El número de horas facturables que registra cada mes es un indicador clave para cualquier empresa de servicios.
Pero es un área crucial para el éxito de una empresa, y que a menudo es fuente de confusión en el sector de los servicios profesionales. Así que vamos a adentrarnos en el corazón de las horas facturables y aprender a utilizarlas en nuestro beneficio.
¿Qué es, después de todo, una hora facturable, y cómo se puede utilizar en nuestro beneficio?
Para las empresas de servicios profesionales, las horas facturables equivalen al pan de cada día. A diferencia de las empresas manufactureras, que dependen de la venta de bienes materiales, o de los comercios minoristas, que venden servicios, las empresas de servicios profesionales venden el tiempo que dedican a su trabajo.
Si bien es cierto que esta especificidad facilita ciertas estimaciones de ingresos en comparación con otros modelos de negocio, no está exenta de dificultades. Uno de los más omnipresentes se refiere al seguimiento del tiempo asignado a cada proyecto, a menudo denominado tiempo facturable. La gestión eficaz de este componente requiere un registro meticuloso de las horas facturables. Pero, ¿a qué nos referimos exactamente cuando hablamos de horas facturables y cuál es el proceso para calcularlas?
¿Qué son las horas facturables?
Las horas facturables son el tiempo total que dedicas a un proyecto concreto. Estas horas se facturan al cliente a una tarifa horaria acordada. En otras palabras, es el número de horas que una empresa puede facturar a sus clientes por el trabajo que realiza en su nombre.
La mayoría de las empresas de servicios -agencias digitales, bufetes de abogados y contables, consultorías- utilizan las horas facturables para facturar a sus clientes los servicios que prestan. Al conocer las horas facturables, pueden ver cuánto tiempo dedican los empleados a tareas que generan ingresos.
He aquí un ejemplo de horas facturables en el sector de la contabilidad.
Cuando un auditor lleva a cabo una auditoría de estados financieros, registra el número de horas trabajadas en la auditoría y estas horas se facturan al cliente.
También hay horas no facturables, es decir, horas que dedicas a tareas como reuniones de equipo, correo electrónico, ventas y marketing, desarrollo empresarial o trabajo administrativo, pero volveremos sobre ello más adelante.
Todas las horas facturables y no facturables se registran en sus partes de horas y se transmiten a su programa de facturación en cuanto finaliza un proyecto o está listo para facturar a su cliente.
La importancia de controlar las horas facturables
El seguimiento de las horas facturables es útil para su negocio por varias razones. La razón más obvia es que te ayuda a determinar cuánto facturar a los clientes. Saber cuánto tardas en completar un proyecto te ayuda a establecer un presupuesto que te ayude a ganar dinero y a llevar un negocio sostenible.
El seguimiento del trabajo facturable y no facturable también le da una idea de qué proyectos y clientes son más valiosos para su empresa.
- ¿Cuánto tiempo dedica a cada cliente?
- ¿Qué tipo de trabajo le supone?
- Y, sobre todo, ¿cuál es su margen de beneficios con cada cliente?
Si responde a estas preguntas, podrá decidir mejor en qué clientes debe centrarse y cuáles no merecen su tiempo.
Cuando los empleados no controlan correctamente sus horas de trabajo, las finanzas de la empresa pueden verse afectadas. Un estudio reveló que las empresas que no realizan un seguimiento preciso de las horas facturables pierden hasta 50.000 dólares en ingresos anuales por empleado. Un modelo de horas facturables le ayudará a evaluar el rendimiento de los empleados, reducir las horas no facturables y prever la capacidad y los ingresos de su equipo.
Es fácil perder la noción de la hora facturable. Puede que pienses que sólo dedicas cinco minutos a un trabajo, pero cuando miras el reloj, ¡es una hora! Llevar la cuenta de las horas facturables te ayudará a mantener tus finanzas en orden y a asegurarte de que cobras por cada minuto de trabajo que haces para tus clientes.
Comprender el concepto de horas no facturables
A veces denominado «gastos generales», el concepto de horas no facturables se refiere a todo el trabajo realizado que no se cobra directamente al cliente. Estas horas no facturables son cruciales para mantener el funcionamiento interno de una empresa. Aunque no contribuyen directamente al volumen de negocio, una gestión adecuada de estas horas puede influir positivamente en la dinámica de la empresa.
En el día a día, las horas no facturables incluyen :
- Las actividades de prospectiva, marketing y otras acciones orientadas al desarrollo empresarial, como la participación en eventos de networking.
- Reuniones internas que no impliquen directamente al cliente, incluidas tareas administrativas como la validación de hojas de horas.
- La formación continua y el desarrollo de nuevas competencias, por ejemplo leyendo artículos especializados, realizando cursos de formación en línea o asistiendo a seminarios web.
