Un guide simple de la planification des ressources

Initiez-vous à la conception d’un plan de ressources en recourant à des stratégies et outils pratiques, de sorte à ce que votre équipe sache précisément quelle tâche réaliser et à quel moment précis l’accomplir.

Le processus de planification des ressources vous aide à répondre à deux des questions les plus importantes qu’un gestionnaire de projet ou de ressources puisse se poser: 

• Comment pouvons-nous livrer ce projet dans les délais et le budget impartis ? 
• De quelle manière puis-je garantir l’achèvement du projet sans provoquer une surcharge de travail parmi mon équipe ?

Dans ce guide d’introduction, vous apprendrez ce qu’est la planification des ressources, son importance, ce que vous devez rechercher chez un planificateur de ressources et où vous devez commencer à créer votre plan de ressources. 

Nous avons produit et actualisé ce guide à partir d’échanges prolifiques avec nos clients de Teambook, qui exercent en tant que responsables des ressources, coordinateurs de projets et managers des opérations dans des entreprises de toutes tailles, variant de 10 employés jusqu’à dépasser les 100 collaborateurs. Nous y avons intégré un condensé sur la manière de dresser votre plan de ressources en nous basant sur nos constatations.

Qu’est-ce que la planification des ressources ?

La planification des ressources est le processus qui consiste à déterminer les ressources nécessaires à la réalisation des projets, puis à répartir et à planifier le travail en fonction de la capacité de l’équipe. 

La planification de vos ressources implique:  

• Comprendre qui doit travailler sur quel projet et quand  
• Déterminer qui est disponible pour faire le travail  
• Décider de la meilleure utilisation du temps de votre équipe  
• Trouver des compromis entre des priorités concurrentes

Par exemple, l’un de nos clients, une agence marketing, organise des réunions hebdomadaires de planification des ressources, auxquelles participent tous les chefs de projet. Durant ces réunions, l’écran de planification de Teambook est l’outil central, permettant de visualiser les disponibilités de chacun, en filtrant notamment sur les compétences, et ainsi prendre les décisions de staffing. Teambook est alors mis à jour en temps réel et les informations transmises à tous les membres de l’équipe, que ce soit par la synchronisation automatique des agendas ou même par l’envoi de notification par courriel.

Pourquoi la planification des ressources est importante ?

La planification des ressources fournit une base fiable pour démarrer les projets et améliore les chances de les livrer à temps et dans le respect du budget.

La création d’un plan de ressources complet avant le début d’un projet vous aide : 

• Augmentez votre efficacité, car vous savez de quelles ressources vous avez besoin et comment elles sont allouées aux tâches du projet. 
• Améliorez les taux de réussite des projets en associant les bons ensembles de compétences aux bonnes tâches. 
• Suivez l’évolution de la capacité et de la disponibilité afin d’être prêt à répondre aux besoins imprévus en matière de ressources. 
• Surveillez l’avancement des travaux pour que les projets respectent le budget et que le travail reste sur la bonne voie. Vous pouvez voir sur quoi chaque personne doit travailler et pendant combien de temps. 
• Planifiez et prévoyez la disponibilité de vos ressources pour les projets futurs, ce qui permet à votre équipe de mieux s’organiser à long terme. 
• Améliorez la satisfaction au travail et la rétention au sein de votre équipe – moins de burnout ou de membres de l’équipe dépassés par les événements. 

Que se trame-t-il lorsque la planification de vos ressources est délaissée ?

Quand on laisse de côté la planification des ressources, cela mène souvent à des embauches superflues et à une sous-exploitation des ressources existantes. On se rappelle encore de cette ancienne recruteuse d’un mastodonte du numérique qui nous avait dévoilé qu’elle-même, ainsi que bon nombre de ses associés, étaient inoccupés malgré plusieurs mois passés dans l’entreprise. Quelques mois s’écoulent, puis débute une série de licenciements d’envergure et une suspension des recrutements!

