La differenza tra lavoro fatturabile e non fatturabile

Che cos’è il lavoro fatturabile?

Sorprendentemente, molte aziende, consulenti e liberi professionisti operano sulla base di una tariffa oraria specifica. Ciò significa, molto semplicemente, che si negozia un prezzo, si registra il numero di ore dedicate a un progetto e si presenta il prodotto finito al cliente. Sembra piuttosto semplice, vero? In realtà, applicare efficacemente questo approccio per massimizzare i profitti è spesso più complicato e complesso di quanto sembri.

Che cos’è il lavoro fatturabile?

Il concetto di lavoro fatturabile riunisce, senza mezzi termini, tutti gli incarichi e i compiti specificamente legati al progetto del vostro cliente. Questo termine si riferisce ai vari elementi del servizio che appariranno esplicitamente sulla fattura che intendete inviare al cliente. In altre parole, quando parliamo di lavoro fatturabile, parliamo puramente e semplicemente delle responsabilità remunerative effettive di un progetto. Nella maggior parte dei casi, si tratta di lavori espressamente previsti dal contratto con il cliente.

A volte indicate come ore fatturabili, attività fatturabili o lavoro fatturabile, queste denominazioni si riferiscono tutte al concetto di attività fatturabile a un cliente. Per le società di servizi come studi di consulenza, studi legali, studi commerciali e altri, il lavoro fatturabile è una delle principali fonti di reddito. Di conseguenza, è generalmente la misura principale dei servizi forniti dai loro dipendenti.

Per evitare malintesi, è sempre bene specificare chiaramente cosa è fatturabile e cosa no prima di impegnarsi in un progetto. Il tipico lavoro fatturabile comprende i compiti elencati di seguito:

• Pianificazione del progetto
• Ricerca
• Attuazione del progetto
• Interazioni dirette con i clienti, come appuntamenti e consulenze
• Eventuali modifiche richieste dal cliente

Si noti inoltre che il lavoro fatturabile è solitamente suddiviso in tre sezioni:

• Fatturazione a tempo (ore ingrassate)
• Fatturazione a valore (prezzo fisso)
• Fatturazione del progetto

La fatturazione a tempo è senza dubbio la forma più diffusa di fatturazione del lavoro. Un appaltatore registra il proprio tempo, prima di emettere un preventivo al cliente basato su una tariffa orale.

Tuttavia, non tutto il lavoro fatturabile è sistematicamente incluso nella categoria della fatturazione a tempo. Ad esempio, se state lavorando con un cliente alla progettazione di un nuovo sito web, avete la possibilità di proporre un prezzo fisso per i vostri servizi. Ciò significa che non addebiterete ogni ora di lavoro, ma applicherete semplicemente una tariffa unica una volta completato il progetto.

Comprendere il concetto di lavoro non fatturabile

Quando si parla di lavoro non fatturabile, ci si riferisce a tutte le azioni svolte da un dipendente che, pur essendo legate a un progetto specifico, non sono suscettibili di essere fatturate al cliente. Ciò include, ma non si limita a, i giorni festivi, le ferie, la formazione professionale continua, la malattia, il tempo dedicato a compiti personali e qualsiasi altro tempo non specificamente classificato. Ad esempio, se passano tre ore a controllare la casella di posta elettronica prima di iniziare un’attività fatturabile per un cliente nuovo di zecca, quelle tre ore verranno conteggiate come tempo dedicato a un lavoro non fatturabile.

Per “ore non fatturabili” si intende tutto il tempo dedicato ai vari compiti che si possono svolgere durante l’orario di lavoro, dalle attività amministrative di routine come l’invio di e-mail, alle attività commerciali e a tutte le forme di formazione. In altre parole, se il vostro lavoro non viene direttamente fatturato a un cliente o se non interagite direttamente con lui, è molto probabile che questi momenti vengano considerati come ore non fatturabili.

Il lavoro non fatturabile può sembrare indesiderato perché non è esplicitamente richiesto da un cliente, ma è comunque essenziale per il buon funzionamento dell’azienda. Ad esempio, il processo di sviluppo professionale dei dipendenti avrà un impatto significativo sulla qualità delle prestazioni complessive, ma raramente potrà essere attribuito a un particolare progetto del cliente. Allo stesso modo, gli eventi sociali, che sono essenziali per mantenere il morale del team, non possono essere attribuiti direttamente ai clienti.

