Kapazitätsmodelle: ein umfassender Leitfaden

Möchten Sie wissen, wie ein Modell zur Kapazitätsplanung Ihrem Unternehmen helfen kann?

Hier ist alles, was Sie wissen müssen, um mit der Kapazitätsmodellierung zu beginnen.

Ein Kapazitätsplanungsmodell gibt Ihrem Unternehmen die Möglichkeit, die sich ändernden Kundenanforderungen präzise vorherzusagen und darauf zu reagieren, ohne kostspielige Änderungen in letzter Minute vornehmen zu müssen.

Es geht darum, Risiken zu minimieren, indem Sie gründliche Informationen bereitstellen, Ihnen helfen, potenzielle Engpässe zu identifizieren und Ihnen die Informationen geben, die Sie benötigen, um proaktive Entscheidungen zu treffen, die die Projekte auf Kurs halten.

Die Erstellung eines zielführenden Kapazitätsmodells erfordert jedoch zu Beginn eine große Menge an Daten und Analysen sowie eine kontinuierliche Wartung und Steuerung, solange es in Gebrauch ist.

In diesem Leitfaden werden wir das Konzept des Kapazitätsmodells, den Wert, den es bietet, und die Schritte, die Sie unternehmen können, um es optimal zu nutzen, erörtern.

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Was ist ein Kapazitätsplanungsmodell?

Ein Kapazitätsplanungsmodell ist eine Methode, um die Arbeitsbelastung im Verhältnis zur Kapazität darzustellen, unabhängig davon, ob Sie ein Team, eine einzelne Rolle oder sogar eine Kompetenz in Ihrem Ressourcenpool betrachten.

Es gibt drei verschiedene Strategien, die Sie bei der Erstellung Ihres Kapazitätsplanungsmodells anwenden können:

1. Verschiebungsstrategie

Wie der Name schon sagt, handelt es sich um ein reaktives Modell, bei dem Sie die Kapazität nur dann erhöhen, wenn Sie eine erhöhte Nachfrage feststellen und bestätigen, dass Ihre vorhandenen Ressourcen nicht ausreichen.

2. Blei-Strategie

Im Gegensatz zur vorherigen Strategie ist diese Strategie proaktiv. Sie erfordert eine Erhöhung der Kapazität in Erwartung eines Nachfrageanstiegs (vorausgesetzt, es liegen zuverlässige Daten vor, die dies nahe legen).

3. Spielstrategie

Und nicht zuletzt müssen Sie bei dieser Strategie die Arbeitsbelastung im Verhältnis zur Kapazität ständig überwachen, um Abweichungen zu erkennen und diese in Echtzeit zu korrigieren.

Warum eine Kapazitätsplanungsvorlage erstellen?

Kurz gesagt, ein Kapazitätsmodell gibt Ihnen einen realistischen Überblick über Ihre Kapazität, Ihre Arbeitsbelastung und die zukünftige Nachfrage.

Wenn Sie diese Punkte klären, können Sie besser verstehen, ob und wie Ihr aktueller Ressourcenpool die Nachfrage befriedigen kann, ohne überlastet oder nicht ausgelastet zu sein.

Der Einblick in die verfügbare Kapazität ist auch nützlich für alles von der Einstellung bis zur Integration und von der Projektplanung bis zur Priorisierung:

Optimierung der Nutzung von Ressourcen

Stellen Sie sicher, dass die Teams und das Budget effizient zugewiesen werden, um Unter- oder Übernutzung zu vermeiden. Mit Teambook können Sie die Auslastung jedes Beraters in Echtzeit mit Hilfe intuitiver Dashboards einsehen.

Antizipieren Sie Nachfrageschwankungen

Sehen Sie Schwankungen der Arbeitsbelastung voraus und passen Sie die Kapazität an, um den zukünftigen Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden. Treffen Sie je nach Bedarf fundierte Entscheidungen über die Einstellung von Personal auf der Grundlage von Qualifikationen oder die Integration von Teilzeitarbeitnehmern.

