Il controllo del budget di tempo di un progetto è fondamentale per il successo di qualsiasi azienda. Con Teambook, avete un alleato importante nel controllo di questo aspetto essenziale della gestione dei progetti.
In questo articolo di esercitazione vi mostreremo come evitare gli sforamenti dei tempi e ottimizzare la gestione delle risorse.
1. Definire il budget di tempo per ogni progetto.
Il primo passo consiste nell’inserire in Teambook il budget di tempo assegnato a ciascun progetto. Questo tempo stimato è la pietra miliare della vostra pianificazione. Rappresenta la quantità totale di tempo che si prevede di dedicare al progetto. Definendo chiaramente questo budget fin dall’inizio, si stabilisce un quadro di riferimento essenziale per la successiva gestione del progetto.
2. Utilizzare la barra di avanzamento durante la pianificazione.
Quando si pianificano le attività in Teambook, viene visualizzata una barra di avanzamento. Questa mostra la quantità di tempo già pianificato rispetto al tempo stimato. Questo strumento visivo è estremamente utile per capire a colpo d’occhio quanto tempo è “ancora disponibile”. Aiuta a non sovraccaricare il progetto nelle prime fasi di pianificazione.
3. Inserimento in tempo reale e aggiornamento dei progressi.
Alla fine del periodo, è fondamentale che i membri del team inseriscano il tempo effettivo trascorso sui progetti. Queste informazioni integrano la barra di avanzamento iniziale. Questo aggiornamento permette di fare un confronto diretto tra il tempo pianificato e quello effettivamente impiegato nel progetto, fornendo una visione chiara dei progressi effettivi rispetto alle previsioni.
4. Vista dettagliata nel menu Progetto.
Il menu Progetto di Teambook offre una visione dettagliata dell’avanzamento del progetto. È presente una barra che mostra sia il tempo allocato (per il quale sono previsti degli slot) sia il tempo effettivamente impiegato, rispetto a quello inizialmente stimato. Un codice colore facilita l’identificazione di eventuali sforamenti, in modo da poter intervenire rapidamente per correggere la situazione.
5. Strumenti di confronto sul cruscotto
Il cruscotto di Teambook offre strumenti per confrontare il “budget rispetto all’organico”. Questi strumenti grafici sono ideali per visualizzare eventuali sforamenti o il “budget residuo”. Offrono una prospettiva globale immediata sulla salute finanziaria del progetto in termini di tempo.
6. Gestione di progetti aggiuntivi e modifiche dell’ambito.
Infine, è possibile creare altri progetti in Teambook, ad esempio in caso di estensioni del budget o di modifiche all’ambito del progetto. Si consiglia di utilizzare una sintassi significativa per il campo “codice progetto” per facilitare il tracciamento e la distinzione tra diversi progetti o fasi dello stesso progetto.
Conclusione
Seguendo questi passaggi con Teambook, avrete il controllo completo del budget di tempo per i vostri progetti, consentendovi di evitare gli sforamenti e di massimizzare l’efficienza della gestione dei progetti.
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