Che cos’è il project forecasting? E come può aiutare la vostra società di progetto a mettere in atto la pipeline di lavoro futura più redditizia?
Può sembrare che la pianificazione preliminare di un progetto richieda molto tempo. Si tratta più di un vantaggio che di un elemento operativo necessario. Tuttavia, le società di servizi che studiano attentamente i progetti preliminari e quelli confermati raccoglieranno i frutti.
Ecco tutto quello che c’è da sapere sul perché e sul come avviare un processo di pianificazione preliminare del progetto e sugli strumento di gestione che vi aiuteranno a farlo in modo rapido e accurato.
Che cos’è la pianificazione provvisoria del progetto?
In parole povere, la pianificazione provvisoria di un progetto è il processo di pianificazione di un progetto che non si è ancora sicuri che sarà completato con successo.
Perché pianificare un progetto che potrebbe non realizzarsi mai? I project manager possono avere l’impressione di perdere tempo prezioso con la pianificazione preliminare. Tuttavia, la pianificazione preliminare presenta molti vantaggi, sia a livello personale che organizzativo.
I vantaggi della pianificazione provvisoria del progetto
Riconoscere gli effetti dei progetti proposti sulle risorse e sulle capacità disponibili.
In una società di servizi professionali, ogni progetto può avere un impatto su altri progetti. Quindi, anche se un progetto non è certo, è necessario sapere come influirà sul carico di lavoro complessivo del team.
Quali risorse sono ancora disponibili sul posto di lavoro? Di quali capacità disponete ancora? Gli altri progetti hanno ancora la possibilità di andare avanti come previsto? È necessario impegnare ulteriori risorse?
Pianificando il progetto in anticipo, è possibile trovare le risposte a queste domande e prendere decisioni più informate che porteranno a risultati migliori.
Considerare le ipotesi di progetto per perfezionare il piano utilizzando informazioni in tempo reale.
Alcuni progetti provvisori non si realizzeranno, ma altri sì. E quando ciò accade, volete che il vostro budget e la vostra tabella di marcia siano accurati. Senza un piano di progetto provvisorio, si rischia di basare l’intero piano di progetto su ipotesi non necessarie.
Forse non sapevate che il vostro ingegnere junior preferito non era disponibile quando ne avevate bisogno. Ciò significa che dovrete ricorrere a una risorsa più costosa o spostare i compiti fino a quando non sarà disponibile. Se questo finisce per far saltare il budget o ritardare il progetto, è qualcosa che si sarebbe potuto evitare.
Esaminate diverse combinazioni di progetti per determinare quale produrrà i risultati migliori per la vostra azienda.
Ciò solleva la questione della pianificazione dello scenario. È in questa fase che si dovrebbe utilizzare un piano di progetto provvisorio per testare diverse combinazioni di progetti, al fine di scegliere quella che meglio si adatta agli obiettivi dell’azienda.
Ad esempio, i progetti A e B possono fruttare molto. Tuttavia, dovreste evitare che il progetto C vada oltre, perché richiederebbe le stesse risorse qualificate. Se il progetto C è un progetto di valore inferiore da parte di un cliente abituale di valore elevato, potreste scegliere una combinazione che renda il progetto C più efficace. Attraverso la pianificazione preliminare del progetto, potreste scoprire che il progetto C + A ha più senso come combinazione. Tuttavia, non lo saprete perché non avrete modellato tutti gli scenari.
Che cos’è un progetto provvisorio?
Un progetto che non è stato confermato è chiamato progetto provvisorio. Ecco alcuni esempi di progetti provvisori:
- un progetto del cliente che è stato proposto ma non ancora concordato (forse fino a quando non potrete fornire un piano e un calendario realistici)
- un progetto improvviso che emerge; dovete stabilire se è fattibile ora. un progetto che la vostra azienda ha proposto ma che non si è ancora realizzato.
Il problema della pianificazione incompleta dei progetti
Una pianificazione rigorosa del progetto ha lo svantaggio di richiedere molto tempo. La pianificazione tattica del progetto può far perdere molto tempo se si pianificano le attività manualmente utilizzando strumenti come i fogli di calcolo Excel!
Inoltre, i project manager hanno una vita frenetica. Invece di armeggiare con i piani per i progetti incompiuti, preferiscono gestire quelli che hanno già.
Come potete usare Teambook per migliorare la vostra pianificazione del progetto?
Con il software Teambook, pianificare i progetti potenziali è semplice e diretto come pianificare i progetti verificati. Basta inserire “provvisorio” come stato del progetto. A beneficio vostro e degli altri, potete scegliere un suffisso e un colore specifico per i progetti provvisori, diverso da quello dei progetti verificati, indicando così visibilmente che non sono ancora finalizzati.
Scoprire le fasi di costruzione di un progetto in Teambook in questa esercitazione e assegnare loro i colori specifici per distinguere tra progetti provvisori e progetti in corso.
In conclusione
I vostri project manager potrebbero ritenere che la stesura di un calendario provvisorio sia un inutile dispendio di tempo. Speriamo di aver dimostrato i vantaggi per la vostra società di progetto in termini di capacità organizzativa, pianificazione dello scenario, pianificazione del progetto e risultati.
Con gli strumenti giusti, la pianificazione preliminare del progetto sarà molto più facile da inserire nei programmi già impegnativi dei vostri project manager, aumentando l’efficienza e l’accuratezza del loro lavoro.
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