Reduzieren Sie Ihre Betriebskosten

Richten Sie das Angebot an Arbeitskräften an der tatsächlichen Nachfrage aus, um Ihre Betriebskosten zu optimieren. So vermeiden Sie Überbesetzungen, minimieren Überstunden und reduzieren Leerlaufzeiten.

Verbessern Sie die Qualität der Lieferungen und die Kundenerfahrung.

Verbessern Sie Ihre Leistung, indem Sie Ihre Ressourcen optimieren und sie auf Projekte lenken, die ihren Fähigkeiten entsprechen. Indem Sie sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit für die Projekte zur Verfügung stehen, verbessern Sie die Ergebnisse und letztendlich die Kundenerfahrung.

Unterstützen Sie strategisches Wachstum

Mit einem umfassenden Wissen über die Verfügbarkeit von geeigneten Arbeitskräften können Sie fundierte Entscheidungen treffen, einschließlich Personalbeschaffung und Personalplanung, um Ihr Geschäft auszubauen. Diese Daten helfen Ihnen auch, fundierte Einstellungsentscheidungen zu treffen, die Sie vor übermäßigen Einstellungskosten und einem Mangel an Talenten bewahren.

Was beinhaltet ein Kapazitätsmodell?

Einfach ausgedrückt, ermöglicht Ihnen die Kapazitätsplanung, die bevorstehende Arbeitsbelastung im Voraus zu sehen und zu planen, Aufgaben/Projekte zu definieren, wenn sie anfallen, und Planungsfehler von Anfang an zu vermeiden, um Projekte auf Kurs zu halten.

Natürlich können Modelle zur Kapazitätsplanung komplex in der Gestaltung und noch schwieriger in der Aufrechterhaltung sein. Es gibt viele Elemente, die eine agile und dynamische Kapazität aufrechterhalten, um auf Nachfrageschwankungen reagieren zu können.

Um ein effektives Kapazitätsmodell zu erstellen, stellen Sie sicher, dass alle folgenden Elemente in Ihrem Modell enthalten sind:

Projekte und Zeitpläne: Die Art der Leistungen, die Ihr Team erbringen wird und wann sie fällig sind. Teambook ermöglicht die Erstellung von Projekten mit klaren Phasen und Terminen, die einen chronologischen Überblick über alle Ihre Leistungen bieten.

Personen, Kompetenzen, Rollen: Verfügbare Ressourcen und die von ihnen eingebrachten Fachkenntnisse oder Kompetenzen. Beziehen Sie die Arbeitszeiten, Schichten und Urlaubsrichtlinien der Personen mit ein. Teambook integriert automatisch persönliche Kalender und Urlaubspläne, um eine genaue Planung zu gewährleisten.

Für jedes Projekt aufgewendete Stunden: Die durchschnittliche Anzahl der Stunden, die für jedes Projekt benötigt werden und die Anzahl der Arbeitsstunden des bereits eingeplanten Personals. Dieser Punkt wird Ihnen auch dabei helfen, die Gesamtkapazität Ihres Unternehmens zu bewerten. Teambooks integrierte Zeiterfassung macht es einfach, die aufgewendete Zeit zu verfolgen und die Rentabilität zu analysieren.

Prognose des Arbeitskräftebedarfs: Eine Schätzung Ihres zukünftigen Personalbedarfs auf der Grundlage von historischen Trends, saisonalen Schwankungen, Markttrends, zukünftigen Geschäftszielen und Prognosen der Arbeitsbelastung.

Produktivitätsrate: Ein Maß für die durchschnittliche Zeit, die Mitarbeiter benötigen, um bestimmte Aufgaben zu erledigen, um ihre ideale Kapazität zu bestimmen. Verwenden Sie Zeiterfassungsdaten, um Ihre Produktivitätsraten zu bestimmen.

Qualifikationslücken: Identifizieren Sie die fehlenden Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und die möglichen Herausforderungen bei der Einstellung oder Schulung. Teambooks Kompetenzdatenbank ermöglicht es Ihnen, verfügbare Talente einfach zuzuordnen und Lücken zu identifizieren.

