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ToggleAprenda a diseñar un plan de recursos utilizando estrategias y herramientas prácticas, para que su equipo sepa exactamente qué tarea debe realizar y cuándo.
El proceso de planificación de recursos le ayuda a responder a dos de las preguntas más importantes que puede plantearse un gestor de proyectos o de recursos:
- ¿Cómo podemos entregar este proyecto a tiempo y dentro del presupuesto?
- ¿Cómo puedo garantizar la finalización del proyecto sin sobrecargar a mi equipo?
En esta guía introductoria, aprenderá qué es la planificación de recursos, por qué es importante, qué buscar en un planificador de recursos y por dónde empezar a crear su plan de recursos.
Hemos elaborado y actualizado esta guía basándonos en las numerosas conversaciones mantenidas con nuestros clientes de Teambook, que trabajan como gestores de recursos, coordinadores de proyectos y directores de operaciones en empresas de todos los tamaños, desde 10 empleados hasta más de 100. Basándonos en nuestras conclusiones, hemos incluido un resumen de cómo elaborar su plan de recursos.
¿Qué es la planificación de recursos?
La planificación de recursos es el proceso de determinar los recursos necesarios para completar los proyectos y, a continuación, asignar y planificar el trabajo en función de la capacidad del equipo.
La planificación de sus recursos implica:
- Entender quién debe trabajar en cada proyecto y cuándo
- Determine quién está disponible para realizar el trabajo
- Decidir el mejor uso del tiempo de su equipo
- Encontrar compromisos entre prioridades contrapuestas
Por ejemplo, uno de nuestros clientes, una agencia de marketing, organiza reuniones semanales de planificación de recursos, a las que asisten todos los jefes de proyecto. Durante estas reuniones, la pantalla de planificación Teambook es la herramienta central, que permite ver la disponibilidad de cada persona, filtrada por competencias en particular, y tomar decisiones de dotación de personal. A continuación, Teambook se actualiza en tiempo real y la información se transmite a todos los miembros del equipo, ya sea por sincronización automática de las agendas o incluso por notificación por correo electrónico.
¿Por qué es importante la planificación de recursos?
La planificación de recursos proporciona una base fiable para iniciar los proyectos y mejora las posibilidades de entregarlos a tiempo y dentro del presupuesto..
Crear un plan de recursos completo antes de iniciar un proyecto le ayuda:
- Aumente su eficiencia, porque sabe qué recursos necesita y cómo se asignan a las tareas del proyecto.
- Mejore las tasas de éxito de los proyectos haciendo coincidir los conjuntos de habilidades adecuados con las tareas correctas.
- Realice un seguimiento de los cambios de capacidad y disponibilidad para estar preparado para responder a necesidades de recursos imprevistas.
- Monitorea el progreso para que los proyectos se mantengan dentro del presupuesto y el trabajo siga su curso. Puedes ver en qué tiene que trabajar cada persona y durante cuánto tiempo.
- Planifique y prevea la disponibilidad de sus recursos para futuros proyectos, permitiendo a su equipo organizarse mejor a largo plazo.
- Mejore la satisfacción laboral y la retención dentro de su equipo: menos agotamiento o miembros del equipo agobiados.
¿Qué ocurre cuando se descuida la planificación de los recursos?
Dejar de lado la planificación de recursos a menudo conduce a contrataciones innecesarias y a la infrautilización de los recursos existentes. Aún recordamos a una antigua responsable de contratación de un gigante digital que nos contó que ella, y muchos de sus colaboradores, estaban desocupados a pesar de llevar varios meses en la empresa. Pasaron unos meses, ¡y entonces llegó una serie de despidos a gran escala y una suspensión de la contratación!
Por otro lado, una planificación rigurosa de los recursos garantiza que sólo se contrata cuando es necesario. Cuando las tareas se asignan y ejecutan correctamente, no sólo proporcionan a su equipo oportunidades de desarrollo profesional, sino que también ahorran dinero a su empresa. En resumen, multiplica por diez la eficacia de sus acciones, lo que sin duda influirá positivamente en el balance final.
¿Cómo crear un plan de recursos? 5 pasos en el proceso de planificación de recursos
Hemos hablado con algunos de nuestros clientes para saber cómo planifican sus recursos. Basándonos en lo que hemos aprendido y observado, hemos definido un proceso que puedes utilizar para empezar.
La planificación de los recursos rara vez es cosa de una sola persona. Puede implicar la organización de una reunión de recursos con jefes de proyecto o directores de operaciones. También puedes organizar reuniones de planificación asíncronas en Slack, como hacemos en Teambook.
Defina las tareas del proyecto y los recursos de que dispone
Describa las tareas de su proyecto. ¿Hay tareas más prioritarias que otras? ¿Deberían concentrarse algunas al principio o al final del proyecto?
Paralelamente, haga balance de sus recursos actuales. ¿Quién está disponible para asumir el trabajo? Quelle ressource est en double emploi ?
