Die Kontrolle des Zeitbudgets eines Projekts ist entscheidend für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Mit Teambook haben Sie einen starken Verbündeten, um diese wichtige Dimension des Projektmanagements zu beherrschen.
Hier erfahren Sie in diesem Tutorial-Artikel, wie Sie vorgehen können, um Zeitüberschreitungen zu vermeiden und Ihre Ressourcen optimal zu verwalten.
1. Das Zeitbudget für jedes Projekt festlegen.
Der erste Schritt besteht darin, in Teambook das Zeitbudget einzugeben, das für jedes Projekt vorgesehen ist. Dieser geschätzte Zeitaufwand ist der Grundstein Ihrer Planung. Sie stellt die Gesamtmenge an Zeit dar, die Sie voraussichtlich für das Projekt aufwenden werden. Indem Sie dieses Budget von Anfang an klar definieren, legen Sie einen Bezugsrahmen fest, der für das weitere Projektmanagement von entscheidender Bedeutung ist.
2. Nutzung des Fortschrittsbalkens bei der Planung.
Wenn Sie in Teambook Aufgaben planen, wird ein Fortschrittsbalken angezeigt. Dieser zeigt die bereits geplante Zeit im Vergleich zur geschätzten Zeit an. Dieses visuelle Hilfsmittel ist äußerst hilfreich, um auf einen Blick das „noch verfügbare“ Zeitbudget zu verstehen. Dies hilft dabei, eine Überlastung des Projekts bereits in den frühen Planungsphasen zu vermeiden.
3. Erfassung der tatsächlichen Zeiten und Aktualisierung des Fortschritts..
Am Ende des Zeitraums ist es entscheidend, dass die Teammitglieder die tatsächlich für die Projekte aufgewendete Zeit eingeben. Diese Informationen ergänzen den ursprünglichen Fortschrittsbalken. Diese Aktualisierung ermöglicht einen direkten Vergleich zwischen der geplanten und der tatsächlich für das Projekt aufgewendeten Zeit und bietet so einen klaren Überblick über den tatsächlichen Fortschritt im Vergleich zur Planung.
4. Detailansicht im Projektmenü.
Das Projektmenü in Teambook bietet eine detaillierte Visualisierung des Projektfortschritts. Dort finden Sie einen Balken, der sowohl die zugewiesene Zeit (für die Zeitfenster eingeplant sind) als auch die tatsächlich verbrachte Zeit im Vergleich zur ursprünglich geschätzten Zeit anzeigt. Ein Farbcode erleichtert das Erkennen von Überschreitungen und ermöglicht ein schnelles Eingreifen, um das Ergebnis zu korrigieren.
5. Vergleichswerkzeuge auf dem Dashboard.
Das Dashboard von Teambook bietet Werkzeuge für den Vergleich „Budget versus Mitarbeiter“. Diese grafischen Werkzeuge sind ideal, um mögliche Überschreitungen oder das „Restbudget“ zu visualisieren. Sie bieten eine umfassende und unmittelbare Perspektive auf die finanzielle Gesundheit des Projekts in Bezug auf die Zeit.
6. Verwaltung zusätzlicher Projekte und Scope-Änderungen.
Schließlich ist es möglich, in Teambook zusätzliche Projekte anzulegen, z. B. bei Budgetverlängerungen oder Änderungen des Projektumfangs. Wir empfehlen, für das Feld „Projektcode“ eine aussagekräftige Syntax zu verwenden, um die Nachverfolgung und die Unterscheidung zwischen verschiedenen Projekten oder Phasen innerhalb eines Projekts zu erleichtern.
Schlussfolgerung
Wenn Sie diese Schritte mit Teambook befolgen, haben Sie die volle Kontrolle über das Zeitbudget Ihrer Projekte, können Überschreitungen vermeiden und die Effizienz Ihres Projektmanagements maximieren.
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