A contrario, planifier ses ressources avec rigueur garantit que l’embauche n’est effectuée qu’en cas de nécessité. Lorsque les tâches sont correctement attribuées et exécutées, elles apportent non seulement à votre équipe des opportunités de développement professionnel, mais elles permettent aussi à votre entreprise de faire des économies. En somme, elle décuple l’efficacité de ses actions, ce qui ne manquera pas d’avoir une influence positive sur le résultat net.

Définir les tâches du projet et les ressources dont vous disposez

Décrivez les tâches de votre projet. Certaines sont-elles plus prioritaires que d’autres ? Certaines doivent-elles être concentrées plutôt en début ou la fin du projet ?

En parallèle, faites un point sur vos ressources actuelles. Qui est disponible pour prendre en charge le travail ? Quelle ressource est en double emploi ? 

Par exemple, si vous utilisez Teambook, vous commenceriez certainement par consulter votre planning des prochains mois pour déterminer la disponibilité: 

Attribuer le travail en fonction de la disponibilité, des compétences et des intérêts 

Assemblez les tâches aux membres de l’équipe qui peuvent assumer le travail à l’aide de votre outil de gestion des ressources.  Lors de l’attribution des tâches, tenez compte des compétences et des intérêts des membres de l’équipe.
Les attributions dans votre outil de gestion des ressources devraient être la seule source de vérité afin que chacun sache ce qu’il doit faire et quand il doit le faire.  

Vous pouvez en savoir plus dans cet article sur l’allocation des ressources. 

Tenir compte des demandes futures en matière de ressources

Une étape importante (mais difficile) consiste à prévoir le travail à venir et à disposer du personnel nécessaire pour l’accomplir. Vous devez prévoir les tâches inattendues qui pourraient survenir à l’avenir et allouer du temps ou des ressources supplémentaires pour vous assurer que vous disposez des personnes nécessaires pour les accomplir.

Obtenir un retour d’information de la part des parties prenantes sur les allocations proposées

Même si un membre de l’équipe est affecté exclusivement à votre projet, vous devez rester en contact avec d’autres chefs de projet ou responsables fonctionnels afin de garder un œil sur les demandes auxquelles la ressource est soumise.

Teambook propose par exemple l’utilisation de plusieurs « teams » qui permettent de visualiser la charge des membres, même si occupés dans une autre équipe, cela afin d’éviter les conflits d’horaire et la surréservation.  

Apporter des ajustements à votre plan de ressources si nécessaire

Vous devrez mettre à jour le plan de ressources régulièrement (nous recommandons à minima une fois par semaine) au fur et à mesure de l’avancement du projet en raison de changements inattendus, d’approbations lentes, d’ajustements imprévus du champ d’application, etc.  

Avez-vous besoin d’outils de planification des ressources ?

Oui. Même si Excel est génial, il ne peut pas tout faire. Surtout si l’information doit être partagée, en temps réel et que les plannings bougent beaucoup!

Et même pour les petites équipes de moins de 10 personnes, les feuilles de calcul ne sont pas les outils les plus faciles ou les plus précis à utiliser (et il faut souvent une personne qui soit un pro d’Excel pour les apprivoiser).  

Avec le logiciel de planification des ressources, vous pouvez suivre tous ces éléments et bien d’autres encore afin d’avoir une vue d’ensemble de la capacité chaque fois que vous en avez besoin.  

5 caractéristiques clés à rechercher dans un outil de planification des ressources .

Si vous envisagez d’utiliser un outil de planification des ressources, vous devez tenir compte de certains éléments indispensables et de certains éléments souhaitables.  

1. Caractéristiques de l’organisation multi-projets

Vous devriez pouvoir planifier différents projets dans un seul outil et avoir une vue centrale de la manière dont les allocations se présentent dans leur ensemble. Idéalement, l’outil devrait offrir la possibilité d’attribuer un code couleur aux projets afin qu’il soit plus facile de les distinguer les uns des autres.

