Il numero di ore fatturabili registrate ogni mese è un indicatore fondamentale per qualsiasi azienda di servizi.
Ma si tratta di un’area cruciale per il successo di un’azienda, spesso fonte di confusione nel settore dei servizi professionali. Approfondiamo quindi il tema delle ore fatturabili e impariamo a usarle a nostro vantaggio.
Che cos’è, in definitiva, un’ora fatturabile e come può essere usata a nostro vantaggio?
Per le società di servizi professionali, le ore fatturabili sono l’equivalente del pane quotidiano. A differenza delle aziende manifatturiere, che si basano sulla vendita di beni materiali, o delle aziende di vendita al dettaglio, che vendono servizi, le aziende di servizi professionali vendono il tempo che dedicano al loro lavoro.
Sebbene questa specificità faciliti effettivamente alcune stime dei ricavi rispetto ad altri modelli di business, non è priva di sfide. Una delle più importanti riguarda il monitoraggio del tempo assegnato a ciascun progetto, spesso indicato come tempo fatturabile. Una gestione efficace di questa componente richiede una registrazione meticolosa delle ore fatturabili. Ma a cosa ci riferiamo esattamente quando parliamo di ore fatturabili e qual è il processo per calcolarle?
Cosa sono le ore fatturabili?
Le ore fatturabili sono il tempo totale dedicato a un determinato progetto. Queste ore vengono fatturate al cliente a una tariffa oraria concordata. In altre parole, è il numero di ore che un’azienda può fatturare ai clienti per il lavoro svolto per loro conto.
La maggior parte delle società di servizi (agenzie digitali, studi commercialisti e legali, società di consulenza) utilizza le ore fatturabili per fatturare ai clienti i servizi forniti. La comprensione delle ore fatturabili consente di capire quanto tempo i dipendenti dedicano alle attività che generano ricavi.
Ecco un esempio di ore fatturabili nel settore della contabilità.
Quando un revisore contabile effettua una revisione dei bilanci, registra il numero di ore lavorate per la revisione e queste ore vengono poi fatturate al cliente.
Ci sono poi le ore non fatturabili, cioè quelle che si dedicano a compiti come riunioni di team, e-mail, vendite e marketing, sviluppo commerciale o lavoro amministrativo, ma su questo torneremo più avanti.
Tutte le ore fatturabili e non fatturabili vengono registrate nei vostri timesheet e trasmesse al vostro software di fatturazione non appena un progetto viene completato o siete pronti a fatturare al vostro cliente.
L’importanza di tenere traccia delle ore fatturabili
Il monitoraggio delle ore fatturabili è utile per la vostra attività per una serie di motivi. Il motivo più ovvio è che vi aiuta a determinare quanto fatturare ai clienti. Sapere quanto tempo impiegate per completare un progetto vi aiuta a stabilire una stima che vi aiuta a guadagnare e a gestire un’attività sostenibile.
Il monitoraggio del lavoro fatturabile e non fatturabile vi dà anche un’idea di quali sono i progetti e i clienti più preziosi per la vostra azienda.
- Quanto tempo dedicate a ciascun cliente?
- Che tipo di lavoro ne ricava?
- E soprattutto, qual è il vostro margine di profitto su ogni cliente?
Rispondendo a queste domande, potrete decidere meglio su quali clienti concentrarvi e quali invece non valgono il vostro tempo.
Quando i dipendenti non tengono correttamente traccia delle loro ore di lavoro, questo può mettere a dura prova le finanze di un’azienda. Uno studio ha rilevato che le aziende che non tengono accuratamente traccia delle ore fatturabili perdono fino a 50.000 dollari di fatturato annuo per dipendente! Un modello di ore fatturabili vi aiuterà a valutare le prestazioni dei dipendenti, a ridurre le ore non fatturabili e a prevedere la capacità e le entrate del vostro team.
È facile perdere il conto delle ore fatturabili. Si può pensare di aver dedicato solo cinque minuti a un lavoro, ma quando si guarda l’orologio è un’ora! Tenere traccia delle ore fatturabili vi aiuterà a tenere in ordine le vostre finanze e ad assicurarvi di essere pagati per ogni minuto di lavoro svolto per i vostri clienti.