Wenn Sie bereit sind, Ihr Kapazitätsplanungsmodell weiterzuentwickeln, können Sie auch Ihre Betriebsziele und Skalierbarkeitspläne einbeziehen. Erstere helfen Ihnen, die Personalplanung mit den Unternehmenszielen in Einklang zu bringen, während letztere Ihnen helfen, zukünftige Erweiterungen vorzubereiten, indem Sie sicherstellen, dass Ihr Personal an die sich ändernde Nachfrage angepasst wird.

Stärkung der Kapazitätsmodelle: eine Checkliste der besten Praktiken, die Sie unbedingt befolgen sollten

Die Erstellung eines Modells zur Kapazitätsplanung und generell die Erstellung von Kapazitätsberichten ist nie einfach.

Hier sind fünf bewährte Praktiken, die Ihnen helfen, organisiert und effizient zu bleiben:

1. Stellen Sie Ihre effektive Grundkapazität fest ✅

Bevor Sie etwas planen, müssen Sie Ihre Grundkapazität ermitteln. Dies wird als Ihre „effektive Kapazität“ bezeichnet. Diese Zahl ergibt sich aus der Summe der vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden Ihres Teams, abzüglich Urlaub und Feiertage. Sie stellt also die maximale Grundkapazität Ihres Teams dar.

2. Analyse des Antrags ✅

Wie hoch ist die aktuelle Nachfrage in Ihrem Unternehmen? Erwarten Sie, dass die Anzahl der Projekte, die Sie in den kommenden Monaten durchführen werden, steigen, sinken oder gleich bleiben wird?

3. Vorhersage des Kapazitätsbedarfs ✅

Planen Sie den potenziellen Bedarf an Kapazitätsanpassungen auf der Grundlage der in den ersten beiden Schritten gesammelten Daten. Wenn die Nachfrage steigt, aber die Kapazität sinkt, ist es an der Zeit, mehr Mitarbeiter einzustellen oder Ressourcen und Projekte zu priorisieren. Wenn Sie einen gegenteiligen Trend feststellen, sollten Sie davon absehen, neue Mitarbeiter einzustellen, da diese wahrscheinlich häufig freigelassen werden.

4. Identifizieren Sie den Bedarf für die Priorisierung von Ressourcen ✅

Wenn einige Projekte dringender oder wichtiger sind als andere, entwickeln Sie eine Strategie, um die Ressourcen zu priorisieren, insbesondere wenn Sie in dieser Hinsicht an Grenzen stoßen.

5. Identifizieren Sie Engpässe ✅

Was könnte in diesem Fall schief gehen? Welche Einschränkungen könnten zukünftige Fortschritte behindern? Ist eine Ressource sehr gefragt, aber bereits ausgebucht? Vielleicht haben Sie mehrere Projekte gleichzeitig zu erledigen und zweifeln an der Fähigkeit Ihres Teams, diese zu bewältigen?

Eine effektive Kapazitätsplanung gibt Ihnen die Werkzeuge an die Hand, die Sie benötigen, um Ihre nächsten Schritte zu antizipieren und zu berechnen, bevor Sie sie tatsächlich gehen müssen.

Die wichtigsten Fehler, die Sie in Ihrem Kapazitätsmodell vermeiden sollten

Vermeiden Sie die Verwendung von Excel zur Erstellung von Vorlagen für die Kapazitätsplanung, insbesondere wenn Sie ein großes oder wachsendes Team haben.

Die Erstellung Ihrer Kapazitätsplanungsvorlage in Excel ist ein riskantes Unterfangen, da Sie sich leicht in allen Daten verlieren können oder von einigen Zahlen überrascht werden, die durch die Maschen des Netzes fallen können.

Je mehr Sie in Ihre Kalkulationstabellen eintragen, desto größer ist das Risiko von Fehlern oder Extrapolationen, die auf falschen Informationen beruhen. Außerdem kann ein einziger Fehler bei der Berechnung der Kapazität zu falschen Erwartungen führen.

In einer Studie über die Nutzung von Excel stellte ein Vertreter der Universität von Hawaii fest, dass 88% der Tabellenkalkulationen Fehler enthielten. Einige davon waren mechanisch, logisch oder durch Auslassungen bedingt.

