Comment planifier la capacité des équipes à distance ?

Ce qui rend la planification des capacités plus difficile pour les équipes à distance

Les équipes à distance sont confrontées à des défis uniques :

• La disponibilité est moins visible
• Les horaires de travail varient selon les sites
• Le travail hors projet est fragmenté
• Le surmenage est plus difficile à percevoir

Sans contexte partagé, les équipes supposent souvent des capacités qui n’existent pas.

Ce que signifie la planification des capacités dans un contexte éloigné

Pour les équipes à distance, la planification de la capacité implique une définition explicite :

• Quand les gens sont disponibles
• Combien de temps est-il possible d’allouer de manière réaliste ?
• En cas de chevauchement des fuseaux horaires
• Quels sont les travaux qui doivent être effectués de manière synchrone ?

L’objectif est de remplacer les hypothèses par une visibilité partagée.

Ce dont les équipes à distance ont besoin

1. Des horaires de travail et des fuseaux horaires clairs

Les équipes à distance doivent se documenter :

• Heures de travail essentielles par personne
• Différences de fuseaux horaires
• Fenêtres de chevauchement attendues

Cela permet d’éviter une programmation irréaliste.

2. Travaux prévus et priorités

Tous les projets et engagements planifiés doivent être visibles en un seul endroit, avec des priorités claires.

Les équipes à distance s’appuient davantage sur des plans écrits que sur un alignement en personne.

3. Travail hors projet et asynchrone

Les réunions, la coordination asynchrone, les révisions et la communication interne doivent être traitées comme de véritables demandes.

Ignorer cela conduit à une surcharge chronique.

Planification étape par étape de la capacité des équipes à distance

Étape 1 : Rendre la disponibilité explicite

Définissez une disponibilité hebdomadaire réaliste par personne, en tenant compte des éléments suivants

• Horaires de travail locaux
• Temps libre
• Responsabilités hors projet

La disponibilité doit être visible pour toutes les personnes impliquées dans la planification.

Étape 2 : Planifier le travail à un niveau élevé

Planifiez au niveau du projet ou du rôle plutôt qu’au niveau de la tâche, en particulier pour les horizons plus lointains.

La planification reste ainsi souple, quel que soit le fuseau horaire.

Étape 3 : Vérifier les contraintes de chevauchement

Identifiez les travaux qui nécessitent une collaboration synchrone et veillez à ce qu’il y ait un chevauchement là où c’est nécessaire.

Tous les travaux n’ont pas besoin de se chevaucher, mais certains en ont toujours besoin.

Étape 4 : Examiner régulièrement les capacités

Les plans à distance dérivent plus rapidement.
Les examens hebdomadaires permettent de détecter rapidement les surcharges de travail.

Comment gérer les fuseaux horaires et le travail asynchrone ?

Les équipes à distance doivent :

• Limitez le travail synchrone aux moments essentiels
• Planifiez les échéances en fonction des fenêtres de chevauchement
• Évitez de confier des tâches urgentes en dehors des heures de travail d’une personne.
• Utilisez des mises à jour asynchrones pour réduire la charge des réunions

La planification des capacités doit refléter la manière dont le travail se déroule réellement à distance.

Les erreurs courantes des équipes à distance

Les équipes à distance ont des difficultés lorsqu’elles :

• Partir du principe que la flexibilité est synonyme de capacité illimitée
• Ignorer les contraintes de fuseau horaire
• Planifier le travail sans documenter la disponibilité
• Ne découvrez la surcharge qu’à travers les délais non respectés
• S’appuyer sur des contrôles informels plutôt que sur la planification

La visibilité est d’autant plus importante que les équipes sont réparties.

Questions fréquentes

La planification de la capacité est-elle plus importante pour les équipes à distance ?

Oui. Le travail à distance dissimule plus facilement la surcharge, ce qui rend la planification explicite des capacités plus importante.

Les équipes à distance doivent-elles planifier la capacité par personne ou par rôle ?

La planification précoce fonctionne souvent mieux au niveau des rôles, la planification individuelle étant plus proche de l’exécution.

À quelle fréquence les équipes à distance doivent-elles revoir leur capacité ?

La plupart des équipes à distance bénéficient de bilans hebdomadaires afin de maintenir les plans alignés lorsque les conditions changent.

Sources d’information

Bibliothèque du PMI : Planification des ressources dans les équipes distribuées
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Atlassian : Gérer la capacité des équipes à distance
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/resource-management

Harvard Business Review : Gérer le travail à distance à grande échelle
https://hbr.org/2020/03/a-guide-to-managing-your-newly-remote-workers

IBM : Planification de la main-d’œuvre à distance
https://www.ibm.com/topics/workforce-planning