Übersicht
Unternehmen: Soleil Digital
Industrie: Agentur für digitales Marketing
Unternehmensgröße: 1-50 Mitarbeiter
Die Herausforderung: Begrenzte Sichtbarkeit und Skalierbarkeit bei der Verwendung von Excel für die Ressourcenplanung
Lösung: Teambook für visuelle Ressourcenplanung und Kapazitätsprognosen
Ergebnis: Schnellere Planung, klarere Verantwortlichkeiten, sicherere Kapazitätsentscheidungen und stärkere Ausrichtung des Teams
Über Soleil Digital, eine Agentur für digitales Marketing
Soleil Digital ist eine Agentur für digitales Marketing, die mit einem Team, das ständig wächst und sich weiterentwickelt, mehrere Projekte jongliert. Wie die meisten Agenturen in schnelllebigen Branchen müssen auch sie wissen, wer was macht, wer verfügbar ist und wie sich die aktuelle Arbeit auf das auswirkt, was sie später übernehmen können.
Als Soleil Digital expandierte, wurde eine genaue und effiziente Ressourcenplanung immer wichtiger. Ohne eine bessere Übersicht wuchs mit dem Team auch das Risiko von Engpässen, Fehlallokationen und der Abhängigkeit von Vermutungen.
Die Herausforderung: Skalierung der Ressourcenplanung über Excel hinaus
Anfangs verwendete Soleil Digital Excel-Tabellen, um seine Ressourcenplanung zu verwalten. Anfangs funktionierte das gut, aber als sie mehr Projekte in Angriff nahmen und mehr Mitarbeiter einstellten, wurde es zu einem echten Kopfzerbrechen, alles auf dem neuesten Stand zu halten.
Es traten einige Probleme auf:
Begrenzter Einblick in Arbeitslast und Verfügbarkeit
Sie hatten keine gute Möglichkeit, in Echtzeit zu sehen, wer an was arbeitete oder wer Bandbreite hatte. Dies erschwerte die Koordinierung und führte dazu, dass Planungsentscheidungen länger dauerten als sie sollten.
Manuelle Aktualisierungen und ein höheres Risiko von Fehlern
Um die Kalkulationstabellen auf dem neuesten Stand zu halten, mussten sie ständig manuell aktualisiert werden. Das hat viel Zeit gekostet und, ehrlich gesagt, haben sich regelmäßig Fehler eingeschlichen.
Keine zuverlässige Kapazitätsprognose
Excel war einfach nicht für Kapazitätsprognosen über Monate hinweg ausgelegt. Es war schwierig, über die unmittelbaren Aufgaben hinauszublicken, was es schwierig machte, Personal- oder Einstellungsentscheidungen mit tatsächlichen Zahlen zu untermauern.
Was Soleil Digital von einem Ressourcenplanungstool erwartet
Als sie sich auf die Suche nach etwas Besserem machten, wusste Soleil Digital, was sie brauchten:
Visuelle Planung per Drag-and-Drop
Sie wollten sofortige Klarheit darüber, wer was macht, wer verfügbar ist und welche Meilensteine anstehen. Ein visuelles Board, auf dem sie Aufgaben per Drag & Drop verschieben können, würde die Verwirrung durch Tabellenkalkulationsregisterkarten beseitigen.
Kapazitätsplanung über die tägliche Terminplanung hinaus
Über die unmittelbaren Aufgaben hinaus mussten sie die Nachfrage und die Verfügbarkeit in 6-24 Monaten simulieren. Diese langfristige Sichtbarkeit würde dazu führen, dass Einstellungs- und Personalentscheidungen auf Daten basieren und nicht auf Vermutungen.
Schnelle, integrierte Arbeitszeittabellen
Integrierte Zeiterfassungssysteme, die die geplante Arbeit mit einem Klick genehmigen können, würden das mühsame Hin und Her bei der Verfolgung von Ist- und Planwerten überflüssig machen.
Flexible Ansichten und Zuweisungsoptionen
Intelligente Filter, Tags und gespeicherte Ansichten, um die Arbeit nach Fähigkeiten zuzuordnen und sofort zwischen Benutzer- oder Projektansichten zu wechseln. Die Möglichkeit, ihre Arbeit aus verschiedenen Blickwinkeln zu betrachten, je nachdem, was der Moment erfordert.
Teamausrichtung in Echtzeit
Kalendersynchronisierung und mobile Apps, damit alle auch unterwegs auf dem Laufenden bleiben. Ein Nur-Lese-Link zur Terminplanung für Kunden würde einen Echtzeitüberblick ohne Hin und Her bieten.