È vero che queste attività, che non rientrano nell’ambito del lavoro fatturabile e quindi costituiscono un lavoro non fatturabile, richiedono comunque che i vostri dipendenti siano compensati per il tempo e l’energia che hanno investito in esse. Ecco alcuni esempi di ciò che rappresenta un lavoro inarrestabile:

• Creare proposte commerciali e trasmetterle ai potenziali clienti.
• Presentare nuovi progetti ai clienti
• Includere consultazioni e riunioni di gruppo prima della stipula di un contratto.
• Rettifica degli errori
• Gestione della fatturazione
• Riunioni interne e comunicazioni di gruppo
• Sforzi dedicati alle attività di marketing interno
• Formazione professionale continua per il team
• Varie attività amministrative non fatturate

Anche se i compiti sopra elencati sembrano essenziali per il buon funzionamento e lo sviluppo dell’azienda, è essenziale tenere sotto controllo il tempo dedicato a queste funzioni non fatturabili. Spesso tendono a ostacolare i profitti dell’organizzazione e dell’azienda.

Inserire le sfumature delle attività fatturate e non fatturate

Il dibattito tra lavoro fatturabile e non fatturabile può variare a seconda della portata e della specificità del progetto. Tuttavia, un primo passo fondamentale è quello di definire, di concerto con il cliente, quali lavori saranno fatturati e quali non rientreranno in questa categoria.

La comunicazione è fondamentale, non è vero? È quindi fondamentale trasmettere questi dettagli essenziali a tutti i membri del vostro team. Assicuratevi di essere chiari sugli aspetti fissi e non fissi del vostro lavoro.

Poi c’è la questione cruciale della gestione del tempo in un progetto: come si determina il numero di ore da dare al cliente? Una gestione rigorosa del tempo permette di distinguere facilmente tra ore fatturabili e non fatturabili.

Le aziende di solito si affidano a fogli di calcolo vecchio stile per registrare e tenere traccia dell’orario di lavoro. Purtroppo, questo metodo si rivela piuttosto inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Costringe i dipendenti a inserire manualmente l’orario di lavoro, aumentando il volume delle ore non fatturabili e rischiando di produrre dati meno accurati.

La soluzione? Optare per una soluzione di pianificazione delle risorse. Incoraggiate il vostro team a utilizzarlo per tutti i compiti, anche quelli più piccoli legati al progetto, come rispondere alle telefonate o alle e-mail dei clienti. Alla fine del progetto, il totale delle ore fatturabili dovrebbe essere sommato.

Il monitoraggio accurato del tempo fatturabile vi permette di misurare il vostro tasso di utilizzo, che corrisponde alle ore fatturabili divise per il tempo totale disponibile, una misura preziosa per valutare le vostre prestazioni in termini di generazione di ricavi e anche per fare un benchmarking con i vostri colleghi all’interno del vostro settore.

La necessità cruciale di tenere traccia delle ore non produttive

Nel mondo del lavoro, dove ogni minuto del nostro tempo ha un prezzo, tenere traccia del tempo non lavorativo non è solo essenziale, ma decisivo. Tenendo d’occhio le ore spese in attività fatturate e non fatturate, si può avere un quadro più chiaro delle proprie prestazioni finanziarie e di produttività. Se la componente non fatturabile delle vostre ore sta diventando esageratamente grande, è il momento di rivedere i vostri progetti e processi per migliorare l’utilizzo del tempo in futuro.

È fondamentale monitorare sia le ore lavorate che quelle non lavorate per avere una panoramica completa. Analizzando il tempo trascorso che non è direttamente attribuito ai progetti dei nostri clienti, potete fare un bilancio dei costi reali associati ai vari compiti e decidere se questi progetti sono davvero così redditizi come sembrano.

Inoltre, il monitoraggio delle ore fatturabili e non-fatturabili fornisce anche una visione dell’efficacia individuale di ciascun membro del team. Se un dipendente sembra dedicare troppo tempo a compiti non retribuiti, potrebbe essere una buona idea intervenire con misure correttive per aiutarlo a migliorare la sua efficienza.

L’ultimo, ma non meno importante, vantaggio del monitoraggio delle ore non lavorative è il suo contributo alla pianificazione dei progetti futuri. Avrete un quadro chiaro del tempo necessario per completare un progetto e del costo totale che comporta. Ignorare le ore non retribuite è rischioso e può portare a una programmazione irrazionale o a tariffe troppo basse rispetto ai costi.