Comprendere il concetto di ore non fatturabili
Talvolta definito “spese generali”, il concetto di ore non fatturabili si riferisce a tutto il lavoro svolto che non viene direttamente addebitato al cliente. Queste ore non fatturabili sono fondamentali per mantenere le operazioni interne di un’azienda. Anche se non contribuiscono direttamente al fatturato, una corretta gestione di queste ore può avere un’influenza positiva sulle dinamiche aziendali.
Su base giornaliera, le ore non fatturabili comprendono :
- Le attività di prospettiva, il marketing e altre azioni orientate allo sviluppo del business, come la partecipazione a eventi di networking.
- Riunioni interne che non coinvolgono direttamente il cliente, comprese le attività amministrative come la convalida dei fogli di presenza.
- La formazione continua e lo sviluppo di nuove competenze, ad esempio leggendo articoli specialistici, seguendo corsi di formazione online o partecipando a webinar.
È inoltre importante notare che le ore non fatturabili comprendono le pause dei dipendenti per riposare o mangiare. Queste attività non sono legate al lavoro in sé, ma sono comunque incluse nell’orario di lavoro totale del dipendente.
Il volto nascosto delle ore non fatturabili
Il lavoro non fatturabile ha i suoi lati negativi. Ogni volta che un dipendente dedica il proprio tempo a compiti non fatturabili, ne dedica meno a compiti fatturabili che generano benefici diretti per l’azienda.
Il tempo non fatturabile può diventare un onere particolarmente gravoso quando l’azienda deve affrontare un cliente che richiede un rigoroso rispetto delle scadenze. Non è raro che i dipendenti debbano prolungare la giornata lavorativa o saltare la pausa pranzo per completare il lavoro fatturabile.
Inoltre, il lavoro non fatturabile porta inevitabilmente a una riduzione dei profitti e a un aumento del costo del lavoro. Quando i dipendenti dedicano la maggior parte del loro tempo ad attività non fatturabili, è difficile far crescere l’azienda senza aggiungere altro personale, con conseguente aumento dei costi fissi.
Tuttavia, è fondamentale ricordare che il mancato raggiungimento degli obiettivi di fatturazione ha anche la conseguenza di rallentare la crescita dell’azienda. Se non avete abbastanza risorse fatturabili per soddisfare le esigenze dei nuovi clienti o le richieste di nuovi progetti, potreste dover rifiutare i contratti. Questo, a sua volta, rallenta la crescita.
Decifrare l’enigma delle ore fatturabili: come si calcolano esattamente?
Vi trovate in difficoltà quando si tratta di calcolare le vostre ore di lavoro? Per un principiante, questo può trasformarsi in un vero e proprio mal di testa. Ecco un aiuto prezioso su come calcolare con precisione le ore fatturabili.
- Per prima cosa stabilite la quota oraria che avete concordato, che spesso corrisponde a uno standard del vostro settore.
- Stabilite un percorso per il conteggio delle ore fatturabili. Avete la possibilità di cronometrare e registrare tutte le ore investite nel progetto in parallelo, separando poi le ore fatturabili da quelle non fatturabili. Un’altra opzione è quella di prendere in considerazione solo le ore fatturabili, indipendentemente dalle ore non fatturabili.
- Sommate tutte le vostre ore fatturabili (un conteggio che può essere giornaliero, settimanale o mensile).
- È il momento di moltiplicare le ore fatturabili per la tariffa di fatturazione.
Per tastare il polso alla vostra redditività, basatevi sul vostro tasso di utilizzo fatturabile come parametro di riferimento. Questo tasso è il totale delle ore fatturabili dei lavoratori, espresso come percentuale del loro tempo di lavoro totale. Questo tasso varia a seconda dell’industria e del commercio.
Come possono i project manager trarre vantaggio dalla metodologia degli studi legali per le ore fatturabili?
È indubbio che il sistema delle ore fatturabili e non fatturabili sia profondamente radicato nel mondo legale. In pratica, molti studi legali richiedono ai loro consulenti di tenere un registro dettagliato delle loro ore di lavoro, al fine di determinare esattamente il numero di ore fatturabili e non fatturabili accumulate.
