Ein effektives Management delegierter Aufgaben ist ein starker Hebel, um Ihre Produktivität zu maximieren und Ihr Team zu befähigen, seine Kompetenzen zu erweitern. Es besteht darin, die Aktivitäten neu zuzuweisen, die am besten zum Arbeitsablauf, den Prioritäten und den Fähigkeiten der anderen Teammitglieder passen.
Delegieren bedeutet nicht, Dinge loszuwerden, die Sie nicht bearbeiten wollen, oder die Kontrolle abzugeben.
Warum delegieren?
Die Delegation ist aus mehreren Gründen wichtig:
- Optimierung der Produktivität: Sie erhalten mehr Zeit, um sich auf die Aufgaben mit hohem Mehrwert zu konzentrieren.
- Entwicklung von Teamkompetenzen: Sie bietet Ihren Teammitgliedern die Möglichkeit, sich an interessanten Projekten zu beteiligen, neue Stärken zu entwickeln und ihre Kompetenzen zu steigern.
- Stressabbau und Burnout-Prävention: Verringert Ihre geistige Belastung, indem es Sie von sich wiederholenden oder zeitraubenden Aufgaben entlastet, und wirkt Überforderung entgegen.
- Qualitätsverbesserung: Die Beauftragung von Experten mit spezifischen Aufgaben kann eine höhere Qualität der Arbeit gewährleisten.
- Engagement und Transparenz: Die Mitteilung des Grundes für die Delegation fördert Engagement und Transparenz.
Was delegieren (die 6T-Methode und konkrete Beispiele)
Nicht alles kann delegiert werden, insbesondere strategische oder wesentliche Arbeiten, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Viele Aufgaben können jedoch an andere delegiert werden:
Die 6T-Methode ist besonders effektiv bei der Identifizierung von Aufgaben, die delegiert werden sollen:
- Tiny (kleine Aufgaben) : Einfache, sich wiederholende Tätigkeiten, wie das Sortieren von E-Mails oder das Führen Ihres Kalenders.
- Tedious (zeitaufwendig) : Langweilige oder monotone Aufgaben wie die Eingabe von Daten oder die Aktualisierung von Datenbanken.
- Zeitraubend (Time-consuming) : Zeitaufwändige Aufgaben wie Reiseplanung, Verwaltung sozialer Netzwerke oder Informationssuche.
- Teachable (lehrbar) : Aufgaben, die Sie leicht einer anderen Person erklären können, wie z.B. das Schreiben von standardisierten Berichten.
- Terrible at (begrenzte Fähigkeiten) : Aktivitäten, für die Sie keine Fachkenntnisse haben, wie Buchhaltung oder Webseitenmanagement.
- Time-sensitive (zeitkritisch) : Aufgaben, die ein schnelles Handeln erfordern, wie z.B. Kundenmahnungen oder Krisenmanagement.
Sie können auch wiederkehrende Aufgaben delegieren, Aktivitäten, bei denen ein Teammitglied Interesse an der Verbesserung einer Fähigkeit bekundet hat, oder Aufgaben, die den beruflichen Zielen Ihrer Mitarbeiter dienen.
Wie man effektiv delegiert (10 Regeln für den Erfolg)
Damit die Delegation erfolgreich ist und Ihre Entscheidung zu einem Erfolg wird, hier 10 praktische Ratschläge :
- Seien Sie geduldig: Bei den ersten Malen wird es etwas länger dauern. Geben Sie nicht auf, bis Ihr Partner Ihre Arbeitsweise verstanden hat.
- Delegieren Sie nicht alles: Sie bleiben der Herr des Geschehens und es gibt Aufgaben, die nur Ihnen obliegen (z.B. die Kontaktaufnahme mit einer Steuerbehörde in einem anderen Land oder die Definition der Kundennachricht).
- Umgeben Sie sich mit den richtigen Leuten: Achten Sie auf Kompetenz, Professionalität, Vertrauen und Loyalität. Delegieren Sie an Ressourcen, die eine Fähigkeit beherrschen, auch wenn der Preis höher ist, da dies langfristig produktiver und wirtschaftlicher ist.
- Kommunizieren Sie und erklären Sie, warum Sie delegieren: Dies fördert das Engagement und die Transparenz im Team.
