Die besten Werkzeuge, um Teamaufgaben effizient zuzuweisen und zu verfolgen

Für einen Teammanager oder Unternehmer ist die Planung von Projekten und die effiziente Verwaltung von Ressourcen, sei es Personal oder Material, der Schlüssel zum Erfolg. Zahlreiche Auflagen, Termine und Fristen erfordern Voraussicht und Organisation..

Planungs- und Ressourcenverwaltungssoftware ist ein wertvolles Werkzeug, das als Erweiterung Ihres Gehirns fungieren kann, um eine Liste von Aufgaben zu verwalten, zu verfolgen und die erforderlichen Ressourcen zu mobilisieren.

Auswahl an Planungs- und Ressourcenmanagement-Software

Eine Planungssoftware ist eine computergestützte Lösung, mit der Sie Ihre Ressourcen im Hinblick auf das Projektmanagement organisieren und optimieren können. Das ultimative Ziel ist es, Ihre Produktivität zu steigern. Mit einer solchen Software können Sie Zeitpläne, Auftragsarten, Teamkompetenzen und materielle Ressourcen für Ihr Projekt auf einer einzigen Schnittstelle zusammenstellen.

Im Folgenden finden Sie eine Auswahl bemerkenswerter Tools in diesem Bereich, basierend auf den Quellen :

1. Teambook

Ideal für: agile Organisationen mit 10 bis 200 Mitarbeitern, Manager und Projektleiter. Teambook wird oft als „beste Wahl“ bezeichnet, insbesondere aufgrund seiner intuitiven und visuellen Benutzeroberfläche und seines branchenweit einzigartigen Kapazitätsmanagement-Moduls sowie seiner Preisgestaltung pro Projekt und unbegrenzten Nutzern.

Zugewiesene Note: 9,8/10 und 4,7/5 basierend auf den Benutzerbewertungen.

Schlüsselfunktionen :

• Intuitive, visuelle, cloudbasierte Lösung
• Planung von Projektteams (Visualisierung „wer macht was und wann“, Verfügbarkeit)
• Ressourcenzuweisung per Drag & Drop
• Synchronisation von Informationen mit den Kalendern der Mitarbeiter
• Kapazitätsmanagement mit Simulation der erwarteten Nutzung in den nächsten 6-24 Monaten
• Freigabe der Planung für Kunden über URL-Link
• Verfolgung der tatsächlichen Zeiten mit vorausgefüllten Stundenzetteln und „Ein-Klick“-Eingabe
• System zur Genehmigung von Stundenzetteln
• Intelligentes Beacon-System zur Kartierung der Talente von Teams
• Übersichtliches und leicht verständliches Dashboard
• Flexibles und effizientes Reporting

Vorteile : Optimierung der Ressourcenauslastung, keine Softwareinstallation (über Browser), einfach und intuitiv zu bedienen, auch bei der Urlaubsplanung, ansprechendes Design, einfache Integration in bevorzugte Kommunikationstools, Aufgabenbenachrichtigung, regelmäßige Weiterentwicklung, reaktionsschneller Kundensupport, unschlagbarer Preis, spart wertvolle Zeit bei der Projektorganisation, klare Übersicht über die Produktionskapazität des Teams, nützliche Filter (Projekte, Ressourcen, Kunden), Drag&Drop, etc.Drop, Reminder, vereinfachte Farbvisualisierung, Transparenz, effektivere Planung als Excel-Tabellen, klarer Überblick über Aktivitäten, Bewertung der abrechenbaren Stunden, Kalendersynchronisation, schnell einsetzbar, von Experten erstellt, einzigartiges mittelfristiges Kapazitätsmanagement. Und schließlich ist es eines der wenigen Tools, das neben Englisch auch in vielen anderen Sprachen verfügbar ist (Französisch, Deutsch, Spanisch, Italienisch…). Kurz gesagt, ein sehr gutes Werkzeug!

Nachteile : Von den Nutzern wurden keine wesentlichen Nachteile genannt. Einige könnten die enge Fokussierung auf das Ressourcenmanagement (und nicht auf eine vollständige PSA-Lösung) bemängeln, aber dies ist eine bewusste Entscheidung dieses führenden Anbieters des „Best of Breed“-Ansatzes.

Preise: Abrechnung pro aktivem Projekt (Teams, Nutzer, Kunden unbegrenzt).

Kostenpflichtige Version ab 3,00 €/Monat (bis zu 10 aktive Projekte) für die Planungsfunktionen.

Kostenlose 30-Tage-Testversion

Benutzerbewertungen: Überwiegend sehr positiv, wobei die Einfachheit, die Effizienz und der Support hervorgehoben werden. Wird als besser als Float und Resource Guru in Bezug auf Effizienz oder Preis/Funktionalität angesehen.

2. Wrike

Ideal für: Teams von mehr als 20 Personen bis hin zu großen Unternehmen. Fernarbeit.

Zugewiesene Note: 4,2/5 basierend auf den Kundenbewertungen.

