I 10 principali strumenti di pianificazione della capacità (gratuiti e a pagamento)

Quali sono i migliori strumenti di pianificazione della capacità per il 2023-2024? Come possono aumentare le prestazioni e l’efficienza? Quali sono le caratteristiche essenziali?

Il software di pianificazione della capacità può semplificare notevolmente la vostra vita quando si tratta di gestione delle risorse. Grazie agli aggiornamenti automatici e alla visibilità delle risorse in tempo reale, potete risparmiare tempo e denaro e completare i progetti nei tempi e nei costi previsti.

L’utilizzo di un software per la pianificazione della capacità delle risorse offre una migliore visibilità e comprensione della capacità delle risorse in modo rapido e semplice. Condividendo queste informazioni con i team e i manager, è possibile sincronizzare le risorse e migliorare l’efficienza e la fluidità del progetto.

In questo articolo esamineremo alcuni dei vantaggi e delle caratteristiche di dieci dei migliori programmi di pianificazione della capacità disponibili.

Perché il software di pianificazione della capacità è importante?

Con l’aiuto di uno strumento di pianificazione della capacità, è possibile prevedere i requisiti futuri delle risorse e pianificarne l’allocazione in modo appropriato.

Ad esempio, se possedete un’azienda o un’organizzazione di consulenza informatica, vi aiuterà a trovare agenti liberi con le competenze necessarie per i prossimi progetti. Le aziende in rapida espansione o che attraversano periodi di forte domanda devono assicurarsi di avere risorse sufficienti per gestire il crescente volume di lavoro. Di conseguenza, la pianificazione della capacità è oggi una parte fondamentale della pianificazione strategica di molte aziende.

Anche se sembra possibile svolgere questo compito manualmente, il software di pianificazione della capacità offre una serie di vantaggi, non ultimo la capacità di tenere automaticamente conto delle variazioni e delle circostanze mutevoli.

Molti fattori possono influenzare i requisiti di risorse e i tempi precisi, in particolare nei progetti a più fasi e reciprocamente dipendenti.

I project manager possono vedere esattamente come si stanno sviluppando le cose grazie agli strumenti di pianificazione della capacità.

Il software di pianificazione della capacità offre altri vantaggi:

• Eliminare l’incertezza nell’allocazione delle risorse e nelle proiezioni della domanda.
• Riconoscere in anticipo i potenziali ostacoli
• Rivedere i carichi di lavoro della produzione e dei gruppi per migliorare la gestione della forza lavoro.
• Pianificazione automatica delle risorse
• Evitare i periodi di attesa per le risorse essenziali e riservate
• Sostituire i fogli di calcolo di tipo Excel, che spesso raggiungono i loro limiti quando vengono utilizzati su base condivisa (ad esempio, versioni non sincronizzate, errori di formula, ecc.)

Le organizzazioni dinamiche con risorse limitate e priorità urgenti troveranno gli strumenti di pianificazione particolarmente utili!

Caratteristiche importanti del software di pianificazione della capacità

Parliamo innanzitutto delle caratteristiche, prima di immergerci nella valutazione delle nove migliori soluzioni di capacity planning oggi disponibili. Quali sono le caratteristiche tipicamente incluse in una piattaforma di capacity planning e quali sono necessarie?

Capacità di pianificazione

Certo che si può! Non c’è bisogno di dirlo. Potete determinare e visualizzare la capacità della vostra azienda utilizzando uno strumento di pianificazione della capacità. Può trattarsi della capacità futura – quanto tempo e denaro potete dedicare a nuovi progetti – o della capacità esistente – quanto è attualmente disponibile per ulteriori lavori.

Dovrebbe essere possibile esaminare le capacità da diversi punti di vista, come team specializzati, responsabilità lavorative o set di competenze. Questo vi aiuterà a trovare le capacità disponibili, a utilizzarle e a riconoscere e risolvere i problemi di capacità. Ad esempio, riciclando le risorse già disponibili, riallocandole o assumendone di nuove.

Lo strumento deve quindi essere disponibile:

• Dati in tempo reale per aiutarvi a decidere cosa fare dei vostri progetti in base al loro stato attuale.

Pianificazione di progetti e risorse

La pianificazione delle capacità si concentra sui progetti attuali e futuri e sul personale incaricato di realizzarli.

Gli strumenti di pianificazione dei progetti e delle risorse sono quindi essenziali da includere nella vostra selezione di software, in quanto lavorano insieme per dipingere un quadro completo del potenziale della vostra azienda.

