El papel de la Oficina de Gestión de Recursos (OGR)

El papel de la Oficina de Gestión de Recursos (OGR)

La Oficina de Gestión de Recursos, o RMO, suele funcionar como eje central de cientos de procesos y decisiones relacionados con la gestión de recursos dentro de la organización. Es un lugar de cálculos y previsiones continuas, donde los equipos tratan de determinar cómo distribuir equitativamente las cargas de trabajo cuando llegan nuevos proyectos y anticiparse a las necesidades de recursos de la empresa.

Cada vez son más las empresas que reconocen el valor de un RMO, mientras que las responsabilidades de un RMO estándar evolucionan constantemente.

En este artículo veremos qué significa RMO y qué papel suele desempeñar dentro de una organización.

¿Qué es una Oficina de Gestión de Recursos (OGR)?

Una Oficina de Gestión de Recursos (OGR) es un equipo o departamento especializado dentro de una organización responsable de crear planes de gestión de recursos, incluida la gestión y optimización de la asignación, uso y supervisión de todos los recursos pertinentes.

En términos generales, estos recursos pueden incluir equipos, instalaciones, materiales y personas (capital humano y tiempo). Sin embargo, aquí nos centraremos principalmente en el recurso más valioso de cada organización: sus personas y su talento.

La misión principal de una Oficina de Gestión de Recursos es, por regla general, garantizar que todos los recursos se utilicen de forma óptima para que la organización pueda alcanzar sus objetivos con la máxima eficacia.

¿Cuáles son las responsabilidades del RMO?

El RMO tiene muchas actividades, pero éstas son las principales:

Planificación de recursos

El RMO analiza las necesidades actuales y futuras de recursos para todos los proyectos de la organización. Esto implica comprender las habilidades disponibles, las cargas de trabajo y las capacidades de cada miembro del equipo.

Adjudicación y asignación

Una vez identificados los requisitos, el RMO asigna las personas adecuadas a los proyectos adecuados en el momento adecuado. Con una herramienta como Teambook, esta asignación se realiza visualmente con sólo arrastrar y soltar, de modo que puedes ver al instante quién está trabajando en qué y ajustar los calendarios con sólo unos clics.

Optimizar el uso

El RMO supervisa constantemente los índices de utilización para garantizar que los recursos no están infrautilizados ni sobrecargados. Los cuadros de mando de Teambook proporcionan un análisis gráfico e intuitivo de la disponibilidad, la utilización y la productividad.

Gestión de la capacidad a medio plazo

El RMO puede necesitar planificar para 6-12 meses, gestionando el número de días disponibles por recurso al mes, así como las demandas de cada proyecto. Teambook ofrece precisamente esta funcionalidad de planificación a medio plazo, permitiendo optimizar la capacidad disponible en función de las competencias requeridas.

Previsión y análisis

Utilizando datos históricos y tendencias actuales, el RMO predice las necesidades futuras de recursos e identifica posibles cuellos de botella. Los informes personalizables de Teambook facilitan este análisis en tiempo real.

Resolución de conflictos

Cuando varios proyectos requieren los mismos recursos, el RMO arbitra y encuentra soluciones equilibradas. La clara visión de conjunto que ofrece Teambook te ayuda a detectar rápidamente estas situaciones de conflicto, gracias a las pistas visuales y los códigos de colores.

Informes y comunicación

El RMO se comunica regularmente con los jefes de proyecto, los gestores y la dirección sobre el estado de los recursos y las posibles limitaciones.

Medir el éxito del RMO

Para medir el éxito de la RMO, el Instituto de Gestión de Recursos ha descubierto que la mayoría de las empresas se fijan en los mismos indicadores. Para la mayoría, la utilización de los recursos, los tiempos de personal de los proyectos y la exactitud de las previsiones de recursos son las expectativas clave de la RMO.

Con Teambook, estos indicadores son fácilmente accesibles:

• El índice de utilización es visible en tiempo real a través de los cuadros de mando
• Tiempos de personal optimizados gracias a una planificación visual intuitiva
• Mejora de la precisión de las previsiones gracias a la función de gestión de la capacidad a medio plazo

Cómo crear una RMO en tu organización

He aquí las recomendaciones de Ralph, RMO desde 2022 en una prestigiosa agencia de comunicación, cliente de Teambook:

1. Comprender las necesidades estratégicas

«Lo que yo diría es que es importante desarrollar una comprensión de lo que hay que conseguir. Eso significa no llegar con una idea preconcebida de ‘Ésta es la estructura que vamos a poner en marcha’ o ‘Éste es el proceso que vamos a seguir’. Eso está condenado al fracaso. En lugar de eso, empieza por comprender la visión estratégica de la dirección y lo que necesita.

A veces la dirección no sabe lo que necesita del proceso de gestión de recursos. Pero para eso estás tú, ¿no? Tienes que articular el valor estratégico de la gestión de recursos: tienes que ser el puente entre los objetivos estratégicos de la dirección y las formas cotidianas en que la gestión de recursos puede ayudar a alcanzar esos objetivos.