Strategie per ridurre al minimo il tempo di lavoro non retribuito

Un eccesso di ore non retribuite è un vero flagello per la vostra azienda. In molti settori, tuttavia, il numero di ore non retribuite supera di molto quello delle ore retribuite. Per illustrare questo aspetto, prendiamo l’esempio degli studi giuridici, dove i professionisti del settore spesso dedicano più tempo ai compiti non conclusi che a quelli che possono essere portati a termine. Si tratta di una situazione sostenibile per gli studi legali, a causa delle elevate tariffe orarie che si applicano. Tuttavia, per la maggior parte degli altri settori aziendali non è così facile. Devono trovare un equilibrio tra il tempo non pagato e quello che genera profitti.

Tuttavia, ci sono misure che si possono prendere in considerazione per ridurre il tempo non fatturabile.

Ottimizzazione efficiente del tempo

Evitare il più possibile le distrazioni per un uso produttivo del tempo. Sebbene le pause regolari siano fondamentali per aumentare la produttività complessiva, il monitoraggio corretto del tempo di lavoro di ciascun dipendente può garantire che né voi né il vostro team rimaniate indietro con i compiti, inutilmente.

Automazione delle attività amministrative

Un modo per ridurre il numero totale di ore dedicate alle attività amministrative è quello di utilizzare strategie di automazione. Analizzate le ore che non sono fattibili e identificate i progetti che consumano più tempo. Utilizzate un software di facile utilizzo.

Ad esempio, il processo di fatturazione può spesso aggiungersi al tempo non fatturabile. Automatizzando il processo di assemblaggio, potrete velocizzare il vostro lavoro, risparmiare tempo e permettere al vostro team di dedicare più tempo a compiti ridondanti!

Contare ogni minuto

Assicuratevi che voi e i membri del vostro team teniate traccia di ogni minuto trascorso su un progetto. All’inizio ci vorrà un po’ di tempo per abituarsi, ma con il tempo diventerà più facile, una volta presa la mano. Ricordate che aumentando il numero di ore fatturabili, migliorerete le prestazioni finanziarie della vostra organizzazione.

Basi cruciali

L’andamento del vostro progetto finanziario è strettamente legato a questo rapporto, che dipende dal numero di ore che riuscite a trasformare in fatture. Resta il fatto che è indispensabile concentrare parte della nostra attenzione sulle attività non trasferibili, in quanto svolgono un ruolo fondamentale nell’equilibrio dell’azienda, nonostante la mancanza di reddito diretto che generano. È quindi indispensabile avere una visione chiara delle spese non fatturabili prima di intraprendere un progetto. Non dimenticate quindi di includere le ore fatturabili e non fatturabili nella pianificazione del budget.

Ottimizzate la gestione delle ore fatturabili e non fatturabili e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto adottando Teambook, uno strumento di gestione delle risorse.

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Il concetto di lavoro fatturabile comprende, in modo diretto, tutti gli incarichi e i compiti espressamente legati al progetto del vostro cliente. Questo termine si riferisce ai vari elementi del servizio che appariranno esplicitamente sulla fattura che intendete inviare al vostro cliente. In altre parole, quando si parla di lavoro fatturabile, si parla puramente e semplicemente delle effettive responsabilità remunerative di un progetto. Nella maggior parte dei casi, si tratta di lavori espressamente previsti dal contratto con il cliente.

A volte indicate come ore fatturabili, attività fatturabili o lavoro fatturabile, queste denominazioni si riferiscono tutte al concetto di attività fatturabile a un cliente. Per le società di servizi come le società di consulenza, gli studi legali, gli studi di commercialisti o altri, il lavoro fatturabile è una delle principali fonti di reddito. Di conseguenza, è generalmente la misura principale delle prestazioni dei loro dipendenti.

Per evitare malintesi, è sempre bene specificare chiaramente cosa è fatturabile e cosa no prima di impegnarsi in un progetto. Il tipico lavoro fatturabile comprende le attività elencate di seguito:

• Pianificazione del progetto
• Ricerca
• Attuazione del progetto
• Interazioni dirette con i clienti, come appuntamenti e consulenze
• Eventuali modifiche richieste dal cliente

Si noti inoltre che il lavoro fatturabile è solitamente suddiviso in tre sezioni:

• Fatturazione a tempo (ore fatturate)
• Fatturazione a valore (prezzo fisso)
• Fatturazione del progetto

La fatturazione a tempo è senza dubbio la forma più diffusa di lavoro fatturabile. Un dipendente registra il proprio tempo, prima di emettere una fattura al cliente basata su una tariffa oraria.

Tuttavia, non tutto il lavoro fatturabile è sistematicamente incluso nella categoria della fatturazione a tempo. Ad esempio, se state lavorando con un cliente alla progettazione di un nuovo sito web, avete la possibilità di proporre un prezzo fisso per i vostri servizi. Ciò significa che non addebiterete ogni ora di lavoro, ma applicherete semplicemente una tariffa unica una volta completato il progetto.

