Che cos’è il sottoutilizzo e come si può evitare?

In caso di sottoutilizzo, le competenze e le ore di lavoro uniche dei dipendenti non vengono sfruttate appieno per raggiungere gli obiettivi aziendali. Di conseguenza, la sottoutilizzazione ha un impatto negativo sul fatturato.

In altre parole, è impossibile raggiungere gli obiettivi dell’azienda se il personale non lavora al massimo delle sue potenzialità.

Ma non è tutto. Il sottoutilizzo ha anche un impatto sul personale stesso. Un dipendente che passa più tempo in panchina, ad esempio, finisce per essere demotivato e annoiato. Anche i livelli di produttività finiscono per risentirne.

Se questo sottoutilizzo della capacità continua, diminuiscono anche le possibilità di trattenere i dipendenti.

Ora che conoscete la definizione di sottoutilizzo e il suo impatto sull’azienda e sui dipendenti, vediamo come identificarlo nella vostra agenzia utilizzando i seguenti segnali:

• Scadenze non rispettate

Uno dei vantaggi principali dell’utilizzo ottimale delle risorse è che permette di rispondere alle scadenze in modo coerente e prevedibile.

Ma se non lo fate, le scadenze non rispettate (una dopo l’altra) sono spesso uno dei primi segnali di sottoutilizzo che inizierete a vedere, con il rischio di danneggiare la reputazione della vostra organizzazione e di ridurre la soddisfazione dei clienti.

Tenete presente che le scadenze mancate non sono dovute esclusivamente al fatto che il lavoro non è stato assegnato a tutti i membri del team interessati. Il problema deriva piuttosto da una cattiva distribuzione dei compiti.

In altre parole, i dipendenti non vengono assegnati ai compiti in base alle loro competenze. Questo non solo fa sì che i progetti non vengano consegnati in tempo, ma anche che i livelli di produttività diminuiscano e che il budget venga sforato.

• Riduzione del morale dei dipendenti

Come abbiamo visto in precedenza, la sottoutilizzazione si verifica spesso quando a una manciata di membri del team vengono affidati compiti permanenti, mentre altri rimangono sottoutilizzati.

Di conseguenza, inizierà a verificarsi il burnout di alcuni dipendenti, team o reparti. Al contrario, i dipendenti e i team sottoutilizzati saranno insoddisfatti del loro carico di lavoro quotidiano. Anche la mancanza di concentrazione e di entusiasmo sono comuni;

Tutto questo porta a un calo della soddisfazione dei dipendenti che, se non controllato, può avere ripercussioni sulla vostra azienda;

È importante ricordare che gli stessi problemi sorgono quando il lavoro non viene distribuito in base alle competenze. Oppure quando ai membri del team vengono affidati progetti simili che non li coinvolgono affatto, il che finisce per compromettere la qualità del lavoro.

• Margini di profitto ridotti

Le risorse sottoutilizzate hanno più tempo libero. Questo tempo libero è tempo sottratto a quello che potrebbe essere facilmente dedicato ai progetti. Con il tempo, questo tempo libero inizia a ridurre i margini del progetto.

D’altra parte, quando ogni dipendente è utilizzato correttamente (con un tempo di lavoro sufficiente e un’attività non legata al progetto), si dedica più tempo alla realizzazione dei progetti.

Inoltre, i dipendenti sono anche più impegnati. In altre parole, forniscono un lavoro di migliore qualità e spesso in minor tempo. Questo aiuta l’azienda ad aumentare la soddisfazione dei clienti e ad attirare altri progetti simili, che a loro volta contribuiscono ad aumentare i profitti.

Dalla gestione delle risorse alla comprensione delle capacità dei lavoratori e al colmare le lacune nei set di competenze, ci sono molte cose che potete fare per evitare di sottoutilizzare le vostre risorse.

Analizziamo queste tattiche:

1. Pianificazione e gestione approfondita delle risorse

Oltre a pianificare per ottimizzare l’utilizzo (anticipazione), è anche importante monitorare come il team ha effettivamente impiegato il proprio tempo (senno di poi); dopo tutto, non si possono escludere eventi imprevisti che hanno avuto un impatto sui piani!

