¿Qué es la infrautilización y por qué intentamos evitarla? Tenemos algunas respuestas para usted, así como consejos sobre cómo poner fin a la infrautilización en su organización.
¿Quiere aumentar sus beneficios? Empiece a controlar la infrautilización de sus equipos de proyecto.
Es probable que algunos de sus empleados se quejen de su pesada carga de trabajo. Otros, en cambio, simplemente no están a la altura. Si observa tal desequilibrio en el uso de los recursos, es probable que no esté aprovechando al máximo la capacidad de trabajo de algunos de sus empleados y que esté añadiendo demasiado trabajo a otros. Y si no te ocupas de ello, el trabajo de los clientes acabará resintiéndose, algunos empleados se agotarán y otros estarán desmotivados. ¿No sabe cómo identificar al culpable y empezar a controlar la infrautilización y sus efectos negativos? Esta guía describe los signos de infrautilización y cómo reducirla.
¿Qué es la infrautilización en una empresa de servicios?
Como sugiere la palabra, la infrautilización es el uso ineficiente de los recursos en una empresa de servicios, lo que se traduce en una reducción de los beneficios.
Básicamente, estos recursos incluyen tanto los recursos humanos como las herramientas utilizadas para gestionar la empresa. Sin embargo, la atención se centra principalmente en los recursos humanos.
En otras palabras, cuando los empleados tienen más tiempo libre, no se aprovecha todo su potencial. Para las empresas de servicios, esto es un problema porque el personal es su activo más valioso y es esencial aprovecharlo al máximo para rentabilizar la inversión.
El problema de la infrautilización
En el caso de la infrautilización, las capacidades únicas de los empleados y sus horas de trabajo no se aprovechan plenamente para alcanzar los objetivos de la empresa. Como resultado, la infrautilización tiene un impacto negativo en el volumen de negocio.
En otras palabras, es imposible alcanzar los objetivos de la empresa si el personal no trabaja al máximo de su potencial.
Pero eso no es todo. La infrautilización también repercute en el propio personal. Un empleado que pasa más tiempo en el banquillo, por ejemplo, acaba desmotivado y aburrido. Los niveles de productividad también se resienten.
Si esta infrautilización de la capacidad continúa, sus posibilidades de retener a sus empleados también disminuyen.
3 signos de infrautilización
Ahora que ya conoce la definición de infrautilización y su impacto en la empresa y los empleados, veamos cómo puede identificarla en su agencia utilizando las siguientes señales:
- Plazos incumplidos
Una de las principales ventajas de la utilización óptima de los recursos es que permite cumplir los plazos de forma coherente y predecible.
Pero si no lo hace, el incumplimiento de los plazos (uno tras otro) suele ser uno de los primeros signos de infrautilización que empezará a ver, lo que puede dañar la reputación de su organización y reducir la satisfacción del cliente.
Hay que tener en cuenta que el incumplimiento de los plazos no se debe simplemente a que el trabajo no se haya asignado a todos los miembros del equipo afectados. Más bien, el problema se deriva de una mala distribución de las tareas.
En otras palabras, los empleados no son asignados a tareas acordes con sus competencias. Esto no sólo provoca que los proyectos no se entreguen a tiempo, sino también que bajen los niveles de productividad y se superen los presupuestos.
- Reducción de la moral de los empleados
Como hemos visto antes, la infrautilización suele producirse cuando a un puñado de miembros del equipo se les asignan tareas permanentes mientras que otros permanecen infrautilizados.
Como resultado, empezará a ver agotamiento entre ciertos empleados, equipos o departamentos. A la inversa, los empleados y equipos infrautilizados se sentirán insatisfechos con su carga de trabajo diaria. También es frecuente la falta de concentración y entusiasmo;
Todo ello conduce a un descenso de la satisfacción de los empleados que, si no se controla, puede repercutir en su empresa;
También es importante mencionar aquí que los mismos problemas surgen cuando el trabajo no se distribuye en función de las competencias. O cuando a los miembros del equipo se les asignan proyectos similares en los que apenas participan, lo que acaba minando la calidad del trabajo.
- Márgenes de beneficio reducidos
Los recursos infrautilizados tienen más tiempo libre. Este tiempo libre es tiempo que se quita al tiempo que podría dedicarse fácilmente a los proyectos. Con el tiempo, este tiempo libre empieza a reducir los márgenes de los proyectos.
Por otra parte, cuando se utiliza correctamente a cada empleado (con suficiente tiempo de trabajo y trabajo no relacionado con proyectos), se dedica más tiempo a la realización de proyectos.
Además, los empleados están más comprometidos. En otras palabras, realizan un trabajo de mayor calidad y, a menudo, en menos tiempo. Esto ayuda a la empresa a aumentar la satisfacción del cliente y a atraer más proyectos similares, lo que a su vez contribuye a aumentar los beneficios.
¿Cómo evitar la infrautilización?
Desde la gestión de recursos hasta la comprensión de las capacidades de los trabajadores y la subsanación de carencias en el conjunto de competencias, hay muchas cosas que puede hacer para evitar la infrautilización de sus recursos.
Desmontemos estas tácticas:
1. Planificación y gestión exhaustivas de los recursos
En primer lugar, una planificación eficaz de los proyectos es esencial para evitar y reducir la infrautilización. Hay que determinar exactamente qué trabajo hay que hacer en cada proyecto, qué competencias se necesitan para completar esas tareas y qué recursos serán los más adecuados para realizar el trabajo.
