14 konkrete Tipps für schnelleres und effektiveres Arbeiten

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern?

Ob Sie Ihre Fristen einhalten, ein hohes Arbeitspensum bewältigen oder einfach nur Ihre Zeit optimieren wollen, hier sind 15 praktische Strategien, um schneller und intelligenter zu arbeiten, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

1. Beginnen Sie Ihren Tag mit einem Plan

Die Planung Ihres Arbeitstages ist wichtig, um Ihre Effizienz zu steigern:

• Dies gibt Ihnen einen klaren Fahrplan für das, was Sie erreichen müssen.
• Sie verschwenden weniger Zeit mit der Frage, was Sie als nächstes tun sollen.
• Sie können ähnliche Aufgaben gruppieren, um den Kontextwechsel zu begrenzen.
• Dies befreit Ihren Geist und reduziert die kognitive Belastung.

Für Projektteams und andere Dienstleistungsorganisationen ermöglicht Teambook z.B. die Planung der täglichen Aufgaben jedes Teammitglieds. Die Verkehrsmanager können nicht nur einen gemeinsamen Zeitplan einsehen, sondern vor allem kann jeder seinen Kalender mit Teambook synchronisieren, um einen Überblick über seinen Tag zu erhalten.

Vergessen Sie generell nicht, Zeit für Unvorhergesehenes einzuplanen und bleiben Sie flexibel. Versuchen Sie auch, positive Vorsätze für den Tag zu formulieren, wie z.B. „Ich werde organisiert sein und mich auf meine Prioritäten konzentrieren“.

2. Beseitigen Sie Ablenkungen

Ablenkungen können Ihr Arbeitstempo erheblich verlangsamen. Finden Sie heraus, was Sie am meisten ablenkt und ergreifen Sie Maßnahmen, um dies zu beheben:

• Verwenden Sie eine Erweiterung, um den Zugang zu sozialen Netzwerken zu blockieren.
• Deaktivieren Sie E-Mail- und Instant-Messaging-Benachrichtigungen.
• Reservieren Sie lückenlose Zeitfenster in Ihrem Kalender.
• Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, sollten Sie die Hausarbeit nicht während der Arbeitszeit erledigen.

Laut einer Studie verschwenden Angestellte durchschnittlich 1 Stunde und 5 Minuten pro Tag auf Nachrichtenseiten und 44 Minuten auf sozialen Netzwerken. Ein Webseitenblocker kann daher sehr hilfreich sein, um konzentriert zu bleiben.

3. Kennen Sie Ihren Biorhythmus

Jeder Mensch hat seinen eigenen natürlichen Rhythmus, der seine Produktivitätsspitzen bestimmt. Beobachten Sie, zu welchen Tageszeiten Sie am aufmerksamsten und produktivsten sind.

4. Wählen Sie die richtige Musik

Musik kann einen echten Einfluss auf Ihre Produktivität haben:

• Klassische Musik verbessert die Konzentration und fördert die Kreativität.
• Rockmusik beschleunigt die Verarbeitung von Zahlen
• Elektronische Musik erhöht die Geschwindigkeit und Genauigkeit beim Korrekturlesen.
• Natürliche Klänge helfen, Ablenkungen zu blockieren

Probieren Sie verschiedene Playlists aus und notieren Sie, wie sie sich auf Ihre Produktivität auswirken. So können Sie feststellen, welche Musikstile für welche Aufgaben am besten geeignet sind.

5. Seien Sie realistisch

Wir neigen dazu, das, was wir an einem Tag erreichen können, zu überschätzen. Um Frustration zu vermeiden :

• Setzen Sie keine unrealistischen Fristen, nur um des lieben Friedens willen.
• Planen Sie Zeit für unvermeidliche Unterbrechungen ein.
• Denken Sie daran, dass wir nicht immer 100% unserer Fähigkeiten haben.

Für Dienstleistungsorganisationen, die Teambook verwenden, bietet das Modul zur Zeiterfassung („Timesheet“) die Möglichkeit, die tatsächlich für die Aufgaben aufgewendete Zeit zu verfolgen. Dies wird Ihnen helfen, in Zukunft realistischere Schätzungen zu machen.