Schlüsselfunktionen :

• Cloud-basierte Plattform für Projektmanagement im weitesten Sinne
• Ermöglicht eine effiziente Nutzung von Ressourcen
• Aufgaben planen, zuweisen und verfolgen
• Identifizierung der richtigen Personen für jedes Projekt
• Segmentiert die Arbeit in einfachere Aufgaben
• Mehr als 400 Integrationen verfügbar
• Aufgaben nach Priorität und Verfügbarkeit festlegen
• Flexible Planungsfunktionen (Verschieben, Bearbeiten, Hinzufügen von Aufgaben per Drag & Drop)
• 360°-Ansicht der Arbeitslast, um die richtigen Personen zuzuweisen

Vorteile: Flexibel und skalierbar, mit vielen gebrauchsfertigen Vorlagen. Einheitliche Plattform durch Integrationen. Ermöglicht es den Mitarbeitern, schneller und effizienter zu arbeiten. Einfach, effizient und schnell, um eine robuste Planung zu optimieren. Transparentes Arbeiten (Zugang für interne und externe Personen). Großer Akteur, der von mehr als 20.000 Unternehmen genutzt wird.

Nachteile : Das System wird schnell komplex und teuer, je nachdem, welche Module ausgewählt werden. Die Größe des Herausgebers macht ihn weniger reaktionsfähig als früher.

Preise: ab 10 USD pro Nutzer für das erste Modul.

Benutzerbewertungen: Hohe Gesamtbewertung auf der Grundlage einer großen Anzahl von Bewertungen. Wird als Alternative zu Teambook für große Unternehmen genannt.

3. Float

Ideal für : Digitalagenturen.

Zugewiesene Note: 7,8/10 und 4,5/5 basierend auf den Bewertungen Dritter.

Schlüsselfunktionen :

• Vollständiger Kalender (Reservierungen, Verfügbarkeit, Ferien, Feiertage)
• Integration in Google Kalender und Slack
• Messung der fakturierbaren und nicht fakturierbaren Zeit
• Projekt- und Ressourcenansicht
• Export von Zeitblättern
• Mobile Anwendung
• Berichte (Projekt, Budget, Ressourcen)
• Möglichkeit, Arbeitszeiten zu definieren und Mitarbeitereinstellungen anzupassen
• Budgetüberwachung in Echtzeit
• Vorausgefüllte Stundenzettel
• Vergleich zwischen geschätzten und tatsächlichen Stunden
• Erleichterte Kommunikation mit der Finanzabteilung
• Automatisierte Erinnerungen (Slack, Handy, E-Mail)
• Projektkapazitätsmanagement
• Unbegrenztes Hinzufügen neuer Projekte
• Verfolgung der Zeiten im Kapazitätsmanagement
• Multi-Projektmanagement
• Tools für Leistungsberichte und Prognosen
• Übersicht, wer wann an was arbeitet, um die Produktivität zu optimieren
• Schnelle Anzeige von Zeitplänen, gerechte Verteilung von Aufgaben, Optimierung der Ressourcennutzung
• Reisezeiterfassung per Handy-App

Vorteile: Leistungsstarkes Tool dank seiner intuitiven Schnittstelle. Ermöglicht die Visualisierung und Optimierung von Lasten und erleichtert die Kommunikation innerhalb der Teams. Einfache und zahlreiche Integrationen. Nützliche mobile Anwendung. 24-Stunden-Support (nur Englisch). Hohes Maß an Sicherheit und Stabilität.

Nachteile: Einige Nutzer berichten über Ungenauigkeiten in den Berichten (nicht immer in Echtzeit). Die scheinbare Einfachheit wird durch die ständige Erweiterung der Funktionen auf der Grundlage des Kundenfeedbacks ausgeglichen, was die Bedienung erschwert.

Preise: 30 Tage Probezeit. Preis pro Nutzer, ab 10 $ pro Monat, unbegrenzte Projekte und Kunden.

Nutzerstimmen: Hohe Gesamtbewertung. Wird als Alternative zu Teambook und Resource Guru genannt. Gute Berücksichtigung von Kundenfeedback für Verbesserungen.

4. Runn

Ideal für: Produktteams. Schnelligkeit und Agilität, um „große Projekte“ mit „Einhaltung der Fristen und des Budgets“ zu verbinden. Projektmanager und Führungskräfte, die nach Transparenz suchen.

Vergebene Note: 8/10.

Schlüsselfunktionen :

• Die REST API ermöglicht die Integration von Runn mit anderen Medien (Clockify, WorkflowMax).
• Grafische Darstellung der Nutzungszeiten der Teammitglieder
• Live-Überwachung und Buchhaltung, um Ressourcen an das Budget anzupassen
• Finanzberichte mit Filtern
• Beherrschung der Pipeline (Prognosen über Einnahmen, Gewinne, Kosten)
• Anpassen der Verfügbarkeit nach Tag/Stunde zur Optimierung der Arbeitszeiten
• Gruppieren Sie Personen nach Projekt, Fachgebiet und weisen Sie ihnen Rollen zu.
• Alle Projekte in einer einzigen Ansicht
• Vorläufige Projekte planen (potenzielle Auswirkungen visualisieren)
• Teams, Projekte, Leistungen verwalten
• Kapazitätsprognosen, Projekttypen, Budgets

Vorteile: Rationalisierung von Lieferungen, Ausgleich von Projekten, Verwaltung von fakturierbaren/nicht fakturierbaren Aufgaben. Schnelle Ressourcenplanung (Sekunden für Zuweisungen, weniger als 10 Minuten für die Planung eines Projekts). Überblick über verfügbare Aufgaben/Teams. Hilft bei der Einhaltung von Fristen. Möglichkeit zur Erstellung von Prognosen. Wille zur sozialen/ökologischen Wirkung (ermäßigte Tarife, die nicht gewinnbringend sind). Scheinbare Einfachheit. Globaler Ansatz.

