¿Qué es la planificación de la capacidad?
La planificación de la capacidad es un proceso estratégico que consiste en adecuar la oferta de recursos a la demanda.
En el caso de las empresas de servicios, se trata de determinar los recursos necesarios para llevar a cabo futuros proyectos.
Por ejemplo, con Teambook, puedes ver a todos tus empleados y proyectos en una línea temporal de 6 a 24 meses. Puedes ver lo que sabes hoy (tus empleados y tus proyectos actuales), así como tus hipótesis de trabajo (los compromisos previstos y tu pipeline de ventas). Esta función te da una visión general de tus capacidades y te permite ajustar tus recursos en función de la carga de trabajo prevista.
Descubre las ventajas de utilizar una herramienta de planificación de la capacidad.
Oferta y demanda
La demanda procede de tus clientes: son los productos o servicios que quieren que les proporciones.
La oferta son tus equipos, es decir, los recursos que necesitas para prestar estos servicios.
Los dos aspectos de la gestión de la capacidad
1. Planificación de la capacidad de la mano de obra
Se trata de la oferta, y de asegurarte de que tienes personal suficiente para gestionar tu futura carga de trabajo. Teambook te permite, por ejemplo, controlar las habilidades y la disponibilidad de cada miembro del personal, para que puedas asignar a las personas adecuadas a los proyectos adecuados.
2. Planificación de la capacidad del proyecto
Esta capacidad representa la demanda generada por los proyectos que tienes previsto realizar en los próximos meses/años.
Teambook te ofrece utilidades para repartir la carga en los próximos meses, utilizando una sencilla regla de asignación.
El objetivo de la planificación de la capacidad
El objetivo principal es evitar dos problemas costosos:
- Recursos insuficientes que provocan problemas de rendimiento y entrega.
- Un entorno con exceso de capacidad que derrocha dinero.
El módulo Capacidad de Teambook te permite trabajar los 2 aspectos (oferta y demanda) y así, mediante una serie de iteraciones, gestionar eficazmente el medio plazo de tu organización.
Lee nuestro artículo sobre los 5 errores que debes evitar al planificar la capacidad.
Ejemplo concreto de planificación de la capacidad
Una agencia de desarrollo informático quiere saber si puede asumir proyectos adicionales. Gracias a Teambook, puede :
- Visualiza la carga de trabajo actual de tus equipos (= planificación operativa)
- Identificar las competencias disponibles
- Basta con copiar el plan operativo para obtener una visión de la capacidad en días-hombre durante los próximos meses. Luego complétalo manualmente para el futuro.
- Compara estos valores con las necesidades del proyecto, que simplemente se habrán introducido y distribuido a lo largo de los próximos meses en Teambook.
- El sistema de informes de Teambook utiliza códigos de color intuitivos para indicar las rutas críticas (recursos insuficientes para dotar de personal a los proyectos) o el posible exceso de capacidad (recursos infraocupados).
Esto permite a la empresa tomar las decisiones necesarias: contratar personal, reforzar el desarrollo de las ventas, etc.
Gestión de la capacidad frente a planificación de recursos
La planificación de la capacidad es estratégica: ofrece una visión general de todos tus proyectos. La planificación de recursos es más táctica: se centra en las tareas de los proyectos. A menudo se denomina planificación operativa.
¿Por qué es importante la planificación de la capacidad?
Una buena planificación de la capacidad permite :
- Aumenta la productividad y la eficacia
- Entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto
- Identificar nuevas oportunidades de crecimiento
- Mejorar la transparencia entre departamentos
Las ventajas de la planificación de la capacidad
- Aumento de los márgenes de los proyectos
- Mayor fiabilidad del proyecto
- Mejor gestión de las competencias y la contratación
- Asignación inteligente de recursos
- Mejora de la retención del personal
- Evitar las trampas de la gestión de proyectos.
Herramientas de planificación de la capacidad
Teambook ofrece una serie de funciones para ayudarte a planificar tu capacidad con eficacia:
- Sincronización (automática o por copia) de la planificación operativa sobre la capacidad
- Gestión de la capacidad de recursos
- Gestión de la capacidad del proyecto
- Cuadros de mando y gráficos de planificación de la capacidad
Conclusión: Optimiza la gestión de los recursos de tu proyecto
La gestión de recursos es esencial para mejorar la productividad y eficiencia de tu organización. Con una herramienta intuitiva como Teambook, puedes implantar fácilmente una planificación operativa Y una gestión de la capacidad adaptadas a tus necesidades.
No dudes en probar Teambook gratuitamente para descubrir cómo estas funciones pueden beneficiar a tu empresa.
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