Comprendere il concetto di lavoro non fatturabile

Quando si parla di lavoro non fatturabile, ci si riferisce a tutte le azioni svolte da un dipendente che, pur essendo legate a un progetto specifico, non sono suscettibili di essere fatturate al cliente. Ciò include, ma non si limita a, i giorni festivi, le ferie, la formazione professionale continua, la malattia, il tempo dedicato a compiti personali e qualsiasi altro tempo non specificamente classificato. Ad esempio, se si passano tre ore a controllare la casella di posta elettronica prima di iniziare un’attività fatturabile per un cliente nuovo di zecca, quelle tre ore verranno conteggiate come tempo dedicato a un lavoro non fatturabile.

Per “ore non fatturabili” si intende tutto il tempo dedicato ai vari compiti che si possono svolgere durante l’orario di lavoro, dalle attività amministrative di routine come l’invio di e-mail, alle attività commerciali e a tutte le forme di formazione. In altre parole, se il vostro lavoro non viene direttamente fatturato a un cliente o se non interagite direttamente con lui, è molto probabile che questi momenti vengano considerati come ore non fatturabili.

Il lavoro non fatturabile può sembrare indesiderato perché non è esplicitamente richiesto da un cliente, ma è comunque essenziale per il buon funzionamento dell’azienda. Ad esempio, il processo di sviluppo professionale dei dipendenti avrà un impatto significativo sulla qualità delle prestazioni complessive, ma raramente potrà essere attribuito a un particolare progetto del cliente. Allo stesso modo, gli eventi sociali, essenziali per mantenere il morale del team, non possono essere fatturati direttamente ai clienti.

È vero che queste attività, che non rientrano nell’ambito del lavoro fatturabile e quindi costituiscono un lavoro non fatturabile, richiedono comunque che i vostri dipendenti siano compensati per il tempo e l’energia che hanno investito in esse. Ecco alcuni esempi di ciò che rappresenta il lavoro non fatturabile:

• Creare proposte commerciali e trasmetterle ai potenziali clienti.
• Presentare nuovi progetti ai clienti
• Includere consultazioni e riunioni di gruppo prima della stipula di un contratto.
• Rettifica degli errori
• Gestione della fatturazione
• Riunioni interne e comunicazioni di gruppo
• Sforzi dedicati alle attività di marketing interno
• Formazione professionale continua per il team
• Varie attività amministrative non fatturate

Anche se le attività sopra elencate sembrano essenziali per il buon funzionamento e lo sviluppo dell’azienda, è essenziale tenere sotto controllo il tempo dedicato a queste funzioni non fatturabili. Spesso tendono a ostacolare i profitti dell’organizzazione e dell’azienda.

Inserire le sfumature delle attività fatturate e non fatturate

Il dibattito tra lavoro fatturabile e non fatturabile può variare a seconda della portata e della specificità del progetto. Tuttavia, un primo passo fondamentale è quello di definire, di concerto con il cliente, quali lavori saranno fatturati e quali non rientreranno in questa categoria.

La comunicazione è fondamentale, non è vero? È quindi fondamentale trasmettere questi dettagli essenziali a tutti i membri del vostro team. Assicuratevi che siano chiari gli aspetti fatturabili e non fatturabili del lavoro che svolgono.

C’è poi la spinosa questione della gestione del tempo in un progetto: come si determina il numero di ore da fatturare al cliente? Una gestione rigorosa del tempo permette di distinguere facilmente tra ore fatturabili e non fatturabili.

Le aziende di solito si affidano a fogli di calcolo vecchio stile per registrare e tenere traccia dell’orario di lavoro. Purtroppo, questo metodo si rivela piuttosto inefficiente e dispendioso in termini di tempo. Costringe i dipendenti a inserire manualmente l’orario di lavoro, aumentando il volume delle ore non fatturabili e rischiando di produrre dati meno accurati.

La soluzione? Optare per un software di tracciamento del tempo. Incoraggiate il vostro team a utilizzarlo per tutti i compiti, anche quelli più piccoli legati al progetto, come rispondere alle telefonate o alle e-mail dei clienti. Alla fine del progetto, basta sommare il totale delle ore fatturabili.

Il monitoraggio accurato del tempo fatturabile vi permette di misurare il vostro tasso di utilizzo, che corrisponde alle ore fatturabili divise per il tempo totale disponibile, una misura preziosa per valutare le vostre prestazioni in termini di generazione di ricavi e anche per fare un benchmarking con i vostri colleghi all’interno del vostro settore.

