Come organizzare compiti e scadenze per migliorare la produttività ?

Una gestione efficace dei compiti e delle scadenze è fondamentale per la produttività di un’organizzazione. Una buona organizzazione non solo garantisce il rispetto delle scadenze, ma migliora anche la soddisfazione sul lavoro e riduce lo stress.

Ecco come organizzare compiti e scadenze con Teambook per aumentare la produttività del vostro team. Scopritelo passo dopo passo.

1- Capacità di pianificazione dedicata

Per cominciare, è essenziale avere una persona o un team all’interno dell’organizzazione con chiare responsabilità di pianificazione. Che si tratti di un responsabile del personale, di un responsabile del traffico o di un responsabile di business unit, il loro ruolo è quello di garantire l’allocazione ottimale delle risorse.

2- Inserimento dell’orario aziendale in Teambook

La prima azione sarà quella di inserire in Teambook gli orari di lavoro dell’azienda, compreso il numero di ore lavorate al giorno e la durata standard delle prenotazioni. In questo modo si stabilisce la base per la pianificazione.

3- Aggiornamento delle singole eccezioni

È inoltre importante tenere conto delle eccezioni individuali, come il part-time e gli impegni a lungo termine. Assicuratevi che queste informazioni siano aggiornate con calendari individuali o date specifiche di inizio e fine.

4- Configurazione dei giorni festivi e delle funzioni automatiche

Teambook include i giorni festivi del vostro Paese per impostazione predefinita. Per i membri del team che risiedono in altri Paesi o regioni, regolate le festività utilizzando le funzioni di automazione di Teambook.

5- Pianificazione del tempo non dedicato al progetto

È importante bloccare in Teambook i periodi di vacanza e i tempi non legati al progetto, come riunioni, corsi di formazione e seminari. Utilizzate gli slot “tempo libero” per questa pianificazione.

 

6- Pianificazione operativa

Una volta definiti questi parametri, il pianificatore può iniziare a organizzare le risorse. La schermata di pianificazione di Teambook consente di visualizzare e gestire le risorse su diversi orizzonti temporali, individuando le sottocapacità e i sovraccarichi per una distribuzione equilibrata del lavoro.

 

7- Utilizzo della gestione delle capacità per la pianificazione a medio termine

Infine, la modalità di gestione della capacità di Teambook offre una prospettiva a medio termine (6-24 mesi), consentendo di prevedere e pianificare le risorse necessarie per soddisfare le esigenze dei progetti futuri.

 

Conclusione

Seguendo questi passaggi con Teambook, potrete migliorare notevolmente l’organizzazione dei compiti e la gestione delle scadenze all’interno del vostro team. Una pianificazione precisa e una distribuzione equilibrata dei carichi di lavoro sono fattori chiave per la produttività e il benessere dei dipendenti.

Non dimenticate che lo strumento è lì per facilitare questi processi, ma sono l’esperienza e la metodologia del vostro responsabile della pianificazione a fare la differenza.

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