Nachteile : Nur auf Englisch verfügbar. Bietet eher einen globalen als einen täglich detaillierten Ansatz.

Preise: Kostenlose 14-tägige Testphase, danach Preis ab 10 USD pro Nutzer (14 USD für Pro-Pläne).

Nutzermeinungen: Wird von mehr als 5.000 Nutzern in der englischsprachigen Welt genutzt, die sich auf die geografische Basis (Neuseeland) konzentrieren.

Entdecken Sie Teambook VS Runn.io.

Andere bemerkenswerte Werkzeuge

Teamdeck

Ideal für: kleine Organisationen, die nach einfachen Funktionen suchen.

Schlüsselfunktionen: Ermöglicht es, die Verfügbarkeit von Mitarbeitern anzuzeigen, sie Projekten zuzuweisen und ihre Arbeitszeit zu verfolgen. Bietet einen Kalender mit Verfügbarkeit und Urlaub. Ermöglicht die Planung und Zuweisung von Aufgaben mit wenigen Klicks. Bietet die Verwaltung von Stundenzetteln.

Vorteile: Gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Einige Integrationen verfügbar.

Nachteile: Einige Nutzer berichten von Ungenauigkeiten in den Berichten, die nicht unbedingt in Echtzeit aktualisiert werden.

Preise: Kostenlose 14-tägige Probezeit. Team Member Plan ab 6 USD pro Monat.

Nutzersbewertungen: Bewertung von 4.5/5. Gibt an, dass seine Kunden Mavenlink oder Resource Guru durch Teamdeck ersetzt haben.

Napta früher PickYourSkills

Ideal für: französische Unternehmen auf der Suche nach einer Staffing-Software.

Schlüsselfunktionen: Ermöglicht es, die Kompetenzen des Teams zu verfolgen und Aufgaben auf der Grundlage der verfügbaren Kompetenzen zuzuweisen. Hilft, Projekte entsprechend zu planen.

Vorteile: Einfache Implementierung. 100%ige Anpassung an den Kunden. Automatisierung von Prozessen.

Asana

Ideal für: Projektmanagement im weitesten Sinne.

Schlüsselfunktionen: Effektives Management der Ressourcenmobilisierung, um sicherzustellen, dass jedes Projekt das bekommt, was es braucht. Zielt darauf ab, die Arbeitslast auszugleichen, damit niemand untätig oder überlastet ist. Kann so programmiert werden, dass Ressourcen ähnlichen Anforderungen zugewiesen werden. Nutzt eine KI-Funktion, um festzustellen, wann der Arbeitsfluss nicht ausgeglichen ist.

Skello

Ideal für: Außendienstmitarbeiter (intelligente HR-Steuerungslösung).

Schlüsselfunktionen: Ermöglicht die Erstellung von Zeitplänen mit einem Klick dank der Smart Planner-Technologie. Verwaltet und digitalisiert Abwesenheits-, Vertretungs- und Nichtverfügbarkeitsanfragen, was sich direkt auf die Planung der Aufgaben auswirkt. Automatisiert die Aufgaben, die mit der Erstellung von Plänen und der Verwaltung verbunden sind.

Agendrix

Ideal für : Nicht angegeben, aber es handelt sich um eine kostenlose Zeitplansoftware.

Zugewiesene Note: 4.6/5.

Schlüsselfunktionen: Ermöglicht eine schnelle Planung der Arbeitszeiten durch Drag & Drop oder Kopieren & Einfügen. Bietet eine 360°-Ansicht der Informationen über Mitarbeiter, Stellen und Urlaub. Hilft, den Bedarf auf der Grundlage der Verfügbarkeit zu decken. Verfügt über eine mobile Anwendung.

Vorteile: Schnelle und visuelle Planung. Vollständige Übersicht. Mobile Anwendung.

Factorial

Ideal für: Unternehmen, die nach einer All-in-One HR-Software suchen.

Schlüsselfunktionen: Ermöglicht die Automatisierung von Aufgaben im Zusammenhang mit der Personalverwaltung, einschließlich der Verwaltung von Dienstplänen. Erleichtert die Überwachung der Arbeitszeiten von Teams. Sendet Benachrichtigungen, wenn Pläne veröffentlicht oder geändert werden. Warnt bei Planungsproblemen wie Überschneidungen oder bereits zugewiesenen Stunden.