Panoramica
Azienda: Soleil Digital
Settore: Agenzia di marketing digitale
Dimensioni dell’azienda: 1-50 dipendenti
Sfida: Visibilità e scalabilità limitate quando si usa Excel per la pianificazione delle risorse
Soluzione: Teambook per la pianificazione visiva delle risorse e la previsione della capacità produttiva
Risultato: Pianificazione più rapida, maggiore chiarezza nella proprietà, decisioni più sicure sulla capacità e maggiore allineamento del team.
Informazioni su Soleil Digital, un’agenzia di marketing digitale
Soleil Digital è un’agenzia di marketing digitale che si destreggia tra molteplici progetti e un team in continua crescita ed evoluzione. Come la maggior parte delle agenzie che operano in settori in rapida evoluzione, hanno bisogno di sapere chi sta facendo cosa, chi è disponibile e come il lavoro attuale influisce su quello che possono intraprendere in futuro.
Con l’espansione di Soleil Digital, una pianificazione delle risorse accurata ed efficiente è diventata sempre più importante. Senza una migliore visibilità, il rischio di colli di bottiglia, di un’errata allocazione e di affidarsi a congetture è cresciuto insieme al team.
La sfida: scalare la pianificazione delle risorse oltre Excel
All’inizio, Soleil Digital utilizzava fogli di calcolo Excel per gestire la pianificazione delle risorse. All’inizio funzionava bene, ma con l’aumentare dei progetti e delle assunzioni, tenere tutto aggiornato è diventato un vero grattacapo.
Sono iniziati ad apparire alcuni problemi:
Visibilità limitata del carico di lavoro e della disponibilità
Non avevano un buon modo per vedere in tempo reale chi stava lavorando su cosa o chi aveva la larghezza di banda. Questo rendeva difficile il coordinamento e le decisioni di pianificazione richiedevano più tempo del dovuto.
Aggiornamenti manuali e maggior rischio di errori
Mantenere i fogli di calcolo aggiornati significava effettuare continui aggiornamenti manuali. Questo comportava una perdita di tempo e, onestamente, gli errori si insinuavano con una certa regolarità.
Nessuna previsione affidabile della capacità
Excel non è stato concepito per prevedere la capacità di lavoro con mesi di anticipo. Guardare oltre i compiti immediati era difficile, il che rendeva difficile sostenere le decisioni sul personale o sulle assunzioni con numeri reali.
Cosa serve a Soleil Digital da uno strumento di pianificazione delle risorse
Quando hanno iniziato a cercare qualcosa di meglio, Soleil Digital sapeva di cosa avevano bisogno:
Pianificazione visiva e drag-and-drop
Volevano chiarezza immediata su chi sta facendo cosa, chi è disponibile e quali sono le tappe fondamentali. Una lavagna visiva dove poter trascinare e rilasciare gli incarichi avrebbe eliminato la confusione delle schede dei fogli di calcolo.
Pianificazione della capacità al di là della programmazione quotidiana
Oltre alle attività immediate, avevano bisogno di simulare la domanda rispetto alla disponibilità a 6-24 mesi di distanza. Questa visibilità a lungo termine avrebbe reso le decisioni in materia di assunzioni e di personale basate sui dati piuttosto che sulle congetture.
Fogli di presenza rapidi e integrati
I fogli di presenza integrati che possono essere precompilati a partire dal lavoro pianificato con l’approvazione con un solo clic eliminerebbero il noioso tira e molla del monitoraggio dei dati effettivi rispetto a quelli pianificati.
Viste e opzioni di assegnazione flessibili
Filtri intelligenti, tag e viste salvate per assegnare il lavoro in base alle competenze e passare istantaneamente da una vista utente a una vista progetto. La possibilità di osservare le operazioni da diverse angolazioni a seconda del momento.
