¿Cuáles son las mejores herramientas de gestión y de la capacidad para 2023-2024? ¿Cómo pueden aumentar el rendimiento y la eficacia? ¿Qué características son esenciales?
El software de planificación de la capacidad puede simplificar enormemente su vida en lo que respecta a la gestión de recursos. Con actualizaciones automatizadas y visibilidad de los recursos en tiempo real, puede ahorrar tiempo y dinero al tiempo que completa los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto.
El uso de un software de planificación de la capacidad de recursos le ofrece una mejor visibilidad y comprensión de la capacidad de sus recursos de forma rápida y sencilla. Al compartir esta información con equipos y gestores, puedes sincronizar recursos y mejorar la eficiencia y fluidez de tu proyecto.
En este artículo, repasaremos algunas de las ventajas y características de diez de los mejores programas de planificación de la capacidad disponibles.
¿Por qué es importante un herramienta de planificación de proyectos?
Con la ayuda de una herramienta de planificación de la capacidad, puede prever sus necesidades futuras de recursos y planificar la asignación de recursos adecuadamente.
Por ejemplo, si tiene una empresa u organización de consultoría informática, le ayudará a encontrar agentes libres con los conocimientos necesarios para los próximos proyectos. Las empresas que se expanden rápidamente o atraviesan periodos de gran demanda necesitan asegurarse de que disponen de recursos suficientes para gestionar el creciente volumen de trabajo. Por ello, la planificación de la capacidad es ahora una parte crucial de la planificación estratégica de muchas empresas.
Aunque parece posible realizar esta tarea manualmente, los programas informáticos de planificación de la capacidad ofrecen una serie de ventajas, entre las que destaca la posibilidad de tener en cuenta automáticamente las variaciones y las circunstancias cambiantes.
Son muchos los factores que pueden influir en las necesidades de recursos y los calendarios precisos, sobre todo en proyectos de varias fases y mutuamente dependientes.
Los gestores de proyectos pueden ver exactamente cómo evolucionan las cosas gracias a las herramientas de planificación de la capacidad.
El software de planificación de la capacidad ofrece otras ventajas:
- Eliminar la incertidumbre en la asignación de recursos y las previsiones de demanda
- Reconocer de antemano los posibles obstáculos
- Revisar la producción y las cargas de trabajo de los grupos para mejorar la gestión de la mano de obra.
- Planificar los recursos automáticamente
- Evitar periodos de espera para recursos esenciales y reservados
- Sustituya las hojas de cálculo tipo Excel, que a menudo alcanzan sus límites cuando se utilizan de forma compartida (por ejemplo, versiones no sincronizadas, errores de fórmulas, etc.)
Las organizaciones dinámicas con recursos limitados y prioridades urgentes encontrarán las herramientas de planificación especialmente útiles.
Características importantes del herramienta de gestión de proyectos
Hablemos primero de las características, antes de sumergirnos en nuestra evaluación de las nueve mejores soluciones de planificación de la capacidad disponibles en la actualidad. Qué características suelen incluirse en una plataforma de planificación de la capacidad?
Capacidad de planificación
Claro que sí. No hace falta decirlo. Puede determinar y visualizar la capacidad de su empresa utilizando una herramienta de planificación de la capacidad. Puede tratarse de su capacidad futura -cuánto tiempo y dinero puede dedicar a nuevos proyectos- o de su capacidad existente -lo que está disponible actualmente para trabajo adicional-.
Debería ser posible examinar las capacidades desde diversos ángulos, como equipos especializados, responsabilidades laborales o conjuntos de aptitudes. Esto le ayudará a encontrar las capacidades disponibles, utilizarlas y reconocer y resolver los problemas de capacidad. Por ejemplo, reciclando los recursos que ya tiene, reasignándolos o contratando otros nuevos.
Por tanto, la herramienta debe estar disponible:
- Datos en tiempo real para ayudarle a decidir qué hacer con sus proyectos en función de su estado actual.
Planificación de proyectos y recursos
La planificación de capacidades se centra en sus proyectos actuales y futuros, así como en el personal asignado a llevarlos a cabo.
Por lo tanto, es esencial incluir herramientas de planificación de proyectos y recursos en su selección de software, ya que trabajan juntas para pintar un cuadro completo del potencial de su empresa.
