Der Unterschied zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Arbeit

Was versteht man unter abrechenbarer Arbeit?

Der Begriff fakturierbare Arbeit fasst ohne Umschweife alle Aufträge und Aufgaben zusammen, die ausdrücklich mit dem Projekt Ihres Kunden in Verbindung stehen. Dieser Begriff bezieht sich auf die verschiedenen Leistungselemente, die explizit auf der Rechnung erscheinen werden, die Sie Ihrem Kunden schicken wollen. Anders ausgedrückt: Wenn von in Rechnung zu stellender Arbeit die Rede ist, geht es schlicht und einfach um die tatsächlich einträglichen Verantwortlichkeiten für jedes Projekt. Dies ist in den meisten Fällen Arbeit, die ausdrücklich in Ihrem Vertrag mit Ihrem Kunden festgelegt ist.

Die Bezeichnung fakturierbare Stunden, fakturierbare Aufgaben oder auch fakturierbare Arbeit weist alle auf den Begriff der Aufgabe hin, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Für Dienstleistungsunternehmen wie Beratungsfirmen, Anwaltskanzleien, Buchhaltungsfirmen und andere ist abrechenbare Arbeit eine ihrer wichtigsten Einnahmequellen. Daraus folgt, dass sie in der Regel der wichtigste Maßstab für die Leistung ihrer Mitarbeiter ist.

Um Missverständnisse zu vermeiden, ist es immer eine gute Idee, vor der Aufnahme eines Projekts klar festzulegen, was in Rechnung gestellt werden kann und was nicht. Typischerweise gehören zu den abrechenbaren Arbeiten die unten aufgelisteten Aufgaben:

• Die Projektplanung
• Die Suche
• Die Durchführung des Projekts
• Direkte Interaktionen mit Klienten, wie Termine und Beratungen
• Vom Kunden gewünschte Nachbesserungen

Darüber hinaus ist zu erwähnen, dass die abrechenbare Arbeit üblicherweise in drei Abschnitte unterteilt wird:

• Die Abrechnung nach Zeitaufwand (in Rechnung gestellte Stunden)
• Die wertbasierte Abrechnung (Festpreis)
• Rechnungsstellung nach Projekten

Die Abrechnung nach Zeitaufwand ist zweifellos die am weitesten verbreitete Form der abrechenbaren Arbeit. Ein Angestellter erfasst seine Zeit, bevor er dem Kunden auf der Grundlage eines Stundensatzes eine Rechnung ausstellt.

Nicht jede abrechenbare Arbeit fällt jedoch systematisch unter die Kategorie der Abrechnung nach Zeitaufwand. Wenn Sie beispielsweise mit einem Kunden an der Gestaltung einer neuen Website zusammenarbeiten, haben Sie die Möglichkeit, einen Festpreis für Ihre Leistungen anzubieten. Das bedeutet, dass Sie nicht jede einzelne Stunde Ihrer Leistung abrechnen, sondern einfach einen einheitlichen Preis nach Abschluss des Projekts berechnen.

Den Begriff der nicht abrechenbaren Arbeit verstehen

Wenn von nicht abrechenbarer Arbeit die Rede ist, geht es um alle von einem Mitarbeiter ausgeführten Handlungen, die zwar mit einem bestimmten Projekt verbunden sein können, aber dem Kunden gegenüber wahrscheinlich nicht in Rechnung gestellt werden. Dazu gehören, ohne darauf beschränkt zu sein, Feiertage, Urlaub, berufliche Weiterbildung, Krankheit, Zeit für persönliche Aufgaben sowie jede andere, nicht spezifisch kategorisierte Zeit. Wenn Sie beispielsweise drei Stunden damit verbringen, Ihre Mailbox zu checken, bevor Sie eine bestimmte abrechenbare Aufgabe für einen völlig neuen Kunden in Angriff nehmen, werden diese drei Stunden als Zeit für nicht abrechenbare Arbeit gewertet.

Als „nicht fakturierbare Stunden“ werden nämlich alle Zeiten bezeichnet, in denen Sie sich mit den verschiedensten Aufgaben beschäftigen, die Sie während Ihrer Arbeitszeit erledigen können, von gewöhnlichen Verwaltungsaufgaben wie dem Versenden von E-Mails bis hin zu geschäftlichen Aktivitäten oder jeder Form von Ausbildung. Mit anderen Worten: Wenn Ihre Arbeit nicht direkt einem Kunden in Rechnung gestellt wird oder Sie nicht direkt mit ihm interagieren, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Zeiten im Register der nicht abrechenbaren Stunden betrachtet werden.

Zwar mag nicht abrechenbare Arbeit unerwünscht erscheinen, da sie nicht explizit von einem Kunden angefordert wird, aber sie bleibt dennoch für das Funktionieren des Unternehmens unerlässlich. Zur Veranschaulichung: Der Prozess der beruflichen Entwicklung von Mitarbeitern wird einen erheblichen Einfluss auf die Qualität der Gesamtleistung haben, kann aber selten dem Projekt eines bestimmten Kunden zugeordnet werden. Ebenso können soziale Veranstaltungen, die für die Aufrechterhaltung der Moral im Team unerlässlich sind, nicht direkt den Kunden in Rechnung gestellt werden.

