Die 8 besten kostenlosen Tools zur Projektplanung 2024

So ist es für Sie einfacher, Ihre Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zu konzentrieren. Mit Teambook können Sie Ihre Leistung in Echtzeit überwachen und Ihre Effizienz und Ihr Zeitmanagement verbessern. Außerdem kann es mit Tools wie Slack, Zapier, Calendar, HubSpot und vielen anderen Tools, die Sie täglich nutzen, verbunden werden.

Schließlich bietet Teambook zwei innovative Module: Das erste ermöglicht es, die für Projektmanagement aufgewendete Zeit zu verfolgen. Es ist äußerst effizient, da es Planungsdaten nutzen kann, um Stundenzettel automatisch auszufüllen – mit nur einem Klick. Teambook ist eine agil Projektmanagement-tool für kleine und große Unternehmen. Diese komplex, aber intuitiv bedienbare Software ermöglicht es den Teammitgliedern, mehrere Projekte und aufgaben zu verwalten.

Das zweite Modul, Kapazitätsmanagement, bietet eine mittelfristige (6 Monate bis 2 Jahre) Sicht auf die verfügbaren Kompetenzen und ihre Eignung für die Projekte der Organisation.

Das Tool hilft dabei, das Projektmanagement-software zu visualisieren, Checklisten managen, Vorlagen zu erfassen, ermöglicht die nachverfolgen von Kapazitäten und Aufgaben- automatisieren.

Teambook ist für kleine und mittlere Unternehmen mit 5 bis 200 Benutzern konzipiert. Seine Teammanagementfunktion ermöglicht die Segmentierung von Bereichen nach Verantwortlichkeiten innerhalb des Unternehmens.

Warum sollten Sie Teambook, eine Software zur Projektplanung, übernehmen?

Die Preisgestaltung von Teambook richtet sich nach der Anzahl der Projekte und nicht nach der Anzahl der Nutzer. Übrigens: Wenn Sie weniger als zehn Projekte haben, ist Teambook kostenlos!

Darüber hinaus ist Teambook ein in der Schweiz ansässiges Tool, dessen Daten nur in Europa gespeichert werden. Es bietet eine Benutzeroberfläche, die in mehreren Sprachen wie Italienisch, Spanisch, Französisch und zusätzlich Englisch verfügbar ist. Der Kundensupport ist in allen verfügbaren Sprachen schnell und effizient.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Teambook eine umfassende und flexible Ressourcenverwaltungssoftware ist, die von Teams wegen ihrer Fähigkeit geschätzt wird, die Ressourcenplanung zu vereinfachen und die Verwaltung von Projektressourcen zu optimieren.

Wrike

Wrike richtet sich in erster Linie an große Unternehmen und verfügt über ein breites und komplexes Angebot. Ihr Team kann mithilfe von Wrike den Status von Projekten zu verschiedenen Zeitpunkten aktualisieren, sei es als laufendes, anstehendes, abgebrochenes oder abgeschlossenes Projekt. Die Erstellung wöchentlicher Berichte über den Projektfortschritt wird durch die Möglichkeit erleichtert, den Projektstatus zu organisieren und verwalten ihn in grün, gelb, rot, ausstehend oder abgebrochen zu ändern. Wrike ist eine  Projektmanagement-Lösung für Teammitglieder.
Das  Projektmanagement-Tool ermöglicht es Ihnen, projektdaten zu erfassen. Wrike ist ein übersichtliches Werkzeug für Sie.

Trotz der Vielzahl an Funktionen, die der kostenlose Plan von Wrike bietet, fehlen ihm die besten Features wie Zeiterfassung, Gantt-Diagramme und anpassbare Dashboards. Wrike passt sich Ihren Bedürfnissen an, indem es Ihnen alle Werkzeuge zur Verfügung stellt, die Sie benötigen, um mehrere große Projekte gleichzeitig zu verwalten. Dies ist ideal, wenn Sie derzeit ein Unternehmen einer bestimmten Größe mit Ambitionen auf zukünftiges Wachstum leiten.