- Seien Sie präzise: Geben Sie klare und detaillierte Anweisungen. Vage Anweisungen führen zu ungefähren Ergebnissen. Erklären Sie den Kontext, die Dokumente, die Werkzeuge, die Priorität, die Ziele, die Erwartungen und die erwarteten Ergebnisse.
- Lernen Sie zu schulen, um besser delegieren zu können: Geben Sie die Aufgabe nicht einfach „weiter“. Stellen Sie sicher, dass die eingesetzten Ressourcen über die notwendigen Informationen verfügen. Verwenden Sie die Methode „Sehen Sie mir zu, wie ich es mache, lassen Sie es uns gemeinsam tun, jetzt versuchen Sie es selbst zu tun“. Betrachten Sie die Schulung als eine Investition, die sich auszahlen wird. Lassen Sie den Mitarbeiter seine Probleme lösen, indem Sie ihn anleiten.
- Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Team: Beantworten Sie ihre Anfragen und organisieren Sie eine regelmäßige Nachbereitung. Selbst wenn Sie auf diese Anfragen reagieren, sparen Sie Zeit.
- Versuchen Sie nicht, alles zu verwalten, delegieren Sie wirklich: Sobald der Prozess begonnen hat, vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern. Lassen Sie die Dinge geschehen, während Sie die Ausführung im Auge behalten, und versuchen Sie nicht, sie zu verdrängen. Konzentrieren Sie sich auf die Endergebnisse, nicht auf die genaue Art der Ausführung.
- Kommentieren Sie und geben Sie Feedback: Geben Sie positives und konstruktives Feedback. Helfen Sie Ihrem Team, sich zu verbessern. Fordern Sie auch ihr Feedback ein, um sich selbst in der Delegation zu verbessern.
- Sagen Sie Danke: Anerkennung ist wichtig und wird Ihr Team noch mehr engagieren. Stellen Sie sicher, dass Sie die Verdienste jedes Einzelnen nach Abschluss der Arbeit hervorheben.
Empfohlene Tools für die Verwaltung delegierter Aufgaben
Die richtige Delegationssoftware revolutioniert die Art und Weise, wie Teams zusammenarbeiten und kommunizieren, indem sie die Kommunikation vereinfacht und einen reibungslosen Ablauf der Aufgaben gewährleistet. Achten Sie bei der Auswahl der Software auf Funktionen wie eine intuitive Benutzeroberfläche, Werkzeuge für die Zusammenarbeit, Aufgabenverfolgung, Integrationsmöglichkeiten, mobile Erreichbarkeit, Berichte und Analysen und einen guten Kundenservice.
Hier ist eine Liste von Tools, die Ihnen helfen können, delegierte Aufgaben effektiv zu verwalten:
1. Kiwili
Kiwili ist eine All-in-One-Unternehmenssoftware, die Rechnungsstellung, Angebote, Buchhaltung, CRM, Projektmanagement und Zeitmanagement umfasst.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht es, Aufgaben an Mitarbeiter zu verteilen, mit einer Aufgabe zu interagieren, um sich auszutauschen und den genauen Fortschritt der delegierten Aufgaben zu verfolgen. Es beinhaltet Zeit- und Aufgabenmanagement.
Einschränkungen : Ein Instrument für mittelgroße Unternehmen.
2. ClickUp
All-in-One-Projektmanagementsoftware, die mehr als 15 Möglichkeiten bietet, Arbeitsabläufe zu visualisieren.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Erleichtert die Delegation und die Überwachung des Fortschritts von Aufgaben. Ermöglicht die Organisation, Zuweisung, Priorisierung, Verwaltung und Verfolgung von individuellen und globalen Aufgaben und Unteraufgaben. Bietet anpassbare Dashboards, um die Teamkapazität zu bewerten und die Aktivitäten zu verfolgen. Verfügt über mehr als 100 vorgefertigte Automatisierungen und mehr als 1.000 Integrationen. Möglichkeit, Kommentare in einzelne Aufgaben umzuwandeln.
Einschränkungen : Kann für Anfänger schwierig zu verwenden sein.
3. Todoist
Beliebte, einfache und zugängliche Software zur Aufgaben- und Projektverwaltung, die von Einzelanwendern geschätzt wird.