Es stimmt, dass diese Tätigkeiten, die nicht in den Rahmen der abrechenbaren Arbeit fallen und somit nicht abrechenbare Arbeit darstellen, dennoch erfordern, dass Sie Ihre Mitarbeiter für die Zeit und Energie, die sie in sie investiert haben, entschädigen. Hier einige Illustrationen dazu, was nicht abrechenbare Arbeit konkret bedeutet :

• Erstellung von Geschäftsvorschlägen und deren Weiterleitung an potenzielle Kunden
• Präsentation neuer Projekte vor Klienten
• Konsultationen und Teamsitzungen vor dem Abschluss eines Vertrags einbeziehen
• Fehler berichtigen
• Verwaltung der Rechnungsstellung
• Interne Meetings und Kommunikation des Teams
• Aufwand für interne Marketingaktivitäten
• Berufliche Weiterbildung des Teams
• Verschiedene administrative Aufgaben, die nicht in Rechnung gestellt werden

Obwohl die oben genannten Aufgaben für das reibungslose Funktionieren und das Gedeihen eines Unternehmens unerlässlich zu sein scheinen, ist es wichtig, die Zeit, die für diese nicht in Rechnung zu stellenden Funktionen aufgewendet wird, genau zu überwachen. Sie neigen oft dazu, sich in den Nutzen Ihrer Organisation und Ihres Unternehmens einzumischen.

Nuancen von fakturierten und nicht fakturierten Aufgaben erfassen

Die Diskussion darüber, welche Arbeiten in Rechnung gestellt werden können und welche nicht, kann je nach Umfang und Besonderheit des Projekts unterschiedlich ausfallen. Ein erster entscheidender Schritt besteht jedoch darin, in Absprache mit Ihrem Kunden festzulegen, welche Arbeiten in Rechnung gestellt werden und welche nicht in diese Kategorie fallen.

Kommunikation ist der Schlüssel, nicht wahr? Es ist daher unerlässlich, dass Sie jedem Mitglied Ihres Teams diese wichtigen Details mitteilen. Stellen Sie sicher, dass sie sich über die abrechenbaren und nicht abrechenbaren Aspekte der von ihnen geleisteten Arbeit im Klaren sind.

Wie können Sie die Anzahl der Stunden bestimmen, die Sie Ihrem Kunden in Rechnung stellen müssen? Mit einem rigorosen Zeitmanagement ist die Unterscheidung zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden eine einfache Aufgabe.

Normalerweise verlassen sich Unternehmen auf uralte Tabellenkalkulationen, um die Arbeitszeit zu protokollieren und zu verfolgen. Leider erweist sich diese Methode als ziemlich ineffizient und zeitaufwendig. Sie zwingt die Mitarbeiter, die Arbeitszeit manuell zu erfassen, wodurch die Zahl der nicht abrechenbaren Stunden steigt und die Daten möglicherweise weniger genau sind.

Was ist die Lösung? Entscheiden Sie sich für eine Software zur Zeiterfassung. Ermutigen Sie Ihr Team, die Software für alle Aufgaben zu nutzen, auch für die kleineren, die mit dem Projekt zusammenhängen, wie z. B. das Beantworten von Telefonanrufen oder E-Mails von Kunden. Wenn das Projekt abgeschlossen ist, addieren Sie einfach die Summe der abrechenbaren Stunden.

Die genaue Verfolgung der abrechenbaren Zeit ermöglicht es Ihnen, Ihre Auslastung zu messen, d. h. die abrechenbaren Stunden geteilt durch die insgesamt zur Verfügung stehende Zeit – ein wertvoller Maßstab, um Ihre umsatzgenerierende Leistung zu bewerten und sich auch mit Gleichgesinnten in Ihrer Branche zu vergleichen.

Die entscheidende Notwendigkeit der Nachverfolgung unproduktiver Stunden

In der Arbeitswelt, in der jede Minute unserer Zeit einen Preis hat, ist der Zähler der nicht beruflichen Zeiten nicht nur wesentlich, sondern auch entscheidend. Wenn Sie ein wachsames Auge auf die Stunden haben, die Sie für abgerechnete und nicht abgerechnete Aufgaben verwenden, beginnt sich ein klareres Bild Ihrer finanziellen und produktiven Leistung abzuzeichnen. Wenn der nicht abrechenbare Teil Ihrer Stunden unverschämt groß wird, ist es an der Zeit, Ihre Pläne und Prozesse zu überprüfen, um die Zeitnutzung in Zukunft zu verbessern.