In genere, questi studi fissano ai propri avvocati degli obiettivi di ore fatturabili – utilizzati anche come misura per l’assegnazione di bonus – che possono variare tra le 1.700 e le 2.300 ore annue. Ogni studio utilizza queste ore fatturabili come barometro per valutare le proprie spese legali.
Gli studi legali utilizzano questo strumento anche per tracciare le ore fatturabili degli avvocati per monitorare :
- Periodi di inattività degli avvocati
- Assenze per malattia
- Congedo personale
- Emergenze familiari.
Poiché le ore fatturabili sono utilizzate come punto di riferimento per la determinazione dei prezzi, questo metodo di lavoro è preferito dagli studi legali. Le tabelle delle ore fatturabili semplificano il processo di monitoraggio delle ore fatturabili per gli studi legali, riducendo il loro carico di lavoro in termini di calcolo manuale delle ore fatturabili.
Utilizzando un software di gestione dello studio legale, i professionisti sono in grado di raggiungere gli obiettivi di ore fatturabili e di tenere sotto controllo le ore non fatturabili. I soci e i collaboratori possono vedere a colpo d’occhio quanto tempo viene dedicato alle attività fatturabili e non fatturabili.
Quanto è importante calcolare le ore fatturabili?
Tenere conto delle ore fatturabili nella vostra gestione può darvi una serie di vantaggi. Eccone alcuni:
Ottimizzare la valutazione dei progetti
L’analisi del tempo dedicato a ciascun progetto e dei compiti che vi hanno particolarmente mobilitato è uno strumento essenziale per una migliore valutazione delle vostre prospettive commerciali: potrete isolare i clienti o gli incarichi che divorano la maggior parte del vostro tempo e adeguare di conseguenza le vostre tariffe.
Stabilire una redditività precisa
Il conteggio delle ore fatturabili è senza dubbio lo strumento numero uno di cui un project manager ha bisogno per quantificare la redditività di un’azienda o di un incarico. Il concetto di ore fatturabili è evidente: a parità di ore fatturate, più ore si fatturano, più si riempiono le casse dell’azienda.
Fatturazione più accurata
Tenendo traccia delle ore fatturabili e non fatturabili, potete essere certi che le vostre fatture siano più accurate e prive di supposizioni sul tempo di lavoro. In questo modo, la vostra retribuzione corrisponderà esattamente al valore del vostro lavoro.
La fatturazione sarà ancora più accurata se saprete esattamente quanto tempo dedicate a ciascun cliente. Eviterete di fatturare troppo ai vostri clienti semplicemente perché saprete esattamente quanto tempo viene dedicato a ciascun caso. Come conseguenza immediata, svilupperete un rapporto di fiducia con i vostri clienti, che si ripercuoterà sui potenziali clienti futuri.
Sarete inoltre in grado di produrre stime e preventivi più raffinati. I dati storici sui tempi dei progetti precedenti aiutano a fornire stime più accurate quando si partecipa a gare d’appalto per nuovi contratti o per progetti in corso che cambiano la portata.
Ottimizzare le prestazioni
Il monitoraggio delle ore fatturabili offre alle aziende anche l’opportunità di misurare l’efficienza del proprio team. I dipendenti devono registrare il tempo che dedicano a ogni pratica o progetto del cliente per poter fatturare le ore giuste. Questo monitoraggio permette di valutare l’utilizzo.
Tenendo traccia delle ore fatturate per un progetto, è molto più facile misurare le prestazioni di un team e sapere se sta superando le aspettative.
Saprete esattamente quante ore ogni membro del team dedica a un determinato progetto, in modo da poter determinare se potrebbe essere più veloce o più efficiente. Questi dati possono essere utilizzati per pagare i membri del team in modo più equo quando si fattura ai clienti su base oraria.
Infine, a livello personale, tenere traccia del tempo dedicato al lavoro fatturabile sarà prezioso quando arriverà il momento di chiedere un aumento di stipendio o una promozione, perché potrete basare le vostre richieste su questi dati.
