Para un director de equipo o un empresario que busque mejorar la eficacia, la planificación de proyectos es esencial para el éxito. Gestionar un proyecto implica sortear numerosas limitaciones, citas y plazos, lo que requiere anticipación y organización.
El software de planificación o gestión de recursos es una solución informática diseñada para organizar y optimizar tus recursos desde la perspectiva de la gestión de proyectos, con el objetivo de mejorar tu productividad.
Estas herramientas te permiten recopilar en una única interfaz los calendarios, los tipos de asignación, las competencias de los equipos y los recursos puramente materiales necesarios para tu proyecto. Proporcionan una visión general de cómo se asignan los recursos humanos y financieros de la empresa a los distintos proyectos en curso.
El software de gestión de recursos está diseñado específicamente para planificar, controlar y optimizar el uso de los recursos de la empresa. También ayuda a gestionar los proyectos, las tareas y, si es necesario, los presupuestos asociados a los recursos.
¿Por qué utilizar un software de planificación y gestión de recursos?
Utilizar programas informáticos específicos tiene muchas ventajas para las empresas y sus directivos. Funcionan como un apéndice de tu cerebro y tus post-its, permitiéndote gestionar una lista de tareas, hacer un seguimiento de ellas y movilizar los recursos necesarios. El objetivo final es hacerte más productivo y dirigir tus esfuerzos de forma productiva.
Estas soluciones son inestimables para planificar tus proyectos, desde las tareas cotidianas a corto plazo hasta las proyecciones y previsiones útiles para la anticipación a largo plazo. Facilitan el proceso de toma de decisiones a la hora de priorizar los distintos proyectos, proporcionando a los responsables una visión global. También permiten a los gestores visualizar la carga de trabajo asignada a los miembros del equipo y distribuirla con mayor eficacia.
Al simplificar la gestión de los recursos, te permiten crear horarios con unos pocos clics, ver la disponibilidad de todo el mundo, gestionar las solicitudes de baja y planificar las sustituciones, todo lo cual puede aumentar la productividad de tu empresa y reducir los costes asociados a los errores de planificación.
En términos generales, este software ayuda a planificar, seguir y gestionar proyectos, tareas y gastos en tiempo real, mejorando la eficacia y productividad general de los proyectos. Proporcionan una visión completa de todos los recursos de tu empresa.
Características clave que debes buscar
El software de planificación y gestión de recursos ofrece una amplia gama de funciones para optimizar la planificación y el seguimiento. Entre las más importantes están :
Planificación y asignación de recursos
Te permite planificar y asignar recursos a tareas y proyectos. Las funciones incluyen la gestión de la disponibilidad del equipo y el uso de métodos como arrastrar y soltar para la asignación.
Seguimiento de tareas y proyectos
Proporciona una visión clara y en tiempo real del progreso de las tareas y proyectos. Esto incluye el seguimiento del tiempo y la gestión de los plazos.
Gestión de la capacidad y la carga de trabajo
Te permite visualizar la carga de trabajo de tus equipos... y gestionar la capacidad disponible para garantizar que nadie esté sobrecargado o desocupado. Algunas herramientas ofrecen una gestión de la capacidad a medio plazo.
Informes y análisis
Genera informes detallados sobre el uso de los recursos, las finanzas y el rendimiento del proyecto. Esto facilita el análisis y la toma de decisiones.
Gestión de ausencias y permisos
Centraliza la gestión de las solicitudes de vacaciones y ausencias.
Colaboración y comunicación
Facilita la comunicación interna y permite a los equipos trabajar juntos en una plataforma unificada o colaborativa.
Integración
La capacidad de integrarse con otras herramientas de gestión de proyectos, CRM, calendarios o sistemas de RRHH es una baza importante.
Vistas personalizables
Ofrece distintas vistas (calendario, Gantt, Kanban, cuadro de mandos, etc.) para adaptarse a las necesidades de los usuarios y los proyectos.
Funciones financieras
Algunos paquetes de software incluyen gestión presupuestaria, seguimiento de gastos, previsión de ingresos y costes, y soporte de facturación.
Alertas y notificaciones
Sistema de notificación de cambios de horario o conflictos.
