¿Por qué tomarse en serio la disponibilidad de los recursos del proyecto?

La expansión de una empresa de servicios profesionales puede verse limitada por los recursos disponibles, y viceversa. Utilice nuestra completa guía para controlar la disponibilidad de recursos y optimizarlos siempre que sea posible.

Es una apuesta arriesgada embarcarse en nuevos proyectos sin saber de qué recursos se dispondrá. Las personas nunca están totalmente disponibles; todo depende de lo que pidan otras partes de la empresa. Aunque muchos directivos son conscientes de ello, a menudo no conocen en profundidad los horarios y las reservas de su personal, lo que ha convertido la gestión de los recursos en una de las principales preocupaciones de muchos directivos durante muchos años.

Pero crear nuevos proyectos también requiere recursos financieros, para definir un presupuesto, por ejemplo. ¿Cómo saber qué recursos asignar para que un proyecto sea un éxito? Utilizar un software de planificación de recursos parece ser la forma ideal de que las empresas sean más eficientes.

Sin embargo, la realidad es que no sólo hay que adquirir los recursos necesarios antes de iniciar un nuevo proyecto, sino que tampoco se quiere que queden sin utilizar, lo que supondría un gasto adicional. Una organización más eficiente que no desperdicia talento ni dinero puede lograrse tomando la decisión de ser consciente de los recursos disponibles.

Por definición, la asignación de recursos es un proceso esencial de la gestión de proyectos que le permite identificar y asignar recursos a las distintas actividades de su(s) proyecto(s) con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto con la mayor eficacia posible;

Aunque los recursos pueden ser personas o equipos, en las empresas de servicios profesionales se refieren esencialmente a los capital humanos: los equipos que aportan innovación y éxito a sus clientes.

Si controlar la disponibilidad de recursos le ha resultado difícil, siga leyendo. En realidad, es más fácil de lo que cree. En esta guía podrá aprender más sobre cómo gestionar su presupuesto, sus proyectos, sus tareas, sus equipos y, por tanto, cómo asignar los recursos disponibles para mejorar su eficacia.

¿Cuál es la disponibilidad de recursos?

Un calendario de recursos se utiliza con frecuencia para asignar la disponibilidad de recursos. He aquí una ilustración de Teambook basada en nuestros datos de prueba:

 

Aunque es útil vigilar la disponibilidad de recursos, ¿por qué es necesario en primer lugar?

Según McKinsey, la disponibilidad de recursos se refiere a cómo se asignan los recursos a las iniciativas empresariales prioritarias. Las empresas pueden encontrar lagunas en los recursos necesarios para cada proyecto y desarrollar un plan para cubrirlas mediante la asignación de los recursos disponibles para cada proyecto en el momento adecuado.

Ventajas de controlar la accesibilidad a los recursos

Tras la epidemia, las empresas de bienes y servicios se han dado cuenta de que sus clientes son la base de su negocio. Su recurso más valioso es su mano de obra, que debe asignarse de forma que beneficie al negocio. Las empresas pueden optimizar sus recursos y dar giros inesperados aprovechando la disponibilidad de recursos. Por no hablar de la claridad que la disponibilidad de recursos aporta al proceso de planificación de proyectos.

Hemos descubierto una serie de problemas que pueden evitarse controlando la disponibilidad de recursos, al tiempo que evaluamos los beneficios. Por ejemplo

• recursos sobrecargados. Es fácil sobrecargar a los empleados cuando no se sabe cuándo estarán disponibles. Puede que no sean productivos aunque estén libres a una hora concreta si acaban de terminar una tarea importante.
• recursos que no se aprovechan plenamente. Cada recurso tiene un coste, y el dinero se malgasta si no se utiliza de forma productiva. La planificación de la disponibilidad de recursos permite asignarlos de forma que se maximice su uso.
• Conflictos por los recursos. Otros departamentos de la empresa, proyectos rivales u organizaciones externas pueden competir por tus recursos.
• Un desconocimiento de los recursos. es posible que nadie sepa evaluar correctamente sus recursos. Es esencial tener verdadera voluntad de hacer una lista de sus recursos y materiales.
• Falta de comunicación. es posible que los directivos de la empresa no sepan qué equipos están trabajando en qué proyectos; los directivos no tienen ni idea de cómo están rindiendo realmente sus equipos, quién está trabajando y quién no.

Los recursos, ya sean humanos o financieros, pueden compararse a los materiales necesarios para construir algo. Para las empresas, estos materiales se convierten en indispensables para llevar a cabo los proyectos porque también son recursos. Es importante elaborar una lista de tus recursos para poder planificarlos. Por lo tanto, es esencial planificar sus recursos.

El seguimiento de los recursos en general permite prever las necesidades de recursos y seleccionar a los empleados que no sólo cumplirán los compromisos del proyecto, sino que también generarán ingresos para la organización.