La necessità cruciale di tenere traccia delle ore non produttive

Nel mondo del lavoro, dove ogni minuto del nostro tempo ha un prezzo, tenere traccia del tempo non lavorativo non solo è essenziale, ma è decisivo. Tenendo d’occhio le ore dedicate alle attività fatturate e non fatturate, si delinea un quadro più chiaro delle prestazioni finanziarie e della produttività. Se la componente non fatturabile delle vostre ore sta diventando esageratamente grande, è il momento di rivedere i vostri progetti e processi per migliorare l’utilizzo del tempo in futuro.

È fondamentale monitorare sia le ore pagate che quelle non pagate per avere una prospettiva complessiva. Analizzando il tempo trascorso che non è direttamente attribuito ai progetti dei vostri clienti, potete fare un bilancio dei costi reali associati ai vari compiti e decidere se questi progetti sono davvero così redditizi come sembrano.

Inoltre, il monitoraggio delle ore fatturabili e non-fatturabili fornisce anche una visione dell’efficacia individuale di ciascun membro del team. Se un dipendente sembra dedicare troppo tempo a compiti non retribuiti, potrebbe essere una buona idea intervenire con misure correttive per aiutarlo a migliorare la sua efficienza.

L’ultimo, ma non meno importante, vantaggio del monitoraggio delle ore non lavorative è il suo contributo alla pianificazione dei progetti futuri. Avrete un quadro chiaro del tempo necessario per completare un progetto e del costo totale che comporta. Ignorare le ore non retribuite è rischioso e può indurre a fissare scadenze irragionevoli o tariffe troppo basse per coprire i costi.

Strategie per ridurre al minimo il tempo non retribuito al lavoro

Un eccesso di ore non retribuite è un vero flagello per la vostra azienda. In molti settori, infatti, le ore non pagate superano di gran lunga quelle pagate. Per illustrare questo aspetto, facciamo l’esempio degli studi legali, dove i professionisti del settore spesso dedicano più tempo a compiti non fatturati che a quelli che possono essere fatturati. Si tratta di una situazione sostenibile per gli studi legali, a causa delle elevate tariffe orarie che applicano. Tuttavia, per la maggior parte degli altri settori aziendali non è così facile. Devono trovare un equilibrio tra il tempo non pagato e quello che genera profitti.

Tuttavia, ci sono misure che si possono prendere in considerazione per ridurre il tempo non fatturabile.

Ottimizzazione efficace del tempo

Evitate il più possibile le distrazioni per un uso produttivo del tempo. Sebbene le pause regolari siano fondamentali per aumentare la produttività complessiva, il monitoraggio corretto del tempo di lavoro di ciascun dipendente può garantire che né voi né il vostro team rimaniate indietro con i compiti, inutilmente.

Automazione delle attività amministrative

Un modo per ridurre il numero totale di ore dedicate alle attività amministrative è quello di utilizzare strategie di automazione. Analizzate le ore non fatturabili e identificate i progetti che consumano più tempo. Adottate un software facile da usare.

Ad esempio, il processo di fatturazione può spesso aggiungersi al tempo non fatturabile. Automatizzando il processo di fatturazione, potrete velocizzare il vostro lavoro, risparmiare tempo e permettere al vostro team di dedicare più ore a compiti redditizi!

Contare ogni minuto

Assicuratevi che voi e i membri del vostro team teniate conto di ogni minuto trascorso su un progetto. All’inizio ci vorrà un po’ di tempo per abituarsi, ma con il tempo diventerà più facile, una volta presa la mano. E ricordate che aumentando il numero di ore fatturabili, migliorerete le prestazioni finanziarie della vostra organizzazione.

Basi cruciali

L’andamento del vostro progetto finanziario è strettamente legato a questo rapporto, che dipende dal numero di ore che riuscite a trasformare in fatture. Resta il fatto che è fondamentale concentrare una parte dell’attenzione sulle attività non fatturabili, in quanto svolgono un ruolo fondamentale nell’equilibrio dell’azienda, nonostante la mancanza di entrate dirette che generano. È quindi indispensabile avere una visione chiara delle spese non fatturabili prima di avviare un progetto. Non dimenticate quindi di includere le ore fatturabili e non fatturabili nella pianificazione del budget.

Ottimizzate la gestione delle ore fatturabili e non fatturabili e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto adottando Teambook, uno strumento di gestione delle risorse.

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