Cosa si dimentica spesso nella gestione dei progetti?<\/p>\n
- \n
- Persone<\/li>\n<\/ul>\n
C’\u00e8 un punto su cui la maggior parte delle organizzazioni concorda: Le persone, le risorse, sono il bene pi\u00f9 prezioso di un’azienda. Attirano i clienti, propongono idee per lo sviluppo del business, portano a termine il lavoro e, ovviamente, sono quelle che fanno girare il denaro.<\/p>\n
Tuttavia, queste risorse sono limitate e troppe organizzazioni non riescono ad affrontare la questione della massimizzazione del loro utilizzo.<\/p>\n
La causa principale \u00e8 legata all’evoluzione dell’attuale situazione economica e al modo in cui queste organizzazioni la stanno affrontando.<\/p>\n
Questo articolo spiega come la massimizzazione dell’uso delle risorse sia una sfida che spesso si trasforma in un problema e come un’efficace pianificazione della capacit\u00e0, unita alla gestione delle risorse, sia parte della soluzione.<\/p>\n
Comprendere la sfida della maggior parte delle organizzazioni\u00a0<\/h2>\n
Prima di addentrarci nella gestione delle risorse e nella pianificazione della capacit\u00e0, rivediamo un concetto di base che sta alla base dei problemi di risorse di ogni azienda.<\/p>\n
\u00c8 il miglior amico e il peggior nemico di un’organizzazione allo stesso tempo:<\/p>\n
Forse l’avete capito: La domanda<\/p>\n
Pi\u00f9 precisamente, la domanda eccessiva. Quando sfugge al controllo e l’organizzazione non riesce a gestirla con le sue limitate risorse e il suo tempo.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Immagine di Jan Va\u0161ek<\/a> da Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
La domanda pu\u00f2 assumere diverse forme, come ad esempio:<\/p>\n
- \n
- iniziative strategiche grandi o piccole<\/li>\n
- lavoro di supporto<\/li>\n
- incontri<\/li>\n
- …<\/li>\n<\/ul>\n
In breve, la domanda rappresenta tutti i lavori che richiedono risorse (le persone).<\/p>\n
Le organizzazioni si evolvono in un’economia altamente competitiva, in cui la domanda e la pressione per ridurre i costi continuano ad aumentare.<\/p>\n
Per rimanere competitive, molte organizzazioni reagiscono tagliando le risorse e accogliendo tutte le richieste a braccia aperte. Il pi\u00f9 delle volte senza essere sicuri di avere a disposizione le risorse necessarie per affrontare nuovi progetti.<\/p>\n
Rapidamente, la domanda diventa incontrollabile, i progetti si accumulano, le risorse sono sovraccariche, compaiono ritardi e i clienti insoddisfatti iniziano ad alzare la voce.<\/p>\n
Questa \u00e8 la sfida.<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nPoi, se la domanda aumenta e le risorse diminuiscono, come affrontare il problema?<\/p>\n
La cosa migliore \u00e8 controllare l’entit\u00e0 della domanda.<\/p>\n
Ed \u00e8 qui che entrano in gioco la pianificazione della capacit\u00e0 e la gestione delle risorse.<\/p>\n
Differenza tra pianificazione della capacit\u00e0 e gestione delle risorse<\/strong><\/h2>\n
Questi due concetti sembrano essere un’area nebbiosa per molte persone.<\/p>\n
Qual \u00e8 la differenza?<\/p>\n
Non sono uguali?<\/p>\n
No, non sono la stessa cosa.<\/p>\n
Se un’organizzazione vuole utilizzare al meglio le proprie risorse, \u00e8 fondamentale capire in che modo questi due concetti differiscono e dove si incontrano.<\/p>\n
La gestione delle risorse e la pianificazione della capacit\u00e0 sono due aspetti distinti che vengono affrontati da due componenti diversi, a due livelli diversi all’interno dell’organizzazione.<\/p>\n
Pianificazione della capacit\u00e0<\/strong><\/h3>\n
La pianificazione delle capacit\u00e0 viene effettuata a livello strategico a lungo termine, da coloro che selezionano il lavoro.<\/p>\n
Il suo ruolo \u00e8 assicurarsi che l’organizzazione abbia a disposizione le risorse necessarie per un progetto, in un momento specifico. Ci\u00f2 significa considerare la disponibilit\u00e0 di risorse quando si decide in quale domanda (da un portafoglio di domanda) investire e quando.<\/p>\n
A tal fine, i responsabili della pianificazione della capacit\u00e0 prenderanno in considerazione elementi quali le ore di lavoro, le abilit\u00e0, le competenze e il flusso medio di lavoro.<\/p>\n
Si tratta ancora di una fase piuttosto impersonale, in cui la capacit\u00e0 viene valutata in base al ruolo e al tipo richiesto, piuttosto che al nome esatto di una risorsa.<\/p>\n
Se fatto correttamente, i manager non dovrebbero avere brutte sorprese di competenze e ruoli mancanti all’inizio del progetto.<\/p>\n
Gestione delle risorse<\/strong><\/h3>\n
La gestione delle risorse avviene a livello esecutivo, da parte di chi \u00e8 incaricato di massimizzare l’uso di tali risorse.<\/p>\n
Si tratta della selezione e dell’assegnazione delle risorse (interne ed esterne) alle attivit\u00e0 pianificate e non, nonch\u00e9 della manutenzione dei dati relativi alle risorse (competenze, ruolo, costo, date, tariffe orarie, ecc.)<\/p>\n
L’assegnazione delle risorse segue tipicamente 3 fasi per assicurarsi che le risorse necessarie e nominate siano finalmente assegnate al progetto:<\/p>\n
Fase 1:<\/p>\n
