14 consejos prácticos para trabajar con más rapidez y eficacia

¿Buscas formas de aumentar tu productividad en el trabajo?

Si necesitas cumplir tus plazos, gestionar una gran carga de trabajo o simplemente optimizar tu tiempo, aquí tienes 15 estrategias prácticas para trabajar más rápido y de forma más inteligente, sin sacrificar la calidad.

1. Empieza el día con un plan

Planificar tu jornada laboral es esencial para mejorar tu eficacia:

• Esto te proporciona una hoja de ruta clara de lo que necesitas conseguir.
• Pierdes menos tiempo preguntándote qué hacer a continuación.
• Puedes agrupar tareas similares para limitar el cambio de contexto.
• Esto libera tu mente y reduce la carga cognitiva.

Para equipos de proyectos y otras organizaciones de servicios, por ejemplo, Teambook puede utilizarse para planificar las tareas diarias de cada miembro del equipo. Los jefes de tráfico no sólo pueden ver una programación compartida, sino que todos pueden sincronizar su calendario con Teambook para tener una visión general de su jornada.

En general, no olvides incluir tiempo para lo inesperado y mantente flexible. Intenta también fijarte propósitos positivos para el día, como «Me organizaré y me centraré en mis prioridades».

2. Elimina las distracciones

Las distracciones pueden ralentizar considerablemente tu trabajo. Identifica qué es lo que más te distrae y toma medidas para remediarlo:

• Utiliza una extensión para bloquear el acceso a las redes sociales.
• Desactiva las notificaciones por correo electrónico y mensajería instantánea.
• Reserva espacios de tiempo ininterrumpidos en tu agenda.
• Si trabajas en casa, evita las tareas domésticas durante las horas de trabajo.

Según un estudio, los empleados pierden una media de 1 hora y 05 minutos al día en sitios web de noticias y 44 minutos en redes sociales. Por tanto, un bloqueador de sitios web puede ser muy útil para mantener la concentración.

3. Conoce tu ritmo biológico

Cada persona tiene su propio ritmo natural que determina sus picos de productividad. Observa las horas del día en que estás más alerta y eres más productivo.

4. Elige la música adecuada

La música puede tener un impacto real en tu productividad:

• La música clásica mejora la concentración y estimula la creatividad
• La roca acelera el tratamiento de las cifras
• La música electrónica aumenta la velocidad y la precisión de la reproducción
• Los sonidos naturales ayudan a bloquear las distracciones

Prueba diferentes listas de reproducción y observa su impacto en tu productividad. Esto te ayudará a determinar qué estilos musicales te convienen más para las distintas tareas.

5. Sé realista

Tendemos a sobrestimar lo que podemos conseguir en un día. Para evitar la frustración:

• No fijes plazos poco realistas sólo para complacer a la gente
• Deja tiempo para las interrupciones inevitables
• Recuerda que no siempre estamos al 100% de nuestra capacidad

Para las organizaciones de servicios que utilizan Teambook, el módulo de seguimiento del tiempo («hoja de horas») te permite controlar el tiempo real empleado en las tareas. Esto te ayudará a hacer estimaciones más realistas en el futuro.

6. Prioriza tu lista de tareas

No todas las tareas son igual de importantes. Priorízalas según :

• Urgencia: tareas con un plazo ajustado o que bloquean otras tareas
• Impacto: tareas de alto valor añadido para la empresa
• Esfuerzo: tareas rápidas y de gran impacto

7. Elimina las reuniones improductivas

Las reuniones pueden llevar mucho tiempo. Para aprovecharlas al máximo

• Cuestiona tu presencia si no es imprescindible.
• Fija un orden del día y una duración precisa.
• Calcula el coste real de una reunión (nº de participantes x duración x tarifa horaria).

Con Teambook, puedes visualizar fácilmente el impacto de las reuniones en tu agenda y en la de tus compañeros. Esto te ayudará a planificarlas con mayor eficacia.

8. Controla tu tiempo

Utiliza una herramienta de seguimiento del tiempo, como Teambook, para saber en qué empleas realmente tu tiempo. Esto te ayudará a :

• Identifica las tareas que consumen mucho tiempo y que podrían optimizarse.
• Ten una mejor idea del tiempo necesario para cada tarea.
• Identifica cuándo dedicas demasiado tiempo a determinadas actividades

Teambook te ofrece informes sobre tu uso del tiempo. Analízalos regularmente para mejorar tu productividad.

9. Automatizar tareas repetitivas

De media, dedicamos 3 horas al día a tareas que pueden automatizarse fácilmente. Utiliza herramientas como Zapier o Power Automate para :

• Crea flujos de aprobación automáticos
• Añade tareas a tu lista cuando recibas determinados correos electrónicos
• Integra la IA para generar borradores o ideas creativas

Teambook se integra con varias herramientas para automatizar la creación de tareas, las actualizaciones de proyectos y mucho más. Explora sus posibilidades de automatización.

10. Utiliza la técnica Pomodoro

Esta técnica consiste en concentrarse en una tarea durante 25 minutos y luego hacer una pausa de 5 minutos. Aumenta la motivación y la eficacia.

11. Haz pausas regulares

Hacer pausas mejora la productividad, la satisfacción laboral y el bienestar. No te sientas culpable por tomarte un descanso: es esencial si quieres seguir rindiendo al máximo.

12. Concéntrate en una tarea cada vez

La multitarea reduce la calidad y la velocidad de tu trabajo. Concéntrate en una tarea cada vez durante periodos de tiempo determinados.

13. Limitar los cambios de contexto

Cambiar constantemente de una tarea a otra es contraproducente. Agrupa tareas similares para limitar los cambios de contexto.

14. Deja de procrastinar

Superar la procrastinación:

• Identifica por qué pospones una tarea
• Divide los grandes proyectos en etapas más manejables
• Pide ayuda si la necesitas
• Márcate mini-objetivos y recompénsate

No olvides que el objetivo no es sólo trabajar más rápido, sino también trabajar mejor y de forma más satisfactoria.

Por último, para las organizaciones de servicios, utilizar una herramienta de gestión de recursos como Teambook puede mejorar significativamente la productividad de la empresa, preservando al mismo tiempo el bienestar laboral de cada recurso.