Entre sus funciones potenciales se incluyen la posibilidad de arrastrar y soltar recursos en los proyectos, utilizar una reserva de recursos centralizada y con capacidad de búsqueda para encontrar miembros cualificados del equipo y planificar proyectos mediante diagramas de Gantt.
Los efectos de los proyectos y la asignación de recursos también deben ser visibles para usted. ¿Tendrá exceso de capacidad para el proyecto A? ¿Está planificando demasiado el equipo B? ¿El recurso C es capaz de realizar tareas adicionales? etc.
Por tanto, la herramienta debe estar disponible:
- Un único conjunto de recursos con información detallada sobre funciones, competencias, costes de la empresa y horas de trabajo.
- Planificación y programación sencillas de proyectos, incluidos presupuesto, fases e hitos
- Funciones de asignación de recursos: información sobre capacidad, disponibilidad, utilización y asignaciones existentes.
Visualización de datos e informes
Necesita informes completos e información rápida para tomar decisiones con conocimiento de causa. Las herramientas de planificación de la capacidad deben poder ejecutar informes tanto a medida como predefinidos.
También deben incluirse herramientas de visualización de datos que faciliten la identificación de conflictos o excesos de capacidad. Por ejemplo, calendarios y mapas de calor que muestren cuándo se está a punto de alcanzar o superar la capacidad.
Por tanto, la herramienta debe estar disponible:
- sólida funcionalidad con informes predefinidos y personalizables
- cuadros de mando personalizados: acceso rápido a sus informes favoritos
- Visualización intuitiva de datos, como mapas de calor, gráficos circulares y de barras.
Los 10 mejores programas informáticos para planificar la capacidad
¿Cómo decidir qué software de planificación de la capacidad le conviene cuando hay tantas opciones disponibles? Estas herramientas pueden centrarse en un tema concreto o adoptar diversos enfoques para ofrecer soluciones de planificación de la capacidad.
He aquí las diez principales herramientas de planificación de la capacidad disponibles actualmente en el mercado, junto con una explicación de sus ventajas y aplicaciones actuales para los gestores de proyectos.
1. Teambook – mejor herramienta para facilitar la gestión de proyectos y el trabajo en equipo.
Para llevar sus proyectos a buen puerto, Teambook es una solución de gestión de proyectos que le ayuda a planificar, organizar y realizar un seguimiento eficaz de sus recursos. Gracias a su interfaz fácil de usar, Teambook facilita la gestión de tus equipos y sus tareas. Puedes gestionar calendarios, controlar la disponibilidad de cada miembro del equipo y centralizar los recursos para los proyectos.
Esta herramienta de planificación de recursos le permite gestionar los calendarios, el seguimiento del tiempo y la planificación.
Teambook te permite :
- Planifique y asigne sus recursos humanos de forma visual: Obtenga una visión general de las cargas de trabajo de sus consultores y encuentre rápidamente el talento disponible.
- Ahorre tiempo en los proyectos, aumente la utilización de los empleados e impulse la rentabilidad de su empresa.
- Analiza tus capacidades para el periodo que tienes por delante: Abandonando las previsiones, puedes convertirte en un superhéroe de la planificación.
- Benefíciese de un sistema suizo, garantía de calidad, precisión y seguridad, porque sus datos no se almacenan en el extranjero.
- Ahorre dinero en comparación con sus competidores porque los precios se basan en el número de proyectos y no en el número de usuarios.
- Facilita la incorporación, ya que el software es extremadamente sencillo, intuitivo y rápido.
- Trabajar en la mayoría de idiomas (francés, alemán, italiano, español y, por supuesto, inglés) con un servicio de atención al cliente multilingüe y eficaz.
2. Runn – software de planificación de la capacidad de los servicios informáticos
Jefes de proyecto, directores de operaciones y gestores de recursos fueron los principales creadores de la aplicación gratuita de gestión de recursos de alta tecnología Runn. Esta app ayuda a la gente a entender tu gestión de la capacidad porque es realmente visual y cautivadora.
Un calendario a vista de pájaro permite a los usuarios supervisar todos los proyectos y recursos al mismo tiempo, lo que facilita la detección de dobles reservas y riesgos para los recursos. Además de las estadísticas de capacidad de alto nivel, puede examinar a los miembros individuales del equipo para ver cuánto se están utilizando, incluso en tiempo real. Esto significa hacer un seguimiento del tiempo que un trabajador dedica a tareas facturables y no facturables.