Al mismo tiempo, lleve un registro de las tareas en las que trabajan los miembros del equipo y del tiempo que dedican a esos proyectos.
Esta información permite asignar el trabajo en función de las competencias y la disponibilidad de recursos, lo que reduce la asignación de trabajadores poco o demasiado cualificados a los proyectos. También permite una mejor planificación de las cargas de trabajo de los proyectos y reservar más clientes en consecuencia.
Afortunadamente, el uso de Teambook para la gestión de la capacidad le ofrece una visión general de su reserva de recursos. Le ofrece una visión general de los proyectos en curso y de los recursos disponibles.
Además, si anota las habilidades de cada trabajador y añade las etiquetas pertinentes al software, podrá asignar fácilmente los proyectos en función de las habilidades y competencias.
De hecho, Teambook puede proporcionarle fácilmente información detallada sobre cada empleado, desde su carga de trabajo hasta su utilización, para ayudarle a asignar el trabajo (o el tiempo de trabajo) en consecuencia.
Además, la tabla de uso del grupo te ofrece una visión general de la programación de cada uno. Así puedes ver quién está trabajando en qué y durante cuánto tiempo.
¿Y lo mejor? Este calendario de recursos es modificable.
En otras palabras, puede utilizar la tabla en tiempo real para crear nuevas asignaciones y modificar los calendarios de los trabajadores en función de los últimos proyectos en curso. Todo esto ayuda a garantizar que no haya conflictos de horarios o recursos, lo que facilita la entrega del proyecto a tiempo y el mejor uso de los recursos.
2. Haga un seguimiento del tiempo para saber cómo lo emplean sus empleados
Además de planificar para optimizar el uso (anticipación), también es importante controlar cómo ha empleado realmente el tiempo el equipo (retrospectiva); al fin y al cabo, no se pueden descartar imprevistos que hayan afectado a los planes.
La integración de un software de control del tiempo en su flujo de trabajo le proporcionará información precisa. Sin embargo, el control manual del tiempo puede resultar difícil. Por eso es importante establecer procedimientos operativos para hacerlo, y también facilitar la introducción de las hojas de tiempos, por ejemplo copiando los datos planificados como referencia para los tiempos reales, como hace posible Teambook. De este modo, usted y su equipo sólo tendrán que modificar las franjas horarias en las que la implicación real difiera de lo planificado.
Sobre todo, le proporcionará información actualizada en tiempo real sobre las horas disponibles. No solo sabrás en qué tareas están trabajando los miembros, sino también cuánto tardaron en completarlas;
Además, Teambook le permite capturar y controlar fácilmente el trabajo facturable y no facturable. Utilice Teambook no sólo para planificar las cargas de trabajo de sus equipos de proyecto, sino también para realizar un seguimiento de los tiempos «libres», de modo que pueda comprender cuánto tiempo se dedica a estas actividades, lo que le permitirá optimizarlas si es necesario.
3. Utilizar informes de tiempo para controlar los índices de utilización de los recursos
Los programas avanzados de control del tiempo incluyen funciones de elaboración de informes. Estos informes proporcionan una visión general de cómo se compara la tasa de utilización de cada recurso con sus gastos y los ingresos generados.
Utilice estos informes para identificar los recursos que aportan más valor a su agencia y los que necesita utilizar de forma más estratégica para aumentar su uso.
Con los informes de Teambook, también puede ver y comparar la tasa de utilización prevista de su personal con la tasa realmente alcanzada.
Además, puede utilizar el informe para predecir cuándo tendrán tiempo libre los miembros del equipo y cómo aprovecharlo mejor. Utilice esta información para aceptar nuevos clientes, planificar sesiones de formación para los trabajadores y entender quién está sobreutilizado.
4. Obtener la opinión de los empleados para mejorar el compromiso
Utilice encuestas de satisfacción y compromiso de los empleados y entrevistas individuales para conocer su opinión sobre la carga de trabajo y sus responsabilidades. A partir de ahí, identifique áreas de mejora. Utiliza lo que aprendas para redistribuir responsabilidades.
Utilice también las capacidades de previsión de su herramienta de gestión de recursos para bloquear el tiempo destinado a las sesiones de desarrollo y reciclaje de los empleados. Esto no solo le ayudará a movilizar a los trabajadores, sino también a cubrir carencias de competencias, reduciendo así la tasa de utilización de unos pocos empleados de alto rendimiento.
Una vez más, su software de gestión de recursos puede ayudarle con esto.
Sirve como única fuente de verdad, ya que contiene toda la información sobre la experiencia profesional, las cualificaciones, las competencias, las cargas de trabajo, etc. de su personal. Añade los resultados de las encuestas a tus empleados para identificar mejor las carencias de competencias y los empleados que necesitan formación.
Al final, todo esto le ayudará a reducir la sobrecarga de unos pocos recursos críticos, aprovechar los recursos infrautilizados, mejorar la moral de los empleados y asignarles tareas en función de sus intereses y habilidades.
¿Está preparado para reducir la infrautilización en su empresa?
En resumen, aprovechar al máximo los recursos es esencial para el éxito de su negocio y la satisfacción de sus clientes. También desempeña un papel clave en el aumento de sus beneficios y en la creación de una sólida reputación para su agencia.
Para controlar la infrautilización, empiece por hacer un seguimiento del tiempo para crear un informe de utilización que le permita identificar áreas de mejora. Descubra cómo Teambook puede ayudarle a mejorar la utilización de los recursos de sus proyectos y aumentar la rentabilidad de su empresa.
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