Schlüsselfunktionen für die Delegierung: Ermöglicht eine nahtlose Delegierung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts. Sie können Erinnerungen planen, Aufgaben mit 4 Farbschemata priorisieren, Aufgaben per E-Mail weiterleiten und Diskussionen in den Kommentaren zentralisieren. Erhält Benachrichtigungen in Echtzeit. Zugang zu mehr als 80 Integrationen.
Einschränkungen: Begrenzte Kapazitäten für das Management komplexer Projekte und Aufgaben, Mangel an Funktionen wie Gantt-Diagramme oder Kanban-Tafeln.
4. ProofHub
Ein Tool zur Verwaltung von Aufgaben und Operationen, das auf eine effektive Teamzusammenarbeit ausgerichtet ist.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht die einfache Delegierung von Aufgaben und die Überwachung des Fortschritts der Teammitglieder. Sie können klare Parameter festlegen, Aufgabenzuweisungen und Unteraufgaben erstellen und Fortschrittsberichte in Echtzeit erhalten. Bietet vier Ansichten für einzelne Aufgaben und die Verwaltung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben.
Einschränkungen: Begrenzte Integrationen und nur kostenpflichtige Pakete verfügbar.
5. MeisterTask
Entwickelt für agile Teams, mit einer intuitiven Schnittstelle und anpassbaren Tabellen für die Projektverfolgung.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht eine bessere Priorisierung der Aufgaben und das Hinzufügen von Teammitgliedern als Beobachter des Projekts, um ihnen direkt Aufgaben zuzuweisen. Dient als zentraler Kommunikationsknotenpunkt und bietet Funktionen zur Zeiterfassung.
Einschränkungen : Begrenzte Berichtskapazitäten.
6. BIGContacts
Es ist in erster Linie ein CRM, bietet aber auch Funktionen zur Aufgabenverwaltung.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Bietet eine zentrale Plattform für Aufgaben, intelligente Berichte zur Überwachung der Arbeitseffizienz und ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen mit Drag-and-Drop-Funktionen. Ermöglicht die einfache Zuweisung und Verfolgung von Aufgaben und die Automatisierung des Aufgaben- und Erinnerungsmanagements.
Einschränkungen: Einige Nutzer berichteten von eingeschränkter Funktionalität und einem langsamen System.
7. HubSpot Aufgabenmanagement
Einfache und leicht zu bedienende Lösung für die Verwaltung von Aufgaben.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht die Zuweisung von Aufgaben und den Empfang von Benachrichtigungen über Aktualisierungen. Lässt sich in Hunderte von Anwendungen und Plattformen integrieren und ermöglicht die Kommunikation über den internen Team-Chat.
Einschränkungen : Die Vorlagen und Berichtsfunktionen könnten verbessert werden.
8. Chanty
Ein Tool für die Zusammenarbeit, das bei der Aufgabenverwaltung hilft, einschließlich E-Mail und Videokonferenzen.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht es Ihnen, jede Nachricht in eine Aufgabe umzuwandeln, Fälligkeitsdaten festzulegen und Aufgaben zuzuweisen. Verfügt über eine Kanban-Tableau-Funktion zur besseren Visualisierung.
Einschränkungen : Verwaltet keine Unteraufgaben und es fehlt an Anpassungsmöglichkeiten im Kalender.
9. Begriff
Software zur Aufgabenverwaltung, die sich an Ihren Arbeitsstil anpassen lässt und die Erstellung eines Aufgabenverwaltungs-Dashboards für einen vollständigen Überblick ermöglicht.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht die Sortierung von Aufgaben nach Priorität, Zeitplan und Kategorie. Zugriff auf Kalender, Kanban-Tabellen, Gantt-Diagramme und Aufgabenlisten.
Einschränkungen: Steile Lernkurve und begrenzte Anpassungsmöglichkeiten.
10. ProProfs Project
Gute Software zur Verwaltung, Priorisierung und Delegierung von Aufgaben.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht die Verfolgung von Aufgaben, die Erstellung von benutzerdefinierten Arbeitsabläufen und die Zuweisung von Aufgaben auf der Grundlage von Kapazitäten. Visualisierung von Aufgaben mit Gantt-Diagrammen. Bietet KI-gestützte Berichte für Informationen über den Fortschritt von Aufgaben und die Identifizierung von Risiken.
