Migliori strumenti per assegnare e monitorare efficacemente i compiti del team

Per un team manager o un imprenditore, la pianificazione del progetto e la gestione efficace delle risorse, umane o materiali, sono la chiave del successo. Numerosi vincoli, appuntamenti e scadenze richiedono anticipazione e organizzazione..

I software di pianificazione e gestione delle risorse sono strumenti preziosi che possono agire come un’estensione del tuo cervello per gestire un elenco di attività, tenerne traccia e mobilitare le risorse necessarie.

Selezione di un software di pianificazione e gestione delle risorse

Il software di pianificazione è una soluzione computerizzata che ti permette di organizzare e ottimizzare le tue risorse nell’ottica della gestione dei progetti. L’obiettivo finale è quello di renderti più produttivo. Un software di questo tipo ti permette di compilare i programmi, i tipi di incarichi, le competenze del team e le risorse materiali necessarie per il progetto in un’unica interfaccia.

Ecco una selezione di strumenti di rilievo in questo campo, basata su fonti :

1. Libro delle squadre

Ideale per: organizzazioni agili da 10 a 200 persone, manager e capi progetto. Teambook è spesso considerato la “scelta migliore”, soprattutto per la sua interfaccia intuitiva e visiva e per il suo modulo di gestione delle capacità, unico nel settore, nonché per il suo prezzo per progetto e per utenti illimitati.

Valutazione assegnata: 9,8/10 e 4,7/5 in base alle recensioni degli utenti.

Caratteristiche principali :

• Soluzione visiva intuitiva e basata sul cloud
• Pianificazione del team di progetto (visualizzazione di “chi fa cosa e quando”, disponibilità)
• Allocazione delle risorse con il drag-and-drop
• Informazioni sincronizzate con i calendari dei dipendenti
• Gestione della capacità con simulazione di utilizzo nei prossimi 6-24 mesi
• Condividi la pianificazione con i clienti tramite un link URL
• Tracciamento delle ore effettive con fogli di presenza precompilati e inserimento dei dati con un solo clic
• Sistema di approvazione dei fogli di presenza
• Un sistema di etichettatura intelligente per mappare i talenti del team
• Un cruscotto chiaro e di facile comprensione
• Reportistica flessibile ed efficiente

Vantaggi : Ottimizza l’utilizzo delle risorse, nessuna installazione di software (via browser), facile da usare e intuitivo, anche per la pianificazione delle vacanze, design accattivante, facile integrazione con gli strumenti di comunicazione preferiti, notifiche delle attività, aggiornamenti regolari, supporto clienti reattivo, prezzo imbattibile, risparmia tempo prezioso nell’organizzazione dei progetti, chiara visione della capacità produttiva del team, filtri utili (progetti, risorse, clienti), drag&drop, promemoria, visualizzazione a colori semplificata, trasparenza, chiara visione delle attività, valutazione delle ore fatturabili, sincronizzazione del calendario, rapida implementazione, costruito da esperti, unico nel suo genere a medio termine.drop, promemoria, visualizzazione semplificata dei colori, trasparenza, pianificazione più efficiente rispetto ai fogli di calcolo Excel, visualizzazione chiara delle attività, valutazione delle ore fatturabili, sincronizzazione del calendario, rapida da implementare, realizzata da esperti, gestione unica della capacità a medio termine. Infine, è uno dei pochissimi strumenti disponibili in molte lingue oltre all’inglese (francese, tedesco, spagnolo, italiano, ecc.). In breve, un ottimo strumento!

Svantaggi: Gli utenti non hanno segnalato alcun inconveniente di rilievo. Alcuni potrebbero criticare il fatto che si concentri solo sulla gestione delle risorse (piuttosto che su una soluzione PSA completa), ma questa è una scelta consapevole di questo leader nell’approccio “Best of Breed”.

Tariffe: Fatturazione per progetto attivo (team, utenti e clienti illimitati).

Versione a pagamento a partire da €3,00/mese (fino a 10 progetti attivi) per le funzioni di pianificazione.

Prova gratuita di 30 giorni

Recensioni degli utenti: per lo più molto positive, che sottolineano la semplicità, l’efficienza e il supporto. È considerato migliore di Float e Resource Guru in termini di efficienza e prezzo/caratteristiche.

2. Wrike

Ideale per: team di oltre 20 persone fino alle grandi aziende. Lavoro a distanza.

