Die Vorteile der Kapazitätsplanung für Projektmanager

Der Erfolg eines Projekts hängt weitgehend von der effektiven Verwaltung der Ressourcen ab. Die Kapazitätsplanung, bei der die Zuweisung von Ressourcen auf der Grundlage ihrer Verfügbarkeit und des Projektbedarfs optimiert wird, bietet den Projektmanagern unmittelbare Vorteile.

Durch die Verwendung eines Tools wie Teambook können Projektmanager die Produktivität (und damit letztendlich die Rentabilität der Organisation) maximieren, Fristen einhalten und die Qualität der Arbeit verbessern.

Verbesserung der Sichtbarkeit der verfügbaren Ressourcen

Eine der größten Herausforderungen für Projektmanager ist es, in Echtzeit zu wissen, welche Ressourcen verfügbar sind und für wie lange. Teambook bietet ein übersichtliches und intuitives Dashboard, das auf einen Blick die Verfügbarkeit jedes Teammitglieds, seine aktuellen und zukünftigen Zuweisungen und die Auslastung anzeigt.

Beispiel für die Verwendung mit Teambook: Über die visuelle Schnittstelle von Teambook kann ein Projektmanager sehen, dass ein Teammitglied, Peter, bereits mit 80% seiner Kapazität für zwei laufende Projekte eingeteilt ist.

Teambook ermöglicht es Ihnen, die Zuweisungen anzupassen, um eine Überlastung zu vermeiden oder die verbleibenden 20% der Kapazität voll auszunutzen. Dies verbessert nicht nur das tägliche Management, sondern vermeidet auch Verzögerungen aufgrund von Unter- oder Überauslastung.

Optimierung der Aufgabenverteilung und Vermeidung von Überlastung

Mit Teambook können Projektmanager nicht nur die Verfügbarkeiten einsehen, sondern auch Aufgaben zuweisen, wobei die spezifischen Fähigkeiten der Teammitglieder berücksichtigt werden. So wird jeder Mitarbeiter den Aufgaben zugewiesen, für die er am besten qualifiziert ist, was maximale Produktivität gewährleistet und gleichzeitig das Fehlerrisiko reduziert.

Anwendungsbeispiel für Teambook: Das Team betreut drei parallele Projekte und Sophie, die Expertin für Backend-Entwicklung, wird oft gebraucht. Mit Teambook kann der Projektmanager sehen, dass Sophie bereits 90% ihrer Kapazität für die nächsten zwei Monate ausgelastet ist. Es ist dann möglich, einen Teil ihrer Arbeit einem anderen Entwickler zuzuweisen und dabei ihre spezifischen Fähigkeiten zu berücksichtigen.

Durch die bessere Verteilung der Arbeitslast ist das Team ausgeglichener, die Fristen werden eingehalten und Sophie ist nicht überlastet.

Reduzierung von Konflikten zwischen Projekten

Wenn mehrere Projekte laufen, können gemeinsam genutzte Ressourcen schnell zu einem Reibungspunkt werden. Teambook hilft Projektmanagern, diese Situationen zu bewältigen, indem es überlappende Zuweisungen und potenzielle Konflikte deutlich anzeigt.

Beispiel für die Verwendung von Teambook: Marc arbeitet an zwei Projekten mit hoher Priorität, jedes mit engen Fristen. Der Projektmanager nutzt Teambook, um zu sehen, dass Marc in beiden Projekten zur gleichen Zeit mit kritischen Aufgaben eingeplant ist. Teambook ermöglicht es, durch einfaches Drag & Drop bestimmte nicht-kritische Aufgaben anderen Teammitgliedern zuzuweisen oder Fristen zu verschieben, um zu verhindern, dass Marc mit zu vielen wichtigen Aufgaben gleichzeitig jonglieren muss. Diese Funktion hilft, Verzögerungen oder Qualitätsverluste zu vermeiden und eine gute Koordination zwischen den Projekten zu gewährleisten.

Antizipation des zukünftigen Bedarfs an Ressourcen

Die Kapazitätsplanung endet nicht mit dem täglichen Management. Teambook bietet Prognosen, die den Ressourcenbedarf vorhersagen, Überlastungsperioden erkennen und die Zukunft präzise planen. Diese Fähigkeit zur Vorhersage hilft, die anstehende Arbeit besser zu organisieren und sicherzustellen, dass jedes Projekt zur richtigen Zeit über die notwendigen Ressourcen verfügt.

Beispiel für die Verwendung von Teambook: Eine neue Marketingkampagne ist in sechs Monaten geplant und wird die Beteiligung mehrerer Abteilungen erfordern. Mit Hilfe von Teambook kann der Projektmanager bereits die Verfügbarkeit der Design-, Entwicklungs- und Marketingteams für diesen Zeitraum vorhersagen. Wenn er im Voraus erkennt, dass eine Überlastung aufgrund eines anderen Projekts, das zur gleichen Zeit läuft, wahrscheinlich ist, kann er Freelancer einstellen oder externe Verstärkung einplanen.

Dies ermöglicht dem Team eine bessere Vorbereitung und stellt sicher, dass die Kampagne unter den besten Bedingungen gestartet wird.

Zu beachten…

Mit einem Tool wie Teambook wird die Kapazitätsplanung zu mehr als nur einer Übung im Ressourcenmanagement. Sie wird zu einem strategischen Hebel, um die Produktivität zu verbessern, Konflikte zwischen Projekten zu vermeiden und zukünftige Anforderungen zu antizipieren.

Ob Sie nun einen besseren Überblick über die Ressourcen benötigen, Aufgaben optimieren oder in die Zukunft blicken wollen, Teambook gibt Projektmanagern die volle Kontrolle über ihre Planung.

Testen Sie Teambook jetzt und finden Sie heraus, wie Sie die Verwaltung Ihrer Ressourcen verändern und Ihre Projektleistung verbessern können.