Les listes de projets, qu’il s’agisse de simples listes de tâches ou de documents complexes, sont très utiles pour organiser les tâches et respecter le calendrier des projets.
Les listes de projets ne se résument pas à quelques tâches écrites sur des post-its ! Elles peuvent être un outil très utile pour les chefs de projet afin de mener à bien leur travail.
Une liste de projet garantit que les tâches appropriées sont classées par ordre de priorité, donne un aperçu détaillé du travail à effectuer et décrit les actions requises pour mener à bien le projet. Voyons comment établir des listes de projet productives (vous pouvez télécharger et utiliser notre modèle pour vos propres projets !)
Une liste de projets : qu’est-ce que c’est ?
Un document qui énumère les étapes nécessaires à la réalisation d’un projet s’appelle une liste de projet. Il peut s’agir d’une simple liste de choses à faire pour un petit projet ou d’un dossier complet que vous utilisez pour toutes vos tâches. L’objectif est toujours le même : aider à planifier et à organiser le travail de votre équipe.
Pourquoi faire une liste de projets ?
Les listes de projets, comme les listes de tâches, permettent de déterminer et de hiérarchiser les activités et de s’engager dans un plan d’action pour les mener à bien :
- Déterminer les tâches qui doivent être achevées : Quelles sont les tâches qui doivent être achevées pour que le projet puisse être mené à bien ? Il peut être difficile de déterminer ce que votre équipe doit faire dans le cas de projets de grande envergure et comportant de nombreux produits à livrer. Toutes les tâches sont conservées en un seul endroit à l’aide d’une liste.
- Classez les tâches clés par ordre d’importance : Une tâche cruciale qui a des dépendances peut entraîner l’arrêt complet du projet si elle est reportée ou si elle n’est pas attribuée. Une liste de projet permet de s’assurer qu’aucune tâche n’est négligée, car tout est organisé dans un ordre logique.
- Renforcer l’ouverture et la responsabilité : En donnant à votre équipe l’accès à la liste du projet, vous clarifiez qui est responsable de quoi et quand. Chaque participant connaît son rôle dans le projet et continue à être responsable.
- Veiller à ce que les membres de l’équipe soient informés : Il est possible que les membres de l’équipe jonglent avec plusieurs projets en même temps, en plus du vôtre. L’effet Zeigarnik signifie que lorsqu’un travail leur est assigné et qu’il figure dans une liste de projets écrite, il est plus probable qu’ils se souviennent de l’accomplir.
Structure de répartition du travail (SRT) par rapport à la liste de projet
Malgré leurs apparentes similitudes, la structure de répartition du travail et la liste de projet ne sont pas identiques. Une structure de répartition du travail plus complexe comprend tout, des produits livrables à la portée du projet. Les listes de projets sont utilisées pour planifier et organiser le calendrier du projet, puisqu’elles sont spécifiques à une tâche donnée.
Liste de tâches ou liste de projets
Les listes de tâches sont plus souples car elles sont destinées à des tâches personnelles et peuvent ne pas comporter de dates ou d’objectifs.
Les documents formels distribués à l’équipe sont des listes de projets. Ils comportent des attributions, des jalons et des échéances et sont plus structurés.
Comment puis-je établir une liste de projets ?
Il existe des différences entre une liste de tâches et une liste de projets. Voici comment en créer une à partir d’une feuille de calcul :
1. Préparez votre modèle
Vous pouvez partir d’un modèle de liste que vous utilisez déjà, que ce soit sur un eocument excel ou autres.
Float propose un modèle prêt à l’emploi ici que vous pouvez reprendre en effectuant une copie.
2. Décider de ce qui doit être fait
Dans la colonne Tâches de votre modèle de liste de projet, dressez la liste de toutes les tâches à accomplir.
Supposons que vous ne soyez pas engagé dans de nouveaux projets. Dans ce cas, vous pouvez soit utiliser un modèle, soit revenir sur des projets antérieurs pour identifier les tâches.
Il est important de se rappeler que les projets sont rarement entièrement originaux.
Lorsque vous travaillez sur un nouveau projet, vous pouvez.. :
- Divisez les tâches de votre OTP en tâches plus petites : les lots de travaux doivent être divisés en tâches individuelles. Par exemple, si vous deviez disséquer les étapes de la création d’un article de blog, vous pourriez arriver à quelque chose comme ceci :
Investiguer
Faire un plan.
Composer le projet initial.
Examiner et réviser le projet initial.
Réviser le projet
Inclure des mots-clés
Inclure des images et des captures d’écran des produits.
Ajouter des CTA et des liens internes.
Envoyez un projet pour approbation.
- Parlez à vos coéquipiers : Lorsque vous ne savez pas exactement sur quoi travailler, prenez un risque et faites confiance à l’expérience des membres de votre équipe pour vous aider à dresser la liste des projets.
3. Fixer des priorités de travail
Classez les tâches dans votre feuille de calcul de manière à ce que les plus cruciales et les plus urgentes soient accomplies en premier. Attribuez à chacune d’elles un niveau de priorité entre urgent et non urgent.
Votre liste actuelle n’est certainement pas classée par ordre chronologique. Vous devez identifier les dépendances et organiser vos tâches dans l’ordre approprié afin d’éviter les retards.