Pluspunkte des Tools :

• Überwachen Sie den Fortschritt Ihrer Projekte, indem Sie Berichte einsehen oder das Gantt-Diagramm verwenden.
• Verwenden Sie interaktive und gemeinsame Terminkalender, um die verschiedenen anstehenden Aufgaben und deren Fristen zu verfolgen.
• Kommunizieren Sie mit Ihren Teams, indem Sie Kommentare hinterlassen, um den Fortschritt von Anfragen zu verfolgen.
• Andere Software wie Google Drive, DropBox, OneDrive oder Microsoft Office 365 integrieren.

Float

In Float haben Einzelpersonen ihren eigenen Zeitplan, der zeigt, woran sie arbeiten und welche Verfügbarkeit sie haben.
Der Teamleiter fügt die Mitglieder seines Teams zu Float hinzu, gibt ihre Verfügbarkeit an (Arbeitszeiten, Urlaub, Ferien usw.) und weist ihnen Aufgaben zu. Durch den Vergleich der verfügbaren Arbeitsstunden mit den zugewiesenen Aufgaben und den Ereignissen im Kalender erhält man einen Überblick über die individuelle Kapazität. Diese Kapazität wird von der Software automatisch berechnet und neben den Namen der Personen angezeigt.

Mit einem Überblick über deine arbeit ihres Teams oder ihrer Abteilung können sich Teamleiter schnell einen Überblick über die Arbeitsbelastung und die Kapazitäten des gesamten Teams verschaffen. Diese Übersicht ermöglicht es ihnen, ungenutzte Kapazitäten zu erkennen, Ressourcenkonflikte zu lösen und überlasteten Teammitgliedern Aufgaben neu zuzuweisen.

Das komplex Tool ist nur auf Englisch verfügbar, was normal ist, wenn man bedenkt, dass es sich um ein amerikanisches Unternehmen handelt.

Pluspunkte des Tools :

• Ressourcen den Projekten zuweisen
• Verwalten Sie die operative Planung von Projekten
• Kapazitäten verwalten
• Zeitbudgetprognosen
• Verfolgen Sie die übersichtlich für die Projekte aufgewendete Zeit.

ResourceGuru

Resource Guru ist eine einfache Ressourcenmanagementlösung für Teams, die ihre Aktivitätenverfolgung und Projektmanagement verbessern wollen. Mit das Tool bietet Projekt- und Teamleiter mehr Zeit, sich auf kritische Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Zeit mit der Planung und Überwachung von Ressourcen zu verbringen.
Resource Guru hat eine etwas ältere Benutzeroberfläche und eine kostengünstige, aber standardisierte Preisgestaltung. Es eignet sich vor allem für kleine Unternehmen.
Die Preise beginnen bei 6,65 USD pro Benutzer and pro monat (die Version für 4,16 USD ist nicht empfehlenswert, da sie keine Berichtsfunktionen bietet). Aber 8 $ pro Monat bei jährlicher Zahlung. 

Eine kostenlose 30-tägige Testversion ist verfügbar.

Pluspunkte des Tools:

• Verwaltung von Zeitplänen
• Verwaltung der Abwesenheiten von Teammitgliedern
• Benutzerfreundliche Schnittstelle
• Integrationen mit anderen Tools

Runn.io

Runn.io bietet einen Blick zu behalten auf das große Ganze statt auf die alltäglichen Details. Es richtet sich an Projektmanager (und Führungskräfte), die bei der Verwaltung von Personen, Projekten und der Leistung des Unternehmens auf Transparenz angewiesen sind. Bevor Sie in die Details von Projektmanagement, Leistung und Ressourcenzuweisung eintauchen, können Sie sich einen Überblick über Ihre Projekte verschaffen – finanzielle Leistung, Nutzung von Gruppenressourcen, erwartete Gewinne usw.

Pluspunkte des Projektmanagement-tools :

• agile Projektmanagement
• Kompetenzen verwalten
• Die Verteilung von Ressourcen
• Verwaltung der Nutzung
• Haushaltsvorausschätzungen
• Zeitverfolgung und vieles mehr.

