Las listas de proyectos, ya sean simples listas de tareas o documentos complejos, son muy útiles para organizar las tareas y mantener los proyectos dentro de los plazos previstos.
Las listas de proyectos son algo más que unas cuantas tareas escritas en post-its. Pueden ser una herramienta muy útil para que los gestores de proyectos hagan su trabajo.
Una lista de proyectos garantiza la priorización de las tareas pertinentes, ofrece una visión detallada del trabajo que hay que hacer y describe las acciones necesarias para completar el proyecto. Veamos cómo crear listas de proyectos productivas (puede descargar y utilizar nuestra plantilla para sus propios proyectos).
¿Qué es una lista de proyectos?
Un documento que enumera los pasos necesarios para completar un proyecto se denomina lista de proyecto. Puede ser una simple lista de tareas para un proyecto pequeño o un archivo completo que se utiliza para todas las tareas. El objetivo es siempre el mismo: ayudar a planificar y organizar el trabajo de su equipo.
¿Por qué hacer una lista de proyectos?
Las listas de proyectos, al igual que las listas de tareas, permiten identificar y priorizar actividades y comprometerse con un plan de acción para completarlas:
- Determine las tareas que deben completarse: ¿Qué tareas deben completarse para que el proyecto finalice con éxito? Determinar lo que su equipo necesita hacer puede ser difícil para proyectos grandes con muchos entregables. Todas las tareas se mantienen en un mismo lugar mediante una lista.
- Clasificar las tareas clave por orden de importancia: una tarea crucial que tenga dependencias puede paralizar por completo el proyecto si se pospone o no se asigna. Una lista de proyecto garantiza que no se pase por alto ninguna tarea, ya que todo está organizado en un orden lógico.
- Reforzar la apertura y la rendición de cuentas: Al dar acceso a su equipo a la lista de proyectos, usted aclara quién es responsable de qué y cuándo. Todos los implicados conocen su papel en el proyecto y siguen rindiendo cuentas.
- Asegúrate de que los miembros del equipo están informados: Los miembros del equipo pueden estar haciendo malabarismos con varios proyectos al mismo tiempo, además del tuyo. El efecto Zeigarnik significa que cuando se les asigna un trabajo y éste figura en una lista de proyectos por escrito, es más probable que se acuerden de hacerlo.
Estructura de desglose del trabajo (EDT) en relación con la lista de proyectos
A pesar de sus aparentes similitudes, la estructura de desglose del trabajo y la lista de proyectos no son idénticas. Una estructura de desglose del trabajo más compleja incluye desde los entregables hasta el alcance del proyecto. Las listas de proyectos se utilizan para planificar y organizar el calendario del proyecto, ya que son específicas de una tarea determinada.
Lista de tareas o lista de proyectos
Las listas de tareas pendientes son más flexibles porque están pensadas para tareas personales y pueden no incluir fechas u objetivos.
Los documentos formales que se distribuyen al equipo son listas de proyectos. Incluyen tareas, hitos y plazos, y están más estructurados.
¿Cómo puedo elaborar una lista de proyectos?
Hay diferencias entre una lista de tareas pendientes y una lista de proyectos. A continuación te explicamos cómo crear una a partir de una hoja de cálculo:
1. Prepare su modelo
Puede partir de una plantilla de lista que ya esté utilizando, ya sea en un documento de Excel o en cualquier otro lugar.
Float ofrece una plantilla lista para usar aquí que puedes adoptar haciendo una copia.
2. Decidir qué hay que hacer
En la columna Tareas de su plantilla de lista de proyectos, enumere todas las tareas que deben completarse.
Supongamos que no participa en ningún proyecto nuevo. En este caso, puedes utilizar una plantilla o volver a proyectos anteriores para identificar las tareas.
Es importante recordar que los proyectos rara vez son totalmente originales;
Cuando estás trabajando en un nuevo proyecto, puedes… :
- Divida las tareas de la EDT en tareas más pequeñas: los paquetes de trabajo deben dividirse en tareas individuales. Por ejemplo, si tuvieras que diseccionar los pasos necesarios para crear una entrada de blog, te saldría algo así:
Investigar
Hacer un plan.
Componer el borrador inicial.
Revisar y revisar el borrador inicial.
Revisar el borrador
Incluir palabras clave
Incluir imágenes de productos y capturas de pantalla.
Añadir CTAs y enlaces internos.
Enviar el borrador para su aprobación.
- Habla con tus compañeros: cuando no sepas exactamente en qué estás trabajando, arriésgate y confía en la experiencia de los miembros de tu equipo para que te ayuden a elaborar la lista de proyectos.
3. Establecer prioridades de trabajo
Ordene las tareas en su hoja de cálculo de modo que las más cruciales y urgentes se completen primero. Asigna a cada tarea un nivel de prioridad entre urgente y no urgente.
Sin duda, su lista actual no está en orden cronológico. Tienes que identificar las dependencias y organizar las tareas en el orden correcto para evitar retrasos.
