La gestión eficaz de tareas y plazos es crucial para la productividad de una organización. Una buena organización no sólo garantiza el cumplimiento de los plazos, sino que también mejora la satisfacción laboral y reduce el estrés.
A continuación le explicamos cómo organizar tareas y plazos con Teambook para aumentar la productividad de su equipo. Descúbrelo paso a paso.
1- Dedicación a la planificación
Para empezar, es esencial contar con una persona o un equipo dentro de su organización con responsabilidades claras en materia de planificación. Ya sea un jefe de personal, un responsable de tráfico o un director de unidad de negocio, su función es garantizar una asignación óptima de los recursos.
2- Introducción del horario de la empresa en Teambook
Su primera acción será introducir las horas de trabajo de la empresa en Teambook, incluido el número de horas trabajadas al día y la duración estándar de las reservas. Esto establece la base para su planificación.
3- Actualización de excepciones individuales
También es importante tener en cuenta las excepciones individuales, como los compromisos a tiempo parcial o a largo plazo. Asegúrate de que esta información se actualiza con calendarios individuales o fechas concretas de inicio y fin.
4- Configurar los días festivos y las funciones automáticas
Teambook incluye por defecto los días festivos de su país. En el caso de miembros del equipo ubicados en otros países o regiones, ajuste los días festivos mediante las funciones de automatización de Teambook.
5- Planificación del tiempo no dedicado al proyecto
Es importante bloquear en Teambook los periodos de vacaciones y el tiempo no dedicado a proyectos, como reuniones, cursos de formación y seminarios. Utilice las franjas horarias de «tiempo libre» para esta planificación.
6- Planificación operativa
Una vez establecidos estos parámetros, el planificador puede empezar a organizar los recursos. La pantalla de planificación de Teambook permite visualizar y gestionar los recursos en diferentes horizontes temporales, identificando las infracargas y sobrecargas para una distribución equilibrada del trabajo.
7- Utilizar la gestión de la capacidad para la planificación a medio plazo
Por último, el modo de gestión de la capacidad de Teambook ofrece una perspectiva a medio plazo (6-24 meses), lo que permite prever y planificar en consecuencia los recursos necesarios para satisfacer las necesidades de futuros proyectos.
Conclusión
Siguiendo estos pasos con Teambook, puede mejorar significativamente la organización de las tareas y la gestión de los plazos dentro de su equipo. Una planificación precisa y una distribución equilibrada de las cargas de trabajo son factores clave para la productividad y el bienestar de los empleados.
No olvide que la herramienta está ahí para facilitar estos procesos, pero son la experiencia y la metodología de su gestor de planificación las que marcarán la diferencia.
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