Unkomplizierte Integrationen und faire Preise
Das Tool musste sich ohne IT-Drama in das bestehende System integrieren lassen. Und eine sinnvolle Preisgestaltung: Bezahlung nach aktiven Projekten, nicht nach unbegrenzter Anzahl von Benutzern, mit einer kostenlosen Testversion zu Beginn.
Warum Soleil Digital Teambook für die Ressourcenplanung gewählt hat
Teambook erregte ihre Aufmerksamkeit, weil es praktisch erschien, für Agenturen entwickelt wurde und alle ihre Anforderungen erfüllte.
Visuelle Ressourcenplanung mit Echtzeit-Übersicht
Die Drag-and-Drop-Planungstafel machte es einfach zu sehen, wer was wann macht, und verschaffte dem gesamten Team sofortige Klarheit.
Kapazitätsplanung und -prognose
Mit Teambook konnten sie die eingehenden Aufträge mit den verfügbaren Mitarbeitern vergleichen und sogar Was-wäre-wenn-Szenarien für einen Zeitraum von 6 bis 24 Monaten durchspielen.
Integrierte Zeiterfassungsbögen in Verbindung mit der Planung
Die integrierten Zeiterfassungsbögen können mit einem Klick automatisch aus der geplanten Arbeit ausgefüllt werden, so dass es einfach ist, zu sehen, wie die tatsächlichen Stunden im Vergleich zum Plan stehen, und die Einträge zu genehmigen.
Flexible Ansichten, Filter und Planungslogik
Mit intelligenten Filtern, Tags und benutzerdefinierten Ansichten können Sie nach Fähigkeiten, Rollen oder Projekten planen, was auch immer im Moment sinnvoll ist.
Kalendersynchronisierung und Teamabstimmung
Die Kalendersynchronisierung und die gemeinsam nutzbaren Links zur Terminplanung sorgten dafür, dass alle Beteiligten in Echtzeit auf dem gleichen Stand waren, was zu weniger Verwirrung und endlosen E-Mail-Threads führte.
Außerdem passte Teambook gut zu den anderen Tools des Unternehmens und bot eine Preisgestaltung auf der Grundlage aktiver Projekte, anstatt pro Person abzurechnen.
Die Auswirkungen auf die Planungsklarheit und Kapazitätsentscheidungen
Seit dem Wechsel zu Teambook hat Soleil Digital echte Verbesserungen bei der Planung und Verwaltung seiner Mitarbeiter festgestellt.
Schnellere und übersichtlichere Planungsprozesse
Die Planung wurde schneller und klarer. Weniger manuelle Arbeit, weniger Gedrängel in letzter Minute.
Verbesserte Ressourcennutzung
Die Möglichkeit, die Arbeitsbelastung zu sehen, half ihnen, die Dinge besser auszubalancieren und nicht mehr einige Leute zu überlasten, während andere untätig blieben.
Mehr Vertrauen in Personal- und Einstellungsentscheidungen
Die soliden Kapazitätsdaten gaben ihnen die Sicherheit, Personalentscheidungen auf der Grundlage realer Zahlen statt auf der Basis von Vermutungen zu treffen.
Eine gemeinsame Quelle der Wahrheit für das Team
Teambook wurde zu einer einzigen Quelle der Wahrheit, so dass jeder auf dieselben aktuellen Informationen zugreifen kann und es zu weniger Verwirrung kommt.
Überlegungen zur Einrichtung und zum Kontext der Einführung
Für den Anfang mussten wir Tags, Fähigkeiten, Rollen und Berechtigungen so einrichten, dass sie zu ihrer Arbeitsweise passen. Das hat im Vorfeld etwas Zeit in Anspruch genommen, aber es hat sich schnell ausgezahlt.
Sobald alles eingerichtet war, funktionierte Teambook einfach. Es wurde zu einem zuverlässigen Teil ihrer täglichen Routine.
Die wichtigsten Erkenntnisse für Agenturen, die Ressourcen in großem Umfang planen
Für Soleil Digital bot der Wechsel von Excel zu Teambook eine unkomplizierte, skalierbare Möglichkeit zur Planung, ohne dass manuelle Tabellenkalkulationen oder aufgeblähte PSA-Systeme erforderlich waren.
Durch die Verwendung eines visuellen, benutzerfreundlichen Planungssystems erhielten sie mehr Klarheit, konnten Kapazitätsprobleme voraussehen und fanden einen nachhaltigen Weg, das Wachstum zu bewältigen, ohne die Dinge komplizierter zu machen, als sie mussten.