6. Priorisieren Sie Ihre Aufgabenliste

Nicht alle Aufgaben sind gleich wichtig. Priorisieren Sie sie nach :

• Dringlichkeit: Aufgaben mit einer nahen Deadline oder Aufgaben, die andere blockieren
• Auswirkungen: Aufgaben mit hohem Mehrwert für das Unternehmen
• Anstrengung: schnelle Aufgaben mit großer Wirkung

7. Eliminieren Sie unproduktive Sitzungen

Sitzungen können ein großer Zeitfresser sein. Um sie zu optimieren :

• Stellen Sie Ihre Anwesenheit in Frage, wenn sie nicht notwendig ist.
• Legen Sie eine Tagesordnung und eine bestimmte Dauer fest.
• Berechnen Sie die tatsächlichen Kosten eines Treffens (Anzahl der Teilnehmer x Dauer x Stundensatz).

Mit Teambook können Sie die Auswirkungen von Meetings auf Ihre eigene Planung und die Ihrer Kollegen leicht visualisieren. Dies wird Ihnen helfen, die Meetings besser zu planen.

8. Verfolgen Sie Ihre Zeit

Verwenden Sie ein Zeiterfassungstool wie Teambook, um zu verstehen, wo Ihre Zeit tatsächlich vergeht. Dies wird Ihnen helfen, :

• Ermittlung zeitraubender Aufgaben, die optimiert werden könnten.
• Eine bessere Vorstellung davon haben, wie viel Zeit für jede Aufgabe benötigt wird.
• Erkennen, wann Sie zu viel Zeit mit bestimmten Aktivitäten verbringen

Teambook bietet Berichte über Ihre Zeitverwendung. Analysieren Sie diese regelmäßig, um Ihre Produktivität zu verbessern.

9. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Im Durchschnitt verbringen wir 3 Stunden pro Tag mit Aufgaben, die sich leicht automatisieren lassen. Nutzen Sie Tools wie Zapier oder Power Automate, um :

• Erstellen von automatischen Genehmigungsabläufen
• Aufgaben zu Ihrer Liste hinzufügen, wenn Sie bestimmte E-Mails erhalten
• Integration von KI zur Erstellung von Entwürfen oder kreativen Ideen

Teambook lässt sich mit einer Vielzahl von Werkzeugen integrieren, um die Erstellung von Aufgaben, die Aktualisierung von Projekten usw. zu automatisieren. Entdecken Sie die Möglichkeiten der Automatisierung.

10. Verwenden Sie die Pomodoro-Technik

Diese Technik besteht darin, sich 25 Minuten lang auf eine Aufgabe zu konzentrieren und dann eine Pause von 5 Minuten zu machen. Sie erhöht die Motivation und die Effizienz.

11. Legen Sie regelmäßig Pausen ein

Pausen zu machen verbessert die Produktivität, die Zufriedenheit am Arbeitsplatz und das Wohlbefinden. Fühlen Sie sich nicht schuldig, wenn Sie eine Pause machen.

12. Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zu einer Zeit.

Multitasking reduziert die Qualität und Geschwindigkeit der Arbeit. Konzentrieren Sie sich für einen bestimmten Zeitraum auf eine Aufgabe.

13. Begrenzen Sie den Kontextwechsel

Das ständige Wechseln von einer Aufgabe zur anderen ist kontraproduktiv. Gruppieren Sie ähnliche Aufgaben, um den Kontextwechsel zu begrenzen.

14. Hören Sie auf zu prokrastinieren

Zur Überwindung von Prokrastination :

• Erkennen Sie, warum Sie eine Aufgabe aufschieben
• Unterteilen Sie große Projekte in überschaubarere Schritte
• Bitten Sie um Hilfe, wenn nötig
• Setzen Sie sich Mini-Ziele und belohnen Sie sich selbst.

Denken Sie daran, dass das Ziel nicht nur darin besteht, schneller zu arbeiten, sondern auch besser und erfüllender zu arbeiten.

In Dienstleistungsorganisationen schließlich kann die Verwendung eines Ressourcenmanagement-Tools wie Teambook die Produktivität des Unternehmens erheblich steigern und gleichzeitig das Wohlbefinden der einzelnen Ressourcen am Arbeitsplatz erhalten.