Los diagramas de capacidad de Runn también son un recurso valioso si quiere aprovechar al máximo sus recursos. Muestran la carga de trabajo prevista para sus recursos en relación con el tiempo disponible. Así puedes ver rápidamente dónde puedes añadir recursos para mantener una carga de trabajo justa para todos los empleados y dónde aún tienes capacidad para utilizar. Los gráficos pueden organizarse en función del periodo de tiempo deseado, y puede aplicar etiquetas únicas para filtrar los datos según equipos, funciones, competencias y otros factores relevantes.
Runn es otra herramienta única que te da el control financiero de tu proyecto.
3. Toggl – Consulta el calendario de tu equipo
El objetivo de Toggl es permitir a los gestores de proyectos hacer el mejor uso posible de los empleados y los recursos, evitando al mismo tiempo sobrecargarlos. Dirigido principalmente a agencias, Toggl facilita el seguimiento del tiempo empleado por los empleados en los proyectos para que puedas identificar formas de mejorar la productividad de los empleados y facturar a tus clientes por cada trabajo en equipo realizado.
También está diseñado para equipos remotos, ya que permite compartir calendarios y proyectos con los clientes. Los calendarios se pueden arrastrar y soltar para crear hojas de ruta visuales para proyectos y recursos específicos, y se pueden crear proyectos y tareas flexibles con tanta o tan poca información como se necesite.
4. Float – software gratuito para la gestión de la capacidad en las agencias creativas
Además de ser una excelente aplicación de gestión de proyectos, Float proporciona visibilidad y comprensión a las personas y equipos que trabajan en proyectos.
Para garantizar la visibilidad universal del proyecto en todos los departamentos, se pueden asignar títulos y funciones a los equipos y sus miembros. Además, se puede personalizar la disponibilidad y definir las horas de trabajo por defecto de cada persona, lo que mejora la comunicación entre todas las partes interesadas del proyecto.
Los planificadores de capacidades también pueden identificar fácilmente las carencias de competencias o recursos con antelación, lo que facilita la contratación y subcontratación anticipadas.
Float ofrece una versión gratuita y solo ofrece servicios de suscripción, aunque se conecta a apps de trabajo populares como Slack, Asana, Wrike y Trello.
5. Gurú de los recursos – Planificación de los recursos en el sentido más amplio del término
Resource Guru ofrece una gama de planes premium para ayudarle a gestionar otras reservas además de los recursos humanos. Le permite saber qué miembros del equipo están infrautilizados o qué personal tiene demanda.
Entre sus funciones se incluyen la visibilidad del calendario para todos los miembros del equipo y departamentos, alertas de conflictos de programación para evitar compromisos de última hora y un sistema integrado de gestión de permisos para gestionar tareas y proyectos.
En resumen, Resource Guru le ofrece una visión general de la disponibilidad de todos sus equipos, lo que le permite identificar los casos de falta de capacidad y hacer el mejor uso de sus recursos de inmediato.
Para tomar decisiones informadas y establecer expectativas razonables para sus proyectos potenciales, puede filtrar su personal por ubicación, departamento y nivel de experiencia. Además, puede supervisar constantemente los índices de utilización para determinar si es necesario ajustar la plantilla.
Resource Guru es una gran herramienta para gestionar los horarios de los empleados por sus vistas de calendario y su sencillez, pero las empresas tienden a quedarse rápidamente anticuadas cuando buscan añadir otras funcionalidades a sus pilas tecnológicas, como la gestión de presupuestos de proyectos o capacidades de planificación de proyectos más avanzadas.
El coste mensual de su plan básico es de 6 dólares por usuario.
6. 10,000ft by Smartsheet – Para una seguimiento del tiempo y planificación de recursos.
Herramienta de gestión de proyectos. Excelente software de planificación de la capacidad se ha producido después de Smartsheet‘s 2019 acquisition of 10,000 ft, a SaaS capacity planning startup.
Ofrece estimaciones precisas de los proyectos en curso, hojas de horas precumplimentadas que permiten a los empleados declarar fácilmente sus horas de trabajo, y una asignación directa de recursos que permite a los gestores de proyectos elegir el mejor equipo o persona para un trabajo determinado.
