Comment prévoir la charge de travail pour les trois prochains mois ?

TL;DR

Une prévision de la charge de travail sur trois mois aide les équipes à anticiper la demande et les écarts de capacité avant qu’ils n’affectent la livraison.
La prévision combine le travail planifié, les estimations approximatives de l’effort et la disponibilité connue de l’équipe.
Il doit rester de haut niveau, basé sur des scénarios, et être mis à jour régulièrement au fur et à mesure que les plans changent.
L’objectif est d’obtenir une visibilité précoce, et non une prédiction exacte.

Qu’est-ce qu’une prévision de la charge de travail à trois mois ?

Une prévision de la charge de travail à trois mois est une estimation prospective de la quantité de travail qu’une équipe est censée traiter au cours du prochain trimestre et de la capacité actuelle à la supporter.

Il permet de répondre à des questions telles que

Sommes-nous susceptibles de surcharger l’équipe au cours des prochains mois ?
Devons-nous modifier les délais ou adapter le champ d’application ?
Les travaux à venir nécessiteront-ils une capacité supplémentaire ?

À cet horizon, les prévisions se concentrent sur les tendances et les risques plutôt que sur un calendrier précis.

Quels sont les éléments dont vous avez besoin pour une prévision à trois mois ?

Une prévision fiable nécessite un petit nombre de données cohérentes.

1. Travaux prévus et probables

Inclure :

Projets et initiatives confirmés
Une grande confiance dans le travail à venir
Engagements opérationnels récurrents

Certaines équipes incluent également les travaux sur les pipelines dans un scénario distinct.

2. Estimation approximative de l’effort de pêche

L’effort doit être estimé :

Au niveau du projet ou du rôle
En fourchettes plutôt qu’en heures exactes
Avec des hypothèses cohérentes d’un projet à l’autre

La précision est moins importante que la comparabilité.

3. Disponibilité de l’équipe

Compte pour :

Heures de travail hebdomadaires
Horaires à temps partiel
Vacances et congés planifiés
Engagements hors projet

Cela permet de définir une capacité réaliste dans le temps.

4. Seaux de temps

La plupart des équipes prévoient d’utiliser :

Seuils mensuels pour un horizon de 3 mois
Parfois, un détail hebdomadaire pour le premier mois

Cela permet d’équilibrer la clarté et l’effort.

Processus de prévision de la charge de travail étape par étape

Un processus pratique se présente comme suit :

Étape 1 : Liste des travaux prévus

Saisissez tous les travaux connus et probables pour les trois prochains mois.

Étape 2 : Estimation de la demande par période

Répartissez les efforts sur plusieurs mois en vous basant sur les délais de livraison plutôt que sur des plans de travail précis.

Étape 3 : Calculer la capacité disponible

Somme des capacités disponibles par rôle ou équipe après les congés et le travail hors projet.

Étape 4 : Comparer la demande et la capacité

Cherchez :

Surcharge soutenue au cours de certains mois
Capacité sous-utilisée
Dépendance à l’égard d’un petit nombre de personnes

Étape 5 : Créer des scénarios

Testez des hypothèses telles que

Retarder des travaux moins prioritaires
Ajouter ou supprimer des projets
Augmentations temporaires de capacité

Les scénarios aident les équipes à se préparer plutôt qu’à réagir.

Dans quelle mesure une prévision à trois mois doit-elle être détaillée ?

À trois mois, les prévisions devraient :

Rester au niveau du projet ou du rôle
Éviter la planification tâche par tâche
Se concentrer sur la direction et le risque
Être facile à mettre à jour

L’excès de détails accroît l’effort sans améliorer la précision.

Erreurs courantes de prévision de la charge de travail

Les équipes ont des difficultés lorsqu’elles :

Traiter les prévisions comme des engagements fixes
Ignorer le travail hors projet
Supposons que tous les travaux sur les pipelines soient terminés
Maintenir les prévisions statiques trop longtemps
Essayez d’être précis trop tôt

Les prévisions doivent évoluer au fur et à mesure que les informations s’améliorent.

Quand une prévision à trois mois est la plus utile

Ce type de prévisions est particulièrement utile lorsque

Plusieurs projets se chevauchent
Les décisions d’embauche dépendent de la demande à court terme
Les équipes sont confrontées à des changements fréquents de plan
Les dirigeants ont besoin de visibilité au-delà des prochaines semaines

Il crée un pont entre l’exécution à court terme et les décisions à plus long terme en matière de personnel.

Questions fréquentes

Quelle doit être la précision d’une prévision de la charge de travail à trois mois ?

Elle doit être précise sur le plan directionnel. L’objectif est d’identifier les tendances et les risques, et non de prédire les heures exactes.

Les équipes doivent-elles inclure des travaux en cours ou des travaux provisoires ?

Oui, mais sous forme de scénarios distincts. Vous éviterez ainsi un engagement excessif tout en prévoyant des résultats probables.

À quelle fréquence les prévisions à trois mois doivent-elles être mises à jour ?

La plupart des équipes le mettent à jour tous les mois, ou à chaque fois que des priorités ou des délais importants changent.

Sources d’information

Bibliothèque du PMI : Concepts de prévision et de planification des ressources
https://www.pmi.org/learning/library/resource-leveling-scheduling-projects-6007

Atlassian : Prévision de la charge de travail et planification de la capacité
https://www.atlassian.com/work-management/project-management/workload-management

IBM : Planification de la capacité et de la charge de travail
https://www.ibm.com/topics/capacity-planning

Glossaire Planta : La prévision de la charge de travail expliquée
https://plantapp.io/glossary/workload-management/