Gestión de datos
Directorio exhaustivo de recursos, sistema de etiquetas y filtros avanzados, importación de datos.
Acceso móvil
Disponibilidad de una aplicación móvil para gestionar los horarios a distancia.
Pasos en la planificación de recursos
Una planificación eficaz de los recursos suele seguir un proceso estructurado. Según el modelo de Gantt, que se utiliza con frecuencia en la gestión de proyectos, hay varias etapas clave:
División en fases
Se trata de dividir el proyecto cronológicamente, enumerando las tareas, las personas implicadas y los plazos de cada fase. Comienza con un inventario de los proyectos actuales y futuros y la definición de objetivos a corto, medio y largo plazo.
Priorización
A continuación, se priorizan las tareas y se describe detalladamente cada objetivo. A continuación, se priorizan los objetivos.
Programación
Esta etapa afina la priorización, pone de relieve las interdependencias entre las tareas y determina si deben procesarse secuencial o simultáneamente.
El calendario
Aquí se fijan los plazos (estudios preliminares, pruebas, aprobación del cliente, entrega, etc.), se definen los posibles márgenes de tiempo adicionales y se elabora la previsión presupuestaria. Se asignan las tareas en función de las competencias y la disponibilidad de cada persona, se definen los responsables de cada etapa y se comprueba que la carga de trabajo sea realista.
Identificar los riesgos
Para que el calendario sea realista, es fundamental tener en cuenta los posibles problemas (defectos, ausencias, recortes presupuestarios) para poder evitarlos o resolverlos. Se pueden prever varios escenarios y soluciones. Es importante prever y gestionar lo inesperado.
También es esencial comunicar esta información con claridad al equipo y supervisar los progresos con regularidad, de modo que la planificación pueda ajustarse para tener en cuenta las circunstancias imprevistas y las reacciones.
Selección del mejor software de planificación y gestión de recursos
Elegir el mejor software depende de las necesidades específicas de cada empresa. Aquí tienes un resumen de las herramientas con mejores resultados según las fuentes, clasificadas por categorías o puntos fuertes:
Teambook
A menudo citada como la mejor opción por su facilidad de implantación y la mejor para empresas ágiles de 10 a 100 personas.
Valorado con 9,8/10 y 4,7/5 en Software Advice. Apreciado por su interfaz sencilla, intuitiva y visual, y sus precios basados en proyectos, no en usuarios.
Ofrece planificación de equipos de proyecto, gestión de capacidad a medio plazo y supervisión en tiempo real, con funciones como arrastrar y soltar. Se trata de un software suizo, conocido por su soporte receptivo y su excelente relación calidad-precio.
Resource Guru
Un buen software para grandes empresas internacionales… y adecuado para grandes grupos.
Valorado con 9,3/10. Resource Guru es apreciado por su capacidad para gestionar no sólo empleados, sino también equipos y salas de reuniones.
Más de 3.000 entidades lo utilizan en unos 100 países de habla inglesa, y aprecian su integración con los procesos existentes (CRM, SSO), sus cuadros de mando fáciles de usar y personalizables, y su visión general ergonómica con llamativos códigos de colores.
Elapseit
Muy práctico para los Gestores que facturan directamente a los clientes por sus servicios. Calificadacon 5 estrellas en Capterra y descrita como una solución fiable y potente, que combina facilidad de uso, transparencia y rendimiento.
Ayuda a los profesionales desde el inicio del proyecto hasta la facturación, incluida la gestión de gastos y la generación de facturas con un solo clic.
Teamdeck
A menudo se cita por su buena relación calidad-precio y su facilidad de uso. Se utiliza internacionalmente y permite una gestión ilimitada de los proyectos y los miembros del equipo. Se describe como una herramienta completa que abarca la planificación de proyectos, la previsión de entregas y la gestión de presupuestos.
Runn.io
Considerado el software de planificación preferido por los equipos de producto. Su plataforma se centra en la rapidez y la agilidad, ayudando a conciliar “grandes proyectos” con “el respeto de plazos y presupuestos”.