2. Mises à jour en temps réel

Les mises à jour doivent se faire en temps réel afin que les membres de l’équipe soient informés du nouveau plan de ressources dès que quelque chose change (comme un membre de l’équipe qui se fait porter pâle) et que les délais sont modifié.

Par exemple, des notifications par e-mail ou par chat seront envoyées aux membres de l’équipe lorsque vous modifiez les allocations dans Teambook. Encore mieux, la synchronisation des calendriers que propose Teambook permet d’avoir toujours l’information à jour, au bon endroit!

3. Vue d’ensemble des calendriers de travail en équipe et de la disponibilité des ressources

4. Prévisions et suivi budgétaire

L’outil de planification des ressources que vous choisissez doit vous aider à suivre les performances d’un projet en même temps que les heures facturables de ses ressources. Si vous dépassez ce nombre, l’outil doit vous indiquer clairement que vous avez dépassé le budget de temps dans votre rapport sur le budget du projet, afin que vous puissiez prendre rapidement des mesures correctives.

5. Outils de reporting de projet pour une prise de décision plus intelligente

Une autre fonctionnalité essentielle est un tableau de bord de reporting qui vous permet d’obtenir une analyse précise des éléments vitaux du projet, tels que les budgets, les taux d’utilisation et les heures programmées.

La planification optimisée des ressources avec Teambook : un guide pratique

Nous vous avons suggéré (plutôt fortement suggéré 😉 ) d’utiliser Teambook pour la planification de vos ressources, et à ce stade, vous vous demandez probablement comment cela fonctionne.  

Découvrons ensemble :

Créer un référentiel de données sur votre personnel (ressources)

Créez un référentiel centralisé de vos collaborateurs afin d’obtenir en un coup d’œil des informations sur leurs compétences, leurs rôles, leurs capacités et leurs lieux de travail. Cet inventaire vous aidera à suivre les ressources, à organiser votre planification, détecter les lacunes en matière de personnel, et déterminer rapidement la meilleure personne avec laquelle travailler.   

Mettre en place des systèmes de gestion des capacités

Par exemple, la semaine de travail de 40 heures. Ces heures sont rarement consacrées seulement au travail. Il y a des réunions, des tâches administratives, des tâches ad hoc et, bien sûr aussi, des vacances et autres absences maladie.  

Il existe différents systèmes que vous pouvez mettre en place pour gérer la capacité de votre équipe.  

• Créer des politiques de congé. Déterminez à l’avance les conditions spécifiques dans lesquelles les congés peuvent être pris. Il peut s’agir d’un congé payé pour un nombre limité de jours ou d’un congé annuel obligatoire à prendre chaque année, ou encore d’un congé de maladie lorsque le membre de l’équipe tombe malade.
• Importez automatiquement les jours fériés dans votre outil de planification des ressources. Chez Teambook, nous avons plus des clients avec des employés répartis sur différents pays/continents. Il est fréquent que les membres de l’équipe aient un jour férié différent au cours d’un projet. Pour éviter de manquer des délais, nous planifions en fonction des jours fériés et nous ne leur assignons pas de tâches pendant leurs jours de congé. Le jour férié de chaque membre de l’équipe est défini dans Teambook et permet aux responsables de savoir quand ils seront en retard.
• Gérez les demandes de congés. Veillez à ce que les demandes de congés soient examinées avant d’être approuvées. Ce processus doit impliquer le responsable du membre de l’équipe, car il a une bonne idée de la charge de travail de la personne et peut approuver ou refuser la demande.
• Encouragez votre équipe à synchroniser son calendrier avec votre outil de planification des ressources. Les réunions occupent souvent une grande partie du temps de l’équipe sans que les chefs de projet s’en aperçoivent. Restez au courant des réunions à venir et récurrentes afin d’avoir une idée réaliste de la capacité de votre équipe.  

Prévoir les ressources nécessaires et leur disponibilité

Déterminez les personnes dont vous avez besoin pour votre projet en fonction des exigences du projet. Quelles sont les fonctions requises ? Quelles sont les compétences requises ? C’est le bon moment pour consulter votre référentiel de ressources.