Por ejemplo, si utiliza Teambook, probablemente empezaría por consultar su agenda de los próximos meses para determinar la disponibilidad:
Asignación de trabajo en función de la disponibilidad, las competencias y los intereses
Asigne tareas a los miembros del equipo que puedan asumirlas utilizando su herramienta de gestión de recursos.
Al asignar tareas, tenga en cuenta las habilidades y los intereses de los miembros del equipo.
Las asignaciones de su herramienta de gestión de recursos deben ser la única fuente de verdad para que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y cuándo.
Puede obtener más información en este artículo sobre la asignación de recursos. .
Tener en cuenta las futuras demandas de recursos
Un paso importante (pero difícil) es planificar el trabajo que tenemos por delante y asegurarnos de que contamos con el personal adecuado para hacerlo. Hay que anticiparse a las tareas imprevistas que puedan surgir en el futuro y asignar tiempo o recursos adicionales para asegurarse de contar con el personal adecuado para llevarlas a cabo.
Recabar la opinión de las partes interesadas sobre las asignaciones propuestas
Aunque un miembro del equipo esté asignado en exclusiva a su proyecto, debe mantenerse en contacto con otros jefes de proyecto o directores funcionales para vigilar las exigencias a las que se ve sometido el recurso.
Teambook ofrece, por ejemplo, el uso de varios «equipos» que permiten ver la carga de trabajo de los miembros, incluso si están ocupados en otro equipo, con el fin de evitar conflictos de programación y overbooking.
Si es necesario, ajuste su plan de recursos
Necesitará actualizar el plan de recursos con regularidad (recomendamos al menos una vez a la semana) a medida que avance el proyecto debido a cambios inesperados, aprobaciones lentas, ajustes de alcance imprevistos, etc.
¿Necesita herramientas de planificación de recursos?
Sí. Aunque Excel es genial, no puede hacerlo todo. Sobre todo si hay que compartir información en tiempo real y los horarios se mueven mucho.
Y mincluso para equipos pequeños de menos de 10 personas, las hojas de cálculo no son las herramientas más fáciles o precisas de usar (y a menudo se necesita a alguien que sea un profesional de Excel para domarlas).
Con el software de planificación de recursos, puede realizar un seguimiento de todos estos elementos y más para obtener una visión general de la capacidad siempre que lo necesite.
5 características clave que hay que buscar en una herramienta de planificación de recursos .
Si está considerando la posibilidad de utilizar una herramienta de planificación de recursos, debe tener en cuenta algunas cosas imprescindibles y otras que no.
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Características de la organización multiproyecto
Debería poder planificar diferentes proyectos en una única herramienta y tener una visión centralizada de cómo quedan las asignaciones en su conjunto. Lo ideal sería que la herramienta ofreciera la opción de codificar los proyectos por colores para que resulte más fácil distinguirlos entre sí.
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Actualizaciones en tiempo real
Las actualizaciones deben realizarse en tiempo real para que los miembros del equipo estén informados del nuevo plan de recursos en cuanto se produzca algún cambio (como la baja por enfermedad de un miembro del equipo) y se modifiquen los plazos.
Por ejemplo, se enviarán notificaciones por correo electrónico o chat a los miembros del equipo cuando modifique las asignaciones en Teambook. Aún mejor, la sincronización con el calendario de Teambook significa que siempre tendrá la información más reciente, ¡en el lugar correcto!
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Visión general de los calendarios de trabajo en equipo y de la disponibilidad de recursos
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Previsión y seguimiento presupuestarios
La herramienta de planificación de recursos que elija debe ayudarle a hacer un seguimiento del rendimiento de un proyecto junto con las horas facturables de sus recursos. Si sobrepasa esta cifra, la herramienta debe indicarle claramente que ha superado el presupuesto de tiempo en el informe sobre el presupuesto del proyecto, para que pueda tomar medidas correctoras rápidamente.
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Herramientas de información de proyectos para una toma de decisiones más inteligente
Otra función clave es un panel de informes que ofrece un análisis preciso de elementos vitales del proyecto, como presupuestos, índices de utilización y horas programadas.
Planificación optimizada de recursos con Teambook: guía práctica
Le hemos sugerido (más bien sugerido encarecidamente 😉 ) que utilice Teambook para su planificación de recursos, y a estas alturas probablemente se esté preguntando cómo funciona.
Averigüémoslo juntos:
Cree un repositorio de datos para su personal (recursos)
Cree un repositorio centralizado de sus empleados para poder obtener información sobre sus habilidades, funciones, capacidades y ubicaciones de un vistazo. Este inventario le ayudará a seguir la pista de los recursos, organizar su planificación, detectar las carencias de personal, y determinar rápidamente la mejor persona con la que trabajar.
Implantar sistemas de gestión de la capacidad
Por ejemplo, la semana laboral de 40 horas. Estas horas rara vez se dedican únicamente al trabajo. Hay reuniones, tareas administrativas, tareas ad hoc y, por supuesto también, vacaciones y otras bajas.
Hay varios sistemas que puede poner en marcha para gestionar la capacidad de su equipo.