Con este programa, los usuarios siempre pueden registrar y controlar sus planes, recursos y calendarios, lo que permite desarrollar nuevos métodos de trabajo. Ayuda a calcular con precisión las necesidades de personal y a mantener la eficacia de todos los procesos.
Similar a Toggl, permite a sus recursos registrar sus horas de trabajo para que pueda controlar cómo utilizan sus horas productivas y facturar a sus clientes con precisión. Smartsheet simplifica las cosas para los usuarios proporcionando hojas de horas rellenadas previamente con una interfaz fácil de usar, para que puedas empezar sin necesidad de formación previa.
Smartsheet también se conecta a otras aplicaciones de gestión de relaciones con los clientes (CRM) y de comunicación en el lugar de trabajo para generar actualizaciones y comunicaciones de proyectos coherentes y directas.
7. Mavenlink – diseñado para la gestión de recursos
Mavenlink agiliza y simplifica la planificación de la capacidad conectando a las personas y aportando eficacia y conocimientos. Es innovador, está actualizado y es consciente de las necesidades de los gestores de proyectos actuales.
Los usuarios pueden ver inmediatamente las necesidades de personal para el futuro previsible y añadir recursos a los proyectos según sea necesario. Las previsiones actualizadas proporcionan visibilidad en tiempo real de presupuestos, gastos, recursos y calendarios. Con sólo pulsar un botón, los usuarios pueden tomar medidas y realizar cambios significativos con un alto grado de control.
Sin embargo, Mavenlink y Kimble se fusionaron recientemente para formar Kantata, lo que supone un mayor impacto y capacidad. Al utilizar asignaciones firmes y flexibles, la herramienta le ayuda a prever la capacidad y a garantizar que la oferta y la demanda de sus recursos estén constantemente en equilibrio. Como resultado, le ayudará a reducir los tiempos de contratación y a facilitar tiempos de respuesta rápidos.
8. Saviom – Informes detallados de capacidad y planificación de la demanda
Como muchos otros paquetes de mejor software de gestión de proyectos en 2024, Saviom ofrece visualizaciones en tiempo real y prospectivas del consumo de recursos para mejorar la planificación. Los usuarios pueden gestionar proyectos y lista de tareas con antelación los periodos en los que los recursos no estarán disponibles, reservar recursos cuando sean necesarios y supervisar la demanda de recursos específicos.
Saviom incluye funciones que se adaptan a las condiciones cambiantes, lo que le confiere una ventaja sobre las herramientas de planificación de la capacidad de la competencia. En caso necesario, los usuarios pueden modificar los horarios, reciclar al personal y aumentar su plantilla; Saviom les ayuda a determinar cuándo son necesarias estas y otras medidas de emergencia.
9. Birdview PSA – Software de gestión de proyectos todo en uno para empresas de servicios profesionales
Para los equipos de prestación de servicios, Birdview PSA es una solución completa que integra potentes funciones de gestión de recursos, proyectos y finanzas en una única plataforma centralizada. Gracias a las sofisticadas herramientas de planificación de la capacidad, sus gestores pueden detectar y resolver las infracargas de los equipos y encontrar siempre a la persona adecuada para el flujo de trabajo con el fin de maximizar el uso de sus recursos en tiempo real.
Puede predecir eficazmente sus necesidades futuras de recursos y cumplir los plazos utilizando Birdview PSA para crear informes de BI relevantes que tengan en cuenta los cambios en los calendarios de los equipos y los plazos de los proyectos. Puede utilizar estos informes para fundamentar todas las decisiones de recursos que tome y determinar si dispone de recursos suficientes para completar la gestión de tareas recurrentes o asumir otras nuevas.
10. Previsión – Gestión de proyectos y planificación de la capacidad en una sola herramienta
Capacity Planning es una nueva adición a la completa gama de software gratuito PSA de Forecast. Puede ser una gran elección si buscas una herramienta para gestionar los proyectos y actividades asociados al trabajo de tu agencia creativa, así como la planificación de recursos y la gestión financiera. Forecast facilita la asignación de trabajo y la interacción entre distintas funciones, lo que la convierte en una herramienta ideal para empresas de servicios profesionales con más de cincuenta empleados.