También es importante tener en cuenta que las horas no facturables incluyen las pausas que hacen los empleados para descansar o comer. Estas actividades no están relacionadas con el trabajo en sí, pero se incluyen en el tiempo total de trabajo del empleado.
La cara oculta de las horas no facturables
El trabajo no facturable tiene su lado negativo. Cada vez que un empleado dedica su tiempo a tareas no facturables, dedica menos tiempo a tareas facturables que generan beneficios directos para la empresa.
El tiempo no facturable puede convertirse en una carga especialmente pesada cuando la empresa se enfrenta a un cliente que exige un estricto cumplimiento de los plazos. No es raro que los empleados tengan que prolongar su jornada laboral o saltarse la pausa del almuerzo para completar su trabajo facturable.
Además, el trabajo no facturable conduce inevitablemente a menores beneficios y mayores costes laborales. Cuando los empleados dedican la mayor parte de su tiempo a actividades no facturables, es difícil hacer crecer la empresa sin aumentar el personal, lo que incrementa los costes fijos.
Sin embargo, es crucial recordar que no cumplir los objetivos de facturación también tiene la consecuencia de ralentizar el crecimiento de la empresa. Si no dispone de suficientes recursos facturables para satisfacer las necesidades de nuevos clientes o solicitudes de nuevos proyectos, es posible que tenga que rechazar contratos. Esto, a su vez, ralentiza su crecimiento.
Descifrando el enigma de las horas facturables: ¿cómo se calculan exactamente?
¿Se encuentra en un aprieto a la hora de calcular sus horas de trabajo? Para un principiante, esto puede convertirse en un verdadero quebradero de cabeza. Aquí tienes una valiosa ayuda sobre cómo calcular con precisión las horas facturables.
- En primer lugar, determina la tarifa por hora que habéis acordado, que suele corresponder a un estándar en tu sector.
- Fije un rumbo para contabilizar sus horas facturables. Tienes la opción de cronometrar y registrar todas las horas invertidas en el proyecto en paralelo, y luego separar las horas facturables de las no facturables. Otra opción es tener en cuenta sólo las horas facturables, sin tener en cuenta las horas no facturables.
- Sume todas sus horas facturables (un recuento que puede ser diario, semanal o mensual).
- Es hora de multiplicar tus horas facturables por tu tarifa de facturación.
Para tomar el pulso a su rentabilidad, tome como referencia su índice de utilización facturable. Este índice es el total de horas facturables de los trabajadores, expresado como porcentaje de su tiempo total de trabajo. Este índice fluctúa en función de la industria y el comercio.
¿Cómo pueden beneficiarse los gestores de proyectos de la metodología de los bufetes de abogados para las horas facturables?
No cabe duda de que el sistema de horas facturables y no facturables está profundamente arraigado en el mundo jurídico. En la práctica, muchos bufetes de abogados exigen a sus asesores que lleven un registro detallado de sus horas de trabajo, con el fin de determinar exactamente cuántas horas facturables y no facturables han acumulado.
Normalmente, estos bufetes fijan a sus abogados unos objetivos de horas facturables -también utilizados como medida para conceder primas- que pueden oscilar entre 1.700 y 2.300 horas anuales. Cada bufete utiliza estas horas facturables como barómetro para evaluar sus honorarios legales.
Los bufetes también utilizan la herramienta para hacer un seguimiento de las horas facturables de los abogados y controlar :
- Periodos de inactividad de los abogados
- Ausencias por enfermedad
- Permiso personal
- Emergencias familiares.
Dado que las horas facturables se utilizan como punto de referencia para la fijación de precios, este método de trabajo es el preferido por los bufetes de abogados. Las tablas de horas facturables simplifican el proceso de seguimiento de las horas facturables para los bufetes de abogados, reduciendo su carga de trabajo en términos de cálculo manual de las horas facturables.
Gracias al software de gestión de despachos de abogados, los profesionales del derecho pueden cumplir sus objetivos de horas facturables, sin perder de vista las horas no facturables. Los socios y el personal pueden ver de un vistazo cuánto tiempo se dedica a tareas facturables y no facturables.
¿Qué importancia tiene calcular las horas facturables?
Tener en cuenta las horas facturables en su gestión puede reportarle una lista de ventajas. He aquí algunas de ellas:
Optimizar la evaluación de sus proyectos
Analizar el tiempo dedicado a cada proyecto y las tareas que le han movilizado especialmente es una herramienta esencial para evaluar mejor sus perspectivas comerciales: podrá aislar a los clientes o encargos que devoran la mayor parte de su tiempo y ajustar sus tarifas en consecuencia.
Establecer con precisión la rentabilidad
Contar las horas facturables es sin duda la herramienta número uno que necesita un gestor de proyectos para cuantificar la rentabilidad de una empresa o encargo. El concepto de horas facturables es evidente: en igualdad de condiciones, cuantas más horas se facturan, más se llenan las arcas de la empresa.