Si no puedes decidir a qué cosas dar prioridad, considéralas en este orden:
Las dependencias son habituales en los proyectos. Las tareas A y B deben completarse antes de poder pasar a la tarea C.
Identificar las tareas que se :
- De principio a fin: antes de empezar un trabajo, tienes que haber terminado otro (por ejemplo, investigar antes de dibujar).
- De principio a fin: Se puede trabajar en paralelo. Los enlaces y las fotos pueden añadirse simultáneamente.
- De principio a fin: tareas que deben completarse simultáneamente.
4. Establecer plazos
Incluye en tu lista las fechas de inicio y fin de cada tarea. Una lista de proyectos es especialmente útil si hay plazos que cumplir, ya que las tareas deben completarse a tiempo si se quiere respetar el calendario.
Pero fijar plazos puede resultar difícil. Aunque es esencial dar a tu equipo el tiempo que necesita para hacer el trabajo, también hay que evitar la Ley de Parkinson, según la cual el trabajo aumenta a medida que aumenta el tiempo disponible para completarlo.
Hable con las personas que realizan el trabajo (o, en el caso de un proyecto a gran escala, con las personas que lo supervisan) para determinar los plazos correctos. También puedes consultar proyectos anteriores para determinar la duración de cada actividad.
Si el calendario del proyecto lo permite, prevea un periodo de reserva y no olvide tener en cuenta las dependencias. Para que las siguientes actividades puedan completarse, hay que asegurarse de que se mantiene el orden y de que todos los trabajos dependientes se completan en la fecha prevista.
5. Incluir documentos y descripciones
En su hoja de cálculo, añada notas y los documentos pertinentes en la columna Notas.
Las descripciones garantizan que todos los miembros del equipo entiendan lo que hay que hacer. Sólo deben describirse las tareas que puedan dar lugar a confusión; el resto de actividades, no.
Una descripción podría ser algo así Redactar un proyecto de 1000-1500 palabras de forma accesible. Para la voz y el tono de la marca, consulte la guía de estilo. Esta descripción puede ayudar a tu equipo a evitar errores, aunque sea breve y sencilla.
Añada los recursos que los miembros del equipo necesiten para realizar el trabajo. Por ejemplo, puede ser útil proporcionar un enlace a una guía de redacción y a una guía de estilo.
6. Asignar tareas a los miembros del equipo
Introduzca los nombres de los miembros del equipo y los programas de tareas en la columna Asignado a.
Asegúrese de que las personas que necesita están disponibles y son capaces de llevar a cabo la tarea. Puede que tengas que asignar una tarea a otro miembro del equipo, por ejemplo si el diseñador web sénior que habías elegido en primer lugar está trabajando en otros proyectos.
Esta actividad de asignar tareas a las personas alcanza rápidamente sus límites si se lleva a cabo en una hoja de cálculo, ¡sobre todo en el dinámico mundo de los proyectos!
Una herramienta específica, como Teambook le permite asignar fácilmente las tareas a las personas disponibles, teniendo en cuenta sus cualificaciones y disponibilidad (GW: enlace a ¿Cómo planificar y hacer un seguimiento de los proyectos para garantizar su éxito con Teambook? (Tuto)) .
7. Intercambio de una lista de proyectos
Su lista de proyectos ya está lista para distribuirla a su grupo y a todas las partes interesadas.
La lista de proyectos puede enviarse por correo electrónico o chat de Slack, o presentarse en una reunión de equipo. Invite a todos a compartir cualquier duda o pregunta que tengan sobre el calendario. Antes de que comience el proyecto, esta es también una excelente oportunidad para que los miembros del equipo revisen las responsabilidades que se les han asignado.
PREGUNTAS FRECUENTES
Su lista de tareas pendientes variará en función del tamaño y la complejidad del proyecto, pero aquí tiene algunos elementos básicos que debería plantearse añadir:
- Tareas: Lista de todas las actividades específicas que hay que realizar para completar el proyecto.
- Hitos : Puntos clave del proyecto que marcan avances o logros significativos.
- Entregables : Los productos o resultados finales del proyecto que se entregarán al cliente o a las partes interesadas.
- Asignados : Miembros del equipo responsables de completar cada tarea o etapa.
- Plazos: fechas en las que debe completarse cada tarea o fase.
Esto depende del tipo de proyecto y de su metodología. Por ejemplo, un equipo ágil puede actualizar su lista de proyectos con más frecuencia porque está en constante iteración. Como norma general, es aconsejable actualizarla o revisarla al menos una vez a la semana.
Si prefieres utilizar hojas de cálculo Excel para hacer las cosas, aquí tienes una forma sencilla de crear una lista de proyectos: ;
- Cree una nueva hoja de cálculo haciendo clic en Crear un libro en blanco ;
- Añada los detalles del proyecto en la primera línea, por ejemplo, título del proyecto, gestor del proyecto, duración, código del proyecto, etc ;
- Añada categorías a las columnas, por ejemplo, tarea, fecha de vencimiento, destinatario, nivel de prioridad, etc. ;
- Añade tus datos;
- Comparta el curso con su equipo.