La prima fase avviene a livello iniziale e a lungo termine, quando i project manager richiedono risorse per ruolo o competenze per un progetto futuro. A differenza della pianificazione della capacit\u00e0, in questo caso il processo fa un passo avanti, poich\u00e9 le risorse vengono ufficialmente richieste invece di essere solo valutate. Questa \u00e8 la fase dei requisiti.<\/p>\n
Fase 2:<\/p>\n
Quando la data del progetto si avvicina, i responsabili di reparto possono sapere con maggiore precisione se una persona specifica (che corrisponde alle competenze e al ruolo richiesti in precedenza) sar\u00e0 disponibile per questo progetto e quindi possono indicare una risorsa probabile. Questa operazione si chiama “soft booking” o “prenotazione”.<\/p>\n
Fase 3:<\/p>\n
Qualche settimana prima dell’inizio del progetto, quando la disponibilit\u00e0 della risorsa nominata \u00e8 certa, il project manager pu\u00f2 finalmente confermare la prenotazione di quella risorsa. Quest’ultimo passo \u00e8 l’hard booking, ovvero l’assegnazione.\u00a0<\/p>\n
L’importanza di questi due compiti per un’organizzazione<\/h2>\n
Le definizioni di pianificazione della capacit\u00e0 e di gestione delle risorse si spiegano da sole.<\/p>\n
Una gestione efficace di questi due compiti e una buona comunicazione trasversale tra i manager consentiranno all’organizzazione di controllare le dimensioni dello squalo della domanda e di limitarne l’impatto (sulle risorse e sui clienti).<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Immagine di rawpixel<\/a> da Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Il che, in ultima analisi, dovrebbe portare a:<\/p>\n
- \n
- Portafoglio di domanda equilibrato<\/li>\n
- Migliore produttivit\u00e0<\/li>\n
- Migliore utilizzo delle risorse (nessun sovraccarico di lavoro, competenze adeguate al lavoro)<\/li>\n
- Migliore qualit\u00e0 della fornitura<\/li>\n
- Forza lavoro soddisfatta (grazie a un migliore utilizzo delle risorse)<\/li>\n
- Clienti soddisfatti (grazie a un valore migliore e a scadenze rispettate)<\/li>\n<\/ul>\n
Ecco una tabella riassuntiva:<\/p>\n\n\n\n
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<\/figure>\n\n\n\nBenvenuti nel mondo della pianificazione della capacit\u00e0 e della gestione delle risorse<\/strong><\/h2>\n
Considerate questo articolo come un’introduzione a questi due concetti. Vi fornisce il contesto necessario per capire dove molte organizzazioni falliscono quando si trovano a gestire la domanda e le risorse limitate.<\/p>\n
E vi fornisce anche un percorso per evitare di cadere nella stessa trappola: attraverso un approccio di successo alla pianificazione della capacit\u00e0 e alla gestione delle risorse.<\/p>\n
Ma tutto questo \u00e8 teoria, cio\u00e8 descrive una situazione ideale.<\/p>\n
Come al solito, la realt\u00e0 \u00e8 ben diversa.<\/p>\n
Non \u00e8 raro che le aziende trascurino completamente la pianificazione della capacit\u00e0 e programmino progetti senza essere sicure di avere a disposizione le risorse necessarie. Spesso ci\u00f2 \u00e8 dovuto alla mancanza di dati e di visibilit\u00e0 sulla disponibilit\u00e0 delle risorse.<\/p>\n\n\n\n
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\n\n Immagine di Capri23auto<\/a> da Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
I direttori di dipartimento tendono anche a sottovalutare o a dimenticare la quantit\u00e0 di risorse di tempo necessarie per completare attivit\u00e0 “secondarie” che non vengono valutate durante la pianificazione della capacit\u00e0, come le attivit\u00e0 amministrative o le riunioni del personale.<\/span><\/p>\n
Quando si sommano, queste attivit\u00e0 possono facilmente iniziare a consumare il tempo calcolato per i progetti pi\u00f9 grandi.<\/span><\/p>\n
\u00c8 inoltre importante capire che la pianificazione della capacit\u00e0 e la gestione delle risorse devono lavorare di pari passo. I responsabili di progetto e di reparto devono comunicare se vogliono evitare il caos (scadenze non rispettate, lavoratori sovraccarichi, clienti insoddisfatti…) all’interno dell’organizzazione.<\/span><\/p>\n
Questo \u00e8 un punto che molte aziende non riescono ancora a capire o ad attuare.<\/span><\/p>\n
E non dimentichiamo che i manager lavorano con una quantit\u00e0 limitata di risorse condivise. Ci\u00f2 significa che questi manager possono essere in competizione quando si tratta di decidere quale progetto ha la priorit\u00e0 nell’utilizzo delle risorse condivise.<\/span><\/p>\n\n\n\n
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\n\n Immagine di rawpixel<\/a> da Pixabay<\/a><\/p>\n<\/figcaption>\n<\/figure>\n\n\n\n
Come si vede, la pianificazione della capacit\u00e0 e la gestione delle risorse sono caratterizzate da molte parti in movimento, incertezze e “what if”. I concetti sono semplici, ma la loro corretta esecuzione \u00e8 un’altra sfida per le organizzazioni.<\/p>\n
Fortunatamente, esistono molti suggerimenti, best practice e strumenti per guidare il percorso.<\/p>\n
Ma questo \u00e8 un argomento per un altro articolo.<\/p>\n
Possiamo per\u00f2 darvi un buon punto di partenza. Se tenete ancora traccia delle risorse e dei progetti su alcuni fogli di calcolo, \u00e8 ora di lasciarli andare.<\/p>\n