconveniente importante
• Sin diagrama de Gantt
• Se centra en la gestión de recursos (no es una solución PSA completa)

Precios :

• Prueba gratuita de 30 días
• Planes de pago desde 3,00 €/mes para hasta 10 proyectos activos.

2. Elapseit

Ideal para: jefes de equipo. Es genial para facturar tus servicios directamente a tus clientes, y hay una versión gratuita para pequeñas empresas.

Valoración: 9,5/10

Características principales:

• Apoyo desde el inicio del proyecto hasta la facturación
• Generación automática de hojas de horas
• Cuadro de mandos gráfico hiperintuitivo
• Modos Kanban o Gantt
• Aplicaciones móviles disponibles
• Gestión integral de los recursos humanos

Ventajas :

• Muy práctico para la facturación directa
• Visión clara y panel de control intuitivo
• Aplicación móvil disponible

Desventajas:

• Versión gratuita sólo bajo petición
• Su precio

Precios :

• Desde 19,00 €/mes

3. Gurú de los recursos

Ideal para: grandes organizaciones y empresas internacionales. Software de gestión y asignación de recursos humanos .

Valoración: 9,3/10 y 4,7/5 según las opiniones de los clientes.

Características principales:

• integración perfecta con los procesos existentes (CRM, SSO)
• Número ilimitado de proyectos y clientes incluidos en las tarifas
• Cuadros de mando ultrapersonalizables
• Filtros avanzados para tareas y recursos
• API con Webhooks y sincronización con herramientas existentes

Ventajas :

• Perfecto para grandes estructuras
• Solución premiada
• Posibilidad de planificar recursos no humanos (salas de reuniones, vehículos, etc.)
• Proyectos y clientes ilimitados

Desventajas:

• Interfaz sólo en inglés
• Puede parecer ligeramente obsoleto

Precios :

• En función del número de usuarios
• Desde 5,00 €/mes

4. Lunes.com

Ideal para: grandes equipos corporativos que buscan una herramienta multifuncional que vaya más allá de la gestión de recursos.

Puntuación: 4,6/5 basada en los comentarios de los clientes.

Características principales:

• Columna “Personas” dedicada a los recursos humanos
• Gestión de tablas con columnas de estado, fecha y duración
• Resumen de empleados y tareas
• Función de automatización con notificaciones
• Sincronización horaria

Ventajas :

• Interfaz intuitiva y personalizable
• Solución de alto rendimiento para reducir las tareas que consumen tiempo
• Facilita la colaboración
• Simplifica la planificación, la gestión y la priorización
• Una herramienta innegablemente completa

Desventajas:

• Interfaz sólo en inglés
• Rápidamente complejo y costoso, dados sus numerosos módulos.

Precio: a confirmar con el departamento de ventas, en función de los módulos elegidos.

5. Wrike

Ideal para: equipos de más de 20 personas, grandes empresas.

Valoración: 4 ,4/5 basada en los comentarios de los clientes.

Características principales:

• Plataforma en la nube para la gestión de proyectos en el sentido más amplio.
• Más de 400 integraciones disponibles
• Planificación flexible mediante arrastrar y soltar
• Visión de 360° de la carga de trabajo
• Segmentación del trabajo en tareas sencillas

Ventajas :

• Flexible y modular
• Numerosos modelos listos para usar
• Plataforma unificada gracias a las integraciones
• Optimizar la colaboración y la productividad

Desventajas:

• Interfaz sólo en inglés
• Rápidamente complejo y costoso, dados sus numerosos módulos.

Precio: a confirmar con el departamento de ventas, en función de los módulos elegidos.

6. Float.com

Ideal para : Float suele ser la elección de las agencias digitales.

Valoración: 7,8/10 y 4,5/5 según las opiniones de los clientes.

Características principales:

• Calendario completo (reservas, vacaciones, días festivos)
• Integración con Google Calendar y Slack
• Medir el tiempo facturable y no facturable
• Aplicación móvil disponible
• Informes presupuestarios y de KPI en tiempo real
• Asistencia 24 horas

Ventajas :

• Número ilimitado de proyectos y miembros (según los planes)
• Interfaz intuitiva
• Amplia gama de integraciones
• Aplicación móvil útil
• Fácil comunicación gracias a los enlaces compartibles

Desventajas:

• Proporciones aproximadas
• Puede parecer complejo para algunos
• Disponible sólo en inglés

Precios: 30 días de prueba gratuita con todas las funciones. Los precios empiezan en 10 USD por usuario y mes.

7. Runn.io

Ideal para : Runn es el software preferido por los equipos de producto. Al centrarse en la velocidad y la agilidad, es ideal para gestores de proyectos y ejecutivos que buscan transparencia.

Puntuación obtenida : 8/10

Características principales:

• API REST para integraciones (Clockify, WorkflowMax)
• Gráficos de utilización del equipo
• Seguimiento y contabilidad en línea
• Informes financieros con numerosos filtros
• Previsiones de ingresos, beneficios y costes
• Planificación de proyectos temporales

Ventajas :

• Planificación ultrarrápida
• Resumen de tareas y equipos
• Ayudar a cumplir los plazos
• Capacidad de previsión
• Tarifas reducidas para organizaciones sin ánimo de lucro

Desventajas:

• Disponible sólo en inglés
• Un enfoque global en lugar de un enfoque detallado del día a día

Precios: desde 10 USD por usuario y mes.

¿Qué debes buscar en una solicitud de planificación para tu equipo?

Para ayudarte a elegir la herramienta adecuada, aquí tienes un resumen de las características clave que debes buscar:

• Planificación y gestión de recursos en tiempo real
• Gestión de la capacidad para optimizar la utilización de los recursos
• Gestión de bajas e indisponibilidades
• Seguimiento del tiempo dedicado a las tareas (hojas de horas)
• Cuadro de mandos claro y visual;herramientas de información y análisis para controlar el rendimiento
• Integración con tus herramientas existentes
• Accesibilidad móvil

Consejos para planificar con éxito un equipo

Más allá de la propia herramienta, ciertas prácticas son fundamentales para una planificación eficaz:

1. Define claramente los objetivos y las prioridades: Este paso es esencial para garantizar que todos los miembros del equipo entienden lo que se espera de ellos.

2. Identifica las competencias y los recursos disponibles: Esto te permitirá asignar las tareas adecuadas a las personas adecuadas y evaluar la viabilidad de los proyectos.

3. Asignar las tareas en función de las competencias y la disponibilidad: Garantizar una distribución equilibrada de la carga de trabajo.

4. Supervisa y ajusta regularmente los progresos: La planificación no está grabada en piedra; debe supervisarse y adaptarse a las circunstancias imprevistas.

5. Fomentar la comunicación y la colaboración: Una buena comunicación es esencial dentro del equipo.

6. Anticipar y gestionar lo inesperado: Cuando sucede lo inesperado, es importante saber cómo afrontarlo.

Conclusión

Los programas informáticos de planificación y gestión de recursos se han vuelto esenciales para los equipos que quieren mejorar su eficacia y productividad. Al centralizar la información y automatizar las tareas, estas herramientas liberan un tiempo valioso y garantizan un mejor uso de tus recursos humanos y materiales. Elegir la aplicación adecuada depende de tus necesidades específicas, del tamaño de tu empresa y de tu sector de actividad.

Afortunadamente, la mayoría de las soluciones ofrecen versiones gratuitas o periodos de prueba, para que puedas probar las funciones antes de comprometerte.

No dudes en explorar las opciones presentadas y ver cómo podrían transformar la forma en que tu equipo gestiona sus tareas y proyectos cotidianos.