Vi \u00e8 capitato di dover svolgere un lavoro con una sola scadenza da rispettare? Un programma di lavoro vi aiuter\u00e0 a completare compiti specifici senza stress!<\/p>\n
Quando i project manager si trovano di fronte a una scadenza incombente, spesso non sanno da dove cominciare, quindi quali sono i passi da compiere?<\/p>\n
Che cos’\u00e8 un programma di lavoro? Perch\u00e9 \u00e8 importante? Scopriamolo insieme in questa guida.<\/p>\n
A differenza dei metodi convenzionali di pianificazione del progetto, il piano di lavoro \u00e8 uno strumento che traccia la cronologia di un progetto dalla data di consegna alla data di inizio. Se si dispone solo della data di scadenza del progetto, \u00e8 necessario effettuare un reverse-engineering della timeline.<\/p>\n
Un calendario di lavoro, in parole povere, \u00e8 un calendario che, invece di elencare le attivit\u00e0 dall’inizio alla fine, identifica il completamento dei compiti dalla fine all’inizio, indicando chiaramente quelli che devono essere completati entro una certa data. Un calendario inverso \u00e8 un altro nome per un calendario di lavoro. Aiuta a determinare le risposte a domande quali:<\/p>\n
I project manager dividono il tempo in parti distinte e utilizzano un programma di lavoro. Ogni mattone viene costruito sui blocchi che lo precedono. Questo metodo \u00e8 particolarmente utile per i progetti realizzati in grandi aziende, poich\u00e9 il raggiungimento degli obiettivi del progetto dipende dalla capacit\u00e0 di prevedere con precisione le scadenze di completamento del progetto. Inoltre, consente a tutti di sapere quanto tempo rimane prima della scadenza.<\/p>\n
Supponiamo che lavoriate come wedding planner e abbiate cinque mesi per organizzare un matrimonio per cento invitati. Avete bisogno di un piano di lavoro per assicurarvi di completare tutte le fasi che precedono il matrimonio, perch\u00e9 sapete che la data di consegna non cambier\u00e0.<\/p>\n
Il pi\u00f9 delle volte, inizierete a determinare ci\u00f2 che deve essere fatto all’ultimo minuto e lavorerete a ritroso per determinare ci\u00f2 che pu\u00f2 essere fatto prima.<\/p>\n
Poich\u00e9 la data di completamento \u00e8 fissata nella pietra, essa modella e influenza sempre le voci dell’elenco delle cose da fare, che vengono spuntate man mano che vengono completate.<\/p>\n
Quando si lavora a progetti complessi con molte parti in movimento, la pianificazione del lavoro \u00e8 molto utile per garantire che ogni attivit\u00e0 riceva l’attenzione necessaria al momento giusto.<\/p>\n
Sono importanti per le seguenti quattro ragioni fondamentali:<\/p>\n
I piani di lavoro forniscono una panoramica delle azioni necessarie per completare un progetto e il relativo calendario. Questo aiuto visivo pu\u00f2 rendere pi\u00f9 facile individuare i problemi e apportare le necessarie correzioni. Sapere chi fa il proprio lavoro e quando contribuisce a migliorare la comunicazione all’interno del team. I piani di lavoro evitano gli errori che derivano da una programmazione eccessiva e responsabilizzano tutti.<\/p>\n
Assegnano le risorse ai progetti in corso e celebrano il raggiungimento di determinate pietre miliari del progetto. Ad esempio, se un project manager sa che una persona sar\u00e0 disponibile in un determinato giorno, pu\u00f2 assegnare il lavoro alla persona giusta al momento giusto.<\/p>\n
I piani di lavoro possono essere utilizzati per identificare quando il tempo assegnato a un determinato compito \u00e8 irragionevole. Per mostrare agli stakeholder quanto sia realistica la scadenza o se siano necessarie risorse aggiuntive per rispettare la data di completamento, si pu\u00f2 utilizzare un programma di rielaborazione.<\/p>\n
La stesura di un calendario di lavoro consente di visualizzare il progetto e le scadenze in modo pratico. I calendari di lavoro, a differenza dei calendari lineari, aiutano a segmentare il progetto in compiti e fasi distinte per una pianificazione e un’esecuzione efficienti. I calendari di lavoro dettagliati garantiscono che nulla venga dimenticato.<\/p>\n
Un programma di lavoro vi permette di organizzare i vostri compiti in anticipo. Eliminando le distrazioni da altri aspetti del progetto, potete concentrarvi su un aspetto alla volta, aumentando la vostra produttivit\u00e0 e riducendo i livelli di stress.<\/p>\n
Queste linee guida vi aiuteranno a :<\/p>\n
Se il vostro progetto ha una data di completamento fissa, \u00e8 pi\u00f9 probabile che adottiate un programma di lavoro, indipendentemente dalle risorse necessarie. Ci\u00f2 significa che l’ultimo giorno inizierete con l’ultimo compito. Le risorse saranno assegnate in modo inverso, il che vi aiuter\u00e0 a capire quando avete bisogno di cosa.<\/p>\n
Programmando particolari specialisti per il vostro progetto, potete anche utilizzare l’allocazione inversa delle risorse. Se, ad esempio, state sviluppando un prodotto tecnico e sapete che solo un dipendente della vostra organizzazione possiede le conoscenze necessarie, potete fare in modo che quel dipendente lavori all’incarico in un determinato giorno. Per assicurarvi che tutto sia in ordine e che possiate utilizzare questa risorsa al momento giusto, dovrete anche assegnare i compiti partendo da questa data e procedendo a ritroso.<\/p>\n