Valutazione assegnata: 4.2/5 in base alle recensioni dei clienti.

Caratteristiche principali:

• Piattaforma cloud per la gestione dei progetti, nel senso più ampio del termine.
• Consente un uso efficiente delle risorse
• Pianificare, assegnare e monitorare i compiti
• Identificare le persone giuste per ogni progetto
• Suddividi il lavoro in compiti più semplici
• Oltre 400 integrazioni disponibili
• Definisci i compiti in ordine di priorità e disponibilità
• Funzioni di pianificazione flessibili (sposta, modifica, aggiungi attività con il drag & drop)
• Visione a 360° del carico di lavoro per assegnare le persone giuste

Vantaggi: Flessibile e scalabile, con numerosi modelli pronti all’uso. Piattaforma unificata grazie alle integrazioni. Consente ai dipendenti di lavorare in modo più rapido ed efficiente. Semplice, efficace e veloce per ottimizzare una solida pianificazione. Lavoro trasparente (accesso interno ed esterno). Uno dei principali player utilizzati da oltre 20.000 aziende.

Svantaggi: Il sistema diventa rapidamente complesso e costoso a seconda dei moduli scelti. Le dimensioni dell’editor lo rendono meno reattivo rispetto al passato.

Prezzi: a partire da 10 USD per utente, per il primo modulo.

Recensioni degli utenti: Punteggio complessivo elevato sulla base di un gran numero di recensioni. Viene citato come alternativa a Teambook per le grandi aziende.

3. Galleggiante

Ideale per : Agenzie digitali.

Valutazione assegnata: 7,8/10 e 4,5/5 in base alle recensioni di terzi.

Caratteristiche principali :

• Calendario completo (prenotazioni, disponibilità, vacanze, giorni festivi)
• Integrazione con Google Calendar e Slack
• Misurare il tempo fatturabile e non fatturabile
• Visualizza per progetto e per risorsa
• Esportazione dei fogli di lavoro
• Applicazione mobile
• Rapporti (progetto, budget, risorse)
• Possibilità di definire gli orari di lavoro e di personalizzare i parametri dei dipendenti
• Monitoraggio del budget in tempo reale
• Fogli di presenza precompilati
• Ore stimate e ore effettive
• Comunicazione più semplice con il reparto finanziario
• Promemoria automatici (Slack, cellulare, email)
• Gestione della capacità del progetto
• Aggiunta illimitata di nuovi progetti
• Tracciamento del tempo per la gestione delle capacità
• Gestione di più progetti
• Strumenti di reporting e previsione delle prestazioni
• Una visione di chi sta lavorando su cosa e quando per ottimizzare la produttività
• Visualizzazione rapida dei programmi, distribuzione equa dei compiti, uso ottimizzato delle risorse.
• Registrazione dei tempi di viaggio tramite app mobile

Vantaggi: Strumento ad alte prestazioni con un’interfaccia intuitiva. Visualizza e ottimizza i carichi di lavoro e facilita la comunicazione tra i team. Ampia gamma di integrazioni facili da usare. Utile applicazione mobile. Assistenza 24 ore su 24. Alto livello di sicurezza e stabilità.

Svantaggi: Alcuni utenti riportano approssimazioni nei report (non sempre in tempo reale). La sua apparente semplicità è controbilanciata dalla costante aggiunta di funzioni basate sul feedback dei clienti, il che rende più difficile l’apprendimento.

Prezzi: 30 giorni di prova. Prezzi per utente, a partire da $10 al mese, progetti e clienti illimitati.

Recensioni degli utenti: Punteggio complessivo elevato. Viene citato come alternativa a Teambook e Resource Guru. Buona considerazione del feedback dei clienti per i miglioramenti.

4. Correre

Ideale per: team di prodotto. Velocità e agilità, per cui “grandi progetti” fa rima con “rispetto delle scadenze e dei budget”. Responsabili di progetto e dirigenti in cerca di trasparenza.

Punteggio: 8/10.