Allineamento del team in tempo reale
Sincronizzazione del calendario e applicazioni mobili per mantenere tutti allineati anche in viaggio. Un link di sola lettura per la programmazione dei clienti fornirebbe una visibilità in tempo reale, senza bisogno di fare avanti e indietro.
Integrazioni semplici e prezzi equi
Lo strumento doveva inserirsi nello stack esistente senza problemi per l’IT. E un prezzo che avesse senso: pagamento in base ai progetti attivi, non utenti illimitati, con una prova gratuita per iniziare.
Perché Soleil Digital ha scelto Teambook per la pianificazione delle risorse
Teambook ha attirato la loro attenzione perché sembrava pratico, costruito per le agenzie e rispondeva a tutte le loro esigenze.
Pianificazione visiva delle risorse con chiarezza in tempo reale
Il pannello di pianificazione drag-and-drop ha reso semplice vedere chi stava facendo cosa e quando, fornendo chiarezza immediata a tutto il team.
Pianificazione e previsione della capacità
Con Teambook, potevano confrontare il lavoro in arrivo con quello disponibile e perfino eseguire scenari “what if” da 6 a 24 mesi prima.
Fogli di presenza integrati e collegati alla pianificazione
I fogli di presenza integrati possono essere compilati automaticamente a partire dal lavoro pianificato con un solo clic, rendendo più facile vedere come le ore effettive si confrontano con il piano e approvare le voci.
Viste, filtri e logica di pianificazione flessibili
Filtri intelligenti, tag e visualizzazioni personalizzate permettono di pianificare in base alle competenze, ai ruoli o ai progetti, a seconda di ciò che è opportuno fare al momento.
Sincronizzazione del calendario e allineamento del team
La sincronizzazione del calendario e i link di pianificazione condivisibili hanno permesso a tutti di essere sulla stessa pagina in tempo reale, riducendo la confusione e le infinite email.
Inoltre, Teambook si integrava bene con gli altri strumenti e aveva un prezzo basato sui progetti attivi invece di far pagare una persona.
L’impatto sulla chiarezza della pianificazione e sulle decisioni relative alla capacità
Da quando è passata a Teambook, Soleil Digital ha riscontrato miglioramenti concreti nel modo in cui pianifica e gestisce il personale.
Processi di pianificazione più rapidi e chiari
La pianificazione è diventata più veloce e più chiara. Meno lavoro manuale, meno tentativi all’ultimo minuto.
Miglioramento dell’utilizzo delle risorse
La possibilità di vedere effettivamente i carichi di lavoro li ha aiutati a bilanciare meglio le cose, evitando di sovraccaricare alcune persone mentre altre rimanevano inattive.
Decisioni più sicure in materia di personale e assunzioni
Avere a disposizione dati solidi sulla capacità ha dato loro la certezza di poter fare scelte di assunzione e di staff basate su numeri reali invece che su congetture.
Una fonte di verità condivisa per il team
Teambook è diventato la loro unica fonte di verità, tutti hanno guardato le stesse informazioni aggiornate, con una minore confusione.
Considerazioni sulla configurazione e sul contesto di adozione
Per iniziare è stato necessario impostare i tag, le competenze, i ruoli e i permessi in modo che corrispondessero al loro modo di lavorare. Ci è voluto un po’ di tempo all’inizio, ma i frutti si sono visti subito.
Una volta configurato tutto, Teambook ha funzionato. È diventato una parte affidabile della loro routine quotidiana.
I punti chiave per le agenzie che pianificano le risorse in scala
Per Soleil Digital, il passaggio da Excel a Teambook ha fornito un modo semplice e scalabile di pianificare senza il fastidio di fogli di calcolo manuali o sistemi PSA gonfiati.
Scegliendo un sistema di pianificazione visuale e facile da usare, hanno ottenuto una maggiore chiarezza, hanno potuto vedere i problemi di capacità in arrivo e hanno trovato un modo sostenibile per gestire la crescita, il tutto senza complicare le cose più del necessario.