Déterminez ensuite si ces personnes sont disponibles pour travailler sur votre projet. Sont-elles déjà affectées à un autre projet ? Ont-elles des disponibilités  pendant votre projet ?

Adapter les ressources aux tâches

La recherche montre que la satisfaction au travail augmente lorsque les rôles professionnels des individus correspondent étroitement aux tâches qui leur sont assignées. L’adéquation entre les ressources et les tâches est une étape importante de votre plan de ressources, car elle influe sur les performances et l’engagement de votre équipe.  

Par exemple, Daniela F., d’Aspediens, veille à confier à ses collaborateurs des tâches qui complètent leurs compétences et les aident à se développer:

« Tout le monde possède un ensemble de compétences de base qui peuvent aller du remarquable à l’adéquat. Il y a également des aspects du travail de chacun qu’il aime, qu’il apprécie ou qu’il déteste. J’essaie de m’appuyer sur ces éléments et d’apprendre à connaître les préférences et les priorités de chaque membre de l’équipe.” 

 Elle garde également une trace de ses intérêts en utilisant des « tags » (ou « étiquettes ») dans Teambook:  

« J’utilise également des tags pour certaines personnes afin de noter des compétences ou des intérêts particuliers. Je suis souvent surpris par le nombre de personnes qui possèdent des compétences que personne ne connaît. J’ai travaillé une fois avec un chef de projet qui était styliste culinaire dans un emploi précédent – inutile de dire que ce fait était bon à savoir et qu’il s’est avéré utile en cas de coup dur.”

Examiner les données disponibles sur la durée du projet

Lisez les données relatives aux projets antérieurs pour comprendre comment le temps a été consacré à ces projets. Cette approche rétrospective est particulièrement utile lors de la planification des ressources pour des projets comportant des tâches similaires. Elle vous permettra de savoir si vos plans précédents étaient exacts ou s’ils étaient très éloignés de la réalité. Vous pourrez également repérer les domaines à améliorer.  

Si vous suivez déjà le temps de votre équipe sur Teambook, vous pouvez trouver des informations utiles dans vos rapports sur les projets et les personnes.  

Examiner régulièrement les rapports de projet

Les plans les mieux conçus peuvent ne pas se dérouler comme prévu, et c’est très bien ainsi. C’est pourquoi vous devez examiner les rapports de projet afin de contrôler l’état de santé de votre projet. Le budget est-il dépassé ou non ? Devez-vous faire appel à un contractant pour vous aider à accomplir certaines tâches ? Certaines ressources sont-elles sous-utilisées ?

Pour les utilisateurs de Teambook, les rapports sur les projets et les personnes seront très utiles pour voir l’état de santé de votre projet. Le tableau de bord affiche des informations sur le projet telles que les heures planifiées, les heures enregistrées, le budget estimé et les coûts réels.

La planification des ressources en toute simplicité

Nous vous recommandons d’essayer un logiciel de planification des ressources comme Teambook. Nous avons plusieurs fonctionnalités conçues pour vous aider à mieux planifier : 

• Utilisez les balises pour ajouter des compétences, des notes et des départements à chaque ressource.  
• Jaugez la bande passante de votre équipe à l’aide des indicateurs d’heures de travail et d’heures supplémentaires 
• Glisser-déposer une allocation pour la déplacer vers une autre personne.  
• Budgétiser les temps estimé et comparer les à posteriori aux temps réellement passés   
• Utiliser un outil de planification à moyen terme pour gérer la capacité de vos équipes, établir un plan de recrutement en fonction des projets à venir

Avec un outil comme Teambook, la planification du temps de votre équipe et l’ordonnancement de vos ressources peuvent vous faire gagner plusieurs milliers d’euros par mois! 

Mais le véritable avantage réside dans le fait que tous les membres de l’équipe sont sur la même longueur d’onde. Ils sauront sur quels projets ils travaillent, quand ils doivent être terminés et à quoi ressemble l’ensemble du pipeline de projets.