Facturación más precisa
Llevando un registro de las horas facturables y no facturables, puede estar seguro de que sus facturas son más exactas y están libres de suposiciones sobre el tiempo dedicado al trabajo. De este modo, su remuneración corresponderá exactamente al valor de su trabajo.
Su facturación será aún más precisa si sabe exactamente cuánto tiempo dedica a cada cliente. Evitará cobrar de más a sus clientes simplemente porque sabe exactamente cuánto tiempo se dedica a cada caso. Como consecuencia inmediata, desarrollará una relación de confianza con sus clientes que repercutirá en futuros clientes potenciales.
También podrá elaborar estimaciones y presupuestos más precisos. Los datos históricos de tiempo de proyectos anteriores ayudan a proporcionar estimaciones más precisas cuando se licita para nuevos contratos o proyectos en curso que cambian de alcance.
Optimizar su rendimiento
El seguimiento de las horas facturables también da a las empresas la oportunidad de medir la eficiencia de su equipo. Los empleados deben registrar el tiempo que dedican a cada expediente de cliente o proyecto para poder facturar las horas correctas. Este seguimiento permite evaluar el uso.
Si se lleva un registro de las horas facturadas por un proyecto, es mucho más fácil medir el rendimiento de un equipo y saber si está superando o no las expectativas.
Sabrá exactamente cuántas horas dedica cada miembro del equipo a un proyecto concreto, de modo que podrá determinar si podrían ser más rápidos o eficientes. Estos datos pueden utilizarse para pagar a los miembros de tu equipo de forma más justa cuando factures a los clientes por horas.
Por último, a nivel personal, llevar un registro del tiempo que dedicas al trabajo facturable te resultará muy valioso cuando llegue el momento de pedir un aumento de sueldo o un ascenso, ya que podrás basar tus peticiones en estos datos.
Mejore la gestión de sus equipos
Llevar un registro del horario de su equipo le ofrece una imagen más clara de su actividad. Podrá anticiparse y distribuir las tareas antes de que su equipo se agote, porque sabrá si están sobrecargados. Podrá ver si sus empleados dedican más tiempo a las horas no facturables que a las facturables, para poder tomar medidas correctivas.
El seguimiento de las horas facturables le permite a usted y a su equipo cuantificar con precisión el tiempo dedicado a cada tarea. Así podrás identificar áreas de mejora para ti y tu equipo, y maximizar tu potencial de ingresos.
El arte de controlar el tiempo facturable para optimizar el rendimiento financiero
El método de facturación por horas utilizado frecuentemente por los bufetes de abogados se ha convertido en un modelo de referencia para las empresas que buscan facturar sus servicios de forma justa y precisa. Optimizar los beneficios sólo es posible cuando se controla adecuadamente el tiempo facturable. He aquí una selección de estrategias:
Supervisión total del trabajo
Es aconsejable establecer un sistema de control en tiempo real en lugar de registrar manualmente las horas. Este método le permitirá identificar a los empleados que son demasiado laxos en su actitud hacia el trabajo, así como a los que hacen horas extras, acumulando así demasiadas horas. Además, podrás controlar el progreso del proyecto y optimizar su rentabilidad.
También debe clasificar las horas no facturadas. Algunas de estas horas contribuyen a mejorar el rendimiento del proyecto y, por tanto, hay que controlarlas. Si se requieren demasiadas horas no facturables para un proyecto concreto, se corre el riesgo de incurrir en pérdidas. En este caso, puede que tengas que renegociar las condiciones del contrato con el cliente o añadir las horas no facturadas a la factura, explicando por qué hay que pagar esas horas.
Es aconsejable llevar un registro separado de las horas trabajadas en cada proyecto, aunque pertenezcan al mismo cliente. También es buena idea registrar los proyectos por separado para ayudarte a identificar los que te están ocupando demasiado tiempo, los que son rentables y los que hay que revisar para mejorar su rentabilidad.
Fijar objetivos de tiempo facturable
Cada día, o cada semana, fije un objetivo para el volumen de horas facturables que desea registrar. Este objetivo debe estar en consonancia con el tiempo de que disponga cada semana y el número de clientes o proyectos en los que esté trabajando. Puedes utilizar herramientas como Teambook para controlar el progreso de tus objetivos y asegurarte de que se cumplen.
Especifique sus facturas
Siempre es preferible una factura detallada a una aproximada. Tu cliente comprenderá mejor el volumen de trabajo necesario para completar el proyecto.
Al establecer un sistema de facturación automatizado de alto rendimiento, puede asegurarse de que sus facturas son coherentes y de que no se olvida ninguna. Comunique a sus clientes el calendario de envío de las facturas. Aunque lo normal son las facturas mensuales, para proyectos que requieren más recursos puedes acordar con tu cliente un calendario bisemanal.