Da un lato, \u00e8 difficile prevedere tutte le difficolt\u00e0, i ritardi o le complicazioni impreviste. La programmazione \u00e8 ancora un processo manuale… quindi pu\u00f2 essere difficile gestire gli imprevisti. Avete due opzioni per evitare le proroghe: iniziare il progetto prima o aggiungere altro personale!<\/p>\n
\u00c8 inoltre essenziale tenere conto del tempo che voi e il vostro team impiegherete per completare i compiti. Se le vostre stime sono sbagliate, dovrete tornare indietro e rivedere il programma pi\u00f9 volte finch\u00e9 non sar\u00e0 perfetto.<\/p>\n
Un’altra sfida consiste nel pianificare tutti i progetti e i compiti da portare a termine entro un certo termine quando si \u00e8 sotto pressione. Parlate apertamente con il vostro cliente della possibilit\u00e0 di modificare il progetto per rispettare le scadenze, se pensate che il vostro team non sia in grado di portarlo a termine.<\/p>\n
Esistono diversi modi per superare gli svantaggi della pianificazione. L’utilizzo di uno strumento di gestione delle risorse di progetto, come Teambook, \u00e8 un modo per semplificare e automatizzare parte del lavoro ed evitare di dover aggiornare tutto a mano in una sola volta.<\/p>\n
Redigere il proprio programma di lavoro:<\/p>\n
Le procedure per la creazione dei calendari sono le seguenti:<\/p>\n
Determinate il tempo necessario per rispettare le scadenze e assegnate i team, i deliverable e le date di scadenza nell’ordine appropriato. Per decidere le date di scadenza appropriate, dovrete coordinarvi con il vostro team, i clienti e gli altri stakeholder.<\/p>\n
\u00c8 qui che entrano in gioco le specifiche del piano di progetto. All’inizio di un progetto importante, \u00e8 buona norma pianificare almeno due versioni diverse, ad esempio uno scenario ottimistico e uno pessimistico.<\/p>\n
Chiedete consiglio ai vostri colleghi se non siete sicuri della durata di un compito o della sua collocazione nel calendario invertito. Possono darvi un’idea pi\u00f9 precisa della durata dei compiti e di ci\u00f2 che deve essere fatto prima di iniziare i compiti pi\u00f9 vicini alla scadenza.<\/p>\n
\u00c8 importante comprendere l’ambito e le risorse dell’organizzazione quando si organizza un programma di rientro al lavoro o qualsiasi altro progetto, in modo che ai membri del team vengano assegnati i compiti in modo appropriato. La riallocazione di progetti o di risorse da altri progetti \u00e8 un altro modo per prepararsi all’incertezza del progetto. Valutate se avete bisogno di un aiuto supplementare per rispettare una scadenza suggerita.<\/p>\n
Nell’assegnare le responsabilit\u00e0, tenete conto dell’impatto che ferie, assenze per malattia e altri giorni festivi hanno sui risultati del progetto. Sar\u00e0 pi\u00f9 facile stimare con precisione il numero di giorni di lavoro del team se si \u00e8 consapevoli di ci\u00f2 che accade ai membri del team.<\/p>\n
L’allineamento delle risorse alle fasi \u00e8 necessario per un’efficace pianificazione inversa, quindi \u00e8 importante garantire che le persone o i team giusti lavorino su un determinato lavoro. Le risorse finanziarie, i mezzi di trasporto e tutta una serie di altre risorse devono essere allineate ai punti di riferimento stabiliti.<\/p>\n
L’utilizzo di un’applicazione di gestione delle risorse, come Teambook, \u00e8 uno dei modi pi\u00f9 efficaci per allocare le risorse del progetto, soprattutto in ambienti dinamici.<\/p>\n
Potrebbe essere necessario provare diversi calendari per trovare quello che funziona meglio per i vostri progetti. Il vostro primo progetto non deve essere necessariamente l’ultimo; potreste dover sperimentare per un po’ di tempo per trovare il calendario ideale.<\/p>\n
I project manager possono costruire rapidamente e facilmente vari modelli utilizzando le moderne tecnologie di pianificazione. Una volta elaborato il programma di lavoro, \u00e8 necessario chiedere il parere dei membri del team e degli stakeholder e apportare le modifiche necessarie.<\/p>\n
Assicuratevi che tutto sia in ordine quando presentate il programma del progetto e chiedete idee e commenti specifici. Assicuratevi che tutti abbiano una scadenza per i commenti, in modo che non ci siano ritardi nel concordare e distribuire il programma definitivo.<\/p>\n
I project manager possono monitorare il lavoro dei loro team e l’avanzamento dei progetti utilizzando i calendari di lavoro. Questo calendario suddivide ogni attivit\u00e0 nei suoi componenti e stima il tempo totale necessario per completarla.<\/p>\n
I piani di lavoro sono uno strumento efficace per mantenere la visibilit\u00e0 e l’organizzazione dei progetti, garantendone il completamento nei tempi previsti, anche nel caso di progetti complessi con molte parti in movimento.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
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