Es ist von grundlegender Bedeutung, sowohl die lukrativen als auch die unbezahlten Stunden zu überwachen, um eine Gesamtperspektive zu erhalten. Durch die Analyse der aufgewendeten Zeit, die nicht direkt den Projekten Ihrer Kunden zugewiesen wird, können Sie die wahren Kosten der verschiedenen Aufgaben bilanzieren und entscheiden, ob diese Projekte tatsächlich so rentabel sind, wie es scheint.

Darüber hinaus gibt die Überwachung der abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden auch einen Einblick in die individuelle Effektivität jedes Teammitglieds. Wenn ein Mitarbeiter zu viel Zeit mit unbezahlten Aufgaben zu verbringen scheint, wäre es vielleicht sinnvoll, mit Korrekturmaßnahmen einzugreifen, die dazu beitragen, die Effizienz dieser Person zu steigern.

Der letzte und wichtigste Vorteil, den das Aufspüren von nicht berufsbedingten Arbeitsstunden mit sich bringt, ist der Nutzen für die Planung anstehender Projekte. Sie erhalten einen genauen Überblick über die Zeit, die Sie für ein Projekt benötigen, und die Gesamtkosten, die dadurch entstehen. Das Ignorieren unbezahlter Stunden ist riskant und kann dazu führen, dass Sie unhaltbare Fristen setzen oder zu niedrige Preise verlangen, um Ihre Kosten zu decken.

Strategien zur Minimierung der unbezahlten Zeit am Arbeitsplatz

Ein Übermaß an unbezahlten Stunden ist ein echter Fluch für Ihr Geschäft. Tatsächlich übersteigen in vielen Bereichen die unbezahlten Stunden die bezahlten Stunden um ein Vielfaches. Veranschaulichen wir dies am Beispiel von Anwaltskanzleien, wo Juristen oft mehr Zeit mit nicht abgerechneten Aufgaben verbringen als mit solchen, die sie abrechnen können. Für die Anwaltskanzlei ist dies aufgrund der hohen Stundensätze, die sie berechnen, eine tragbare Situation. Für die meisten anderen Branchen ist dies jedoch nicht so einfach. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen der unbezahlten und der gewinnbringenden Zeit finden.

Es gibt jedoch Maßnahmen, die Sie in Betracht ziehen können, um die nicht abrechenbare Zeit zu reduzieren.

Effektive Zeitoptimierung

Vermeiden Sie Ablenkungen so weit wie möglich, um die Zeit produktiv zu nutzen. Auch wenn es entscheidend ist, regelmäßig Pausen zu machen, da dies die Gesamtproduktivität steigern kann, kann eine angemessene Überwachung der Arbeitszeit jedes Mitarbeiters sicherstellen, dass weder Sie noch Ihr Team unnötig mit den Aufgaben in Verzug geraten.

Automatisierung von Verwaltungsaufgaben

Eine Möglichkeit, Ihre Gesamtstundenzahl für Verwaltungsaufgaben zu senken, ist die Verwendung von Automatisierungsstrategien. Analysieren Sie die nicht abrechenbaren Stunden und ermitteln Sie die Projekte, die am meisten Zeit verschlingen. Entscheiden Sie sich für eine Software, die einfach zu handhaben ist.

Beispielsweise kann der Rechnungsstellungsprozess oft die nicht abrechenbare Zeit belasten. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung können Sie Ihre Arbeit beschleunigen, Zeit sparen und so Ihrem Team mehr Stunden für lukrative Aufgaben zur Verfügung stellen!

Jede Minute zählen

Stellen Sie sicher, dass Sie und Ihre Teammitglieder jede Minute, die Sie für ein Projekt aufwenden, abrechnen. Das mag anfangs etwas gewöhnungsbedürftig sein, wird aber mit der Zeit leichter fallen, wenn Sie sich erst einmal daran gewöhnt haben. Und denken Sie daran: Wenn Sie die Anzahl der abrechenbaren Stunden erhöhen, verbessern Sie auch die finanzielle Leistung Ihrer Organisation.

Entscheidende Grundlagen

Die Leistung Ihres Finanzplans ist eng mit dem Anteil der Stunden verbunden, die Sie in Rechnungen umsetzen können. Dennoch ist es wichtig, dass Sie einen Teil Ihrer Aufmerksamkeit auf Ihre nicht fakturierbaren Aufgaben richten, da diese trotz des Fehlens direkter Einnahmen zum Gleichgewicht Ihres Unternehmens beitragen. Es ist daher unerlässlich, dass Sie sich vor dem Aufblühen eines Projekts einen klaren Überblick über die nicht abrechenbaren Ausgaben verschaffen. Sie sollten daher sowohl die abrechenbaren als auch die nicht abrechenbaren Stunden in Ihre projektplanung programm einbeziehen.

Optimieren Sie die Verwaltung Ihrer abrechenbaren und nicht abrechenbaren Stunden ebenso wie die Verfolgung des Projektverlaufs durch die Einführung von Teambook, einem Tool zur Ressourcenverwaltung.

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