Caratteristiche principali :

• L’API REST consente di integrare Runn con altri supporti (Clockify, WorkflowMax).
• Grafici dei tempi di utilizzo dei membri del team
• Monitoraggio e contabilità online per allineare le risorse al budget.
• Rapporti finanziari con filtri
• Gestione della pipeline (previsioni di ricavi, profitti e costi)
• Personalizza la disponibilità per giorno/ora per ottimizzare il tempo di lavoro
• Raggruppa le persone per progetto, specialità e assegna loro dei ruoli
• Tutti i progetti in un’unica vista
• Pianificare progetti provvisori (visualizzare l’impatto potenziale)
• Gestione di team, progetti e performance
• Previsioni di capacità, tipi di progetti, budget

Vantaggi: Semplificare le consegne, bilanciare i progetti, gestire le attività fatturabili/non fatturabili. Pianificazione rapida delle risorse (pochi secondi per le assegnazioni, meno di 10 minuti per pianificare un progetto). Panoramica delle attività/team disponibili. Aiuta a rispettare le scadenze. Possibilità di fare previsioni. Impatto sociale/ecologico (tariffe ridotte per il non profit). Apparente semplicità. Approccio globale.

Svantaggi : È disponibile solo in inglese. Offre un approccio globale piuttosto che un approccio giornaliero dettagliato.

Tariffe: 14 giorni di prova gratuita, poi tariffe a partire da 10 USD per utente (14 USD per i piani Pro).

Recensioni degli utenti: Utilizzato da più di 5.000 utenti nel mondo anglosassone, con base geografica in Nuova Zelanda, le recensioni sono abbastanza positive.

Scopri Teambook VS Runn.io.

Altri strumenti degni di nota

Teamdeck

Ideale per: piccole organizzazioni che cercano una funzionalità semplice.

Caratteristiche principali: Permette di visualizzare la disponibilità dei dipendenti, di assegnarli ai progetti e di tenere traccia delle loro ore di lavoro. Fornisce un calendario con le disponibilità e le festività. Permette di pianificare e assegnare compiti in pochi clic. Fornisce la gestione dei timesheet.

Vantaggi: Buon rapporto qualità-prezzo. Sono disponibili alcune integrazioni.

Svantaggi: Alcuni utenti segnalano imprecisioni nei report, che non sono necessariamente aggiornati in tempo reale.

Tariffe: 14 giorni di prova gratuita. Piano Team Member a partire da 6 dollari al mese.

Recensioni degli utenti: Valutazione di 4.5/5. Dice che i suoi clienti hanno sostituito Mavenlink o Resource Guru con Teamdeck.

Napta in precedenza PickYourSkills

Ideale per: aziende francesi che cercano un software per il personale.

Caratteristiche principali: Ti permette di tenere traccia delle competenze del team e di assegnare i compiti in base alle competenze disponibili. Ti aiuta a pianificare i progetti di conseguenza.

Vantaggi: Facile da installare. Personalizzazione al 100%. Automazione dei processi.

Asana

Ideale per: la gestione dei progetti nel senso più ampio del termine.

Caratteristiche principali: Gestione efficace della mobilitazione delle risorse per garantire che ogni progetto abbia ciò di cui ha bisogno. Mira a bilanciare il carico di lavoro in modo che nessuno rimanga inattivo o sopraffatto. Può essere programmato per assegnare le risorse a richieste simili. Utilizza una funzione di intelligenza artificiale per determinare quando il flusso di lavoro non è bilanciato.

Skello

Ideale per: team sul campo (soluzione intelligente per la gestione delle risorse umane).

Caratteristiche principali: Permette di creare pianificazioni con un semplice clic, grazie alla tecnologia Smart Planner. Gestisce e digitalizza le richieste di assenze, sostituzioni e indisponibilità, con un impatto diretto sulla pianificazione delle attività. Automatizza le attività legate alla creazione degli orari e alla gestione amministrativa.

Agendrix

Ideale per : Non è specificato, ma si tratta di un software gratuito per la pianificazione degli orari.

Punteggio : 4.6/5.

Caratteristiche principali: Consente di pianificare rapidamente l “orario di lavoro grazie al drag & drop o al copia & incolla. Fornisce una visione a 360° delle informazioni su dipendenti, turni e ferie. Aiuta a soddisfare le esigenze in base alla disponibilità. Include un” applicazione mobile.

Vantaggi: Pianificazione rapida e visiva. Visione completa. Applicazione mobile.

Fattoriale

Ideale per: aziende che cercano un software HR all-in-one.

Caratteristiche principali: Automatizza le attività di gestione del personale, compresa la programmazione. Semplifica il monitoraggio delle ore di lavoro del team. Invia notifiche quando gli orari vengono pubblicati o modificati. Segnala problemi di pianificazione come sovrapposizioni o ore già assegnate.