Se trata realmente de comprender qué les beneficiará. ¿A qué retos se enfrentan? ¿Qué problemas tienen? Quizá no estén directamente relacionados con el personal, así que tendrás que profundizar un poco más. ¿Quizá sus clientes son un poco imprevisibles? ¿Quizá tienen muchos problemas para contratar? O tal vez contratan con facilidad, pero su trabajo es tan imprevisible que necesitan una forma de mantener a la gente comprometida antes de asignarla a un proyecto concreto. Hay tantos retos potenciales diferentes. Y tienes que entender cuáles son para poder construir un proceso en torno a ellos. Yo diría que ésa es la primera pieza del rompecabezas».

2. Diseñar una estructura

«El siguiente paso es diseñar una estructura. Y cuando digo estructura, me refiero a la estructura real de la plataforma de gestión de recursos, a la estructura del equipo. ¿Necesitas un gestor de gestión de recursos? ¿Necesitas varios gestores? ¿Hay determinadas líneas de servicio u otros matices de tu negocio de los que necesitas un conocimiento realmente profundo? Quieres crear una estructura que permita a los gestores de recursos reaccionar lo más rápida y eficazmente posible, para ofrecerte lo que necesitas. Es esencial pensar en esto al diseñar el equipo».

3. Elegir la herramienta de gestión de recursos adecuada

«Otra pieza clave del rompecabezas es la elección de la herramienta de gestión de recursos. Es realmente difícil -y algo irrazonable- esperar que los gestores de recursos prosperen sin proporcionarles las herramientas adecuadas en su arsenal. Si quieres que la gestión de recursos sea muy, muy estratégica, tus gestores de recursos no pueden pasarse todo el tiempo introduciendo datos y haciendo tareas manuales que son simplemente administrativas cuando una herramienta podría hacerlo.

Necesitas algo que permita a los gestores de recursos obtener información de forma eficaz y precisa. Idealmente, algo que pueda comunicarse con otros sistemas de tu organización, para que no trabajes con datos obsoletos. Lo ideal es que sea algo que capte la información importante para tu empresa: tal vez sean las aptitudes, tal vez sean las certificaciones, tal vez sea el nivel de cualificación. Por supuesto, debe incluir los horarios y todas las dinámicas relacionadas con las horas de trabajo de las personas: si tienes personas con horarios flexibles, o que sólo trabajan el 80% del tiempo, necesitas un sistema que pueda captar esa información».

Eso es exactamente lo que ofrece Teambook: una herramienta intuitiva que centraliza todos los datos de tus recursos, permite la planificación visual mediante arrastrar y soltar, gestiona el trabajo a tiempo parcial y la indisponibilidad, y proporciona una visión general en tiempo real de tus capacidades y necesidades.

4. Establecer procesos claros

«Y por último, el otro elemento clave es un proceso. Una herramienta y un equipo sin un proceso no sirven de mucho. Así que tienes que tener un proceso realmente sólido para obtener la información adecuada, y luego decidir qué vas a hacer con esa información: cómo vas a tomar decisiones utilizando esa información de forma eficaz. Facultar al gestor de recursos para que tome determinadas decisiones en tu nombre porque están alineadas con tu visión estratégica. Es importante tener en cuenta todas estas cosas».

Por qué la RMO es crucial para tu organización

La RMO es crucial para el éxito de cualquier empresa porque te ayuda a garantizar que todos los recursos se utilizan bien. Te ayuda a planificar, analizar y optimizar los recursos para colocar a las personas adecuadas en los lugares adecuados dentro de la organización.

Los RMO son el tipo de equipos que convierten el caos en orden. Pero eso no es todo. También ayudan a aumentar el nivel de visibilidad dentro de las organizaciones, facilitando la toma de decisiones y aumentando las probabilidades de éxito.

Pero cuanto mayor es la organización, mayores son los retos a los que se enfrenta el RMO. Para agilizar los procesos de tu RMO y hacer más eficientes todos los flujos de trabajo, Teambook ofrece una solución completa e intuitiva.

Con Teambook, te beneficias de :

• Planificación visual que proporciona una visión clara de las actividades de tu organización
• Gestión de la capacidad a medio plazo para anticipar tus necesidades de 6 a 24 meses
• Seguimiento en tiempo real para optimizar tu índice de utilización y rentabilidad
• Cuadros de mando e informes personalizables para analizar el rendimiento de tus equipos
• Una interfaz intuitiva que reduce la curva de aprendizaje y aumenta la adopción

Conclusión

La Oficina de Gestión de Recursos es mucho más que un departamento de planificación. Es el corazón estratégico que permite a tu organización maximizar su recurso más preciado: su talento. Al implantar una OGR estructurada y equiparla con las herramientas adecuadas, como Teambook, puedes transformar la gestión de recursos de un reto operativo en una auténtica ventaja competitiva.

¿Preparado para optimizar la gestión de tus recursos? Descubre cómo Teambook puede transformar tu RMO con una prueba gratuita de 30 días, sin necesidad de tarjeta de crédito.