Diferencia entre trabajo facturable y no facturable

¿Qué es el trabajo facturable?

El concepto de trabajo facturable engloba, directamente, todos los encargos y tareas relacionados expresamente con el proyecto de su cliente. Este término se refiere a los distintos elementos del servicio que aparecerán explícitamente en la factura que piensas enviar a tu cliente. En otras palabras, cuando hablamos de trabajo facturable, nos referimos pura y simplemente a las responsabilidades remunerativas reales de cualquier proyecto. En la mayoría de los casos, se trata de trabajo estipulado expresamente en el contrato con el cliente.

A veces denominadas horas facturables, tareas facturables o trabajo facturable, todas estas designaciones apuntan a la noción de una tarea facturable a un cliente. Para empresas de servicios como consultorías, bufetes de abogados, empresas de contabilidad u otras, el trabajo facturable es una de sus principales fuentes de ingresos. En consecuencia, suele ser la principal medida del rendimiento de sus empleados.

Para evitar malentendidos, siempre es buena idea especificar claramente qué es facturable y qué no lo es antes de comprometerse con un proyecto. El trabajo facturable típico incluye las tareas que se enumeran a continuación:

• Planificación de proyectos
• Investigación
• Ejecución del proyecto
• Interacciones directas con los clientes, como citas y consultas
• Cualquier modificación solicitada por el cliente

También hay que tener en cuenta que el trabajo facturable suele dividirse en tres secciones:

• Facturación por tiempo (horas facturadas)
• Facturación basada en el valor (precio fijo)
• Facturación de proyectos

La facturación basada en el tiempo es sin duda la forma más extendida de trabajo facturable. Un empleado registra su tiempo, antes de emitir una factura al cliente basada en una tarifa horaria.

Sin embargo, no todos los trabajos facturables se incluyen sistemáticamente en la categoría de facturación por tiempo. Por ejemplo, si está trabajando con un cliente en el diseño de un nuevo sitio web, tiene la opción de proponer un precio fijo por sus servicios. Esto significa que no cobrará por cada hora de servicio, sino que se limitará a aplicar una tarifa única una vez finalizado el proyecto.

Comprender el concepto de trabajo no facturable

Cuando hablamos de trabajo no facturable, nos referimos a todas las acciones realizadas por un empleado que, aunque puedan estar vinculadas a un proyecto concreto, no son susceptibles de ser facturadas al cliente. Esto incluye, entre otros, los días festivos, las vacaciones, la formación profesional continua, la enfermedad, el tiempo dedicado a tareas personales y cualquier otro tiempo no categorizado específicamente. Por ejemplo, si pasas tres horas revisando la bandeja de entrada de tu correo electrónico antes de empezar una tarea facturable para un cliente nuevo, esas tres horas se contabilizarán como tiempo dedicado a trabajo no facturable.

Las «horas no facturables» se definen como todo el tiempo dedicado a las distintas tareas que puede realizar durante su horario laboral, desde tareas administrativas rutinarias, como enviar correos electrónicos, hasta actividades comerciales y todo tipo de formación. En otras palabras, si su trabajo no se factura directamente a un cliente o si no interactúa directamente con él, es muy probable que esos momentos se consideren horas no facturables.

El trabajo no facturable puede parecer indeseable porque no lo solicita explícitamente un cliente, pero no deja de ser esencial para el buen funcionamiento de la empresa. A modo de ejemplo, el proceso de desarrollo profesional de los empleados tendrá un impacto significativo en la calidad del rendimiento general, pero rara vez puede atribuirse a un proyecto concreto de un cliente. Del mismo modo, los actos sociales, que son esenciales para mantener la moral del equipo, no pueden facturarse directamente a los clientes.

Es cierto que estas actividades, que no entran en el ámbito del trabajo facturable y, por tanto, constituyen trabajo no facturable, exigen no obstante que sus empleados sean compensados por el tiempo y la energía que han invertido en ellas. He aquí algunos ejemplos de lo que representa realmente el trabajo no facturable:

• Crear propuestas comerciales y transmitirlas a los clientes potenciales
• Presentar nuevos proyectos a los clientes
• Incluir consultas y reuniones de equipo antes de celebrar un contrato
• Rectificación de errores
• Gestión de la facturación
• Reuniones internas y comunicaciones de equipo
• Esfuerzos dedicados a actividades de marketing interno
• Formación profesional continua del equipo
• Diversas tareas administrativas no facturadas

Aunque las tareas enumeradas anteriormente parezcan esenciales para el buen funcionamiento y desarrollo de la empresa, es esencial vigilar de cerca el tiempo que se dedica a estas funciones no facturables. A menudo tienden a interponerse en el camino de la organización y los beneficios de la empresa.

Introducir los matices de las tareas facturadas y no facturadas

El debate entre trabajo facturable y no facturable puede variar en función del alcance y la especificidad del proyecto. Sin embargo, un primer paso crucial es definir, en consulta con tu cliente, qué trabajos se facturarán y cuáles no entrarán en esta categoría.

La comunicación es clave, ¿verdad? Por eso es fundamental que transmitas estos detalles esenciales a todos los miembros de tu equipo. Asegúrate de que tienen claros los aspectos facturables y no facturables del trabajo que realizan.