Tra le funzionalità potenziali vi è la possibilità di trascinare e rilasciare le risorse nei progetti, utilizzare un pool di risorse centralizzato e ricercabile per trovare membri qualificati del team e pianificare i progetti utilizzando i diagrammi di Gantt.

Gli effetti dei progetti e l’allocazione delle risorse dovrebbero essere visibili anche a voi. Avrete capacità in eccesso per il progetto A? Il team B sta pianificando troppo? La risorsa C è in grado di svolgere compiti aggiuntivi? ecc.

Lo strumento deve quindi essere disponibile:

• Un unico pool di risorse con dettagli su ruoli, competenze, costi aziendali e orari di lavoro
• Pianificazione e programmazione di progetti semplici, compresi il budget, le fasi e le pietre miliari.
• Funzionalità di allocazione delle risorse: informazioni sulla capacità, la disponibilità, l’utilizzo e le allocazioni esistenti.

Visualizzazione dei dati e report

Avete bisogno di report completi e di informazioni rapide per prendere decisioni informate. Gli strumenti di pianificazione della capacità devono essere in grado di eseguire report sia personalizzati che predefiniti.

Dovrebbero essere inclusi anche strumenti di visualizzazione dei dati che facilitino l’identificazione dei conflitti o della capacità in eccesso. Tra gli esempi vi sono i calendari e le mappe di calore che mostrano quando la capacità è prossima a essere raggiunta o superata.

Lo strumento deve quindi essere disponibile:

• solide funzionalità con report predefiniti e personalizzabili
• cruscotti personalizzati: accesso rapido ai rapporti preferiti
• visualizzazione intuitiva dei dati, come mappe di calore, grafici a torta e a barre.

I 10 migliori pacchetti software per la pianificazione della capacità

Come si fa a decidere quale sia il software di pianificazione della capacità più adatto alle proprie esigenze quando le opzioni disponibili sono così tante? Questi strumenti possono concentrarsi su un problema particolare o adottare una varietà di approcci per fornire soluzioni di pianificazione della capacità.

Ecco i dieci principali strumenti di pianificazione della capacità attualmente disponibili sul mercato, insieme a una spiegazione dei loro vantaggi e delle loro attuali applicazioni per i project manager.

1. Teambook – facilita la gestione dei progetti.

Per portare a compimento i vostri progetti, Teambook è uno strumento di gestione delle risorse di progetto che vi aiuta a pianificare, organizzare e tenere traccia delle vostre risorse in modo efficiente. Grazie alla sua interfaccia intuitiva, Teambook semplifica la gestione dei team e dei loro compiti. È possibile gestire i calendari, monitorare la disponibilità di ciascun membro del team e centralizzare le risorse per i progetti.

Questo strumento di pianificazione delle risorse consente di gestire le pianificazioni, il monitoraggio dei tempi e la pianificazione.

Teambook vi permette di :

• Pianificate e allocate le vostre risorse umane in modo visivo: Ottenete una panoramica dei carichi di lavoro dei vostri consulenti e trovate rapidamente i talenti disponibili
• Risparmiate tempo sui progetti, aumentate l’utilizzo dei dipendenti e incrementate la redditività della vostra azienda.
• Analizzate le vostre capacità per il periodo successivo: abbandonando le previsioni, potete diventare dei supereroi della pianificazione.
• Approfittate di un sistema svizzero, garanzia di qualità, accuratezza e sicurezza, perché i vostri dati non sono conservati all’estero.
• Risparmiate rispetto ai concorrenti perché il prezzo si basa sul numero di progetti piuttosto che sul numero di utenti
• Facilitare l’onboarding, perché il software è estremamente semplice, intuitivo e veloce.
• Lavorare nella maggior parte delle lingue (francese, tedesco, italiano, spagnolo e naturalmente inglese) con un servizio clienti multilingue ed efficiente.

2. Runn – pianificazione della capacità per i servizi IT

I project manager, i direttori operativi e i responsabili delle risorse sono stati i principali sviluppatori dell’applicazione gratuita e altamente tecnologica per la gestione delle risorse Runn. Questa applicazione aiuta le persone a comprendere la gestione delle capacità perché è davvero visiva e accattivante.