Si vous n’arrivez pas à décider quelles sont les choses à prioriser, considérez-les dans cet ordre :
Les dépendances sont monnaie courante dans les projets. Les tâches A et B doivent être accomplies avant de pouvoir passer à la tâche C.
Identifier les tâches qui sont :
- Du début à la fin : avant de commencer un travail, il faut en avoir terminé un autre (par exemple, faire des recherches avant de dessiner).
- Du début à la fin : Les travaux peuvent être réalisés en parallèle. Des liens et des photos peuvent être ajoutés simultanément.
- Finish to finish : Les tâches qui doivent être accomplies simultanément.
4. Fixer des dates d’échéance
Incorporez les dates de début et de fin de chaque tâche dans votre liste. Une liste de projets est d’autant plus utile qu’il y a des échéances à respecter, car les tâches doivent être terminées à temps pour que le calendrier puisse être respecté.
Mais il peut être difficile de fixer des délais. S’il est essentiel d’accorder à votre équipe le temps nécessaire à l’accomplissement de la tâche, vous devez également éviter la loi de Parkinson, qui stipule que le travail s’accroît au fur et à mesure que le temps disponible pour le terminer augmente.
Discutez avec les personnes qui effectuent les travaux (ou, dans le cas d’un projet de grande envergure, avec les personnes qui les supervisent) afin de déterminer correctement les délais. Vous pouvez également consulter les projets précédents pour déterminer la durée de chaque activité.
Si le calendrier du projet le permet, prévoyez une période tampon et n’oubliez pas de tenir compte des dépendances. Pour permettre l’achèvement des activités suivantes, vous devez vous assurer que l’ordre est maintenu et que tous les travaux dépendants sont terminés dans les délais.
5. Inclure des documents et des descriptions
Dans votre feuille de calcul, ajoutez des notes et des documents pertinents dans la colonne Notes.
En utilisant des descriptions, vous pouvez vous assurer que tous les membres de votre équipe comprennent ce qui doit être fait. Seules les tâches susceptibles de prêter à confusion doivent être décrites ; les autres activités ne doivent pas l’être.
Une description pourrait être quelque chose comme ceci : Rédiger un projet de 1000 à 1500 mots d’une manière accessible. En ce qui concerne la voix et le ton de la marque, consultez le guide de style. Cette description peut aider votre équipe à éviter les erreurs, même si elle est brève et simple.
Ajoutez toutes les ressources dont les membres de l’équipe ont besoin pour réaliser les travaux. Par exemple, il peut être utile de fournir un lien vers un guide de rédaction et un guide de style.
6. Assigner des tâches aux membres de l’équipe
Saisissez les noms des membres de l’équipe et les calendriers des tâches dans la colonne Assigné à.
Assurez-vous que les personnes nécessaires sont disponibles et capables de mener à bien la tâche. Il se peut que vous deviez confier une tâche à un autre membre de l’équipe, par exemple si le concepteur web senior que vous aviez choisi en priorité travaille sur d’autres projets.
Cette activité d’allouer les tâches aux personnes atteint rapidement les limites si celle-ci est effectuée sur une feuille de calcul, surtout dans le monde dynamique des projets!
Un outil dédié, comme Teambook vous permet de facilement allouer les tâches aux personnes disponibles, en tenant compte de leurs qualifications et leurs disponibilités (GW: faire lien avec Comment planifier et suivre les projets pour assurer leur réussite avec Teambook ? (Tuto)) .
7. Échanger une liste de projets
Votre liste de projets est maintenant prête à être distribuée à votre groupe et à toutes les parties intéressées.
La liste des projets peut être envoyée par courriel ou par chat Slack, ou être présentée lors d’une réunion d’équipe. Invitez chacun à faire part de ses préoccupations ou de ses questions concernant le calendrier. Avant le début du projet, c’est aussi une excellente occasion pour les membres de l’équipe de passer en revue les responsabilités qui leur ont été attribuées.
FAQ
Votre liste de tâches variera en fonction de la taille et de la complexité du projet, mais voici quelques éléments de base que vous devriez envisager d’ajouter :
- Tâches : Une liste de toutes les activités spécifiques qui doivent être réalisées pour mener à bien le projet.
- Jalons : Points clés du projet qui marquent des progrès ou des réalisations importants.
- Produits à livrer : Les produits finaux ou les résultats du projet qui doivent être remis au client ou aux parties prenantes.
- Assignés : Les membres de l’équipe qui sont responsables de la réalisation de chaque tâche ou étape.
- Dates d’échéance : Les dates limites pour la réalisation de chaque tâche ou étape.
Cela dépend du type de projet et de votre méthodologie. Par exemple, une équipe agile peut mettre à jour sa liste de projets plus fréquemment parce qu’elle procède à des itérations permanentes. En règle générale, il est conseillé de la mettre à jour ou de la réviser au moins une fois par semaine.
Si vous préférez utiliser des feuilles Excel pour accomplir vos tâches, voici une façon simple de dresser une liste de projets: ;
- Créez une nouvelle feuille de calcul en cliquant sur Créer un classeur vierge ;
- Ajoutez les détails du projet dans la première ligne, par exemple le titre du projet, le chef de projet, la durée, le code du projet, etc ;
- Ajoutez des catégories dans les colonnes, par exemple, tâche, date d’échéance, destinataire, niveau de priorité, etc. ;
- Ajoutez vos informations ;
- Partagez le cours avec votre équipe.