Toggl

Toggl ist eines der besten kostenlosen Projektmanagement-tools für die effektive Planung und Verwaltung von Teamaufgaben. Es ist einfach zu bedienen und eignet sich für Projektmanager, die kleine Teams beaufsichtigen. Es gibt jedoch eine speziell für Toggl entwickelte Integrationsoption für die Zeiterfassung namens Toggl Track. Um Toggl Track in Ihrem Toggl-Plan zu haben, müssen Sie 8 $ pro Benutzer und Monat bezahlen. Mit diesem Preis kommen weitere Funktionen hinzu, die Ihr Team bei der Verwaltung von Projekten unterstützen können. Produkte auf der Grundlage dieses Plans bieten erweiterte Möglichkeiten, einschließlich der Zuteilung von Aufgaben an verschiedene Teammitglieder. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und stellt sicher, dass Projekte über mehrere Abteilungen hinweg koordiniert werden können, sodass alle Teammitglieder jederzeit informiert und auf dem gleichen Stand sind.

Für größere Unternehmen oder solche mit spezifischen Anforderungen gibt es die Pro- und Enterprise-Pläne. 

Pluspunkte des Projektmanagement-tools :

• Projektplanung.
• Überwachung der vergangenen Zeit.
• Management von Teams.
• Beobachtung des Fortschritts der Aktivitäten und Fortschrittsanzeige.
• Entwerfen von maßgeschneiderten Berichten.
• Mehrfachintegrationen.

Zoho Project

Zoho Projects bietet eine effiziente Alternative für das Management aller Arten von Projekten in mittelgroßen Unternehmen, die nach einem voll integrierten Tool suchen. Egal, ob Sie Dokumente verwalten, mit Ihrem Team auf praktische Weise zusammenarbeiten oder Probleme verfolgen wollen, Zoho kann Ihre Bedürfnisse erfüllen.

Obwohl Sie diese Software kostenlos zur Planung Ihrer Projekte verwenden können, hat der Plan „Free Forever“ einige Einschränkungen. Bei diesem Plan stehen Ihnen 10 MB Dateispeicher, zwei Projekte, ein Gantt-Diagramm-Viewer und nur 10 Benutzer zur Verfügung. Wenn Sie allein oder mit einigen Mitarbeitern arbeiten und keine erweiterten Funktionen benötigen, können Sie sich für Zoho kostenlos entscheiden.

Wenn Sie jedoch mehr als zwei Projekte gleichzeitig mit einer größeren Anzahl von Nutzern verwalten, müssen Sie deren Premium-Plan abonnieren.

Pluspunkte des Projektmanagement-tools :

• Die Fähigkeit, sein Projekt durch verschiedene Optionen anzuzeigen: Gantt-Diagramm, Liste oder Zeitplan.
• Die automatische Ausführung grundlegender Aufgaben für die Nutzer.
• Mit der Funktion Zoho Invoice können Sie eine Rechnung auf der Grundlage der verstrichenen Zeit erstellen.

ClickUp

Die üblichen Projektplanungswerkzeuge bieten in der Regel eine begrenzte Anzahl von Perspektiven auf Aufgaben, wie z. B. eine Liste, einen Kalender oder ein Kanban-Board. Zusätzliche Ansichten wie Gantt-Diagramme sind meist nur gegen Gebühr verfügbar. ClickUp zeichnet sich durch seine Einzigartigkeit aus. Diese Projektplanungssoftware bietet eine Reihe von frei wählbaren Perspektiven, was einerseits Freiheit bedeutet, andererseits aber auch eine gewisse Komplexität mit sich bringt.