Luego está la espinosa cuestión de la gestión del tiempo en un proyecto: ¿cómo determinar el número de horas que hay que facturar al cliente? Una gestión rigurosa del tiempo facilita la distinción entre horas facturables y no facturables.

Las empresas suelen recurrir a las anticuadas hojas de cálculo para registrar y controlar el tiempo de trabajo. Por desgracia, este método resulta bastante ineficaz y lento. Obliga a los empleados a introducir el tiempo de trabajo manualmente, lo que aumenta el volumen de horas no facturables y entraña el riesgo de producir datos menos precisos.

¿La solución? Opte por un software de planificación gratuito. Anima a tu equipo a utilizarlo para todas las tareas, incluso las más insignificantes relacionadas con el proyecto, como responder a las llamadas telefónicas o los correos electrónicos de los clientes. Al final del proyecto, basta con sumar el total de horas facturables.

Un seguimiento preciso del tiempo facturable le permite medir su índice de utilización, que corresponde a las horas facturables divididas por el tiempo total disponible, una medida valiosa para evaluar su rendimiento en la generación de ingresos y también para compararse con sus homólogos dentro de su sector.

La necesidad crucial de controlar las horas no productivas

En el mundo laboral, donde cada minuto de nuestro tiempo tiene un precio, llevar la cuenta del tiempo no laboral no sólo es esencial, sino decisivo. Si controlas las horas que dedicas a tareas facturadas y no facturadas, empezarás a tener una imagen más clara de tu rendimiento financiero y de productividad. Si el componente no facturable de tus horas se está volviendo escandalosamente grande, es hora de revisar tus proyectos y procesos para mejorar la utilización del tiempo en el futuro.

Es fundamental controlar tanto las horas pagadas como las no pagadas para tener una perspectiva global. Analizando el tiempo empleado que no se atribuye directamente a los proyectos de tus clientes, puedes hacer balance de los verdaderos costes asociados a las distintas tareas y decidir si esos proyectos son realmente tan rentables como parecen.

Además, el control de las horas facturables y no facturables también permite conocer la eficacia individual de cada miembro del equipo. Si un empleado parece estar dedicando demasiado tiempo a tareas no remuneradas, puede ser una buena idea intervenir con medidas correctivas para ayudar a mejorar la eficiencia de esa persona.

La última ventaja, pero no por ello la menos importante, del seguimiento de las horas no laborables reside en su contribución a la planificación de futuros proyectos. Tendrás una idea clara del tiempo necesario para completar un proyecto y del coste total que implica. Ignorar las horas no trabajadas es arriesgado y puede llevarte a fijar plazos poco razonables o tarifas demasiado bajas para cubrir tus costes.

Estrategias para reducir al mínimo el tiempo de trabajo no remunerado

Un exceso de horas no pagadas es una auténtica lacra para su empresa. De hecho, en muchos campos, las horas no pagadas superan con creces a las pagadas. Ilustrémoslo con el ejemplo de los bufetes de abogados, donde los profesionales jurídicos suelen dedicar más tiempo a tareas no facturadas que a las que pueden facturar. Se trata de una situación aceptable para los bufetes de abogados debido a las elevadas tarifas por hora que cobran. Sin embargo, para la mayoría de los demás sectores empresariales no es tan fácil. Tienen que encontrar un equilibrio entre el tiempo no remunerado y el que genera beneficios.

No obstante, hay medidas que puede tener en cuenta para reducir el tiempo no facturable.

Optimización eficaz del tiempo

Evite las distracciones en la medida de lo posible para utilizar el tiempo de forma productiva. Aunque hacer pausas con regularidad es crucial, ya que puede aumentar la productividad general, hacer un seguimiento adecuado del tiempo de trabajo de cada empleado puede garantizar que ni tú ni tu equipo os retraséis en las tareas innecesariamente.

Automatización de tareas administrativas

Una forma de reducir el número total de horas dedicadas a tareas administrativas es utilizar estrategias de automatización. Analice las horas no facturables e identifique los proyectos que consumen más tiempo. Adopte programas informáticos fáciles de usar.

Por ejemplo, el proceso de facturación puede añadirse a menudo al tiempo no facturable. Si automatizas el proceso de facturación, agilizarás tu trabajo, ahorrarás tiempo y permitirás que tu equipo dedique más horas a tareas rentables.

Contar cada minuto

Asegúrate de que tú y los miembros de tu equipo contabilizáis cada minuto invertido en un proyecto. Puede que al principio le cueste acostumbrarse, pero con el tiempo le resultará más fácil. Y recuerde que, al aumentar el número de horas facturables, mejorará el rendimiento financiero de su organización.

Fundamentos cruciales

El rendimiento de tu proyecto financiero está estrechamente ligado a este ratio, que depende del número de horas que consigas convertir en facturas. No es menos cierto que es vital centrar parte de su atención en sus tareas no facturables, ya que desempeñan un papel muy importante en el equilibrio de su empresa, a pesar de la falta de ingresos directos que generan. Por lo tanto, es imprescindible tener una visión clara de los gastos no facturables antes de poner en marcha un proyecto. Así que no olvides incluir las horas facturables y no facturables en la planificación de tu presupuesto.

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