¿Por qué necesita un calendario de proyecto para cumplir sus plazos?

Orquestar un proyecto nunca es tarea mas fácil. De hecho, como gestor de proyectos, a menudo se tiene la impresión de estar inmerso en un frenesí que exige estar en varios sitios a la vez. Los detalles que hay que tener en cuenta son sencillos: plazos, interdependencias, relaciones con las partes interesadas, avances con respecto a los hitos, etc.

Gestionar tareas, objetivos, eventos y plazos no es mas fácil, y no le vendría mal una herramienta. Tambien un archivo Excel para visualizar tus objetivos, tu gestión y tus tareas ya no es una opción cuando alcanzas pasos en el rendimiento de tu empresa.

Así que es comprensible sentirse abrumado por la situación. Pero, ¿y si existiera una herramienta que te ayudara a mantener el orden en este caos? ¿Una herramienta que impidiera que tu proyecto descarrilara? Se llama calendario del proyecto y es una parte indispensable del kit de herramientas de cualquier gestor de proyectos.

Si sabe qué es un calendario de proyecto y cómo utilizarlo, podrá anticiparse a todas las partes móviles de su proyecto y asegurarse de que todo se desarrolle sin problemas. Tambien el objetivo de este artículo es ayudarte a comprender cómo utilizar una herramienta paso a paso. Siguiendo los pasos, puedes llegar a tener mucho éxito.

¿Qué es un calendario de proyecto?

Un calendario de project puede considerarse un resumen de la información clave del proyecto. Consolida las actividades, los hitos y los entregables del proyecto a los que se hace referencia en la estructura de desglose del trabajo a través de los distintos componentes del proyecto.

Sin embargo, hay que subrayar que este calendario es mas diferente de la planificación del proyecto y de la planificación de los recursos del proyecto.

• El plan de proyecto registra una lista de actividades, junto con sus fechas de inicio y finalización, siendo estas últimas necesarias para llevar el proyecto a buen término. Este tipo de documento lo utilizan principalmente los gestores de proyectos que trabajan en entornos donde la complejidad es relativamente baja.
• Por otro lado, la planificación de recursos del proyecto asigna personas a tareas específicas del proyecto, basándose en su disponibilidad y capacidad para llevarlas a cabo. Un software como Teambook, que se centra en la planificación de recursos, puede ayudarle a identificar cualquier asignación excesiva o insuficiente de su personal, para que pueda optimizar su planificación de recursos, así como sus previsiones de compromisos.

Modelo ilustrativo del calendario de un proyecto Teambook

Utilización de un calendario de proyectos

Los gestores de proyectos utilizan los calendarios de proyectos como medio de comunicación para ofrecer información actualizada sobre proyectos complejos. Esto afecta sobre todo a las partes interesadas de alto nivel o a quienes no requieren una comprensión detallada de la ejecución del proyecto.

Esta visión de conjunto ayuda a estas partes interesadas a comprender el desarrollo de las actividades del proyecto, las fechas cruciales y los resultados esperados, así como la distribución de tareas entre los equipos.

Tomemos el caso del lanzamiento de un producto. Tambien el jefe de proyecto podría elaborar un calendario de proyecto para informar del progreso del trabajo en equipo, que englobaría los departamentos de diseño, producto, ingeniería y marketing. Sin embargo, estos equipos podrían tener calendarios de proyecto independientes que se integrarían en la visión global.

Un miembro del equipo de diseño puede conocer perfectamente el calendario del proyecto de diseño, pero no necesita seguir el calendario de comercialización con tanta precisión como el de diseño. En su lugar, puede consultar el calendario del proyecto para conocer el plan de acción de alto nivel del equipo de marketing para promocionar el producto.

Como ocurre con la mayoría de los documentos de gestión de project, los calendarios están sujetos a cambios. Los directores de project deben elaborar un calendario inicial que sirva de guía, pero estar preparados para revisarlo a medida que avance el proyecto.

¿Cómo se elabora un calendario de proyecto eficaz?