Un calendario a volo d’uccello consente agli utenti di monitorare tutti i progetti e le risorse allo stesso tempo, rendendo più facile individuare le doppie prenotazioni e i rischi per le risorse. Oltre alle statistiche di alto livello sulla capacità, è possibile esaminare i singoli membri del team per vedere quanto vengono utilizzati, anche in tempo reale. Ciò significa tracciare il tempo che un lavoratore dedica a compiti fatturabili e non fatturabili.

Anche i diagrammi di capacità di Runn sono una risorsa preziosa se volete sfruttare al meglio le vostre risorse. Mostrano il carico di lavoro previsto per le risorse in relazione al tempo disponibile. In questo modo è possibile vedere rapidamente dove è possibile aggiungere risorse per mantenere un carico di lavoro equo per tutti i dipendenti e dove si ha ancora capacità da utilizzare. I grafici possono essere organizzati in base al periodo di tempo desiderato e si possono applicare etichette uniche per filtrare i dati in base a team, ruoli, competenze e altri fattori rilevanti.

Runn è un altro strumento unico che vi dà il controllo finanziario del vostro progetto.

3. Toggl – Visualizza il calendario della tua squadra

L’obiettivo di Toggl è quello di consentire ai project manager di utilizzare al meglio i dipendenti e le risorse evitando di sovraccaricarli. Destinato principalmente alle agenzie, Toggl semplifica il monitoraggio del tempo impiegato dai dipendenti nei progetti, in modo da poter individuare i modi per migliorare la produttività dei dipendenti e fatturare ai clienti ogni lavoro di squadra portato a termine.

 

È stato progettato anche per i team remoti, consentendo la condivisione personalizzabile di calendari e progetti con i clienti. I calendari drag-and-drop possono essere utilizzati per creare roadmap visive per progetti e risorse specifiche, mentre i compiti flessibili possono essere creati con tutte o poche informazioni a seconda delle necessità.

4. Float – Migliorare la gestione delle capacità nelle agenzie creative

Oltre a essere un eccellente strumento di gestione e pianificazione della capacità, Float offre ai singoli e ai team che lavorano ai progetti visibilità e comprensione.

Per garantire una visibilità universale del progetto in tutti i reparti, è possibile assegnare titoli e funzioni ai team e ai loro membri. Inoltre, è possibile personalizzare la disponibilità e definire gli orari di lavoro predefiniti per ogni persona, migliorando la comunicazione tra tutte le parti interessate al progetto.

I pianificatori di capacità possono anche identificare facilmente le carenze di competenze o di risorse in anticipo, rendendo più facile l’assunzione e l’esternalizzazione in anticipo.

Float offre una prova gratuita e propone solo servizi in abbonamento, anche se si connette alle app di lavoro più diffuse, come Slack e Asana.

5. Guru delle risorse – Pianificazione delle risorse nel senso più ampio del termine.

Resource Guru offre una serie di piani premium per aiutarvi a gestire prenotazioni diverse dalle risorse umane. Vi permette di sapere quali membri del team sono sottoutilizzati o quale personale è richiesto.

Le funzioni includono la visibilità del calendario per tutti i membri del team e i reparti, gli avvisi per i conflitti di pianificazione per evitare compromessi dell’ultimo minuto e un sistema integrato di gestione delle ferie per la pianificazione delle vacanze.

In breve, Resource Guru vi offre una panoramica della disponibilità di tutti i vostri team, consentendovi di identificare i casi di sottocapacità e di fare immediatamente il miglior uso delle vostre risorse.

Per prendere decisioni informate e stabilire aspettative ragionevoli per i vostri potenziali progetti, potete filtrare il personale in base alla sede, al reparto e al livello di competenza. Inoltre, potete monitorare costantemente i tassi di utilizzo per determinare se è necessario adeguare il vostro organico.

Resource Guru è un ottimo strumento per la gestione degli orari dei dipendenti, grazie alle sue visualizzazioni del calendario e alla sua semplicità, ma le aziende tendono a superarlo rapidamente quando cercano di aggiungere altre funzionalità al loro stack tecnologico, come la gestione del budget di progetto o capacità di pianificazione più avanzate.

Il costo mensile del piano base è di 6 dollari per utente.

6. 10.000ft by Smartsheet – Per una semplice allocazione e pianificazione delle risorse.

Software di cooperazione sul posto di lavoro. Un eccellente software di pianificazione della capacità è stato prodotto in seguito all’acquisizione nel 2019 da parte di Smartsheet di 10.000 ft, una startup di pianificazione della capacità SaaS.