Migliorare la gestione dei team
Tenere traccia del programma del vostro team vi dà un quadro più chiaro della sua attività. Potete anticipare e distribuire i compiti prima che il vostro team si esaurisca, perché saprete se è sovraccarico. Sarete in grado di vedere se i vostri dipendenti dedicano più tempo alle ore non fatturabili che a quelle fatturabili, in modo da poter adottare misure correttive.
Il monitoraggio delle ore fatturabili consente a voi e al vostro team di quantificare con precisione il tempo dedicato a ciascuna attività. Potrete così identificare le aree di miglioramento per voi e per il vostro team e massimizzare il vostro potenziale di guadagno.
L’arte di monitorare il tempo fatturabile per ottimizzare le prestazioni finanziarie
Il metodo di fatturazione a ore, spesso utilizzato dagli studi legali, è diventato un modello di riferimento per le aziende che cercano di fatturare i propri servizi in modo equo e accurato. Ottimizzare i profitti è possibile solo se il tempo fatturabile viene monitorato correttamente. Ecco una selezione di strategie:
Supervisione completa del lavoro
È consigliabile istituire un sistema di monitoraggio in tempo reale piuttosto che registrare manualmente le ore. Questo approccio vi consentirà di individuare i dipendenti che hanno un atteggiamento troppo permissivo nei confronti del lavoro, così come quelli che fanno gli straordinari, accumulando così troppe ore. Inoltre, sarete in grado di monitorare l’avanzamento del progetto e di ottimizzarne il rapporto costi-benefici.
Dovreste anche classificare le ore non fatturate. Alcune di queste ore contribuiscono a migliorare le prestazioni del progetto e quindi devono essere monitorate. Se per un progetto specifico sono richieste troppe ore non fatturate, si rischia di subire una perdita. In questo caso, potrebbe essere necessario rinegoziare i termini del contratto con il cliente o aggiungere le ore non fatturate alla fattura, spiegando perché queste ore devono essere pagate.
È consigliabile tenere un registro separato delle ore lavorate su ogni progetto, anche se appartengono allo stesso cliente. È anche una buona idea registrare i progetti separatamente, per aiutarvi a identificare quelli che occupano troppo tempo, quelli che sono redditizi e quelli che devono essere rivisti per migliorare la loro redditività.
Definizione di obiettivi per il tempo fatturabile
Ogni giorno, o ogni settimana, stabilite un obiettivo per il volume di ore fatturabili che desiderate registrare. Questo obiettivo deve essere in linea con il tempo disponibile ogni settimana e con il numero di clienti o progetti a cui si sta lavorando. È possibile utilizzare strumenti come Teambook per monitorare i progressi degli obiettivi e assicurarsi che vengano raggiunti.
Specificare le fatture
Una fattura dettagliata è sempre preferibile a una fattura approssimativa. Il cliente avrà una migliore comprensione del volume di lavoro richiesto per completare il progetto.
Impostando un sistema di fatturazione automatica ad alte prestazioni, potete garantire che le vostre fatture siano coerenti e che nessuna venga dimenticata. Comunicate ai vostri clienti il calendario di invio delle fatture. Sebbene le fatture mensili siano la norma, per i progetti che richiedono più risorse potete concordare con il cliente un calendario bisettimanale.
Eseguire revisioni periodiche
Fate un bilancio dei risultati ottenuti da voi o dal vostro team su base settimanale o almeno mensile, in particolare se c’è una grande disparità tra i progetti o i clienti. Rivedere i vostri progressi può aiutarvi a evidenziare eventuali difficoltà nel monitoraggio delle vostre ore e di quelle del vostro team.
La rilevazione delle ore può essere gestita facilmente e, una volta presa la mano, ci si renderà conto di quanto possa essere vantaggiosa. Un software di tracciamento del tempo come Teambook vi aiuterà a monitorare le ore fatturabili in modo più efficiente e accurato.
Strategie per aumentare le ore fatturabili
Eliminare le distrazioni è un approccio infallibile per aumentare le ore di lavoro fatturate. Iniziate a disattivare le notifiche dei social network e a rimandare la lettura delle e-mail alla fine della giornata. In questo modo si massimizzerà il tempo fatturabile.