He aquí algunos principios básicos para crear un calendario de proyecto de alto rendimiento:

• Inicie el debate con las partes interesadas. Asegúrese de incorporar una visión completa del proyecto. Un buen calendario de proyecto requiere la aportación de diversos grupos de interesados interfuncionales, para evitar pasar por alto dependencias vitales.
• Elabore el calendario con un nivel de detalle adecuado. Asegúrese de seguir el progreso de las tareas con precisión. Se trata de las tareas esenciales para la finalización del proyecto. Por ejemplo, necesitas saber cuándo va a finalizar el equipo de diseño las maquetas para entregarlas al equipo de ingeniería.
  No es necesariamente útil ver las etapas de trabajo llevadas a cabo para completar las maquetas si no hay impactos interfuncionales.
• Automatice el mantenimiento del calendario del proyecto utilizando un software de planificación de recursos. Lo mejor es diseñar el calendario del proyecto de forma que se actualice automáticamente cuando se realicen cambios en los calendarios individuales que componen la versión global. Teambook se actualiza en tiempo real y notifica los cambios a su equipo a través de una línea de tiempo de actividad integrada, Slack (integración directa) y correo electrónico.
  De este modo, no tendrá que realizar cambios en varios lugares, lo que le ahorrará tiempo y limitará el riesgo de introducir errores a través de actualizaciones manuales. Por ejemplo, si necesita acelerar el calendario, puede mover tareas dentro de su herramientas de planificación de proyectos, y todas las tareas, hitos y fases dependientes también se pueden mover automáticamente.

Elementos esenciales que deben incluirse en el calendario general de un proyecto

A la hora de elaborar un calendario general del proyecto, es crucial incluir varios componentes fundamentales para garantizar que sea completo y operativo. Estos son los elementos que hay que incluir:

1. Un calendario de hitos críticos y entregables asociados. De este modo se garantiza que el proyecto sigue su curso y que se cumplen todos los plazos.
2. Un resumen de las actividades interfuncionales necesarias para completar el trabajo del proyecto, incluida la duración prevista de las tareas. Esto proporciona una visión general de todas las tareas necesarias para completar el proyecto y ayuda a los gestores de project a detectar cuellos de botella o áreas en las que pueden necesitarse recursos adicionales.
3. Interdependencias interfuncionales que pueden afectar a la entrega del proyecto. Esto ayuda a identificar las tareas que deben completarse antes de que otras puedan comenzar, garantizando que todas las actividades se completen en el orden correcto.
4. Información sobre qué equipos son responsables de llevar a cabo qué tareas. Esto ayuda a determinar la asignación de recursos y a garantizar que todo el mundo es consciente de sus responsabilidades.

Tres consejos para utilizar eficazmente un calendario de proyectos

Una vez elaborado el calendario del proyecto, es fundamental saber cómo mantenerlo y actualizarlo. Aquí tienes tres consejos para utilizar eficazmente un calendario de proyecto global:

#1. Establecer una sincronización constante para actualizar el calendario

Establezca una sincronización periódica para actualizar el calendario es más fácil que cambiar de archivo Excel cada vez.. En función de la duración del proyecto, conviene prever actualizaciones semanales o mensuales. Publíquelo en un lugar central y distribúyalo a todos los actores clave, añadiendo un resumen del project o un informe de situación. La idea principal es crear el hábito de renovar constantemente el calendario, para que todo el mundo se acostumbre a consultarlo.

Aunque las partes interesadas no lo estudien en detalle, establecer una sincronización periódica fomenta la confianza, porque pueden estar seguras de que gestionas el proyecto correctamente.

#2. Aproveche al máximo la sincronización automática

Como se indicó al crear el horario maestro, busque acciones automatizadas para reducir el esfuerzo necesario para actualizar el horario cada semana. Se trata de un método rápido y eficaz, que garantiza una actualización constante y perfecta de la planificación. La gestión de su calendario es más fácil, sus tareas y objetivos están más claramente definidos en el diagrama según su plantilla y el seguimiento de los eventos se simplifica.

#3. Designe un referente (y un sustituto) para cada calendario del proyecto que esté vinculado al calendario general del proyecto.

Así, si hay un fallo en la actualización del calendario de un project , o si surgen dudas sobre las tareas, tienes un contacto privilegiado para hacer tus preguntas y asegurarte de que el calendario general sigue siendo eficiente. El seguimiento es como un diagrama de Gantt, es un modelo en el que puedes ver todos los eventos del día pero también tus tareas y projects a los que cumplir. Una simple lista de Excel no basta. Llevar un control por día de tus project es sinónimo de productividad.

Haga que la planificación y la organización sean un juego de niños con Teambook