Darüber hinaus stehen auf den ClickUp-Dashboards mehr als 20 verschiedene Widgets zur Verfügung, mit denen die wichtigsten Elemente des Projekts hervorgehoben werden können. Die Integration in ClickUp kann anfangs ein komplizierter Prozess sein. Trotz einer steileren Lernkurve als z. B. bei Trello lohnt sich die zusätzliche Anpassung. Außerdem hat das Unternehmen eine Anleitung zur Integration direkt in der Anwendung bereitgestellt, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Pluspunkte des Tools :

• Erstellen von kollaborativen Aufgabenlisten
• Projekte und Zeiten in Etappen verfolgen
• Bündelung von Tools für die Zusammenarbeit und kommunikation
• Erstellen von Dateien und Arbeitsblättern, Präsentation von Daten
• Organisation der Aktivitäten und Verwaltung der Arbeit

Kostenlose Tools zur Projektplanung: Was Sie wissen sollten

Die meisten Planungstools bieten eine kostenlose Testversion an, was für Startups und kleine Unternehmen interessant ist, die zunächst in ihrem Team Projektmanagements prozesse einführen wollen, um ein Projekt zu verwalten.

Diese kostenlosen Versionen sind sehr praktisch, um einfache Projekte zu verwalten und grundlegende Funktionen wie das Erstellen eines Zeitplans, das Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben zu kostenlose nutzen. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass diese kostenlosen Versionen natürlich auch ihre Grenzen haben. Sie betreffen vor allem zwei Aspekte:

• Häufig ist die Anzahl der Benutzer bei kostenlosen Versionen eingeschränkt. Wenn Sie ein kleines Team von etwa zehn Mitgliedern haben, ist das kein Problem. Wenn Sie jedoch in Teams mit mehr als fünf Personen zusammenarbeiten und Aufgaben zuweisen müssen, werden die kostenlosen Optionen eingeschränkt sein. In diesem Fall sollten Sie auf Tool zurückgreifen, die keine Beschränkungen für die Anzahl der Nutzer in der kostenlosen Version hat, wie z. B. Teambook, bei dem wir es vorziehen würden, eine kostenlose Testversion für bis zu 10 Projekte anzubieten.
• Die Funktionen sind in Anzahl und Tiefe begrenzt. Obwohl Sie Ihre Projekte mit den kostenlosen Versionen effizient verwalten können, stehen einige erweiterte Funktionen nur Nutzern der kostenpflichtigen Angebote zur Verfügung, wie z. B. erweiterte Suchfunktionen, Verwaltung von Berechtigungen und Datenspeicherplatz. Wiederum können Sie mit Teambook alle Funktionen problemlos testen, immer mit bis zu 10 aktiven Projekten!

Projektmanagement-software: Welche soll ich wählen?

Ein Projektmanagement-Tool ist unerlässlich, um die verschiedenen Phasen eines Projekts effektiv zu überwachen. Es erleichtert die Strukturierung der Aufgaben und Aktivitäten des Teams. Außerdem ermöglicht es, den Fortschritt in Echtzeit zu überwachen und schnell auf Verzögerungen oder Komplikationen zu reagieren. Woher weiß man jedoch, welchen man wählen soll?

Es gibt viele andere passende tool wie Asana, Trello, Monday.com, Jira, MaiCRM Software wie Salesforce, Meeting und Videokonferenz Tools wie Microsoft teams. Wir haben uns jedoch dafür entschieden, Ihnen von der reinen Projektmanagement-Software zu erzählen.

Die Auswahl wird auf Ihren Bedürfnissen und Erwartungen basieren. Als Erstes empfehlen wir Ihnen daher, Ihre Ziele und Bedürfnisse zu definieren. Auf diese Weise erhalten Sie eine klare Vorstellung davon, wozu Sie Ihre Tool benötigen und welche Funktionen für Sie wesentlich sind.
Die gewählte Lösung sollte Ihnen zumindest die Möglichkeit bieten, Ihre Aufgaben zu planen, Ressourcen zu verwalten und effektiv zusammenzuarbeiten. Außerdem sollte sie Ihnen die Möglichkeit bieten, Ihren Fortschritt mithilfe von Berichten und Dashboards zu verfolgen.

Zögern Sie jedoch nicht, Tool zu testen und zu vergleichen, um Ihre Arbeitsumgebung und Ihre Produktivität zu verbessern. In jedem Fall ist es wichtig, eine Projektmanagementlösung zu wählen, die einfach zu bedienen und zu verwalten ist.

FAQ zum Projektplanungs-Tool