Una strategia efficace consiste nel delegare a personale meno esperto compiti secondari, come rispondere alle e-mail, fare commissioni, aggiornare i file, fare fotocopie e altri compiti meno importanti. In questo modo si ha la possibilità di concentrarsi sul nucleo del progetto in questione e di massimizzare il tempo fatturabile.
Infine, a volte i clienti chiedono una giustificazione per alcune ore fatturate, anche se queste sono state utilizzate a loro vantaggio indiretto. Per evitare questo problema, dimostrate trasparenza fornendo descrizioni esaustive per ogni riga fatturata, specificando in che modo le ore lavorate sono state utili al cliente.
Di fronte all’evidenza empirica, non è facile argomentare: se potete dimostrare di aver lavorato 40 ore invece delle 35 concordate, il vostro cliente sarà probabilmente propenso ad aggiungere le 5 ore extra.
Stabilire confini chiari per la fatturazione
È un dato di fatto che la linea di demarcazione tra attività non fatturabili e attività fatturabili a volte può sembrare un po’ confusa. Ma c’è un semplice trucco. Se un compito, anche se a prima vista non fatturabile, può aiutare a completare il progetto in modo più rapido o più efficiente, allora questo tempo può essere aggiunto alle ore fatturabili. Assicuratevi di chiarire questo punto al cliente, in modo che firmi l’assegno con cognizione di causa.
Quando si investono tempo e risorse per la formazione del personale in modo che abbia le competenze necessarie per portare a termine il progetto in modo efficace, si tratta di tempo non fatturabile che il cliente deve conoscere per capire il costo.
Utilizzo di un software di tracciamento del tempo come Teambook
In genere, le aziende che attribuiscono importanza al monitoraggio delle ore fatturabili utilizzano una soluzione di timesheet online. Questa soluzione consente ai dipendenti di registrare facilmente il tempo effettivo trascorso a lavorare durante una determinata settimana.
Un software di tracciamento come Teambook può essere una vera risorsa per il processo di fatturazione e per il benessere generale della vostra azienda. Teambook è uno strumento di gestione delle risorse con un modulo di tracciamento del tempo che vi aiuterà a risparmiare tempo e denaro.
Il software gestisce la rilevazione delle ore attraverso interfacce facili da usare, progettate per aiutare voi e il vostro team a registrare in modo efficiente le ore fatturabili e non fatturabili. Il software di rilevazione delle ore fatturabili di Teambook garantisce una centralizzazione ottimale e la protezione dei dati. Un’alternativa più sicura agli ingombranti fogli di carta o ai fogli di calcolo Excel.
Considerazioni finali
L’elemento più cruciale nelle aziende di servizi professionali è il tempo! Un’efficace tracciabilità delle ore calcolate in termini di fatturazione e non fatturazione è essenziale per queste organizzazioni; è l’unico modo per garantire che ogni minuto produttivo sia compensato.
Senza lo strumento giusto, tenere traccia delle spese di progetto al momento della fatturazione può diventare rapidamente un vero e proprio percorso a ostacoli. Un gran numero di professionisti si rende conto, a loro discapito, di aver lavorato per una cifra inferiore a quella che avrebbe dovuto essere pagata, se avesse monitorato coscienziosamente il tempo investito in ogni progetto. Da qui l’innegabile valore di una buona gestione del tempo …. sfruttando gli strumenti di tracciamento del tempo.
Una corretta gestione delle ore fatturabili fornirà a voi, ai vostri project manager e ai vostri clienti un quadro chiaro del tempo produttivo consumato durante l’anno su un progetto specifico. Con uno strumento di tracciamento del tempo che include un calcolatore delle ore fatturabili, sarà molto più facile monitorare scrupolosamente le ore potenzialmente fatturabili e garantire che siate pagati in linea con il vostro impegno.
Fate un passo decisivo verso l’ottimizzazione delle ore fatturabili del vostro team con il software di gestione delle risorse di Teambook. Vi permette di controllare le ore fatturabili e non fatturabili, oltre ad altri aspetti essenziali della gestione delle risorse del vostro progetto. Provate subito una versione di prova gratuita con noi!