Abgesehen von ihrem Fehlerpotenzial liefern Tabellenkalkulationen keine genauen Informationen über die verfügbaren Fähigkeiten und Kapazitäten. Es ist auch nicht möglich, den Urlaub der Mitarbeiter zu verfolgen und zu verbuchen.

Außerdem sind die Funktionen für die Zusammenarbeit im Team eingeschränkt, da nur eine Person gleichzeitig Änderungen vornehmen kann.

Was ist die Lösung? Verwenden Sie eine leistungsfähige Ressourcenplanungssoftware wie Teambook.

Konkretes Beispiel: Wie verändert Teambook die Kapazitätsplanung?

Im Gegensatz zu statischen Tabellenkalkulationen bietet Teambook eine dynamische und kollaborative Planung, die sich an die Bedürfnisse Ihrer Organisation anpasst:

✅ Intuitive visuelle Planung: Sehen Sie sofort, wer wann an was arbeitet, dank unserer Drag & Drop-Schnittstelle. Die Zeit, die Sie mit dem Entschlüsseln komplexer Excel-Tabellen verschwenden, gehört der Vergangenheit an.

✅ Automatische Kalendersynchronisation: Die Urlaube und Verfügbarkeiten Ihrer Berater werden automatisch synchronisiert, wodurch Planungsfehler aufgrund von nicht berücksichtigten Abwesenheiten vermieden werden.

✅ Zusammenarbeit in Echtzeit: Mehrere Benutzer können die Planung gleichzeitig ändern, wobei jede Änderung sofort für das gesamte Team sichtbar ist.

✅ Integration von Kompetenzen: Die Verwendung von benutzerdefinierten Tags zur Darstellung von Kompetenzen ermöglicht es, automatisch die richtigen Personen herauszufiltern und sie den richtigen Projekten zuzuweisen, wobei ihr Fachwissen und ihre Verfügbarkeit berücksichtigt werden.

✅ Intelligente Benachrichtigungen : Ihre Ressourcen erhalten automatische Benachrichtigungen über ihre Planung und Farbcodes ermöglichen es den Planern, Überlastungen, Planungskonflikte oder nicht ausgelastete Ressourcen zu erkennen.

✅ Automatisiertes Reporting: Erstellen Sie Kapazitätsberichte mit einem Klick, mit präzisen KPIs für die Nutzung von Ressourcen und die Rentabilität von Projekten.

Einer unserer Anwender sagte: „Teambook hat unseren Planungsansatz verändert. Was uns in Excel Stunden gekostet hat, erledigen wir jetzt in wenigen Minuten und haben endlich eine klare Vorstellung von unserer tatsächlichen Kapazität.“

Zusammenfassend

Die Erstellung eines Kapazitätsmodells hilft einem Unternehmen, die natürlichen Schwankungen der Nachfrage, die kein Unternehmen vermeiden kann, besser zu antizipieren und darauf zu reagieren.

Es gibt keine einheitliche Methode zur Erstellung eines Kapazitätsmodells: Es gibt zahllose verschiedene Geschäftsmodelle und zahllose verschiedene Möglichkeiten für jedes Unternehmen, das ganze Jahr über zu überleben.

Ein Kapazitätsmodell ist einfach ein Werkzeug, das für jede Situation angepasst werden kann, vorausgesetzt, es kann die aktuelle Situation eines Unternehmens genau bewerten und den zukünftigen Bedarf auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen abschätzen.

Für die meisten Unternehmen ist es sinnvoll, die Kapazitätsplanung mit einem spezialisierten Tool wie Teambook zu unterstützen, das den Prozess optimiert und gleichzeitig Genauigkeit und Zusammenarbeit gewährleistet, anstatt sich selbst mit der Erstellung komplexer Excel-Modelle zu beschäftigen.

Teambook unterstützt Sie dabei mit :

• Eine intuitive Schnittstelle, die keine technische Ausbildung erfordert
• Erweiterte Planungsfunktionen, die auf die Bedürfnisse moderner Unternehmen zugeschnitten sind
• Mehrsprachiger Kundensupport, um Sie bei Ihrer digitalen Transformation zu unterstützen
• Faire Preisgestaltung pro Projekt (nicht pro Nutzer), die sich Ihrem Wachstum anpasst.

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