L’integrazione di un software di rilevazione delle presenze nel vostro flusso di lavoro vi fornirà informazioni accurate. Tuttavia, il rilevamento manuale delle ore può essere difficile. È quindi importante mettere in atto procedure operative per farlo e anche rendere più facile l’inserimento dei fogli di presenza, ad esempio copiando i dati pianificati come base per i tempi effettivi, come permette di fare Teambook. In questo modo, voi e il vostro team dovrete modificare solo gli slot per i quali il coinvolgimento effettivo è diverso da quello pianificato.

Soprattutto, vi fornirà aggiornamenti in tempo reale sulle ore disponibili. Non solo saprete su quali compiti stanno lavorando i membri, ma anche quanto tempo hanno impiegato per completarli;

Inoltre, Teambook consente di acquisire e tracciare facilmente il lavoro fatturabile e non fatturabile. Utilizzate Teambook non solo per pianificare i carichi di lavoro dei vostri team di progetto, ma anche per tracciare i tempi di “pausa”, in modo da capire quanto tempo viene speso in queste attività, il che vi permetterà di ottimizzarle se necessario.

Un software avanzato per il monitoraggio del tempo è dotato di funzioni di reporting. Questi report forniscono una panoramica di come il tasso di utilizzo di ogni risorsa sia confrontato con le spese e le entrate generate.

Utilizzate questi report per identificare le risorse che apportano il maggior valore alla vostra agenzia e quelle che dovete utilizzare in modo più strategico per aumentarne l’uso.

Con i report di Teambook, potete anche visualizzare e confrontare il tasso di utilizzo pianificato del vostro personale con quello effettivamente raggiunto.

Inoltre, è possibile utilizzare il report per prevedere quando i membri del team avranno del tempo libero e come utilizzarlo al meglio. Utilizzate queste informazioni per accettare nuovi clienti, pianificare sessioni di formazione per i lavoratori e capire chi è sovrautilizzato.

Utilizzate sondaggi sulla soddisfazione e l’impegno dei dipendenti e interviste individuali per conoscere le loro opinioni sul carico di lavoro e sulle responsabilità. Da qui, individuate le aree di miglioramento. Utilizzate quanto appreso per ridistribuire le responsabilità.

Utilizzate anche le funzionalità di previsione del vostro strumento di gestione delle risorse per bloccare il tempo per le sessioni di sviluppo e riqualificazione dei dipendenti. Questo non solo vi aiuterà a mobilitare i lavoratori, ma anche a colmare le lacune di competenze, riducendo così il tasso di utilizzo di alcuni dipendenti ad alte prestazioni.

Anche in questo caso, il vostro software di gestione delle risorse può aiutarvi.

Serve come un’unica fonte di verità, contenente tutte le informazioni sull’esperienza professionale, le qualifiche, le competenze, i carichi di lavoro, ecc. del vostro personale. Aggiungete i risultati dei vostri sondaggi sui dipendenti per identificare meglio le lacune di competenze e i dipendenti che necessitano di formazione.

Alla fine, tutto questo vi aiuterà a ridurre il sovraccarico di alcune risorse critiche, a sfruttare le risorse sottoutilizzate, a migliorare il morale dei dipendenti e ad assegnare loro compiti in base ai loro interessi e alle loro competenze.

In breve, utilizzare al meglio le risorse è essenziale per il successo della vostra attività e per la soddisfazione dei vostri clienti. Inoltre, gioca un ruolo fondamentale nell’aumento dei profitti e nella costruzione di una solida reputazione per la vostra agenzia.

Per controllare il sottoutilizzo, iniziate a tracciare il tempo per creare un rapporto di utilizzo che vi permetterà di identificare le aree di miglioramento. Scoprite come Teambook può aiutarvi a migliorare l’utilizzo delle risorse dei vostri progetti e ad aumentare la redditività della vostra azienda!