La gestión de la capacidad es esencial si quieres terminar tus proyectos a tiempo. Te permite sentar bases sólidas y optimizar el uso de tus recursos.
Descubre los principios clave de una gestión eficaz de la capacidad para garantizar el éxito de tus proyectos.
¿Qué es la gestión de la capacidad?
La gestión de la capacidad consiste en optimizar el uso de los recursos disponibles en una empresa. El objetivo es maximizar el valor creado con un número limitado de horas.
En términos prácticos, esto implica analizar la capacidad disponible por funciones y compararla con los requisitos de tiempo para cada proyecto. Esta visión de conjunto garantiza que la empresa dispone de las capacidades adecuadas en cantidad suficiente para completar con éxito sus proyectos.
Teambook te ofrece un módulo dedicado a la Capacidad, que te permite ver la capacidad de tus equipos («Oferta») en un plazo de 6 a 24 meses y compararla con las necesidades de los proyectos actuales y futuros («Demanda»). Esto facilita enormemente la planificación de recursos.
Etapas clave de la gestión de la capacidad
Una buena gestión de la capacidad implica una serie de pasos esenciales:
- Calcula la capacidad disponible ahora y en el futuro
- Determinar las necesidades de recursos de cada proyecto a lo largo del tiempo
- Si hay una discrepancia entre los 2 primeros puntos, toma las medidas oportunas.
1. Calcula la capacidad
El primer paso es tener una visión clara de la capacidad actual y futura de tus equipos. Necesitas cuantificar el número de días/horas disponibles por habilidad en los próximos meses.
Para ello es muy útil un informe de utilización de recursos. Te permite identificar rápidamente cualquier futura escasez de capacidad.
Con Teambook, por ejemplo, puedes generar informes de uso por equipo, rol o empleado. Esto facilita ver los picos y las caídas de actividad.
2. Determinar las necesidades de recursos
Una vez calculada la capacidad, tienes que compararla con las necesidades de los proyectos. Para cada proyecto, calcula el número de días/horas necesarios mes a mes.
Teambook te proporciona una utilidad para tomar tus datos de planificación operativa y calcular la capacidad en días-hombre por mes. A continuación, puedes completar fácilmente los meses siguientes de forma manual.
Teambook facilita estas dos primeras etapas ofreciendo dos pantallas para planificar los proyectos y asignar los recursos necesarios. El programa calcula automáticamente la tasa de ocupación de cada proyecto, así como los despegues entre la oferta y la demanda, proyecto por proyecto.
3. Adaptar la capacidad
Si no tienes capacidad suficiente, tendrás que tomar las decisiones necesarias: contratar personal («aumentar la oferta»), intensificar los esfuerzos de venta («aumentar la demanda») o priorizar los proyectos y tareas en función de la capacidad disponible.
También puedes plantearte reasignar ciertos recursos entre proyectos para compensar las carencias. En este caso, es esencial una planificación cuidadosa de las tareas.
Buenas prácticas para gestionar con éxito la capacidad
He aquí algunos consejos para optimizar tu gestión de la capacidad:
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Comunícate regularmente con todas las partes interesadas sobre el estado de la capacidad. La transparencia es esencial.
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Anticipa los riesgos que podrían afectar a tu capacidad (ausencias, retrasos, etc.) y planifica soluciones.
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Utiliza una herramienta específica para controlar tu rendimiento con precisión y en tiempo real. Un software como Teambook te ahorrará un tiempo precioso.
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Revisa regularmente tus estimaciones y ajústalas si es necesario. La gestión de la capacidad debe ser dinámica.
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Forma a tus equipos en la gestión de la capacidad para darles sentido de la responsabilidad.
Los beneficios de una buena gestión de la capacidad
La gestión eficaz de tu capacidad aporta muchos beneficios:
- Mejorar la productividad optimizando el uso de los recursos
- Mejor visibilidad de la viabilidad del proyecto
- Reduce el estrés del equipo evitando la sobrecarga
- Justificación objetiva de las necesidades de contratación
- Mejorar la rentabilidad de los proyectos
Con una herramienta como Teambook, tienes una visión general de tus capacidades en tiempo real. Así podrás tomar las decisiones adecuadas para garantizar el éxito de tus proyectos.
Actúa para optimizar tus capacidades
La gestión de la capacidad es un elemento clave para el éxito de tus proyectos. Si sigues las prácticas adecuadas y utilizas las herramientas adecuadas, ganarás en eficacia y tranquilidad.
No esperes más para implantar una gestión eficaz de la capacidad en tu empresa. ¡Tus equipos y tus clientes te lo agradecerán!
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