Einschränkungen : Einige Nutzer hatten Schwierigkeiten mit der Automatisierung und die Integration von Anwendungen kann verbessert werden.
11. Any.do
Einfache Lösung zur Verwaltung von Aufgaben für Einzelpersonen, Familien und Teams.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Ermöglicht das Erstellen von To-Do-Listen, das Hinzufügen von Erinnerungen, das Erstellen und Zuweisen von Aufgaben und Unteraufgaben. Bietet mehrere Ansichten (Kalender, Kanban, Tabellenkalkulation) und mehr als 6.000 Integrationen. Möglichkeit, die Automatisierung für die Zuweisung von Aufgaben und die Aktualisierung des Status zu aktivieren.
Einschränkungen : Der Kundenservice ist nicht immer reaktionsschnell und einige Nutzer hatten Schwierigkeiten, die Anwendung mit ihrem Kalender zu verbinden.
12. Teambook
Spezielles Tool zur Verwaltung von Projektressourcen mit einer intuitiven Schnittstelle und sicheren Daten in Europa.
Schlüsselfunktionen für die Delegation: Bietet drei Hauptfunktionen: Betriebsplanung (wer arbeitet wann an welchem Projekt, wer ist verfügbar), Kapazitätsmanagement (Visualisierung und Simulation der verfügbaren und benötigten Kapazitäten) und Verfolgung der effektiven Zeit (Erfassung, Genehmigung und Abrechnung der tatsächlich aufgewendeten Stunden). Ermöglicht schnelle Zuweisungen per Drag-and-Drop und gebündelte Aktualisierungen. Bietet mobile Anwendungen, E-Mail-Benachrichtigungen und Kalendersynchronisation. Er ist mit verschiedenen Tools wie Slack, Google/Outlook Calendars und Zapier verbunden und integriert.
Vorteile: Erleichtert die Verwaltung von Online-Ressourcen und die Überwachung der Teamleistung. Außerdem basiert die Preisgestaltung auf Projekten und nicht pro Nutzer. Ab 3 Euro pro Monat für bis zu 10 Projekte!
Fazit: Warum empfehlen wir Teambook?
Nachdem wir die verschiedenen verfügbaren Lösungen untersucht haben, hebt sich Teambook besonders für Unternehmen hervor, die die Optimierung ihrer Projektressourcen kontrollieren wollen. Im Gegensatz zu allgemeinen Werkzeugen wurde Teambook speziell für die Herausforderungen der Ressourcenplanung und -verwaltung entwickelt.
Was Teambook so einzigartig macht, ist seine Fähigkeit, Ihnen eine klare Vorstellung davon zu geben , wer was wann tut – die Essenz einer erfolgreichen Delegation.
Seine drei Hauptfunktionen(operative Planung, Kapazitätsmanagement und Überwachung der effektiven Zeiten) gehen weit über die 10 Regeln hinaus, die wir in diesem Leitfaden vorgestellt haben.
Die intuitive Benutzeroberfläche von Teambook macht die Anwendung der 6T-Methode einfach: Sie können schnell die zu delegierenden Aufgaben identifizieren, sie den richtigen Personen entsprechend ihren Fähigkeiten und ihrer Verfügbarkeit zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen. Es ist nicht mehr nötig, zwischen verschiedenen Tools zu jonglieren oder Zeit mit endlosen Follow-up-Meetings zu verschwenden.
Ein weiterer wichtiger Vorteil: Teambook respektiert die Vertraulichkeit Ihrer Daten mit einem sicheren Hosting in Europa und einem effizienten Kundenservice in der Schweiz, was für viele Unternehmen ein wichtiges Kriterium ist.
Sind Sie bereit, Ihren Ansatz zur Delegation zu ändern? Teambook bietet eine kostenlose Testversion an, die es Ihnen ermöglicht, die in diesem Leitfaden vorgestellten Methoden praktisch zu testen. Mit nur wenigen Klicks können Sie mit der Ressourcenplanung experimentieren, Ihre ersten Aufgaben nach der 6T-Methode delegieren und die Auswirkungen auf Ihre Produktivität und die Ihres Teams sehen.
Warten Sie nicht länger, um Ihr Potenzial und das Ihres Teams freizusetzen. Effektive Delegation ist keine Herausforderung mehr, sondern ein Wettbewerbsvorteil, der in Ihrer Reichweite liegt.
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