Pone tu pipeline bajo control con previsiones financieras (ingresos, beneficios, costes) y proporciona una visión general de los proyectos, incluida la salud financiera. Permite una planificación y asignación rápidas en cuestión de segundos.
Flota.com
La elección correcta para las agencias digitales.
Con una puntuación de 7,8/10, te permite definir las horas de trabajo, personalizar los parámetros de los empleados (habilidades, rentabilidad) y sincronizar con los calendarios y herramientas de gestión de proyectos existentes. Ofrece un seguimiento del presupuesto en tiempo real y facilita la comparación entre las horas estimadas y las reales. El precio es por persona gestionada, con proyectos y acceso ilimitados.
Parallax
Una buena alternativa para los equipos de marketing. Con una puntuación de 7/10, se centra en abordar los datos fragmentados para el crecimiento empresarial. Ofrece una fácil integración con los principales CRM, informes de previsión de capacidad y contratación, y permite ajustar la carga de trabajo de los equipos en tiempo real.
lunes.com
Recomendado para planificar, asignar y supervisar eficazmente el uso de los recursos. Es una plataforma flexible con numerosos módulos personalizables. Te permite crear horarios, hacer un seguimiento de las horas y gestionar los recursos mediante un sistema de estados y plazos.
Wrike
Software de gestión de proyectos que incluye una herramienta de planificación para aprovechar los recursos y alcanzar los objetivos de productividad. Ayuda a priorizar y gestionar las tareas, facilita la identificación de las personas adecuadas para los proyectos y ofrece una plataforma unificada con numerosas integraciones.
Planificación de personal
Software automático de control de presencia para equipos. Te ayuda a planificar el personal, gestionar horarios, ausencias, vacaciones y sustituciones. Es intuitivo y colaborativo.
Planificación visual
Una herramienta colaborativa, intuitiva y flexible para gestionar y optimizar los recursos en todos los sectores. Facilita la planificación mediante arrastrar y soltar, gestiona varios tipos de recursos (humanos, materiales, de intervención, de formación) y es accesible a través de una aplicación móvil.
Coste y opciones gratuitas
Las opciones de precios varían considerablemente de un paquete de software a otro. Algunos ofrecen precios por usuario, mientras que otros, como Teambook, se basan en el número de proyectos activos.
Muchos paquetes de software ofrecen versiones gratuitas o pruebas gratuitas.
Teambook ofrece una prueba gratuita de 30 días y tiene un plan de 3 euros al mes que da acceso a todas las funciones de planificación para un máximo de 10 proyectos activos. Los planes de pago empiezan a partir de 45 € al mes para un paquete de 40 proyectos, usuarios y clientes ilimitados.
Elapseit ofrece una versión gratuita para empresas con menos de 2 usuarios, pero tienes que ponerte en contacto con el editor para aprovecharla. También ofrecen una versión de prueba gratuita. El precio depende del número de usuarios.
Teamdeck tiene una prueba gratuita de 7 días con funcionalidad completa. Sus planes de pago se consideran asequibles, a partir de 6 $ al mes.
Float ofrece una prueba gratuita de 30 días sin compromiso, seguida de precios por usuario a partir de 10 $ para las funciones estándar.
Conclusión: Elegir el software adecuado para tu equipo
El software de planificación y gestión de recursos es una herramienta esencial para cualquier organización que pretenda optimizar la productividad y garantizar el éxito de sus proyectos. Al centralizar la información, facilitar la planificación y el seguimiento, y mejorar la comunicación, ahorra un tiempo valioso y permite un uso más eficaz de los recursos.
El mercado ofrece una gran variedad de herramientas, cada una con sus propios puntos fuertes y dirigidas a distintos tipos de empresas o necesidades (pequeñas o grandes empresas, agencias digitales, equipos de producto, PYMES constructoras, etc.). Para elegir el software adecuado, es crucial evaluar tus necesidades específicas en términos de funcionalidad (programación, seguimiento del tiempo, gestión de la capacidad, informes, integraciones), tamaño del equipo, sector de actividad y, por supuesto, presupuesto. Explorar las opciones gratuitas y las pruebas puede ser un excelente primer paso para comprobar la idoneidad de la herramienta para tu organización.
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