- Crear políticas de vacaciones. Determine de antemano las condiciones específicas en las que se pueden tomar vacaciones. Puede tratarse de un permiso retribuido por un número limitado de días, o de unas vacaciones anuales obligatorias que deben tomarse cada año, o de una baja por enfermedad cuando el miembro del equipo caiga enfermo.
- Importe los días festivos automáticamente en su herramienta de planificación de recursos. En Teambook, tenemos más clientes con empleados repartidos por diferentes países/continentes. Es habitual que los miembros del equipo tengan un día festivo diferente durante el transcurso de un proyecto. Para evitar que se incumplan los plazos, planificamos en función de los días festivos y no asignamos tareas en sus días libres. Los días festivos de cada miembro del equipo se definen en Teambook para que los jefes sepan cuándo van a llegar tarde.
- Gestionar las solicitudes de vacaciones. Asegúrese de que las solicitudes de vacaciones se revisan antes de ser aprobadas. En este proceso debe participar el responsable del miembro del equipo, ya que tiene una buena idea de la carga de trabajo de la persona y puede aprobar o rechazar la solicitud.
- Anime a su equipo a sincronizar su calendario con su herramienta de planificación de recursos. Las reuniones suelen ocupar gran parte del tiempo del equipo sin que los jefes de proyecto se den cuenta. Manténgase al tanto de las reuniones próximas y recurrentes para hacerse una idea realista de la capacidad de su equipo.
Planificar los recursos necesarios y su disponibilidad
Determine las personas que necesita para su proyecto en función de los requisitos del mismo. ¿Qué funciones se necesitan? ¿Qué competencias se necesitan? Este es un buen momento para consultar su repositorio de recursos.
A continuación, determine si estas personas están disponibles para trabajar en su proyecto. ¿Están ya asignadas a otro proyecto? ¿Están disponibles durante su proyecto?
Adecuación de los recursos a las tareas
Las investigaciones demuestran que la satisfacción en el trabajo aumenta cuando las funciones de los individuos coinciden con las tareas asignadas. Adecuar los recursos a las tareas es un paso importante en su plan de recursos, ya que influye en el rendimiento y el compromiso de su equipo.
Por ejemplo, Daniela F, de Aspediens, se preocupa de asignar a sus empleados tareas que complementen sus habilidades y les ayuden a desarrollarse:
«Todo el mundo tiene un conjunto básico de habilidades que pueden ir de sobresalientes a adecuadas. También hay aspectos del trabajo que a cada uno le gustan, disfruta o detesta. Intento basarme en ellos y conocer las preferencias y prioridades de cada miembro del equipo.”
También hace un seguimiento de sus intereses utilizando «etiquetas» (o «tags») en Teambook:
«También utilizo etiquetas para que determinadas personas señalen habilidades o intereses particulares. A menudo me sorprende la cantidad de gente que tiene habilidades que nadie más conoce. Una vez trabajé con un jefe de proyecto que era estilista de alimentos en un trabajo anterior; no hace falta decir que era bueno saberlo y me vino muy bien cuando las cosas se pusieron difíciles».
Examinar los datos disponibles durante la duración del proyecto
Lea los datos de proyectos anteriores para comprender cómo se empleó el tiempo en esos proyectos. Este enfoque retrospectivo es especialmente útil a la hora de planificar recursos para proyectos con tareas similares. Le mostrará si sus planes anteriores eran acertados o estaban lejos de la realidad. También podrá señalar áreas de mejora.
Si ya estás haciendo un seguimiento del tiempo de tu equipo en Teambook, puedes encontrar información útil en tus informes de proyectos y personas.
Revisar periódicamente los informes de los proyectos
Los planes mejor trazados pueden no salir según lo previsto, y eso está bien. Por eso debe revisar los informes del proyecto para comprobar su estado de salud. ¿Está por encima o por debajo del presupuesto? ¿Necesita recurrir a un contratista para que le ayude con determinadas tareas? ¿Hay recursos infrautilizados?
Para los usuarios de Teambook, los informes de proyectos y personas serán muy útiles para ver la salud de su proyecto. El cuadro de mandos muestra información del proyecto como las horas planificadas, las horas registradas, el presupuesto estimado y los costes reales.
Planificación de recursos simplificada
Le recomendamos que pruebe un software de planificación de recursos como Teambook. Disponemos de varias funciones diseñadas para ayudarle a planificar mejor:
- Utiliza etiquetas para añadir habilidades, grados y departamentos a cada recurso.
- Mide el ancho de banda de tu equipo con indicadores de horas de trabajo y horas extra
- Arrastra y suelta una asignación para moverla a otra persona.
- Presupueste los tiempos estimados y compárelos a posteriori con los tiempos realmente empleados
- Utilice una herramienta de planificación a medio plazo para gestionar la capacidad de sus equipos y elabore un plan de contratación basado en futuros proyectos.
Con una herramienta como Teambook, ¡planificar el tiempo de tu equipo y programar tus recursos puede ahorrarte varios miles de euros al mes!
Pero la verdadera ventaja es que todos los miembros del equipo están en la misma onda. Sabrán en qué proyectos están trabajando, cuándo deben estar terminados y qué aspecto tiene toda la cadena de proyectos.
