Visión general
Empresa: Soleil Digital
Sector: Agencia de marketing digital
Tamaño de la empresa: 1-50 empleados
Desafío: Visibilidad y escalabilidad limitadas al utilizar Excel para la planificación de recursos
Solución: Teambook para la planificación visual de recursos y la previsión de capacidad
Resultado: Planificación más rápida, propiedad más clara, decisiones de capacidad más seguras y mayor alineación del equipo.
Acerca de Soleil Digital, una agencia de marketing digital
Soleil Digital es una agencia de marketing digital que hace malabarismos con múltiples proyectos y un equipo que no para de crecer y evolucionar. Como la mayoría de las agencias que trabajan en sectores muy dinámicos, necesitan saber quién está haciendo qué, quién está disponible y cómo afecta el trabajo actual a lo que pueden asumir más adelante.
A medida que Soleil Digital se expandía, cada vez era más importante una planificación de recursos precisa y eficaz. Sin una mejor visibilidad, el riesgo de cuellos de botella, mala asignación y dependencia de las conjeturas crecía junto con el equipo.
El reto: ampliar la planificación de recursos más allá de Excel
Al principio, Soleil Digital utilizaba hojas de cálculo de Excel para gestionar su planificación de recursos. Al principio funcionaba bien, pero a medida que iban asumiendo más proyectos y contratando a más gente, mantenerlo todo actualizado se convirtió en un verdadero quebradero de cabeza.
Empezaron a aparecer algunos problemas:
Visibilidad limitada de la carga de trabajo y la disponibilidad
No tenían una buena forma de ver en tiempo real quién estaba trabajando en qué o quién tenía ancho de banda. Esto dificultaba la coordinación y hacía que las decisiones de planificación tardaran más de lo debido.
Actualizaciones manuales y mayor riesgo de errores
Mantener las hojas de cálculo al día significaba constantes actualizaciones manuales. Nos consumía mucho tiempo y, sinceramente, los errores aparecían con bastante frecuencia.
No hay previsiones fiables de capacidad
Excel no estaba hecho para prever la capacidad con meses de antelación. Era difícil mirar más allá de las tareas inmediatas, lo que dificultaba respaldar las decisiones de dotación de personal o contratación con cifras reales.
Lo que Soleil Digital necesitaba de una herramienta de planificación de recursos
Cuando empezaron a buscar algo mejor, Soleil Digital sabía lo que necesitaban:
Planificación visual, arrastrar y soltar
Querían claridad instantánea sobre quién está haciendo qué, quién está disponible y qué hitos se acercaban. Un tablón visual donde pudieran arrastrar y soltar las tareas eliminaría la confusión de las pestañas de las hojas de cálculo.
Planificación de la capacidad más allá de la programación diaria
Más allá de las tareas inmediatas, necesitaban simular la demanda frente a la disponibilidad a 6-24 meses vista. Esta visibilidad a largo plazo haría que las decisiones de contratación y dotación de personal se basaran en datos y no en conjeturas.
Hojas de horas rápidas e integradas
Las hojas de horas integradas, que podrían rellenarse previamente a partir del trabajo planificado con aprobaciones de un solo clic, eliminarían el tedioso ir y venir del seguimiento de los datos reales frente a los planificados.
Vistas y opciones de asignación flexibles
Filtros inteligentes, etiquetas y vistas guardadas para ayudar a asignar el trabajo por competencias y cambiar entre vistas de usuario o de proyecto al instante. La posibilidad de ver su funcionamiento desde distintos ángulos según lo que requiera el momento.
Alineación del equipo en tiempo real
Sincronización de calendarios y aplicaciones móviles para mantener a todo el mundo alineado sobre la marcha. Un enlace de programación de sólo lectura para los clientes proporcionaría visibilidad en tiempo real sin tener que ir y venir.
Integraciones sencillas y precios justos
La herramienta debía integrarse en su pila actual sin problemas informáticos. Y un precio que tuviera sentido, pagar por proyectos activos, no por usuarios ilimitados, con una prueba gratuita para empezar.
Por qué Soleil Digital eligió Teambook para la planificación de recursos
Teambook les llamó la atención porque parecía práctico, diseñado para agencias y cumplía todos sus requisitos.
Planificación visual de recursos con claridad en tiempo real
El tablero de planificación de arrastrar y soltar facilitó ver quién hacía qué y cuándo, proporcionando claridad instantánea a todo el equipo.
Planificación y previsión de la capacidad
Con Teambook, podían comparar el trabajo entrante con el que estaba disponible e incluso plantear escenarios hipotéticos de 6 a 24 meses.
Hojas de horas integradas conectadas a la planificación
Las hojas de horas incorporadas podían rellenarse automáticamente a partir del trabajo planificado con un solo clic, lo que facilitaba ver cómo se comparaban las horas reales con el plan y aprobar las entradas.
Vistas, filtros y lógica de planificación flexibles
Los filtros inteligentes, las etiquetas y las vistas personalizadas les permiten planificar por competencias, funciones o proyectos, lo que tenga sentido en cada momento.
Sincronización de calendarios y alineación de equipos
La sincronización del calendario y los enlaces de programación compartibles mantuvieron a todo el mundo en la misma página en tiempo real, reduciendo la confusión y los interminables hilos de correo electrónico.
Además, Teambook funcionaba bien con sus otras herramientas y tenía precios basados en proyectos activos en lugar de cobrar por persona.
El impacto sobre la claridad de la planificación y las decisiones de capacidad
Desde que cambiaron a Teambook, Soleil Digital ha visto mejoras reales en la forma de planificar y gestionar su personal.
Procesos de planificación más rápidos y claros
La planificación se hizo más rápida y clara. Menos trabajo manual, menos apuros en el último minuto.
Mejor utilización de los recursos
Poder ver realmente las cargas de trabajo les ayudó a equilibrar mejor las cosas, nada de sobrecargar a algunas personas mientras otras permanecían inactivas.
Decisiones de personal y contratación más seguras
Disponer de datos sólidos sobre la capacidad les dio confianza para tomar decisiones sobre la dotación de personal y la contratación basándose en cifras reales y no en conjeturas.
Una fuente de verdad compartida por el equipo
Teambook se convirtió en su única fuente de verdad, todos veían la misma información actual, había mucha menos confusión.
Consideraciones de configuración y contexto de adopción
Empezar significó configurar las etiquetas, habilidades, funciones y permisos para que coincidieran con su forma de trabajar. Llevó un poco de tiempo, pero la recompensa llegó enseguida.
Una vez que todo estuvo configurado, Teambook simplemente funcionó. Se convirtió en una parte fiable de su rutina diaria.
Puntos clave para las agencias que planifican recursos a escala
Para Soleil Digital, el cambio de Excel a Teambook les proporcionó una forma sencilla y escalable de planificar sin las molestias de las hojas de cálculo manuales o los sistemas PSA hinchados.
Al optar por un sistema de planificación visual y fácil de usar, obtuvieron una mayor claridad, pudieron ver los problemas de capacidad que se avecinaban y encontraron una forma sostenible de gestionar el crecimiento, todo ello sin complicar las cosas más de lo necesario.
