7 formas sencillas de animar a tu equipo a actualizar sus tareas y su tiempo

En el dinámico mundo de los proyectos y los servicios profesionales, una gestión eficaz depende de una información precisa y actualizada.

Saber quién trabaja en qué, cuándo y cuánto tiempo le dedica es crucial para una buena planificación, la optimización de la capacidad, la facturación y, en última instancia, la rentabilidad de la organización. Sin embargo, animar a cada miembro del equipo a actualizar regularmente sus tareas y su tiempo puede ser todo un reto.

¿La buena noticia? Con las herramientas y prácticas adecuadas, este proceso puede llegar a ser mucho menos tedioso, e incluso “indoloro”.

Juntos vamos a explorar 7 formas sencillas de conseguirlo, ilustrando cómo una herramienta de gestión de recursos como Teambook puede transformar esta necesidad en una parte integrada y beneficiosa del trabajo diario.

7 métodos sencillos (ilustrados por Teambook)

1. ¡Facilita el acceso a la herramienta!

La fricción asociada al acceso a la herramienta es un obstáculo importante. Una herramienta de fácil acceso fomenta su uso.

Lo que diferencia a Teambook es que no requiere instalación; un simple navegador web es todo lo que necesitas. Puedes empezar a utilizarlo en cuestión de segundos.

Además, Teambook tiene una política de precios basada en proyectos, no en usuarios. No cobra por usuario, lo que significa que todas las personas de la empresa pueden acceder a la plataforma sin coste adicional. Esta falta de barrera de entrada fomenta la adopción generalizada por parte de todo el equipo.

Por último, pero no por ello menos importante, la interfaz de Teambook está diseñada para ser sencilla, intuitiva y visual, lo que facilita su aprendizaje y uso. ¡Menos complejidad significa menos resistencia al uso!

2. Ofrecer la flexibilidad del acceso móvil

Tus equipos no siempre están detrás de sus escritorios. Ya estén de viaje, teletrabajando o incluso in situ, la posibilidad de actualizar su información en tiempo real es un factor clave.

Teambook ofrece aplicaciones móviles disponibles en iOS y Google Play. Esto permite a los miembros del equipo acceder a su horario e introducir su tiempo dondequiera que estén, cuando quieran, haciendo que la actualización forme parte de su rutina diaria sin limitaciones geográficas.

3. Intégrate en su flujo de trabajo diario

Para que la actualización se convierta en un reflejo, la herramienta debe integrarse de forma natural en los hábitos existentes. Teambook ofrece la posibilidad de sincronizar los horarios con los calendarios favoritos, como Google o Outlook. Ver que su agenda de Teambook aparece directamente en su calendario personal ayuda a los miembros del equipo a visualizar sus compromisos y a acordarse de actualizar su progreso o su tiempo.

Además, la capacidad de integrarse con otras herramientas mediante API o Zapier significa que Teambook puede conectarse a sistemas ya utilizados por el equipo, reduciendo la necesidad de hacer malabarismos con diferentes plataformas.

4. Automatiza los recordatorios

El olvido es uno de los principales obstáculos para las actualizaciones regulares. Automatizar los recordatorios puede eliminar este problema. Teambook puede enviar notificaciones por correo electrónico para anunciar cambios de horario o recordar a los miembros del equipo que deben enviar sus hojas de horas.

Esta función automática libera a la dirección de esta tarea repetitiva y garantiza que los recordatorios se envíen de forma coherente, ayudando a mantener la disciplina de las actualizaciones.

5. Aumentar la visibilidad y mostrar la planificación del equipo

Cuando los miembros del equipo comprenden la importancia de sus datos para el grupo en su conjunto, están más dispuestos a proporcionarlos. El tablero de planificación visual de Teambook proporciona una visión clara y global de la organización: quién está trabajando en qué y cuándo, y quién está disponible.

Esta visibilidad permite a cada uno ver su posición en el calendario general y comprender que sus propias actualizaciones son esenciales para la precisión colectiva y la optimización de la carga de trabajo. Una mejor visibilidad también ayuda a evitar que los compañeros estén sobrecargados o que los proyectos se queden sin personal, un beneficio directo que siente el equipo.

6. Mostrar el impacto concreto de los datos (para el equipo y la organización).

Los equipos están más motivados para proporcionar datos cuando comprenden su utilidad. Explica cómo se utiliza la información actualizada sobre tiempos y tareas paraoptimizar la tasa de utilización y la rentabilidad de la organización. Muestra cómo estos datos son cruciales para la gestión de la capacidad a medio plazo y la planificación futura, contribuyendo a la estabilidad de la empresa y a una mejor visibilidad de su propia carga de trabajo futura. Señala que una información precisa permite analizar las cargas de trabajo para distribuirlas de forma equitativa, lo que aumenta la satisfacción de los compañeros al garantizar que nadie esté constantemente sobrecargado o infrautilizado.

Para las empresas de servicios, es esencial mantener al día los registros de tiempos para garantizar que el tiempo empleado se factura correctamente, garantizando así la continuidad de la empresa.

7. Simplifica al máximo el registro del tiempo

Introducir las hojas de horas suele considerarse una tarea administrativa. Para animar a tu equipo, es esencial que este proceso sea lo más rápido y sencillo posible.

Teambook facilita mucho esta tarea permitiendo copiar los tiempos planificados con un solo clic para crear rápidamente hojas de horas; ¡el usuario sólo tiene que cambiar los valores reales que difieran de lo planificado!

Conclusión

Animar a un equipo a actualizar sus tareas y su tiempo no tiene por qué ser una batalla constante. Adoptando métodos que simplifiquen el proceso, ofrezcan flexibilidad, se adapten a la vida cotidiana y demuestren el valor tangible de los datos, puedes convertir esta tarea administrativa en una parte fluida y beneficiosa del trabajo en equipo.

Utilizar una herramienta de gestión de recursos completa pero sencilla como Teambook, con funciones como la copia de la planificación en tiempo real, aplicaciones móviles, sincronización de calendarios, recordatorios automáticos, visibilidad de la planificación y fácil acceso sin instalación ni coste por usuario, puede ayudar mucho a conseguir este objetivo. Los beneficios son claros, tanto para el equipo (mayor visibilidad, distribución equitativa, simplicidad) como para la organización (mayor eficacia, mejor rentabilidad, planificación fiable).

Para descubrir cómo Teambook puede ayudar a tu equipo, puedes beneficiarte de una prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.