Controlar el presupuesto de tiempo de un proyecto es crucial para el éxito de cualquier empresa. Con Teambook, tienes un gran aliado para controlar este aspecto esencial de la gestión de proyectos.
En este artículo tutorial, le mostraremos cómo evitar los excesos de tiempo y optimizar la gestión de sus recursos.
1. Defina el presupuesto de tiempo para cada proyecto.
El primer paso es introducir en Teambook el presupuesto de tiempo asignado a cada proyecto. Este tiempo estimado es la piedra angular de su planificación. Representa la cantidad total de tiempo que tiene previsto dedicar al proyecto. Al definir claramente este presupuesto desde el principio, se establece un marco de referencia esencial para la gestión posterior del proyecto.
2. Utilizar la barra de progreso al planificar.
Cuando planifica tareas en Teambook, se muestra una barra de progreso. Esto muestra la cantidad de tiempo ya planificado en comparación con el tiempo estimado. Esta herramienta visual es extremadamente útil para comprender de un vistazo cuánto tiempo queda «aún disponible». Ayuda a evitar sobrecargar el proyecto en las primeras fases de planificación.
3. Ingreso en tiempo real y actualización del progreso.
Al final del periodo, es fundamental que los miembros del equipo introduzcan el tiempo real dedicado a los proyectos. Esta información complementa la barra de progreso inicial. Esta actualización permite realizar una comparación directa entre el tiempo previsto y el tiempo realmente dedicado al proyecto, lo que ofrece una visión clara del progreso real en comparación con las previsiones.
4. Vista detallada en el menú Proyecto.
El menú Proyecto de Teambook ofrece una vista detallada del progreso del proyecto. Encontrará una barra que muestra tanto el tiempo asignado (para el que se han previsto franjas horarias) como el tiempo realmente empleado, en comparación con el tiempo estimado inicialmente. Un código de colores facilita la identificación de los excesos, para que pueda tomar rápidamente medidas para rectificar la situación.
5. Herramientas de comparación en el cuadro de mandos
El cuadro de mando de Teambook ofrece herramientas para comparar el «presupuesto frente a los efectivos». Estas herramientas gráficas son ideales para visualizar cualquier rebasamiento o el «presupuesto residual». Ofrecen una perspectiva global inmediata de la salud financiera del proyecto en términos de tiempo.
6. Gestión de proyectos adicionales y cambios de Alcance.
Por último, es posible crear proyectos adicionales en Teambook, por ejemplo en caso de ampliaciones presupuestarias o cambios en el alcance del proyecto. Recomendamos utilizar una sintaxis significativa para el campo «código de proyecto» para facilitar el seguimiento y la distinción entre distintos proyectos o fases de un mismo proyecto.
Conclusión
Siguiendo estos pasos con Teambook, tendrá un control total sobre el presupuesto de tiempo de sus proyectos, lo que le permitirá evitar sobrecostes y maximizar la eficacia de su gestión de proyectos.
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