Realizar revisiones periódicas
Haz balance de lo que tú o tu equipo habéis conseguido semanalmente o al menos mensualmente, sobre todo si hay una gran disparidad entre proyectos o clientes. Revisar tus progresos puede ayudarte a poner de manifiesto cualquier dificultad en el seguimiento de tus horas y las de tu equipo.
El control del tiempo puede gestionarse fácilmente y, una vez que le cojas el truco, verás lo beneficioso que puede ser. Un software de control del tiempo como Teambook será de gran ayuda para controlar las horas facturables de forma más eficiente y precisa.
Estrategias para aumentar sus horas facturables
Eliminar las distracciones es un método infalible para aumentar las horas que puedes facturar. Empieza por silenciar las notificaciones de las redes sociales y posponer la lectura de los correos electrónicos hasta el final del día. Así maximizarás tu tiempo facturable.
Una estrategia eficaz es delegar tareas secundarias, como contestar correos electrónicos, hacer recados, actualizar archivos, hacer fotocopias y otras tareas menos importantes en personal con menos experiencia. Esto te da la oportunidad de centrarte en el núcleo del proyecto en cuestión y maximizar el tiempo facturable.
Por último, a veces los clientes piden que se justifiquen ciertas horas facturadas, aunque se hayan utilizado en su beneficio indirecto. Para evitar este problema, demuestre transparencia proporcionando descripciones exhaustivas de cada línea facturada, especificando cómo estas horas trabajadas han sido útiles para el cliente.
Ante la evidencia empírica, no es fácil argumentar: si puedes demostrar que trabajaste 40 horas en lugar de las 35 acordadas, tu cliente probablemente se inclinará por añadir las 5 horas extra.
Establecer límites de facturación claros
Es un hecho que la línea divisoria entre tareas facturables y no facturables a veces puede parecer un poco borrosa. Pero hay un truco sencillo. Si una tarea, aunque no sea facturable a primera vista, puede ayudar a completar el proyecto con mayor rapidez o eficacia, ese tiempo puede añadirse a las horas facturables. Asegúrate de dejar claro este punto al cliente para que firme el cheque con pleno conocimiento de causa.
Cuando inviertes tiempo y recursos en formar a tu personal para que tenga los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto con eficacia, se trata de tiempo no facturable que el cliente debe conocer para que entienda el coste.
Utilizar programas de control del tiempo como Teambook
Normalmente, las empresas que dan importancia al seguimiento de las horas facturables utilizan una solución de hoja de horas online. Esto permite a los empleados registrar fácilmente el tiempo real que pasan trabajando durante una semana concreta.
Un software de seguimiento como Teambook puede ser un verdadero activo para el proceso de facturación y el bienestar general de su empresa. Teambook es una herramienta de gestión de recursos con un módulo de seguimiento del tiempo que le ayudará a ahorrar tiempo y dinero.
El software gestiona el control del tiempo a través de interfaces fáciles de usar diseñadas para ayudarle a usted y a su equipo a registrar las horas facturables y no facturables de forma eficaz. El software de seguimiento del tiempo facturable de Teambook garantiza una centralización y protección óptimas de los datos. Una alternativa más segura a las engorrosas hojas de papel u hojas de cálculo de Excel.
Consideraciones finales
El elemento más crucial en las empresas de servicios profesionales es el tiempo. El seguimiento eficaz de las horas calculadas en términos de facturación y no facturación es esencial para este tipo de organizaciones; es la única manera de garantizar que cada minuto productivo se compense.
Sin la herramienta adecuada, hacer un seguimiento de los gastos de un proyecto a la hora de facturar puede convertirse rápidamente en una auténtica carrera de obstáculos. Un gran número de profesionales se dan cuenta, para su desgracia, de que en realidad han trabajado por menos de lo que deberían haber cobrado, si hubieran realizado un seguimiento concienzudo del tiempo invertido en cada proyecto. De ahí el valor innegable de una buena gestión del tiempo…. capitalizando las herramientas de seguimiento del tiempo.
Una gestión adecuada de tus horas facturables te dará a ti, a tus jefes de proyecto y a tus clientes una imagen clara del tiempo productivo consumido a lo largo del año en un proyecto concreto. Con una herramienta de seguimiento del tiempo que incluya una calculadora de horas facturables, será mucho más fácil controlar escrupulosamente las horas potencialmente facturables y garantizar que se te paga de acuerdo con tu compromiso.
Dé un paso decisivo hacia la optimización de las horas facturables de su equipo con el software de gestión de recursos de Teambook. Le da el control sobre sus horas facturables y no facturables, así como otras facetas esenciales de la gestión de los recursos de su proyecto. ¿Por qué no prueba una versión gratuita con nosotros ahora mismo?