Offre stime accurate delle pipeline, fogli di presenza precompilati che consentono ai dipendenti di dichiarare facilmente le proprie ore di lavoro e un’assegnazione diretta delle risorse che permette ai project manager di scegliere il team o la persona migliore per un determinato lavoro.

Con questo programma, gli utenti possono sempre registrare e controllare i loro piani, le risorse e le pianificazioni, consentendo di sviluppare nuovi metodi di lavoro. Aiuta a stimare con precisione il fabbisogno di personale e a mantenere l’efficienza di tutti i processi.

Simile a Toggl, consente alle risorse di registrare le ore di lavoro, in modo da poter controllare l’utilizzo delle ore produttive e fatturare con precisione ai clienti. Smartsheet semplifica le cose per gli utenti fornendo fogli di presenza precompilati con un’interfaccia facile da usare, in modo da poter iniziare senza alcuna formazione preliminare.

Smartsheet si collega anche ad altre applicazioni di gestione delle relazioni con i clienti (CRM) e di comunicazione sul posto di lavoro per generare aggiornamenti e comunicazioni coerenti e dirette sui progetti.

7. Mavenlink – progettato per la gestione delle risorse

Mavenlink rende la pianificazione delle capacità veloce e semplice, mettendo in contatto le persone e fornendo efficienza e approfondimenti. È innovativo, aggiornato e consapevole delle esigenze dei project manager di oggi.

Gli utenti possono vedere immediatamente il fabbisogno di personale per il futuro prevedibile e aggiungere risorse ai progetti secondo le necessità. La visibilità in tempo reale di budget, spese, risorse e programmi è garantita da prospettive aggiornate al minuto. Con un semplice clic, gli utenti possono agire e apportare modifiche significative con un elevato grado di controllo.

Tuttavia, Mavenlink e Kimble si sono recentemente fuse per formare Kantata, il che significa maggiore impatto e capacità. Utilizzando allocazioni fisse e flessibili, lo strumento vi aiuta a prevedere la capacità e a garantire che la domanda e l’offerta di risorse siano costantemente in equilibrio. Di conseguenza, vi aiuterà a ridurre i tempi di reclutamento e a favorire tempi di risposta rapidi.

8. Saviom – Rapporti dettagliati sulla capacità e pianificazione della domanda

Come molti altri pacchetti software di pianificazione della capacità, Saviom fornisce visualizzazioni in tempo reale e in prospettiva del consumo di risorse per migliorare la pianificazione. Gli utenti possono pianificare in anticipo i periodi in cui le risorse non saranno disponibili, riservare le risorse quando sono necessarie e monitorare la domanda di risorse specifiche.

 

Saviom include funzioni che si adattano alle condizioni mutevoli, offrendo un vantaggio rispetto agli strumenti di pianificazione delle capacità della concorrenza. Se necessario, gli utenti possono modificare gli orari, riqualificare il personale e aumentare la forza lavoro; Saviom li aiuta a determinare quando queste e altre misure di emergenza sono necessarie.

9. Birdview PSA – Software di pianificazione della capacità tutto in uno per le aziende di servizi professionali

Per i team di fornitura di servizi, Birdview PSA è una soluzione completa che integra potenti funzioni di gestione delle risorse, dei progetti e delle finanze in un’unica piattaforma centralizzata. Grazie a sofisticati strumenti di pianificazione delle capacità, i vostri manager possono individuare e risolvere i problemi di sottoccarico dei team e trovare sempre la persona giusta per il lavoro da svolgere, per massimizzare l’uso delle risorse in tempo reale.

È possibile prevedere in modo efficace il fabbisogno futuro di risorse e rispettare le scadenze utilizzando Birdview PSA per creare rapporti di BI pertinenti che tengano conto delle modifiche alla pianificazione del team e alle scadenze del progetto. Potete usare questi report per informare tutte le decisioni sulle risorse che prendete e determinare se avete risorse sufficienti per completare i compiti attuali o per assumerne di nuovi.

10. Forecast – Gestione dei progetti e pianificazione della capacità in un unico strumento

Capacity Planning è una nuova aggiunta alla gamma completa di software PSA di Forecast. Può essere un’ottima scelta se state cercando uno strumento per gestire i progetti e le attività associate al vostro lavoro di agenzia creativa, nonché la pianificazione delle risorse e la gestione finanziaria. Forecast facilita l’assegnazione del lavoro e l’interazione tra le diverse funzioni, rendendolo uno strumento ideale per gli studi professionali con più di cinquanta dipendenti.