Según un reciente comunicado de prensa, los nuevos componentes esenciales de la planificación de capacidades son los siguientes:
- Los espacios reservados permiten limitar los recursos sin comprometer los servicios de una persona en particular.
- Recomendaciones de contratación basadas en IA en función del puesto, el talento y la disponibilidad
- Las asignaciones flexibles le permiten reservar por adelantado los recursos que desee
- La probabilidad de ganar se incluye en el resumen de capacidades para mostrar las posibilidades de éxito de un proyecto y el impacto en los recursos.
¿Cuál es el programa más eficaz para planificar la capacidad?
Nos hemos adelantado a su pregunta. Como puede ver más arriba, las empresas necesitan soluciones diferentes.
La mejor herramienta de planificación de la capacidad no es realmente una herramienta. Más bien depende de las necesidades de su empresa y de los objetivos de la planificación de la capacidad.
Estos son algunos aspectos a tener en cuenta a la hora de seleccionar el programa de planificación de la capacidad más adecuado para USTED:
¿Cómo elegir la plataforma adecuada para la planificación de la capacidad?
Objetivos de la planificación de capacidades
¿Qué funciones debe realizar realmente su plataforma de planificación de la capacidad? No se deje engañar por funciones que quizá no necesite. Elabore una lista de lo que su herramienta debe, debería, podría y no debe incluir tras consultar a las partes interesadas.
Tamaño y complejidad de su empresa
Algunas empresas necesitan una solución asequible y fácil de usar, con capacidad suficiente para planificar el trabajo de un equipo pequeño. Otras, con plantillas grandes y complejas, quizá deseen invertir en una solución de gestión de la capacidad de nivel empresarial.
La capacidad de evolucionar
No olvide tener en cuenta sus objetivos de crecimiento. Asegúrese de que su plataforma de planificación de la capacidad puede ampliarse para dar cabida a más usuarios, proyectos y recursos si su organización está preparada para crecer.
Diversas necesidades de los usuarios
Nos hemos centrado en las necesidades de los gestores de proyectos. Sin embargo, no serán los únicos que utilicen su sistema. Piense en las funciones específicas de cada usuario, como la posibilidad de ver su calendario personal y la asignación de recursos, así como en las funciones que necesitan los altos directivos, como el acceso a los datos para la toma de decisiones.
Utilice
Se necesita una herramienta de planificación de la capacidad que facilite la planificación. Por tanto, la facilidad de uso debe ser una prioridad absoluta. Son esenciales una funcionalidad intuitiva, una interfaz de usuario visualmente atractiva y una visualización clara de los datos.
Costes
¿Puede arreglárselas con una herramienta gratuita o tiene que pagar por una plataforma para obtener la funcionalidad que necesita? ¿Qué valor tiene para usted una mejor planificación de la capacidad? Piense en el tiempo ahorrado, las capacidades demostradas y las oportunidades ofrecidas cuando evalúe la relación coste-beneficio de adquirir el producto adecuado.
Integración y compatibilidad
¿Necesita su plataforma de planificación de capacidades interconectarse con otros sistemas críticos para la empresa? ¿Dispone de desarrolladores capaces de crear sus propias integraciones o necesita soluciones ya preparadas?
Alojamiento y asistencia
¿Prefiere la computación en nube o necesita que su software permanezca in situ? ¿Prefiere que el proveedor le ayude o tiene administradores de sistemas en plantilla?
Herramientas de planificación de la capacidad: lo que hay que saber
En definitiva, los programas informáticos de planificación de la capacidad son una herramienta necesaria para los gestores de proyectos en la era moderna. No suelen ser demasiado caros y mejoran enormemente la sencillez y eficacia de la planificación de proyectos.
Como muchos otros productos de software, existen versiones de bajo coste que carecen de algunas de las características y funcionalidades más recientes. Estas características de valor añadido pueden suponer un ahorro considerable en términos de uso de recursos.
Utilizar una aplicación de planificación de la capacidad le permite aprovechar todas las ventajas que conlleva. Se encuentra entre los mejores programas de planificación de la capacidad por su asequibilidad y facilidad de uso, así como por su perspicacia. Obtenga una demostración y una prueba gratuita con Teambook para ver cómo puede satisfacer sus necesidades de planificación de la capacidad.
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