¿Cómo puedo utilizar el planificador de recursos de proyectos de Teambook para optimizar la disponibilidad de recursos?

1. Asigne sus recursos

Los calendarios y mapas de recursos son herramientas de uso frecuente para controlar la disponibilidad de recursos. Puede utilizar estos gráficos visuales, que incluyen un calendario de reserva y disponibilidad de recursos, en toda su empresa. Esto le permite crear planes de proyecto fiables y que todos los usuarios sepan cuándo hay recursos disponibles y se están utilizando. Los calendarios disponen de varias vistas, que permiten elaborar una lista de los equipos que trabajan en proyectos durante un periodo determinado.

Las tablas de disponibilidad de recursos proporcionadas por Teambook están listas para usar; sólo tiene que añadir los recursos y proyectos asociados a su empresa. La aplicación de las prioridades empresariales es más eficaz cuando la actualización de las hojas de cálculo no requiere horas de trabajo humano.

Un calendario de recursos bien diseñado garantiza que los recursos adecuados estén disponibles en el momento oportuno y, en algunas situaciones, también puede ayudar a evitar problemas de disponibilidad. Tus actividades serán menos imprevisibles si tienes todos los recursos expuestos en pantalla.

2. Asignar funciones y competencias a los miembros del equipo

Recuerde a cada uno su papel en la empresa. De acuerdo con su contrato, cada miembro del equipo tiene una función principal vinculada a su título profesional; sin embargo, en función de sus competencias y de las necesidades del proyecto, también puede asumir otras responsabilidades. La asignación de proyectos en función de las competencias de cada equipo.

Debe ser posible introducir toda esta información en su herramienta de planificación para cada uno de los recursos de su proyecto, de modo que pueda ver las proyecciones de capacidad para cada uno de ellos (y/o combinaciones).

3. Anotar ubicaciones, capacidades y mucho más

En una herramienta de planificación bien diseñada, como Teambook, puede utilizar etiquetas para asignar sus recursos y proyectos de la siguiente manera:

• Habilidades: Digamos que necesitas a alguien con experiencia en un área concreta, como la programación. Si alguien domina Javascript, PHP e InDesign, por ejemplo, puedes etiquetarlo según sus habilidades y asignarle tareas rápidamente.
• Localización: si trabajas con clientes ubicados en el extranjero o tienes un equipo internacional, puedes utilizar la función de etiquetado para encontrar personas y proyectos en un área específica. Algunos ejemplos de ubicaciones específicas son la oficina 1, el trabajo remoto (una modalidad de trabajo concreta) y Auckland (una ciudad o región concreta).
• Senioridad : Para distinguir entre las habilidades y la experiencia de las personas, puedes utilizar etiquetas como «senior», «junior», «asociado» o «aprendiz» para asignar a alguien con un determinado nivel de experiencia a un proyecto.
• Tamaño del proyecto: puede etiquetar los proyectos por tamaño para ver cómo afectan los diferentes tamaños de los proyectos a la salud financiera de su empresa. Esta función es muy útil para elaborar informes.

4. Establecer una cartera de proyectos y asignar recursos a las tareas

Cuando se reciben nuevos proyectos, puede determinar rápidamente quién de la empresa está «más disponible» utilizando la herramienta «Ordenar por disponibilidad».

Con un mayor nivel de detalle, la nueva tabla de disponibilidad de Teambook le mostrará cuántas horas, teniendo en cuenta su carga de trabajo actual, está disponible cada función o equipo de proyecto en un día determinado.

La nueva tabla de disponibilidad, en línea con la tabla de capacidad y carga de trabajo de Teambook, permite desglosar la información hasta un equipo o función concretos, así como ver la disponibilidad en toda la empresa.

Conclusiones

La gestión de proyectos será mucho más sencilla con la ayuda de los cuatro procesos anteriores, que también le ayudarán a comprender la disponibilidad de personas, puestos de trabajo y sus talentos en diferentes lugares. En este artículo hemos examinado 4 procesos que deberían ayudarle a gestionar y planificar sus recursos. Lo más importante es conocer tus recursos, hacer una lista de ellos y saber cómo utilizarlos eficazmente.

Cuando se trata de la gestión de proyectos, conocer la disponibilidad de recursos tiene muchas ventajas obvias. También es esencial comprender el impacto potencial en los objetivos generales de la empresa. Asignar proyectos a las personas adecuadas le ahorrará tiempo y dinero.

Teambook es la mejor solución de gestión de recursos para su empresa. Con un solo clic, puede iniciar una prueba gratuita y empezar a planificar sus recursos, gestionar sus proyectos, tareas y presupuesto.

Aproveche la prueba gratuita de Teambook ahora mismo y empiece a tomarse en serio la disponibilidad de recursos.