Secondo un recente comunicato stampa, i nuovi componenti essenziali della pianificazione della capacità sono i seguenti:

• Gli spazi riservati consentono di limitare le risorse senza vincolare i servizi di una persona specifica.
• Raccomandazioni di reclutamento basate sull’intelligenza artificiale in base a posizione, talento e disponibilità
• Le allocazioni soft consentono di riservare in anticipo le risorse desiderate
• La probabilità di vittoria è inclusa nella panoramica delle capacità per mostrare le possibilità di successo di un progetto e l’impatto sulle risorse.

Qual è il programma più efficace per la pianificazione delle capacità?

Abbiamo anticipato la sua domanda. Come si può vedere sopra, le aziende hanno bisogno di soluzioni diverse.

Il miglior strumento di pianificazione della capacità non è uno strumento vero e proprio. Dipende piuttosto dalle esigenze dell’azienda e dagli obiettivi della pianificazione della capacità.

Ecco alcuni elementi da considerare nella scelta del programma di pianificazione delle capacità più adatto a VOI:

Come scegliere la piattaforma giusta per la pianificazione della capacità?

Obiettivi della pianificazione della capacità

Quali funzioni deve svolgere la vostra piattaforma di capacity planning? Non lasciatevi ingannare da funzioni che potrebbero non essere necessarie. Stilate un elenco di ciò che il vostro strumento deve, dovrebbe, potrebbe e non deve includere dopo aver consultato i vostri stakeholder.

Dimensioni e complessità dell’azienda

Alcune aziende hanno bisogno di una soluzione economica e facile da usare, con una capacità sufficiente a pianificare il lavoro di un piccolo team. Altre, con una forza lavoro ampia e complessa, potrebbero voler investire in una soluzione di gestione delle capacità di livello aziendale.

La capacità di evolversi

Non dimenticate di considerare gli obiettivi di crescita. Assicuratevi che la vostra piattaforma di capacity planning possa espandersi per accogliere un maggior numero di utenti, progetti e risorse se la vostra organizzazione è pronta a crescere.

Vari requisiti dell’utente

Ci siamo concentrati sulle esigenze dei project manager. Tuttavia, non saranno gli unici a utilizzare il vostro sistema. Pensate alle funzionalità specifiche per ogni utente, come la possibilità di visualizzare il proprio programma personale e l’allocazione delle risorse, e alle funzionalità di cui hanno bisogno i dirigenti, come l’accesso ai dati per prendere decisioni.

Utilizzo

È necessario uno strumento di pianificazione della capacità che faciliti la pianificazione. La facilità d’uso deve quindi essere una priorità assoluta. Sono essenziali funzionalità intuitive, un’interfaccia utente visivamente accattivante e una chiara visualizzazione dei dati.

Costi

Potete accontentarvi di uno strumento gratuito o dovete pagare una piattaforma per ottenere le funzionalità necessarie? Qual è il valore di una migliore pianificazione della capacità per voi? Pensate al tempo risparmiato, alle capacità dimostrate e alle opportunità offerte quando valutate il rapporto costi-benefici dell’acquisto del prodotto giusto.

Integrazione e compatibilità

La vostra piattaforma di pianificazione delle capacità deve interfacciarsi con altri sistemi critici per l’azienda? Avete sviluppatori in grado di creare le vostre integrazioni o avete bisogno di soluzioni già pronte?

Alloggio e assistenza

Preferite il cloud computing o avete bisogno che il vostro software rimanga in loco? Preferite che il fornitore vi aiuti o avete amministratori di sistema nel vostro staff?

Strumenti di pianificazione della capacità: cosa c’è da sapere

Tutto sommato, il software di pianificazione delle capacità è uno strumento necessario per i project manager nell’era moderna. In genere non sono troppo costosi e migliorano notevolmente la semplicità e l’efficienza della pianificazione dei progetti.

Come molti altri prodotti software, esistono versioni a basso costo che non dispongono di alcune delle caratteristiche e delle funzionalità più recenti. Queste caratteristiche a valore aggiunto possono comportare un notevole risparmio in termini di utilizzo delle risorse.

L’utilizzo di un software di pianificazione della capacità consente di sfruttare tutti i vantaggi ad esso associati. È tra i migliori programmi di pianificazione della capacità per la sua convenienza e facilità d’uso, oltre che per le sue intuizioni. Richiedete una demo e una prova gratuita di Teambook per vedere come può soddisfare le vostre esigenze di pianificazione della capacità.